Что такое бюджетный отчет? Назначение, компоненты и преимущества

Независимо от того, управляете ли вы компанией или проектом, вам придется иметь дело с бюджетом. Бюджет — это план расходов, который вы прогнозируете, используя оценки доходов и расходов. Чтобы убедиться, что вы соблюдаете этот всегда важный операционный бюджет, вы будете составлять отчет о регулярном бюджете, а также ссылаться на финансовые отчеты.

Бюджетный отчет — это необходимый инструмент для управления вашими финансами и поддержания жизнеспособности вашего бизнеса или проекта. Чтобы избежать потенциальной денежной ямы, узнайте, что такое бюджетный отчет, какой цели он служит и из чего состоит. Мы объясним многие преимущества использования бюджетного отчета, а также продемонстрируем, как сделать его с помощью программного обеспечения для управления проектами.

Что такое бюджетный отчет?

Бюджетный отчет — это финансовая картина бизнеса или проекта за определенный период времени. Он собирает данные о фактических расходах и сравнивает их с тем, что было запланировано на этот период с точки зрения бюджета.

Это означает, что отчет о бюджете помогает определить, расходуете ли вы средства в соответствии со своим бюджетом или выходите за его пределы. Бюджетный отчет содержит как минимум два столбца: один для запланированных расходов, предусмотренных в бюджете на отчетный период, и один для фактических расходов за этот период.

При создании отчета о бюджете важно использовать инструмент, который собирает данные в режиме реального времени, чтобы предоставить вам наиболее точное представление о ваших фактических расходах за этот период. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами с отчетами в режиме реального времени. Позже мы объясним, как составить отчет о бюджете, но если вы хотите в любое время получить общее представление о своих расходах, воспользуйтесь нашей интерактивной панелью инструментов. В отличие от легковесных инструментов, наша панель управления не требует трудоемкой настройки. Он готов показать вам фактические затраты, когда вы захотите их увидеть. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Какова цель бюджетного отчета?

Основная цель отчета о бюджете — собрать данные о том, сколько вы тратите на свой бизнес или проект за определенный период. Эта информация имеет решающее значение для управления успешной компанией или проектом; вы не можете тратить вслепую и рассчитывать на то, что останетесь в бизнесе или реализуете успешный проект.

Способность иметь надлежащий контроль над расходами — это то, что держит бизнес на плаву. Это особенно верно, поскольку экономика циклически переживает хорошие и плохие времена. Бизнес не может игнорировать экономический ландшафт и рассчитывать на выживание, скорее, регулярные бюджетные отчеты помогут вам расшевелить ваш бизнес в неспокойных водах отрасли.

Еще одна цель составления отчета о бюджете — установить четкие ожидания и параметры для ваших команд. Более вероятно, что они будут тратить в соответствии с бюджетом, если они понимают, что это за бюджет и как их расходы влияют на него. Такая финансовая компетентность ведет к более эффективным расходам.

Бюджет также является лучшим предположением о том, что компания или проект собирается потратить. Точность основана на исследованиях и исторических данных. Таким образом, ваши бюджетные отчеты могут быть заархивированы и доступны при планировании будущих бюджетов, чтобы лучше оценить, каковы будут ваши затраты и расходы.

Компоненты бюджетного отчета

Бюджетный отчет может включать разные столбцы в зависимости от бизнеса или проекта. Часто отчет о бюджете является частью более крупного отчета о состоянии, в котором содержится более широкий набор точек данных. Это может помочь поместить расходы в контекст и дать более четкое представление не только о том, что было потрачено, но и о том, почему.

Но если бы вы свели бюджетный отчет к его основным элементам, он выявил бы эти четыре компонента: фактические затраты, запланированные затраты, бюджет и остаток бюджета. Любой отчет о бюджете, который вы создаете, должен включать эти четыре компонента. Давайте подробнее рассмотрим эти четыре части базового бюджетного отчета.

Фактические затраты

Фактические затраты в бюджетном отчете — это общие расходы, которые компания или проект потратили в течение времени, отраженного в отчете. Важно понимать, что прогноз или бюджет пытаются обеспечить точность, но они никогда не бывают полностью правильными. Почти всегда есть непредвиденные расходы, расходы и т. д., которые повлияют на ваш бюджет. Таким образом, фактические расходы дают вам точные данные о том, сколько вы потратили, чтобы вы могли сравнить их с тем, что, как вы думали, вы потратите за этот период.

Запланированные расходы

Запланированные затраты — это те, которые вы ожидаете для бизнеса в течение определенного периода времени или в течение более длительного проекта. Это предполагаемые затраты, основанные на заранее определенном бюджете и сроках. Некоторые из этих затрат включают сырье, затраты на рабочую силу и накладные расходы, такие как коммунальные услуги.

Бюджет

Бюджет — это финансовый план, используемый компанией или проектом для иллюстрации денежных средств, необходимых для работы в течение определенного периода или для успешного предоставления продукта или услуги проекту. Он показывает, сколько денег необходимо и время, в течение которого эти деньги должны быть потрачены для ведения бизнеса или выполнения цели проекта.

