7 советов по лучшему контролю затрат и расходов

Чтобы понять контроль затрат, вы должны сначала понять, почему он используется: контроль расходов и выявление рисков с целью увеличения прибыли. Чтобы не путать с управлением затратами, контроль затрат имеет свой собственный набор целей, которые могут сэкономить деньги предприятия.

Что такое контроль затрат?

Контроль затрат — это процесс оценки затрат с целью планирования и корректировки бюджета. Чтобы сделать точную оценку затрат, все расходы должны отслеживаться и контролироваться, чтобы учитывать любые изменения.

Прогнозирование рисков — еще один ключевой фактор контроля затрат. Когда вы точно анализируете риски до того, как они произойдут, вы можете изменить бюджет проекта до того, как произойдут какие-либо изменения. Это снижает вероятность превышения бюджета. Строительные проекты особенно подвержены превышению бюджета, но надлежащий контроль затрат предотвращает это и предоставляет информацию для будущих прогнозов.

Контроль стоимости проекта начинается с мониторинга и отслеживания изменений в расходах. Эти изменения называются вариациями, и они могут быть как «благоприятными», так и «неблагоприятными». Эти изменения могут быть использованы для более точных прогнозов в будущем.

Что такое контроль расходов?

Контроль расходов — это процесс внесения прямых изменений в расходы. В идеале, эти изменения основаны на данных контроля затрат. В то время как контроль затрат фокусируется как на общей картине, так и на более мелких деталях, контроль расходов вносит немедленные изменения в привычки расходования средств, чтобы поддерживать проекты в нужном русле.

Чтобы отслеживать и контролировать расходы, они должны быть идентифицированы и отсортированы по одной из двух категорий: прямые расходы и косвенные расходы.

Прямые расходы

Прямые расходы идут непосредственно на материальные нужды проекта. Три наиболее распространенных примера прямых расходов — это материалы, рабочая сила и оборудование. Эти расходы будут специфичны для проекта и «создают» что-то осязаемое. Наш бесплатный шаблон сметы поможет вам прогнозировать прямые расходы и управлять ими.

Косвенные расходы

Косвенные расходы – это затраты, которые постоянно накапливаются в фоновом режиме. Несколько распространенных примеров косвенных расходов — это заработная плата сотрудников, вознаграждения работникам и аренда офиса/помещения. Контроль косвенных расходов может быть разницей между успехом проекта и провалом проекта.

Семь советов по лучшему контролю затрат

Все проекты имеют риски и, скорее всего, претерпевают изменения. Это не значит, что они должны выходить за рамки бюджета. Следующие передовые методы контроля затрат настроят ваш процесс на успех:

1. Определите важные ключевые показатели эффективности

Для каждой задачи или процесса руководитель проекта должен определить ключевые показатели эффективности. Эти KPI представляют собой предопределенные показатели, которые команда устанавливает перед началом проекта, и на них ссылаются на протяжении всего проекта для проверки прогресса.

2. Предвидеть инфляцию

Стоимость товаров и услуг колеблется в зависимости от рыночных факторов. Это может привести к увеличению расходов. Эти изменения цен требуют корректировки бюджетов и расходов. С точки зрения контроля затрат вы должны учитывать эти изменения при подготовке к рискам и отклонениям.

3. Создавайте планы на случай непредвиденных обстоятельств

Как бы хорошо ни был спланирован проект, всегда есть шанс, что что-то пойдет не так. Вы должны предвидеть эти финансовые риски и создавать стратегии для адаптации к ним, не допуская неблагоприятных отклонений. Думайте об этих непредвиденных обстоятельствах как о запасных планах. Чем больше вы можете представить себе неожиданное, тем больше вы готовы к худшему сценарию.

4. Отслеживайте расходы в режиме реального времени

Важным аспектом контроля затрат является отслеживание и документирование расходов. Это единственный способ обнаружить отклонения и исправить их в будущем. Когда вы отслеживаете расходы в режиме реального времени, вы можете выявлять отклонения и вносить соответствующие изменения. Таким образом, даже неблагоприятные отклонения могут дать информацию о том, как вы контролируете затраты на оставшуюся часть проекта.

5. Регулярно собирайте данные

Последовательность - это название игры. Когда кажется, что проект работает гладко, сбор данных может показаться второстепенным. Но когда мы позволяем этому случиться, данные становятся искаженными и менее полезными в будущем. В конце концов, контроль затрат должен заключаться в выявлении как благоприятных отклонений, так и неблагоприятных.

