Бухгалтерия 101: как вести учет для вашего малого бизнеса

Это правда, что ведение собственной бухгалтерии может быть сущим кошмаром.

Независимо от того, начинаете ли вы новый бизнес или управляете интернет-магазином в течение многих лет, научиться отслеживать свои расходы и доходы может показаться огромной проблемой.

Ты не один. Почти три четверти владельцев малого бизнеса считают, что они не очень хорошо разбираются в том, что касается бухгалтерского учета и бухгалтерского учета.

Помимо управления своим бизнесом, вы также должны управлять счетом активов, налоговыми декларациями, возвратом средств по кредитной карте и многим другим. Это может сбивать с толку и подавлять, если вы погружаетесь в первый раз. Но это не обязательно.

Хотите стать профессионалом в собственной бухгалтерии? В этой статье вы узнаете все о том, как начать вести бухгалтерский учет для малого бизнеса и как вы можете стать более прибыльным уже сегодня.

Что такое бухгалтерия?

Бухгалтерский учет — это процесс записи и управления всеми финансовыми операциями для вашего бизнеса, включая продажи, покупки и платежи. Бухгалтеры отслеживают все расходы и доходы, чтобы помочь компании принимать обоснованные финансовые решения.

Цель бухгалтерского учета — показать вам более широкую финансовую картину вашего бизнеса, сбалансировать ваши счета и улучшить управление денежными потоками более стратегическим способом.

Основы бухгалтерского учета

В бизнес-бухгалтерии учетная запись представляет собой запись всех дебетовых и кредитовых записей определенного типа, таких как кредиторская задолженность или платежная ведомость.

Существует пять основных типов счетов:

• Ресурсы. Ресурсы или ценные вещи, принадлежащие компании в результате ее операций (например, товарно-материальные запасы, дебиторская задолженность).
• Обязательства. Обязательства и долги компании перед поставщиками, банками, кредиторами или другими поставщиками товаров и услуг (например, кредиты, кредиторская задолженность).
• Выручка или доход. Деньги, заработанные компанией за счет продажи или предоставления услуги.
• Расходы. Денежные средства, вытекающие из компании для оплаты активов или услуг (например, коммунальные услуги, заработная плата).
• Беспристрастность. , Остаточная стоимость доли владельца в компании после вычета всех обязательств (например, акции, нераспределенная прибыль).

Бухгалтерский учет малого бизнеса начинается с настройки каждой учетной записи, чтобы вы могли записывать транзакции в соответствующей категории. Это составляет вашу главную бухгалтерскую книгу. Скорее всего, у вас не будет таких же точных процессов бухгалтерского учета, как в следующем интернет-магазине, но в зависимости от потребностей вашего бизнеса распространено множество различных методов учета.

Как сохранить свои книги

1. Ведение и обновление финансовых отчетов

Бухгалтерия предполагает работу с цифрами. Большая часть работы связана с базовой математикой и бухгалтерским учетом. Детали зависят от типа вашего бизнеса, но они могут включать такие задачи, как урегулирование дебиторской задолженности и банковских выписок, запись финансовых транзакций, выставление счетов, выставление счетов и отслеживание заработной платы.

Вы также позаботитесь о других вопросах, связанных с финансами, включая:

• Налоговый учет для расчета заработной платы, доходов, занятости и даже налоговых вычетов для малого бизнеса.
• Планирование бюджета , чтобы помочь компании оставаться на правильном пути и расти.
• Готовить финансовые отчеты (балансовые отчеты, отчет о прибылях и убытках, движение денежных средств и изменения в капитале) для заинтересованных сторон.

Бухгалтерия требует тщательного анализа и небольшого юридического ноу-хау. В случае, если ваш бизнес когда-либо подвергается аудиту, вы хотите убедиться, что ваши записи в порядке, а вычеты законны.

2. Следите за тем, что все делают (и тратят)

Финансовая бухгалтерия может занять много времени. Вы должны обеспечить точность каждой финансовой транзакции, плюс вы должны ежедневно балансировать бухгалтерские книги и отслеживать входящие и исходящие платежи сотрудников.

Это означает, что для того, чтобы освоить бухгалтерский и бухгалтерский учет, вы должны обладать отличными коммуникативными и организаторскими навыками. В любой день вам может потребоваться собирать квитанции с сотрудников, управлять командировочными расходами или возмещать людям расходы. Создание системы подачи заявок и возмещения расходов поможет вам не пропустить транзакцию, а записи будут актуальными и точными.

