Что такое контрольный журнал и как его вести

Отслеживание того, что вы делаете, необходимо для правильного выполнения. Без четкого представления о том, где вы находитесь, у вас никогда не будет четкого пути туда, где вам нужно быть. Что касается управления проектами, контрольный журнал — это способ выполнения проектов вовремя и в рамках бюджета.

Журнал аудита используется не только в управлении проектами, но и во многих отраслях. Любой бизнес, связанный с транзакциями, рабочими процессами, бухгалтерским учетом и сделками, может извлечь выгоду из знания того, что такое контрольный журнал, различные типы контрольных журналов и как их вести.

Что такое аудиторский след?

Журнал аудита фиксирует детали финансовой транзакции, рабочего события, фазы разработки продукта или записи в финансовой книге. Эта информация помечается датой и временем сбора, чтобы лучше оценить ее в контексте.

Несмотря на то, что они используются в разных отраслях, все журналы аудита имеют одну и ту же цель: отслеживать последовательность событий или действий в хронологическом порядке. Это могут быть брокерские операции в финансах, медицинские записи в здравоохранении и технологическая документация в управлении проектами.

Использование журнала аудита в управлении проектами обеспечивает историческую запись проекта, доступную в качестве исследования при планировании подобных проектов. Хотя контрольный журнал можно собирать вручную, стало более распространенным, что этот процесс выполняется автоматически с помощью электронных записей.

Журналы аудита — это больше, чем исторические записи, они могут служить подтверждением соответствия требованиям и операционной целостности. На самом деле, они служат многим целям, таким как предоставление информации для аудита, а также ведение финансовых записей, коммуникационных операций и многого другого. Как следует из названия, контрольные журналы предоставляют журнал данных, который включает дату, время и информацию о пользователе, связанную с информацией.

Программное обеспечение для управления проектами может помочь вам создавать, отслеживать и архивировать контрольный журнал. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами, которое записывает контрольные журналы в режиме реального времени и имеет неограниченное хранилище файлов для их архивирования в легкодоступном центре. Используйте нашу функцию создания отчетов в один клик, чтобы проводить аудиты по времени, задачам, рабочей нагрузке и многому другому. Все отчеты можно фильтровать, чтобы сосредоточиться на конкретных данных, легко делиться ими и сохранять для дальнейшего использования. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Преимущества журналов аудита

Возможность отслеживать записи и управлять ими, а также использовать контрольный журнал для отслеживания этих записей до их происхождения полезна по нескольким причинам. Во-первых, это создает большую ответственность пользователей. Действия пользователя автоматически записываются и могут быть отслежены до них, что способствует правильному использованию и позволяет избежать заражения вирусами.

Если когда-либо проводится расследование чего-либо, контрольный журнал позволяет увидеть, когда, кто и что имело место. Журналы аудита дают вам представление о процессе и могут использоваться для предотвращения будущих взломов, сбоев системы и других повреждений данных.

В то же время вы можете быстро обнаружить любое подозрительное поведение или несанкционированный доступ. Это защищает вашу интеллектуальную собственность, информацию о персонале, финансовые отчеты и многое другое. Кроме того, мониторинг в режиме реального времени может помочь выявить другие проблемы и быстро решить их, прежде чем они приведут к сбою системы, ошибкам в работе или допустят безвозвратное осуществление подозрительных действий.

Типы контрольных журналов

Хотя журналы аудита действительно можно найти в разных отраслях, типы журналов аудита менее разнообразны. Существует три основных типа контрольных журналов, каждый из которых используется в разных отраслях и служит разным целям. Однако, чтобы понять объем того, что может представлять собой контрольный журнал, важно понимать разницу между внешними, внутренними проверками и проверками Службы внутренних доходов (IRS).

Внешний аудит

Внешний аудит проводится независимым агентством, обычно сертифицированным бухгалтером (CPA), которого нанимает организация для получения беспристрастной и четкой картины финансов фирмы. Это дает взгляд со стороны на финансовое положение вашего бизнеса и поможет вам подтвердить свои собственные внутренние выводы.

Внутренний аудит

Внутренний аудит проводится внутри компании. Существует несколько различных типов внутренних аудитов, включая аудит соответствия, операционный, финансовый аудит и аудит информационных технологий. Требуется обучение сотрудников для проверки различных отделов и обеспечения правильного выполнения процессов, протоколов и управленческих задач.

IRS Аудит

Это аудит, с которым большинство людей, вероятно, знакомы (и боятся), поскольку его можно проводить как в отношении организаций, так и отдельных лиц. Налоговое управление США обычно проводит аудит в отношении предприятия или частного лица, если они подозревают, что не платят свою справедливую долю налогов. IRS проверяет, действительно ли существуют расхождения между финансовыми документами и суммами, отраженными в налоговых документах, или нет.

