Как проводить аудит, категоризировать и выбирать лучшие инструменты агентства

Вы когда-нибудь были ошеломлены количеством инструментов, которые использует ваше агентство?

Средний специалист по цифровому маркетингу использует 12,4 инструмента для поддержки проведения маркетинговых кампаний на основе данных.

И это всего лишь среднее… Некоторые используют более 30 инструментов для достижения тех же результатов!

Для агентств это может быстро выйти из-под контроля. У вас есть не только собственный набор инструментов, но вам также необходимо работать с приложениями и программным обеспечением, которые выбирают ваши клиенты, и объединять их все вместе в единую стратегию.

Выкидывать малыша с водой, конечно, нельзя. Инструменты агентства - это неизбежное зло: они повышают эффективность, улучшают результаты для клиентов и расширяют процессы.

Как найти золотую середину? Как вы составите набор инструментов агентства, который использует эти преимущества, не перегружая вас программным обеспечением?

Начните с организации

Первый шаг к демистификации сложности - собрать воедино все ваши входные данные и организовать их в удобоваримую структуру.

Когда дело доходит до программных инструментов вашего агентства, найдите время, чтобы перечислить все приложения, на которые вы, ваша команда и ваши клиенты полагаетесь, чтобы добиться своей цели.

Сам по себе процесс создания списка всех ваших инструментов может открыть глаза. Вы будете удивлены, сколько приложений у вас в миксе.

После того, как вы составите свой основной список, распределите их по сферам бизнеса и клиентским функциям. Вот несколько универсальных категорий, которые вы можете использовать:

• Продажи и маркетинг - внутренние приложения и инструменты, которые вы используете для развития агентства и заключения сделок.
• Управление проектами и коммуникация - программное обеспечение, на которое вы полагаетесь, чтобы выполнять задачи и сотрудничать с коллегами и клиентами.
• Кампании - инструменты, которые помогут вам проводить кампании для клиентов и управлять ими.
• Отчетность - то, что вы используете для создания и доставки обновлений информации клиентам.
• Специальность - любые специальные инструменты, необходимые вашему агентству, в зависимости от вашей области знаний.

Классифицируя инструменты, которые вы используете в настоящее время, вы можете обнаружить неэффективность или пробелы в своем наборе инструментов. Например, несколько инструментов могут делать одно и то же, позволяя удалить те, которые вам не нужны. Или вы можете обнаружить, что чего-то не хватает.

Чтобы помочь вам в этом процессе, давайте разберем каждую из вышеперечисленных категорий и рассмотрим некоторые передовые инструменты агентства для каждой из них.

Продажи и маркетинг

Как вы хорошо знаете, управление агентством - это больше, чем просто достижение результатов для клиентов. Поиск и привлечение потенциальных клиентов имеют решающее значение для долгосрочного успеха сервисной компании.

Инструменты, которые вы используете внутри компании для продаж и маркетинга, могут частично совпадать с инструментами, которые вы выбираете для работы с клиентами, но есть некоторые тонкости.

Вот несколько примеров инструментов, которые вам понадобятся для продвижения вашего агентства и заключения сделок на регулярной основе.

• CRM и программное обеспечение для управления потенциальными клиентами. Существует множество приложений для отслеживания продаж, которые могут улучшить процесс продаж вашего агентства. От полнофункциональных CRM, которые автоматизируют рассылку писем и отслеживают звонки о продажах, таких как HubSpot или Salesforce, до инструментов, ориентированных на узкий компонент экосистемы продаж, например io.

• Программное обеспечение для предложений - большинство агентств запускают процесс предложения с помощью презентаций PowerPoint, неотслеживаемых цепочек писем и непоследовательных методов отслеживания. Этот подход хорош на первых порах, но если вы хотите масштабироваться, вам понадобится надежное программное обеспечение для создания и отслеживания предложений, такое как Proposify.

• Набор маркетинговых инструментов - ваши инструменты будут отличаться в зависимости от вашей маркетинговой стратегии. Скорее всего, у вас будет какая-то форма автоматизации электронной почты, управления веб-сайтами, создания документов, дизайна и инструментов управления социальными сетями. Я расскажу об этом более подробно в разделах о доставке клиентов ниже.

Легко увязнуть в доставке клиентов и получить лоскутное одеяло из инструментов продаж и маркетинга, но это не масштабируемо.

Управление проектами и коммуникация

Агентская жизнь имеет огромное количество движущихся частей. Возможно, в большей степени, чем в любом другом бизнесе, потому что вы одновременно манипулируете потребностями и личностями многочисленных клиентов, сотрудников, фрилансеров и поставщиков.

Это делает инструменты управления проектами и коммуникации критически важными для обеспечения того, чтобы важные задачи не пропали без вести.

Вот несколько примеров инструментов, которые могут вам понадобиться в вашем арсенале:

• Управление документами - вы будете создавать и обмениваться всеми видами документов со своей командой и клиентами, которым требуется облачное хранилище, различные уровни доступа и интеллектуальная интеграция. Для этого сложно пройти мимо Google Workspace.

• Управление задачами - создание проектов, создание графиков и распределение задач - это повседневное явление в отношениях между агентством и клиентом. Инструмент управления проектами, такой как Asana, обеспечивает видимость в рамках всей учетной записи и уверенность в том, что все выполняется вовремя.

