Процесс бюджетирования в бизнесе и управлении проектами

Есть одна вещь, которая объединяет все предприятия с управлением проектами: деньги. Без финансирования и надлежащего процесса составления бюджета проекты в любой отрасли останавливаются. Бюджетирование — это то, как расходуются эти средства.

Но сначала давайте определим, что такое бюджет, и рассмотрим типы бюджетов и методы составления бюджета. Понимая процесс составления бюджета для бизнеса и управления проектами, вам будет легче понять, как составлять бюджет для вашей компании или проекта.

Что такое бюджет?

Бюджет - это оценка доходов и расходов, которые происходят в течение определенного периода времени. Это живой документ, который периодически пересматривается и пересматривается. Любое предприятие, которое тратит деньги, будет использовать бюджет для управления своими расходами, будь то бизнес, проект, государственное учреждение или даже личное домашнее хозяйство.

Еще один способ взглянуть на бюджет — это финансовый план. Он планирует ваши расходы в течение определенного периода времени. Использование бюджета имеет важное значение для успешного осуществления любого финансового предприятия. Вот почему существуют корпоративные бюджеты, проектные бюджеты и государственные бюджеты для поддержки различных услуг.

Бюджетный процесс описывает ресурсы, необходимые для управления бизнесом или проектом, но это еще не все, что может сделать бюджет. Это инструмент для постановки целей на квартал или год, измерения результатов и планирования на случай непредвиденных обстоятельств. Независимо от того, ведете ли вы бизнес или управляете проектом, программное обеспечение для управления проектами поможет вам планировать, управлять и отслеживать свой бюджет.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами с надежными диаграммами Ганта, которые помогают управлять ресурсами и затратами в режиме реального времени. Вы можете организовать свои задачи и привязать ресурсы и затраты к каждой. Свяжите зависимости, чтобы избежать дорогостоящих задержек, и даже отфильтруйте критический путь, чтобы узнать, какие задачи необходимы для успеха проекта. После того, как вы установите базовый уровень, вы сможете отслеживать запланированные расходы в сравнении с фактическими затратами в режиме реального времени. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Типы бюджетов

Учитывая, что бюджеты могут применяться к стольким различным объектам, неудивительно, что существует множество различных типов бюджетов. Каждый из этих бюджетов помогает контролировать расходы в течение года, чтобы вы не перерасходовали средства. Они имеют решающее значение для принятия важных финансовых решений, но различаются в зависимости от потребностей бизнеса и проекта.

Бюджет проекта

Бюджет проекта используется для оценки стоимости проекта. Он создается руководителем проекта и используется для отслеживания затрат на этапе выполнения проекта и внесения любых корректировок, которые будут поддерживать финансовое положение проекта. Бюджет проекта разбивает затраты на отдельные задачи и ресурсы, необходимые для их выполнения.

Основной бюджет

Как следует из названия, основной бюджет состоит из всех отдельных бюджетов, таких как продажи, производство и т. д., которые используются в бизнесе. Это делается для того, чтобы представить полную финансовую картину компании и показать, как определенные доходы и расходы вписываются в бизнес. Общий бюджет чаще встречается в крупных компаниях, хотя небольшие компании могут использовать его для просмотра финансов по категориям или отделам.

Операционный бюджет

В операционном бюджете перечислены все расходы и доходы, которые компания оценивает для своих ежемесячных или годовых операций. Это способ понять, сколько денег вам нужно для успешного ведения бизнеса. Операционный бюджет состоит из постоянных и переменных затрат, доходов и непредвиденных расходов. Они представляют собой комбинацию бюджетов продаж и производства, прямых материалов и рабочей силы, а также накладных и административных расходов.

Связанный: Бесплатный шаблон операционного бюджета для Excel

Бюджет продаж

Бюджет продаж связан с оценкой дохода, который вы ожидаете получить от продаж и расходов за определенный период времени. Создав бюджет продаж, вы сможете планировать свои расходы и корректировать их по мере необходимости. Чем точнее ваш бюджет продаж, тем лучше вы можете гарантировать, что у вас есть материалы и инвентарь под рукой, чтобы удовлетворить спрос клиентов.

Финансовый бюджет

Финансовый бюджет используется для определения того, сколько денег вам нужно для достижения ваших краткосрочных и долгосрочных целей. Он делает это, глядя на ваши активы, обязательства и собственный капитал. Когда это будет сделано, у вас будет моментальный снимок состояния вашего бизнеса и его стабильности. Финансовый бюджет часто используется, когда бизнес ищет финансирование или готовится к первичному публичному предложению (IPO).

Бюджет движения денежных средств

Важно знать, сколько денег поступает в ваш бизнес и уходит из него за определенный период времени, а бюджет денежных потоков помогает спрогнозировать этот денежный поток. Знание вашего денежного потока имеет решающее значение для принятия важных финансовых решений, но также помогает находить проблемы и предотвращать перерасход. В идеале вы хотите убедиться, что поступает достаточно денег, чтобы покрыть деньги, уходящие из вашего бизнеса. Отрицательный денежный поток — это когда у вас недостаточно денег, чтобы покрыть компенсационные расходы.

Методы бюджетирования

Методы бюджетирования — это то, как вы реализуете процесс бюджетирования. Так же, как существует множество типов бюджетов, существует множество методов составления бюджета. И, как и в случае с типами бюджетов, здесь нет единственно правильного выбора. Вы должны принять это решение, основываясь на привычках расходов и стратегическом планировании. Вот четыре метода составления бюджета, которые помогут вам начать работу.