Как вести контрольный журнал: что включать

В управлении проектами важно вести учет всех изменений в проекте, плане работ и задачах. Какой бы тип аудита и какой бы бизнес ни проводил аудит, есть определенные пункты, которые необходимо включить.

Связанный: Бесплатный шаблон журнала изменений для Excel

Важно включить все, что необходимо, чтобы показать, какие события произошли, кем был человек или какая система вызвала их. Эти записи показывают, что произошло со связанным с ним идентификатором пользователя, программой или командой, создавшей событие, и каков был результат.

Каждый из этих пунктов должен быть проштампован с датой и временем его возникновения. По сути, контрольный журнал состоит из предпринятых действий и команд, выполненных каждым пользователем, файлов и ресурсов, к которым был получен доступ, с указанием даты и времени этих действий.

Примеры журналов аудита

Журналы аудита могут быть очень простыми или сложными. Аудиторский след может быть таким же простым, как квитанция о покупке товара. В квитанции будет указана дата сделки, цена, место, где она была куплена, и кто участвовал в сделке.

Другой пример — когда компания покупает оргтехнику. Сначала им нужно будет создать заказ на покупку, чтобы авторизовать эту покупку. Везде, где продается оборудование, вы получите счет с указанием даты продажи, суммы и описания приобретенного товара. Это контрольный след.

Как вы ведете журнал аудита?

Для ведения контрольного журнала необходимо собирать данные, включая текущие входные данные и работу по управлению данными. Это то же самое, если вы создаете новую политику, рабочий процесс или адаптируете существующие рабочие процессы.

Все входные данные и действия управляются и записываются, поэтому они легко доступны для дальнейшего использования. Создание контрольного журнала для этих рабочих процессов включает в себя поддержку центра документации для отслеживания форм. Файлы аудита должны храниться в течение всего срока действия записей.

Отрасли, которым нужны аудиторские следы

Как упоминалось ранее, контрольные журналы необходимы во многих отраслях. Безусловно, любой организации, которая должна оставаться в соответствии с требованиями и обеспечивать безопасность, потребуются журналы аудита. Электронные записи особенно нуждаются в контрольных журналах для защиты от нарушений безопасности и поддержания отчетности о соответствии. Это относится как к внешнему, так и к внутреннему аудиту.

Такие организации, как государственные учреждения и университеты, имеют дело с конфиденциальными данными, и любой другой отрасли, которая обрабатывает такую ​​информацию, потребуются контрольные журналы. Он необходим для отслеживания записей или транзакций в финансовом, бухгалтерском и биллинговом отделах, а также в отделах контроля производства и здравоохранения.

Вы также обнаружите необходимость в контрольных журналах данных клинических исследований, управления контентом, студенческих записей, электронной коммерции, юридических и исследовательских расследований, медицинских записей и даже записей голосования и ведения бюллетеней. Журналы аудита можно найти в каждом секторе, от правительства до образования или любой организации, которая управляет защищенными записями.

ProjectManager помогает с журналами аудита

ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами, которое может генерировать отчеты в режиме реального времени и отслеживать вашу работу по мере ее выполнения, чтобы помочь вам выявлять проблемы и решать их до того, как они станут проблемами. Используйте наше программное обеспечение для управления проектами, а также в качестве центрального узла для всей вашей документации и записей. Они всегда доступны независимо от того, где вы или когда вы работаете.

Наблюдайте за производительностью и прогрессом с помощью информационных панелей в реальном времени

Наша живая информационная панель собирает данные в режиме реального времени и автоматически вычисляет информацию. Затем он отображает результаты по шести показателям проекта в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. Вы можете увидеть, как ваш проект работает с точки зрения времени, затрат и многого другого. В отличие от других низших инструментов, настройка не требуется. Аудит вашей работы, как это происходит.

Управление процессами с помощью автоматизированных рабочих процессов

Настройте автоматизированные рабочие процессы, чтобы дать вашей команде время для работы над более важными вопросами, обеспечивая при этом качество и запись каждого шага вашего процесса. Вы определяете, сколько триггеров вы хотите создать для выполнения действий, таких как изменение тегов или исполнителей. Настройки утверждения задач гарантируют, что статусы не изменятся, пока их не утвердит авторизованный член команды. С ProjectManager у вас есть возможность настроить контрольный журнал с помощью автоматизации.

Наш инструмент имеет неограниченное хранилище файлов, поэтому вы можете хранить всю важную документацию и записи в одном месте, к которому можно получить доступ в любое время и в любом месте. Используйте наш глобальный поиск, чтобы быстро найти то, что вы ищете. Больше не нужно прочесывать старые электронные письма или файлы, скрытые на вашем компьютере, все у вас под рукой.

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления работой и проектами, которое помогает создавать, систематизировать и отслеживать записи. Наша платформа для совместной работы объединяет команды в любом месте и в любое время, помогая им работать более совместно. Станьте более продуктивными, как команды NASA, Siemens и Nestle, использующие наше программное обеспечение. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.