Основы управления затратами

Что такое управление затратами?

Управление затратами — это процесс планирования и управления бюджетом бизнеса или проекта. В случае проекта это помогает менеджеру проекта оценить, сколько будет стоить проект, и установить элементы управления, чтобы уменьшить вероятность того, что проект выйдет за рамки бюджета.

Управление затратами — одна из важнейших обязанностей менеджера проекта; проекты всегда нуждаются в ресурсах, таких как материалы, рабочая сила и оборудование, которые генерируют затраты. Эти затраты должны быть оценены и контролироваться на протяжении всего жизненного цикла проекта для завершения проекта.

Эффективное управление затратами требует правильного программного обеспечения. ProjectManager — идеальный инструмент для отслеживания стоимости проекта, ресурсов и рабочей нагрузки. Наши диаграммы Ганта, календари проектов и табели учета рабочего времени позволяют вам управлять затратами, временем и задачами в одном месте. Начните бесплатно.

Как управлять стоимостью проекта за 4 шага

Четыре шага ниже описывают, как работает процесс управления затратами в управлении проектами.

1. Планирование ресурсов

Планирование ресурсов — это процесс прогнозирования будущих потребностей в ресурсах для бизнеса, проекта или объема работ. Чтобы создать план ресурсов, вам нужно начать с определения объема проекта, документа, в котором подробно описаны действия проекта, которые будут выполнены.

После того, как действия проекта определены, менеджеры проектов обычно полагаются на исторические данные, мнения экспертов и инструменты планирования ресурсов, такие как структурная структура ресурсов (RBS), для оценки необходимых ресурсов.

2. Оценка стоимости

Оценка стоимости состоит из определения стоимости ресурсов, необходимых для выполнения ваших проектов, таких как рабочая сила, материалы и оборудование. Оценка стоимости является одним из наиболее важных шагов в процессе управления стоимостью, поскольку она закладывает основу для бюджета вашего проекта. Существует несколько методов оценки стоимости, которые вы можете использовать в зависимости от характеристик вашего проекта.

3. Бюджетирование затрат

Основываясь на ваших оценках затрат, теперь вы можете создать бюджет проекта, который представляет собой просто сумму всех ваших затрат по проекту. Не забудьте включить все виды затрат по проекту, включая прямые, косвенные, постоянные и переменные затраты. Бюджет проекта также должен включать резервы на непредвиденные расходы на случай, если есть работа, которую необходимо переделать, или если проект подвергся риску, и необходимо принять стратегии по снижению риска.

После запуска проекта бюджет проекта является базовым планом, который используется для сравнения фактических затрат с предполагаемыми затратами. Таким образом, бюджеты проектов позволяют руководителям проектов быстро понять, не слишком ли высоки их затраты и есть ли риск перерасхода средств.

4. Контроль затрат

Контроль затрат относится ко всем действиям, руководствам и процедурам, применяемым для минимизации и отслеживания затрат по проекту. Плохой контроль затрат может повлиять на прибыльность проекта, но, к счастью, программное обеспечение для управления проектами может помочь вам легко отслеживать затраты с помощью таких инструментов, как табели учета рабочего времени, планировщики рабочей нагрузки и информационные панели проектов.

Результаты этих 4 шагов могут быть задокументированы в плане управления затратами, важнейшем компоненте плана проекта.

Что такое план управления затратами?

План управления затратами звучит просто. Это схема оценки стоимости проекта, но она включает в себя все ассигнования и то, как менеджер проекта будет контролировать эти затраты, чтобы привести проект в соответствие с бюджетом.

План управления затратами должен учитывать ресурсы, влияющие на бюджет проекта, будь то материалы или люди. Существуют также постоянные, переменные и накладные расходы. Все это необходимо рассчитать, чтобы знать, каковы будут ваши финансовые обязательства по проекту.

Последним, но не менее важным является заинтересованная сторона, которая заинтересована в снижении затрат. Перерасход средств — проблема, с которой сталкиваются многие проекты, но не та, с которой заинтересованные стороны будут мириться. Помните о заинтересованной стороне при разработке плана управления затратами. Им нужно быть в курсе и получать отчеты на протяжении всего проекта.

Схема плана управления затратами

Вот некоторые ключевые элементы, которые должны быть включены в план управления затратами:

• Методы оценки: Объясните, какой метод оценки стоимости использовался, например, параметрический, восходящий, трехточечный и т. д.
• Единицы измерения. Для точного измерения затрат важно установить единицы измерения для вашего труда, материалов и оборудования. Некоторыми примерами единиц измерения могут быть часы работы, квадратные футы, тонны, килограммы и т. д.
• Базовая стоимость: на основе ваших оценок стоимости вы должны определить базовую стоимость, которая отмечает лимит расходов для вашего проекта.
• Пороги контроля затрат: важно установить пороги для мониторинга эффективности затрат. Это просто означает, что когда изменение стоимости достигает определенного процента, проектная группа предпринимает действия по управлению затратами.
• Методы измерения эффективности: определите, как будет измеряться эффективность затрат, чтобы увидеть, соответствуете ли вы целям и ожиданиям проекта. Для этого вам понадобится система отслеживания затрат и методы управления освоенным объемом (EVM).
• Рекомендации по отчетности. Вам необходимо иметь формат и каналы связи, чтобы сообщать о своих выводах по мере того, как вы отслеживаете ход проекта и представляете эти данные своим заинтересованным сторонам.

