Управление выгодами для проектов: как составить план управления выгодами

Проект – это средство, позволяющее доставлять выгоды заинтересованным сторонам. Эти преимущества включают в себя повышение качества, снижение себестоимости продукции, улучшение обслуживания клиентов, повышение удержания клиентов и так далее.

Выявление, описание и измерение этих выгод называется управлением выгодами. Наличие плана управления выгодами позволяет руководителям проектов максимизировать эти результаты для организации и заинтересованных сторон, и это часть любого успешного плана управления проектом.

Что такое управление льготами?

Управление выгодами — это метод инвестирования времени и ресурсов для достижения положительных изменений в проекте. Это делается путем выявления, планирования, измерения и отслеживания выгод от начала проекта до конца, когда все выгоды были достигнуты.

Управление выгодами включает в себя конкретные, измеримые, согласованные, реалистичные и ограниченные по времени выгоды. Эти преимущества могут применяться к организационным изменениям, процессам, преимуществам проекта или стратегическому планированию. Все эти определения отвечают необходимости согласования результатов проекта и бизнес-стратегий.

Хотя управление выгодами может говорить о более крупных результатах, чем отдельный проект, оно всегда направлено на повышение успеха любого проекта. По данным Института управления проектами (PMI), многие организации не измеряют (и, следовательно, не управляют) выгоды, а это означает, что лишь небольшое число организаций достигает намеченных выгод. Оправдание ожиданий от проекта должно быть минимальным, и больше внимания необходимо уделять управлению выгодами.

Какова цель управления льготами?

Думайте об управлении выгодами как о звене, соединяющем реализацию успешного проекта с управлением изменениями. То есть цель управления выгодами состоит в том, чтобы гарантировать, что управление изменениями обусловлено выгодами. Вот как получить максимальную отдачу от ваших инвестиций в проект.

Помните о преимуществах

Управление выгодами используется для управления инвестициями организации, гарантируя, что все будут сосредоточены на выгодах при выполнении бизнес-процессов. Управление преимуществами определяет, могут ли проекты принести бизнес-результаты, для достижения которых они были разработаны. Затем речь идет о минимизации рисков, связанных с получением этих преимуществ, и максимизации возможности получения дополнительных преимуществ. Другими словами, управление выгодами гарантирует, что проект продолжает создавать ценность.

Сосредоточение внимания на преимуществах приводит к лучшему принятию решений при управлении проектами и распределении ресурсов, связанных с этими проектами. Управление выгодами выходит за рамки простого измерения проектов по их эффективности и включает возврат инвестиций с течением времени.

Когда программа должна сосредоточиться на преимуществах?

Выгоды должны быть учтены в начале проекта и реализованы до его конца. Как и любой другой план, план управления выгодами задает курс заранее и продолжает корректировать этот курс по мере того, как в ходе проекта происходят изменения.

Однако преимущества обычно реализуются на этапе реализации проекта. До этого управление выгодами может увеличить затраты на проект. По мере того, как проект приближается к закрытию, эти затраты будут уменьшаться, а выгоды будут увеличиваться, что сохранится и после завершения проекта. Однако в этот момент ими обычно управляет другая организация.

Что такое план управления льготами?

План управления выгодами объясняет, какие выгоды дает область проекта, как и когда они будут реализованы. План делает это, включая следующее.

• Описание в чем выгода
• Создание графика, когда пособие будет доставлено
• Определение того, кому принадлежат преимущества
• Определение метрики, используемой для измерения выгоды, и того, каким будет базовый уровень
• Перечисление допущений и рисков, связанных с получением выгоды

Различные виды льгот

План управления выгодами будет иметь дело с двумя типами выгод: материальными и нематериальными. Ощутимые выгоды, такие как снижение затрат, можно измерить, тогда как нематериальные не могут быть измерены с какой-либо точностью, например, узнаваемость бренда.

Экономическое обоснование послужит основой для вашего плана управления выгодами, в котором будут подробно описаны преимущества проекта. План будет включать базовый уровень, чтобы можно было измерить выгоды по мере выполнения проекта.