• Коммуникация - Да, часть вашего общения между заинтересованными сторонами будет осуществляться по электронной почте, но предотвращение перегрузки почтового ящика с помощью таких инструментов, как Slack, может значительно повысить производительность агентства. Вам также понадобится приложение для видеоконференций, такое как Zoom, для виртуальных встреч.

Слабина

Хотя эти приложения составляют основу того, что вам нужно для управления проектами и коммуникации в вашем агентстве, существует множество альтернатив, которые позволяют достичь аналогичного результата.

Кампании

Проведение кампаний для ваших клиентов должно быть максимально гладким и эффективным. Вы не только хотите получить отличные результаты, но также должны держать клиентов в курсе, соблюдать сроки и другие ожидания или результаты.

Каждая маркетинговая кампания будет отличаться, и инструменты, которые вы будете использовать, будут зависеть от вашего основного предложения клиенту. Однако вот некоторые общие инструменты, которые вам понадобятся для проведения маркетинговых кампаний.

• Платформа электронного маркетинга. Практически каждая маркетинговая кампания включает в себя какую-либо форму захвата электронной почты, последующих действий или последовательности действий. А экосистема программного обеспечения для электронного маркетинга огромна. Выбор подходящего вам инструмента будет зависеть от сложности кампаний ваших клиентов. С простой стороны, может быть достаточно такого приложения, как Mailchimp, а для более интенсивных платформ автоматизации попробуйте Ontraport.

• Конструктор целевых страниц - кампании не работают без целевых страниц, и вам нужно иметь возможность быстро создавать хорошо продуманные страницы, которые можно быстро повторять и тестировать. Если ваше агентство специализируется на захвате электронной почты и кампаниях в социальных сетях, конструктор целевых страниц ShortStack - отличный инструмент, на который вы можете положиться.

• Инструмент графического дизайна - каждая запускаемая вами кампания будет иметь набор элементов, которые необходимо разработать, например баннерную рекламу, сообщения в социальных сетях, графику целевой страницы и многое другое. У многих агентств есть штатные дизайнеры, использующие Adobe Creative Suite, но если вы этого не сделаете, Canva станет доступной и простой в использовании альтернативой.

• Инструменты оптимизации конверсии. Хотя ваше программное обеспечение для электронного маркетинга и целевой страницы будет иметь некоторые функции для анализа и оптимизации ваших кампаний, вы можете вывести оптимизацию конверсии на новый уровень с помощью инструментов анализа данных, A / B-тестирования или тепловых карт. Одним из примеров является VWO.

От того, как вы доставляете и оптимизируете кампании для своих клиентов, зависит, как долго они будут работать, поэтому очень важно иметь правильный набор инструментов.

Составление отчетов

Некоторые из инструментов, которые я обсуждал до сих пор, имеют элемент отчетности, который вы можете использовать для передачи обновлений о ходе выполнения вашим клиентам. Однако аналитика, которую вы получаете с этих платформ, зависит от цели инструмента.

Например, ShortStack предоставляет подробную аналитику целевой страницы и электронной почты для ваших кампаний, которые могут помочь определить основные индикаторы положительных результатов и повысить эффективность кампаний. Но есть множество других точек данных и идей, которые могут быть интересны вашим клиентам, например, участие в социальных сетях, улучшение рейтинга SEO или коэффициенты конверсии PPC, которые составляют целостное представление о вашей совместной работе.

Наличие надежного инструмента, с помощью которого вы можете создавать для клиентов значимые отчеты о данных, может сэкономить вам часы, собирая все вместе в электронной таблице или слайд-шоу.

Некоторые ведущие инструменты в области отчетности агентств включают DashThis, AgencyAnalytics, Swydo и ReportGarden.

Последовательная отчетность, которую вы можете реплицировать для всех своих клиентов за считанные минуты каждый месяц, значительно улучшит ваш уровень удержания.

Собираем все вместе

Эта статья посвящена инструментам, которые необходимы любому маркетинговому агентству. Другое программное обеспечение, которое вы выберете, будет зависеть от областей, в которых вы специализируетесь. Например, если вы предлагаете исключительно услуги SEO, тогда в список необходимо добавить мощный инструмент анализа данных SEO, такой как ahrefs или SEMrush. Или, если вы запускаете масштабируемые рекламные кампании на Facebook для клиентов, AdEspresso может оказаться у вас на поясе.

Статью об инструментах агентства можно бесконечно… Существуют тысячи и тысячи маркетинговых приложений, которые помогают агентствам работать более эффективно и продуктивно. В конце концов, самое важное для вас - это определить, как ваш набор инструментов сможет максимально использовать возможности вашей команды.

Возможно, вы ищете несколько комплексных решений или интеграторов отчетности, которые повышают эффективность ваших процессов. Однако меньше не всегда лучше. Вы не хотите жертвовать качеством ради простоты использования, если это означает ухудшение результатов для клиентов.

Найдите правильный баланс между специализированными инструментами, интеграторами и общими процессами коммуникации в масштабе всего агентства, чтобы ваша команда работала в унисон для достижения результатов для клиентов.