3. Используйте бухгалтерские услуги для улучшения процессов

Хорошее бухгалтерское или бухгалтерское программное обеспечение должно быть в вашем наборе бухгалтерских инструментов для малого бизнеса. С ростом виртуальной бухгалтерии и других видов онлайн-бухгалтерских услуг владельцам малого бизнеса необходимо идти в ногу с новейшими технологиями.

С хорошими бухгалтерскими услугами или программным обеспечением вы можете упростить ввод данных, создавать подробные финансовые отчеты, консолидировать данные и автоматизировать ведение учета. Это также простой способ повысить точность в вашем бизнесе и сократить время, затрачиваемое на выполнение повторяющихся задач.

Двойная бухгалтерия против одинарной

В методе однократной бухгалтерии бизнес-операции записываются по мере того, как вы вносите депозиты и оплачиваете счета на счет своей компании, например, ведете реестр чеков. Этот метод лучше всего подходит для небольших компаний с небольшим объемом транзакций.

Двойная бухгалтерия подходит для предприятий любого размера и сложности. В этом методе, когда запись делается на счет, соответствующая и противоположная запись делается на другой счет. Например, если вы регистрируете доход в размере 100 долларов США, вы должны сделать две записи: дебетовую запись в размере 100 долларов США, чтобы увеличить баланс денежных средств, и кредитовую запись в размере 100 долларов США, чтобы увеличить отчет о прибылях и убытках «выручка».

Как освоить бухгалтерию малого бизнеса

Понимание и отслеживание ваших финансовых данных является неотъемлемой частью финансов малого бизнеса. Вот почему, когда вы управляете бизнесом, вам либо нужно учиться на курсах бухгалтерского учета, либо отдать на аутсорсинг.

К счастью, не только можно научиться управлять своими собственными книгами, но и есть несколько заметных преимуществ в том, чтобы заняться этим самостоятельно.

Мы поговорили с двумя экспертами, чтобы помочь вам справиться с управлением своими финансами самостоятельно: Чарли Эшборн, внутренний бухгалтер здесь, в Shopify, и Шина Брэди, менеджер по успеху продавцов для Shopify Plus, который также ведет успешный бизнес, Tease Tea, и построила систему для управления бухгалтерскими книгами своего бизнеса.

Если вы новичок в отслеживании своих счетов и не можете позволить себе платить бухгалтерской компании или бухгалтеру, работающему не по найму, вы все равно можете изучить основы и управлять делами самостоятельно. Вот взгляд на бухгалтерский учет электронной коммерции с точки зрения ежедневной, ежемесячной, квартальной и годовой перспективы.

Что делать ежедневно

Ежедневно вы должны помнить о квитанциях.

Храните бумажный след обо всем, что происходит в вашем бизнесе, что может означать сохранение квитанции о вашей встрече за кофе с новым поставщиком или добавление в закладки квитанции по электронной почте для вашего последнего раунда цифровой рекламы.

Причина, по которой так важно вести эти записи, проста. Чтобы получить полную налоговую выгоду от заявления о законных коммерческих расходах, вы должны иметь возможность их поддерживать.

«Если у вас нет адекватной поддержки, вам может быть отказано как в налоговых льготах, так и в вычитаемых расходах, которые, если вы действительно имеете право на них, могут стать большим ударом при налогообложении», — говорит Чарли.

Таким образом, ваша ежедневная бухгалтерская задача состоит в том, чтобы убедиться, что у вас есть план отслеживания квитанций, счетов и соответствующих электронных писем. Вы хотите, чтобы эти документы были легко доступны, чтобы работа с ними не требовала много времени или усилий.

Квитанции и счета могут храниться в указанной папке. Если вы склонны получать электронные письма от определенных отправителей (ваших поставщиков программного обеспечения, цифровой рекламы и т. д.), вы можете настроить простое правило в своем почтовом ящике, чтобы направлять их в папку под названием «Квитанции и счета».

Вы даже можете создать простой элемент списка дел, чтобы справиться с этим процессом, что Шина и сделала для Tease Teas.

«Каждый раз, когда нам присылают счет или квитанцию ​​по электронной почте — 95% в наши дни — я загружаю вложение на Google Диск в папку счетов с разбивкой по месяцам. Это означает, что мне редко когда-либо приходится распечатывать, архивировать или хранить какую-либо информацию, что само по себе экономит много времени».

Что делать еженедельно

Бухгалтерия не должна превращаться в огромную еженедельную задачу в вашем списке дел. Есть две ключевые вещи, за которыми нужно следить каждую неделю: отчет о движении денежных средств и переменные расходы, особенно если они совсем новые.