После составления плана управления выгодами он будет пересматриваться на протяжении всего жизненного цикла проекта. Это помогает убедиться, что они следуют плану. Некоторые преимущества не будут предоставлены до завершения проекта. В этом случае владелец преимуществ несет ответственность за их отслеживание.

Как создать план управления преимуществами

План управления выгодами будет определять, контролировать и отслеживать выгоды в течение жизненного цикла проекта и часто после его завершения. Это используется для того, чтобы организация и владельцы выгод (те, кто являются основными бенефициарами) оставались сосредоточенными на выгодах на протяжении всего этого процесса.

Следующие шаги являются общими для создания большинства планов управления преимуществами:

• Определите преимущества. Каковы выгодные результаты для заинтересованных сторон проекта и организации в целом? Это необходимо сделать до начала проекта.
• Создайте план, который позволит реализовать преимущества; включать любые допущения, риски и задачи, необходимые для достижения этих потенциальных выгод.
• Каждое преимущество должно иметь метрику для измерения результата, чтобы отслеживать его и убедиться, что проект выполняется в соответствии с планом.
• Определите роли и обязанности тех, кто будет управлять преимуществами.
• Добавьте план по уходу за преимуществами, которые будут продолжаться после закрытия проекта.
• Разработайте план отчетности для информирования заинтересованных сторон о статусе проекта либо посредством регулярных отчетов, встреч или личных конференций.
• Выполнить план.
• Оцените эффективность проекта после его закрытия, чтобы сохранить выгоды после реализации проекта.

Создайте карту зависимостей преимуществ

Полезно составить карту зависимостей выгод, которая свяжет выгоды со стратегическими бизнес-целями организации. Он разбит на пять частей:

1. Измеримая цель, соответствующая видению организации
2. Конечная выгода, которая мотивирует заинтересованные стороны инвестировать в проект
3. Промежуточные выгоды добавляются к конечной выгоде
4. Изменения, необходимые для достижения бизнес-целей
5. Любой процесс или система, поддерживающая вышеуказанные изменения

Существует также сеть зависимостей преимуществ, которая определяет инвестиционные цели, преимущества, изменения в бизнесе, необходимые изменения и технологии, которые потребуются.

Как ProjectManager помогает планировать выплаты

Планы управления преимуществами требуют такого же планирования, назначения и отчетности, как и любой план проекта, поэтому вам нужен ProjectManager для более эффективного управления планами. Наше облачное программное обеспечение предоставляет вам данные в режиме реального времени для принятия более эффективных решений по вашим проектам.

Получив список задач, введите его в наш инструмент и откройте представление проекта диаграммы Ганта. Чтобы разместить эти задачи на временной шкале, добавьте к каждой задаче дату начала и окончания. Теперь у вас есть обзор всего проекта. Вы можете разбить это более широкое представление, установив вехи, которые являются важными датами, такими как начало одной фазы проекта и окончание другой.

Есть и другие способы следить за проектом и держать всех в курсе его хода. Для высокоуровневого представления существуют информационные панели в режиме реального времени, которые отслеживают время, затраты и многое другое, автоматически собирая данные в реальном времени и вычисляя их в виде удобных для чтения графиков и диаграмм.

Когда вы встречаетесь с заинтересованными сторонами, вам нужны отчеты одним щелчком мыши, которые можно легко отправить в формате PDF или распечатать. Актуальная информация — это наиболее точная картина производительности и прогресса проекта, от времени, оставшегося на задачах, до отчетов о состоянии портфеля, если вы управляете более чем одним проектом.

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, командами и задачами. Планируйте, планируйте, отслеживайте и отчитывайтесь о своем проекте, чтобы не отставать от него. Используется такими различными организациями, как Почтовая служба США, НАСА и Ральф Лорен, для управления своими преимуществами. Присоединяйтесь к десяткам тысяч команд, которые работают более эффективно, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией сегодня.