7 советов по лучшему планированию ресурсов

Что такое ресурсы? Это все, что вам нужно для проекта. Это включает в себя людей, места и вещи.

Другими словами, ресурсы необходимы. Работа с ними и координация их использования — одно из основных препятствий, которое должны преодолеть менеджеры проектов, если они собираются пересечь черту завершения проекта.

Ресурсы будут подключаться к каждому этапу вашего проекта. Они являются частью планирования, планирования и выполнения проекта. Необходима разумная методология, чтобы иметь необходимые ресурсы, когда они вам нужны. Вы знаете, к чему это идет. Да, планирование ресурсов.

Трудно выделить самый важный аспект управления проектами. Все кажется важным. Но определенно есть некоторые столпы, которые поддерживают проект и имеют больший вес, чем другие. Планирование ресурсов — один из них. У нас есть несколько советов, которые помогут вам лучше управлять своими ресурсами.

Что такое планирование ресурсов?

Прежде чем мы продолжим, давайте удостоверимся, что мы все на одной странице, и определим планирование ресурсов. Планирование ресурсов — это идентификация и координация ваших ресурсов и, возможно, самый важный аспект планирования ресурсов.

Связанный: Шаблон планирования ресурсов

Планирование ресурсов включает в себя планирование дат начала и окончания для каждой задачи в проекте на основе необходимых ресурсов и их доступности. Уравновешивание доступности ресурсов с работоспособностью команд — это то, как удерживать проект в соответствии с графиком. Планирование ресурсов дает менеджерам проектов инструмент для установки продолжительности задач своей команды.

Выделяя и планируя ресурсы в зависимости от емкости ресурсов, доступности, усилий и объема, проекты могут избежать недораспределения или перераспределения. Это приводит не только к тому, что проекты выполняются вовремя и в рамках бюджета, но также укрепляет моральный дух, способствует улучшению отношений, помогает увеличить прибыльность и повышает удовлетворенность заинтересованных сторон.

Если вы хотите увидеть, насколько эффективно ProjectManager делает планирование, посмотрите это короткое обучающее видео.

Преимущества планирования ресурсов

Планирование ресурсов обеспечивает превосходную организацию проектов, команд, площадок, оборудования и любых других ресурсов, связанных с проектом. Все это готовит почву для разумного распределения ресурсов между вашими проектными задачами.

Это включает в себя определение ресурсов для каждой задачи, их доступность, а затем сопоставление этих ресурсов с возможностями. То есть, кто в вашей команде лучше всего подходит для выполнения задачи.

Благодаря этой информации планирование ресурсов также позволяет лучше оценить время, поскольку оно предоставляет еще одну метрику, с помощью которой можно измерить расписание вашего проекта. Он опирается на отчеты и анализ планирования ресурсов прошлых проектов и других подобных проектов для получения информации.

Планирование также выигрывает от планирования ресурсов, которое помогает планировать будущее, определяя мощность и спрос. Чем лучше вы это сделаете, тем лучше будет чувствовать себя ваша команда при работе над проектом. Это связано с тем, что разумное планирование емкости предотвратит чрезмерное выделение. Они будут доверять руководителям проектов, что приведет к большему удержанию сотрудников и повышению производительности.

7 советов по эффективному планированию ресурсов

1. Используйте программное обеспечение для управления ресурсами

Используйте программное обеспечение для управления ресурсами, чтобы следить за своими ресурсами и расписанием проекта. Программное обеспечение для управления ресурсами хранит всю информацию о вашем проекте, чтобы помочь вам управлять человеческими ресурсами, материалами и оборудованием.

2. Используйте структуру разбивки работ (WBS)

Вы не сможете начать планировать свои ресурсы, пока не узнаете, сколько вам понадобится и когда вы будете их использовать. Это включает в себя сбор каждой задачи, которая приводит к вашему конечному результату. Это может показаться сложной задачей, но использование WBS гарантирует, что вы не пропустите ни одного шага. Это древовидная диаграмма с вашим окончательным результатом наверху и под ним, различные ветви, которые ведут к нему. Чем полнее ваш список, тем точнее ваш график ресурсов.

3. Попробуйте сглаживание ресурсов

После того, как вы выполнили все шаги, есть много способов запланировать ресурсы. Одним из методов является сглаживание ресурсов, которое фокусируется на ограничении времени по сравнению со всеми остальными. Здесь крайний срок является королем. Эту практику лучше всего применять, когда что-то нужно сделать вовремя, даже если это означает отсрочку какой-то работы. Хотя это устраняет некоторую гибкость в вашем расписании, оно, как правило, делает планирование более эффективным и экономичным.

4. Практикуйте выравнивание ресурсов

Другой метод оптимизации ресурсов, который можно использовать, называется выравниванием ресурсов. Это используется, когда у вас достаточно ресурсов для завершения проекта. Затем он равномерно распределяет ресурсы по работе.