Обратите внимание на свой денежный поток

Есть ли у вас деньги в банке, сколько и на что эти деньги должны покрывать? Это то, на что вы смотрите, когда дело доходит до денежного потока.

«Помимо доходов и расходов, ключевым моментом является управление вашими денежными средствами и вашим денежным потоком. Обычно существует ошибочное мнение, что если у вас есть доход в размере Х, то у вас есть деньги на эту сумму, но это не обязательно так», — говорит Чарли.

В повседневной жизни вам, возможно, придется принимать решения о том, когда что-то покупать или сколько тратить на свой бизнес. Понимание того, сколько денег у вас есть на руках и что еще нужно для покрытия этих денег, является ключевой частью управления вашими бухгалтерскими книгами и вашим бизнесом.

Хотите простую систему бухгалтерского учета, которая поможет планировать и анализировать ваши денежные потоки? Эта статья о том, почему денежный поток может быть важнее прибыли, включает в себя удобную электронную таблицу, которую вы можете использовать.

Следите за новыми или переменными расходами

В большинстве случаев просмотр и анализ ваших расходов может быть ежемесячной задачей. Но если у вас есть какие-либо новые расходы или переменные расходы, вы должны внимательно следить за ними, чтобы убедиться, что они соответствуют ожиданиям.

«Возьмите, к примеру, расходы на маркетинг: если вы недавно выделили бюджет для показа платной рекламы, и он колеблется день ото дня, вам следует внимательно следить за ним, пока вы не освоитесь с таким поведением», — говорит Чарли.

В конце концов, если есть способы оценить новые инициативы и расходы до конца месяца, вы сможете принимать более быстрые, но все же обоснованные решения.

Что делать ежемесячно

Если бы вы работали со штатным или удаленным бухгалтером, вы, вероятно, связывались бы с ним, чтобы ежемесячно проверять свои книги. Как мастеру «сделай сам», вы должны составить план, чтобы сесть и ежемесячно выделять некоторое время на поддержание порядка в своих книгах.

Получите снимок бизнеса

Ежемесячно вы должны смотреть на свой бизнес в целом, чтобы понять, как идут дела, и получить представление о более широкой картине.

«В конце месяца вы хотите убедиться, что у вас есть все ваши расходы, а затем посмотреть на свои продажи, свои расходы, свой доход и свою денежную позицию в целом», — говорит Чарли. «Вы также должны обязательно изучить все ключевые области бизнеса, которые вас интересуют».

Используйте бухгалтерские услуги или программное обеспечение, чтобы отслеживать тенденции, которые вы видите из месяца в месяц, и подумайте о том, как вы справитесь с предстоящим месяцем с финансовой точки зрения. Вы также можете уделять особое внимание любым новым проектам, кампаниям или операционным изменениям, чтобы увидеть, влияют ли они на ваши продажи, ваши расходы или и то, и другое.

Следите за расходами

Ваш ежемесячный обзор — это хорошее время, чтобы более стратегически подумать о том, как расходы вписываются в ваш бизнес.

«Я всегда внимательно смотрю на расходы, даже когда у нас хорошие продажи, — говорит Шина. «Большим показателем успеха в бизнесе является прибыльность, и вы часто можете получить неожиданную прибыль, проанализировав свои расходы и творчески найдя способы их снизить.

Вы можете найти различные способы сократить расходы, просматривая скидки поставщиков на основе вашей истории платежей, оптовых заказов или предварительных заказов на определенные продукты.

«В прошлом году я посмотрел на популярный чайный аксессуар, который мы продаем, и провел небольшое исследование. Я спросил нашего поставщика, есть ли место для скидки, основанной на нашей истории и моем знании производителя. Он смог снизить наши затраты на единицу продукции, и только в прошлом году мы сэкономили более 5000 долларов на этом запросе».

Будьте организованы

Если и существует налоговое и бухгалтерское клише, которое может идентифицировать каждый предприниматель, то это «обувная коробка, полная квитанций». Мечта, конечно, состоит в том, чтобы передать эту обувную коробку CPA или одной из многих бухгалтерских служб, которые могут во всем этом разобраться, но есть способы, которыми вы можете заняться обувной коробкой самостоятельно.

Во время ежемесячного обзора просмотрите все сохраненные квитанции в электронной почте, файле на Google Диске или, да, в коробке из-под обуви. Рассортируйте их по категориям расходов, как для того, чтобы быть организованным в налоговый сезон, так и для того, чтобы посмотреть, сколько вы на самом деле тратите на заказы инвентаря, а не на рекламу.