Почему важно управление затратами?

Основная причина, по которой управление затратами так важно в управлении проектами, заключается в том, что ваш план управления затратами включает в себя рекомендации и процедуры, необходимые для соблюдения бюджета. Это очень важно, потому что в противном случае организация может потерять деньги, поскольку затраты превышают прибыль.

Процесс управления затратами начинается на этапе планирования проекта, когда оцениваются затраты, а затем определяется бюджет проекта. Затем, когда проект выполняется, расходы тщательно отслеживаются и регистрируются, чтобы убедиться, что они соответствуют бюджету.

Когда у вас есть бюджет проекта, он устанавливает базовый уровень затрат по проекту. Это означает, что он управляет решениями и направлениями, которые вы принимаете при управлении затратами по вашему проекту. Это поможет вам сохранить проект в нужном русле без перерасхода средств.

Советы по управлению затратами

Ниже приведены несколько советов, о которых следует помнить, когда вы работаете над управлением затратами по проекту.

• План на инфляцию: цены не установлены на камне, и любой хороший бюджет будет учитывать это, допуская ряд затрат.
• Учет стихийных бедствий или потенциальных событий: ожидание неожиданного может показаться глупым, но в вашем бюджете должно быть место для погодного явления, личной проблемы или другого неизвестного, которое задержит проект.
• Другие непредвиденные затраты: не все непредвиденные затраты случайны. Могут быть юридические проблемы, штрафы, связанные с проектом, или непредвиденные затраты на оплату труда, все из которых вы не можете учесть в бюджете, но можете указать в своем бюджете.
• Отслеживание в режиме реального времени. Наличие программного обеспечения для мониторинга бюджета во время выполнения проекта является ключевым фактором для управления затратами. Однако, если вы просматриваете устаревшие данные, вы не сможете действовать достаточно быстро для решения проблем. Поэтому вы хотите иметь программное обеспечение с отслеживанием данных в реальном времени.
• Реагируйте быстро: независимо от того, как вы обнаружите несоответствие в стоимости вашего проекта, вы должны действовать немедленно. Чем дольше вы ждете, тем больше денег тратится впустую.
• Размер соответственно: некоторые люди думают, что небольшие проекты не нуждаются в управлении стоимостью проекта. Но независимо от того, малы они или велики, вы захотите управлять затратами.

Чтобы наилучшим образом управлять затратами по проекту, вы должны знать свой проект вдоль и поперек. Лучший способ сделать это — создать подробный устав проекта в начале проекта.

ProjectManager — ваше программное обеспечение для управления затратами

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение с инструментами, необходимыми для планирования управления затратами на всех этапах проекта. Поскольку наше программное обеспечение основано на облачных технологиях, данные о проекте доставляются в режиме реального времени, поэтому вы можете сразу же оценить точность своих смет по сравнению с фактическими расходами.

Наша функция управления ресурсами поможет вам сбалансировать рабочую нагрузку, что позволит сократить расходы. У нас также есть простые в использовании табели учета рабочего времени, где члены команды могут отправлять данные одним щелчком мыши, а руководители проектов могут утверждать их одним щелчком мыши. Но наша самая мощная функция для управления затратами — это панель управления проектами, которая отслеживает затраты по проектам в режиме реального времени, чтобы вы могли внимательно следить за своим бюджетом.

Бесплатные шаблоны управления затратами

Мы предлагаем десятки шаблонов управления проектами, которые помогут вам управлять своими проектами. Вот несколько шаблонов, которые помогут вам в процессе управления затратами.

Шаблон бюджета проекта

Наш шаблон бюджета проекта идеально подходит для документирования всех ваших затрат и определения базового уровня для ваших проектов. Его можно легко настроить в соответствии с потребностями вашей организации.

Шаблон плана ресурсов

Вы не можете управлять затратами без надежного планирования ресурсов. Наш шаблон плана ресурсов — это идеальный инструмент для отслеживания всех различных ресурсов, которые вам потребуются для выполнения ваших проектов.

Шаблон анализа затрат и выгод

Проекты должны быть прибыльными, иначе не стоит их реализовывать. Прежде чем приступить к проекту, обязательно заранее проведите анализ затрат и результатов. Наш шаблон анализа затрат и выгод — отличное место для начала.

Связанный контент

• Анализ выгоды и затрат
• Как отслеживать расходы по проекту
• Как рассчитать отклонение по стоимости
• Советы по лучшему контролю затрат

Узнайте больше об управлении стоимостью проекта

Когда вы работаете над управлением затратами, вы устанавливаете политики и процедуры для управления и контроля затрат вашего проекта. В этом коротком учебном видео Дженнифер Бриджес, PMP, рассказывает об основных знаниях, которые вам необходимо знать, чтобы понять управление затратами в любом проекте.

Вот миниатюра для справки.