Как часто вы собираете данные, зависит от размера и масштаба проекта, но необходимо установить график сбора — еженедельно, раз в две недели, ежемесячно и т. д.

6. Задокументируйте все варианты

Даже самые незначительные отклонения должны быть задокументированы. В то время они могут показаться незначительными, но есть вероятность, что они пригодятся позже. Если почасовым сотрудникам требуется несколько часов сверхурочной работы для выполнения задачи, это непредвиденные косвенные расходы. Подобные небольшие вариации могут показаться случайностью, но их можно использовать для более точного составления бюджета в будущем.

7. Общайтесь с командой

Контроль затрат — это не шоу одного актера. Чтобы создать более разумный бюджет, вы должны донести изменения и их причины до всей команды. Это держит всех на одной странице и знает о неудачах и успехах. Никогда не делайте ошибку, думая, что данные не имеют отношения к членам команды. Контроль затрат в основном связан со сбором данных, но если ими никто не пользуется, данные становятся бесполезными.

Чего следует избегать при контроле затрат и расходов

Контроль затрат — сложный процесс, но есть способы сделать его менее сложным. Вот три распространенные ошибки управления затратами, которые допускают даже лучшие менеджеры проектов. К счастью, их можно избежать, если знать, на что обращать внимание:

Пренебрежение учетом косвенных расходов

Косвенные расходы часто упускаются из виду. Эти расходы скрываются на заднем плане любого проекта, но затраты складываются. Кроме того, если вы не будете постоянно отслеживать косвенные расходы, вы не заметите таких расходов, как увеличение арендной платы, вознаграждений работникам и других форм инфляции. В идеальном мире эти расходы были бы статичными, но неучет их постоянных изменений может легко привести к превышению бюджета.

Недооценка отношений подрядчика и поставщика

Хорошие отношения с подрядчиком или поставщиком могут значительно упростить контроль прямых расходов. Если у вас налажены прочные отношения с поставщиком, он с большей вероятностью сообщит вам о повышении цен заранее. Поддержание этих отношений в здоровом состоянии может облегчить пересмотр контрактов, если это необходимо.

Благоприятные отклонения могут означать, что вы можете купить больше расходных материалов или нанять дополнительную помощь. Неблагоприятные отклонения могут означать, что вам нужно сократить расходы. В любом случае, хорошие отношения делают процесс безболезненным.

Не использовать автоматизированные инструменты

Секрет эффективного контроля затрат заключается в том, чтобы всегда быть в курсе расходов, рисков и других факторов, влияющих на бюджет. Для этого вы должны использовать инструменты для управления данными, отслеживания расходов и ресурсов, создания отчетов и внесения корректировок в бюджет в режиме реального времени.

Когда выполнение этих задач является длительным процессом, данные могут уже измениться, и вы не можете задокументировать каждое изменение. Вместо этого используйте автоматизированные решения, которые позволяют сразу увидеть всю необходимую информацию и внести необходимые корректировки и отчеты.

Как ProjectManager помогает контролировать затраты

ProjectManager — это облачное решение для управления проектами, которое позволяет вам управлять каждым аспектом вашего проекта из любого места, где вы выполняете работу. Для контроля затрат требуются текущие данные и быстрая отчетность, чтобы делать наиболее точные оценки. Когда вы не можете получить доступ к этой информации и обновить ее на ходу, процесс контроля затрат застопорится.

Управление ресурсами

Наше программное обеспечение для управления ресурсами позволяет вам точно отслеживать, как используются ресурсы, а затем создавать отчеты и точно определять, где эти ресурсы можно использовать более эффективно, чтобы снизить расходы.

Отслеживание затрат в реальном времени

ProjectManager дает вам возможность просматривать всю необходимую информацию на одной информационной панели в режиме реального времени, которая отражает любые изменения проекта. Это означает обнаружение изменений до того, как они негативно повлияют на ваш бюджет.

Контроль затрат и затрат — это процесс, управляемый данными, для которого требуется надежное программное обеспечение для управления проектами, чтобы анализировать и распространять информацию. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами с такими инструментами, как панель мониторинга в реальном времени, которая может собирать, фильтровать и публиковать ваши результаты в виде сканируемых графиков и диаграмм. Попробуйте сегодня с этой бесплатной 30-дневной пробной версией.