Оставшийся бюджет

Наконец, остаток бюджета — это то, что у вас осталось в плане общего бюджета после расходов за отчетный период. Он показывает, сколько денег у вас осталось, чтобы продолжить свой бизнес или реализовать свой проект. Этого должно быть достаточно, но если вы перерасходовали в течение отчетного периода времени, вам придется рассмотреть время, объем или затраты вашего бизнеса или проекта, чтобы вернуться в нужное русло.

Связанный: Бесплатный шаблон бюджета проекта для Excel

5 преимуществ бюджетных отчетов

Мы уже обсуждали назначение бюджетного отчета, но есть и преимущества. Естественно, цель является частью преимуществ, но отчет о бюджете настолько важен, что стоит вбить себе в голову важность его использования при управлении бизнесом или проектом.

1. Выявляет угрозы

Одним из преимуществ является то, что отчет о бюджете может показать вам возможные угрозы, которые могут негативно повлиять на вашу компанию или проект. Поэтому у вас есть время ответить на них, прежде чем они смогут сорвать вашу работу. Если вы видите, что есть проблемы, вы можете изменить свой график или объем работ, чтобы сохранить бюджет и не сбиться с пути.

2. Сообщает будущие оценки

Архивирование отчетов о бюджете, как отмечалось выше, может быть полезно при планировании вашего следующего бюджета или проекта, поскольку они обеспечивают историческую запись, которая может информировать ваши оценки в будущем. Это может помочь компаниям определить рост или определить жизнеспособность или слабость будущего проекта.

3. Отслеживает производительность

С точки зрения текущей бизнес-среды или текущего проекта, которым вы управляете, отчет о бюджете помогает отслеживать эффективность. Это также полезно для более эффективного распределения средств и определения того, где есть потери, которые затем можно сократить, чтобы ваши деньги пошли дальше.

4. Устанавливает ответственность

Еще одним преимуществом использования бюджетного отчета является подотчетность. Бюджет может быть создан руководством, но работники компании и команды, выполняющие проекты, тратят эти деньги. Будь то их труд или ресурсы, которые они используют для выполнения своей работы, регулярные бюджетные отчеты позволяют им узнать, работают ли они эффективно или им нужно быть более осторожными.

5. Описывает позицию ликвидности

Есть также информация, которую дает бюджетный отчет о состоянии ликвидности компании. То есть, сколько денег на руках. Это информирует бюджет денежных средств, который позволяет компании узнать, достаточно ли у нее денежных средств, чтобы справиться с притоком и оттоком, необходимым для ее оперативных нужд. Он играет роль в более широком процессе принятия решений компанией, предлагая информацию о ее положении должника и будущем возмещении, определяя, может ли компания погасить свои взносы, и предлагая полезную информацию инвесторам.

Как составить бюджетный отчет с помощью ProjectManager

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет создавать настраиваемые отчеты в режиме реального времени, чтобы они отображали только то, что вы хотите видеть. После создания отчета вы можете опубликовать его в разных форматах и ​​распространить среди заинтересованных лиц, чтобы держать их в курсе бюджета. Вот пошаговое руководство по созданию отчета о состоянии, который включает информацию о вашем бюджете.

Начните с установки базовой линии

Используйте наши надежные диаграммы Ганта, чтобы планировать свою работу. Вы можете организовать свои задачи, ресурсы и затраты. Отметьте свою работу на временной шкале, чтобы увидеть все, что вам нужно сделать, в одном месте, а затем установите базовый план. Это фиксирует ваши запланированные усилия, поэтому вы сможете сравнить их с вашими фактическими усилиями при создании отчета о состоянии.

Нажмите на значок отчета

Теперь, когда вы готовы создать отчет, найдите и щелкните значок отчетов, который выглядит как буфер обмена с разлинованной бумагой. Оттуда вы попадете на страницу отчета. С левой стороны находится список всех отчетов, которые вы можете создать. Есть отчет портфолио, отчет о состоянии, план проекта, задачи, расписания, доступность, рабочая нагрузка и отклонения.

Выберите отчет о состоянии проекта

Когда вы выбираете отчет о состоянии проекта, справа будет фильтр. Оттуда выберите заголовок, статус проекта и столбцы, которые вы хотите включить в отчет. Просто отметьте те, о которых вы хотите сообщить. Например, есть вариант бюджета, который вы можете выбрать. Если вы выберете здоровье, вы увидите затраты и рабочую нагрузку.

Затем вы можете либо просмотреть отчет в своем веб-браузере, либо щелкнуть PDF или Excel, чтобы загрузить его и поделиться им с заинтересованными сторонами. Затем отчет покажет запланированную стоимость, запланированную стоимость ресурсов, процент завершения и многое другое.

Настраиваемые отчеты — это только часть того, что предлагает наше программное обеспечение. У нас есть инструменты, необходимые для работы с кросс-функциональными командами. Наши многочисленные представления проекта означают, что то, что запланировано на диаграмме Ганта, может быть опубликовано на досках канбан, в списках и в представлениях календаря. Все данные обновляются в режиме реального времени, поэтому все работают на одной странице. Есть также функции управления задачами, управления рисками и управления ресурсами, чтобы поддерживать вашу производительность и бюджет.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое позволяет командам планировать, управлять и отслеживать свою работу в режиме реального времени. Наши мощные инструменты отчетности помогут вам не отставать от графика и бюджета. Присоединяйтесь к командам Avis, Nestle и Siemens, которые используют наше программное обеспечение для достижения успеха. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.