Это помогает поднять боевой дух и делает график реалистичным и достижимым. Это может произойти за счет сокращения или ослабления графика, может даже измениться крайний срок, но это нормально, потому что вы не добавляете мощности.

5. Помните об ограничениях

У любого проекта есть ограничения, такие как тройное ограничение времени, стоимости и масштаба. Все эти силы воздействуют на ваши ресурсы, поэтому чем лучше вы сможете определить, как они будут влиять на задачи, описанные в предыдущем совете, тем жестче будет ваш график ресурсов.

6. Знайте, сколько ресурсов вам нужно

Опять же, возвращаясь к списку задач, определите, сколько ресурсов потребуется для каждой задачи.

Что это за ресурс? Сколько штук каждого потребуется для выполнения задания? Эта цифра может быть числовой, например, в необходимом количестве, но также может быть выражена во времени. Вам может понадобиться ресурс в течение часа или недель. Это все надо отметить.

7. Контролируйте доступность ресурсов

Вы хотите контролировать доступность ресурсов в будущем. Для этого необходимо знать, сколько у вас ресурсов и текущее использование ресурсов. То есть, например, сколько работы ваша команда может выполнить за определенный период времени.

Есть ли у членов команды отпуск в этот период? Есть праздники? Чем больше данных о доступности ваших ресурсов, тем больше вы можете управлять расписанием своих ресурсов.

8. Распределяйте свои ресурсы с умом

Последний совет относится к назначению ваших ресурсов после того, как вы перечислили задачи, определили ограничения, узнали, сколько ресурсов вам понадобится и их доступность. На данный момент у вас есть информация, необходимая для построения графика ресурсов, который может избежать дорогостоящих узких мест.

Поэтому назначайте с осторожностью. В зависимости от ваших ресурсов, спроса и возможностей сроки выполнения могут измениться или даже быть отложены. График ресурсов может работать лучше, чем чайные листья, в предсказании будущего вашего проекта.

ProjectManager может планировать ваши ресурсы

ProjectManager имеет множество функций, которые помогут вам лучше управлять расписанием ресурсов и контролировать его. После того, как вы создали список задач, вы можете легко импортировать электронную таблицу в наше программное обеспечение и создать новый проект.

Откроется диаграмма Ганта с задачами, перечисленными слева. Добавьте дату начала и окончания, чтобы определить продолжительность задачи, и справа появится временная шкала.

Назначайте задачи и ресурсы с помощью диаграммы Ганта

Назначения можно делать прямо из диаграммы Ганта, а зависимости задач можно связать, чтобы уменьшить нехватку ресурсов. Когда вы создаете задания, доступность членов команды обновляется в режиме реального времени, поэтому вы всегда знаете, какие ресурсы доступны.

Вы также можете отслеживать ресурсы, классифицируя их как команды или оборудование. Добавляя к этим ресурсам почасовые ставки, вы также можете отслеживать их стоимость. По мере того, как часы регистрируются для задач, эти затраты автоматически обновляются и сравниваются с вашим планом, поэтому вы можете сразу увидеть, не отклоняетесь ли вы от графика.

Страница рабочей нагрузки отслеживает доступность и расписания

Что касается доступности, ProjectManager позволяет заблокировать рабочие дни, праздники и запланированные часы. Это особенно полезно, когда вы управляете распределенными командами в разных странах, с разными часовыми поясами и праздниками.

Чтобы еще больше сбалансировать задачи вашей команды, у нас есть страница рабочей нагрузки, которая дает вам представление о том, сколько назначено каждому члену команды. Их рабочая нагрузка имеет цветовую кодировку, поэтому вы можете быстро увидеть, есть ли какие-либо дисбалансы. Если есть, просто переназначьте задачи со страницы рабочей нагрузки.

Отслеживание в реальном времени с помощью информационных панелей

Поскольку наше программное обеспечение основано на облаке, оно обновляется в режиме реального времени. Это делает нашу функцию Team особенно полезной, которая позволяет отслеживать, что делает ваша команда ежедневно или еженедельно. Легко отслеживайте ход выполнения задачи, кто за что отвечает и над чем работает каждая команда. Если что-то нужно переназначить, это займет всего несколько кликов.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое планирует ресурсы и отслеживает их. Панель мониторинга в режиме реального времени отслеживает шесть показателей проекта для отслеживания прогресса, а отчеты одним щелчком мыши позволяют получить более подробные сведения о отклонениях, задачах и многом другом. У нас даже есть расписания, которые автоматически обновляются по мере выполнения задач вашей командой. Управляйте своими ресурсами и держите их в соответствии с графиком с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии ProjectManager.