Отрегулируйте на основе того, что вам нужно знать

Нет двух одинаковых предприятий, и, хотя существуют основные принципы, которые верны для каждого бизнеса, ваше уникальное сочетание доходов и расходов может привести к несколько иному набору бухгалтерских потребностей, чем у других.

«Раньше я рецензировал свои книги на основе заказов. Каждый поступающий заказ я регистрировал и отслеживал с помощью бухгалтерского программного обеспечения», — говорит Шина. «Оказывается, в этом не было необходимости. Для нашего бизнеса все, что имело значение для наших обзоров, — это общий объем продаж по месяцам».

Если вы записываете все, что вам нужно для налоговых и бухгалтерских целей, и вы получаете финансовую информацию, необходимую для принятия стратегических решений в отношении вашего бизнеса, вы можете оптимизировать процессы, которые не являются критическими для любой из этих вещей.

Лучшая бухгалтерская программа для малого бизнеса

Если вы ищете способы упростить онлайн-бухгалтерию, вам следует рассмотреть ряд инструментов, в зависимости от потребностей вашего бизнеса:

1. А2Х. Это приложение автоматически публикует данные о продажах магазина Shopify в Xero или QuickBooks и сверяет ваши выплаты, чтобы вы могли убедиться, что все учтено правильно. A2X доверяют сотни ведущих бухгалтерских фирм электронной коммерции.
2. Интеграция OneSaaS. OneSaas объединяет бизнес-приложения для бухгалтерского учета, электронной коммерции, выполнения заказов, CRM, выставления счетов и выставления счетов, а также маркетинга по электронной почте. Вы можете легко создавать настраиваемые рабочие процессы и создавать систему бухгалтерского учета, которая растет вместе с вашим бизнесом.
3. Фрешбукс. Это облачное бухгалтерское программное обеспечение помогает вам управлять заказами Shopify в FreshBooks на основе трех объектов: товаров, счетов и платежей. Он также использует ваш инвентарь Shopify в качестве источника правды для всего управления запасами, автоматически обновляя информацию.
4. Быстрые книги. Когда вы интегрируете Shopfiy с QuickBooks, ваши заказы, инвентарь, клиенты и доставка обновляются и точны автоматически. Вы можете использовать QuickBooks для публикации информации о заказе электронной коммерции в виде пакетных записей журнала или детальной публикации на уровне заказа, а также для синхронизации с другими торговыми площадками электронной коммерции, такими как Etsy и Amazon.
5. Скамья. Bench предлагает доступные бухгалтерские услуги на аутсорсинге для вашего магазина Shopify. Приложение синхронизируется напрямую с вашими торговыми и банковскими счетами. Затем виртуальная команда бухгалтеров балансирует ваши ежемесячные бухгалтерские книги и готовит финансовые отчеты.

«Выбирая лучшую систему бухгалтерского учета, обратите внимание на одну из ведущих облачных систем учета, например QuickBooks или Zero, — говорит Эллен Мейн из A2X Accounting.

«При ведении налогового учета для вашего бизнеса Shopify недостаточно просто регистрировать продажи. Вам нужно забрать все сборы и налоги», — добавляет Эллен. «Это непростая задача без помощи приложения, коннектора или интеграции.

Выберите бухгалтерское программное обеспечение, которое публикует сводные отчеты и приписывает все ваши продажи и сборы вашей бухгалтерской системе. Это гарантирует, что по мере роста вашего бизнеса ваши книги всегда будут аккуратными и точными.

Понимание бухгалтерского учета малого бизнеса является ключом к росту

Независимо от того, ведете ли вы всю бухгалтерию самостоятельно или решаете, что лучше нанять сертифицированного бухгалтера, понимание того, как деньги проходят через ваш бизнес, является хорошим бизнесом.

«Наличие надлежащих данных и знание того, где вы находитесь, что, по-видимому, приносит вам доход и где вы можете сократить некоторые расходы, имеет решающее значение», — говорит Чарли. «Наличие надежных данных, когда дело доходит до бухгалтерского учета стартапов, поможет вам добиться успеха в будущем».

Даже если у вас небольшой опыт ведения бухгалтерского учета, теперь у вас есть непосредственные знания и доступ ко всем вашим финансам, что дает вам возможность принимать обоснованные решения о будущем вашего бизнеса. И хотя получение экспертной помощи и совета по бухгалтерскому учету полезно, убедитесь, что вы никогда не теряете четкого понимания своих цифр, независимо от того, кто у вас есть, управляя изо дня в день.