Бюджетирование с нуля

Бюджетирование с нулевой базой — это просто доходы минус расходы равны нулю. Это один из наиболее распространенных методов составления бюджета, который начинается с предположения, что все бюджеты равны нулю и перестраиваются с нуля. Это создает очень жесткий бюджет и позволяет избежать любых расходов, которые не являются необходимыми для успеха бизнеса. Это восходящий метод составления бюджета, который используется для сдерживания затрат, но требует много времени.

Инкрементное бюджетирование

Дополнительный бюджет работает, используя фактические цифры за предыдущий год и добавляя или вычитая процент от них, чтобы определить бюджет на текущий год. Это очень распространенный метод составления бюджета, поскольку он прост и лучше всего используется, когда основные факторы затрат не меняются из года в год. Но это может увековечить неэффективность, привести к дефициту бюджета и игнорировать внешние факторы активности и производительности.

Бюджетирование по видам деятельности

Бюджетирование на основе деятельности — это подход «сверху вниз». Он определяет количество входов, необходимых для поддержки результатов, установленных бизнесом. Действия, связанные с затратами, регистрируются, анализируются и исследуются. Это строгий метод составления бюджета, который помогает снизить производственные затраты при одновременном повышении эффективности производства и определяет, как сделать продукцию более экономичной.

Бюджетирование ценностного предложения

При использовании бюджетирования ценностного предложения вы спросите себя, почему это включено в бюджет, создает ли оно ценность для клиента, персонала или заинтересованных сторон и превышает ли ценность этого элемента его стоимость? Если это не так, как вы оправдываете стоимость? Ответив на эти вопросы, вы гарантируете, что все в вашем бюджете принесет пользу вашим клиентам.

Как составить бюджет проекта или бизнеса за 6 простых шагов

Процесс бюджетирования начинается с составления бюджета. Независимо от того, управляете ли вы бизнесом или проектом, вот шесть шагов, которые необходимо выполнить, чтобы создать бюджет.

1. Выберите подход к составлению бюджета

Как показано выше, существует множество подходов к составлению бюджета. Подходящий для вас процесс составления бюджета — это первый шаг в определении бюджета вашего бизнеса или проекта. Посмотрите на свое текущее финансовое положение и свои приоритеты и выберите бюджетный подход, который соответствует вашим финансовым целям.

2. Определите цель вашего бюджета

Опять же, существуют различные причины для бюджета, такие как бюджет продаж, операционный бюджет и т. д. Прежде чем вы сможете начать, вы должны знать, какой бюджет вы составляете. Это поможет вам в процессе составления бюджета.

3. Составьте план действий

Теперь, когда у вас есть метод и цель, пришло время создать план действий, то есть шаги, которые приведут вас к завершенному бюджету. Вы захотите определить масштаб, например, цели и запланированные результаты. Затем вы захотите поместить это на временную шкалу, чтобы отслеживать свой бюджет за определенный период.

4. Оцените постоянные и переменные затраты

Во-первых, постоянные затраты — это те, которые не меняются, например, ваша арендная плата, счета за коммунальные услуги, заработная плата, страховка, проценты по кредитам, налоги на имущество и т. д. Переменные затраты — это те, которые могут измениться, например, сырье, рабочая сила, комиссионные с продаж. , доставка и т. д. Вместе они составят большую часть вашего бюджета.

5. Оцените ожидаемый доход

Ожидаемый доход — это сумма денег, которую компания рассчитывает получить от продаж. Это может быть так же просто, как количество проданных единиц, умноженное на то, сколько было продано. Но доходы не учитывают затраты и расходы. Используйте исторические данные и исследования рынка, чтобы оценить ожидаемую прибыль за бюджетный период.

6. Создайте резервный фонд

Как видите, все эти цифры являются приблизительными. Они должны быть максимально точными и основываться на исследованиях и данных, но это не данность. Вот почему так важно иметь резервный фонд при составлении бюджета. Это сумма денег, отложенная для компенсации неточностей, присущих оценке расходов и доходов в бюджете, а также для покрытия рисков.

Как ProjectManager помогает в процессе бюджетирования

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, помогающее в процессе составления бюджета. Когда вы начинаете проект, импортируя файл Excel или Microsoft Project или используя один из наших отраслевых шаблонов, вы можете установить бюджет проекта. Мы показали, как вы можете планировать свой бюджет на диаграммах Ганта, которые организуют ваши задачи и связанные с ними ресурсы и затраты. Но вы можете сделать гораздо больше, чтобы управлять своими затратами и отслеживать их на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Мониторинг затрат с помощью информационных панелей в реальном времени

Процесс составления бюджета не ограничивается планированием, но также должен контролироваться и изменяться во избежание перерасхода средств. С помощью наших информационных панелей в режиме реального времени вы можете получить общий обзор своих затрат, а также другие показатели, которые могут предупредить вас о проблемах, чтобы вы могли быстро их решить. Наша живая информационная панель автоматически собирает данные в режиме реального времени и отображает их в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. В отличие от облегченного программного обеспечения, для настройки нашей панели управления не требуется длительная настройка. Он готов, когда вы готовы.

Используйте табели учета рабочего времени и диаграмму рабочей нагрузки для отслеживания ресурсов

Ресурсы — это все, что вы используете для выполнения своей работы, от рабочей силы до материалов и всего, что между ними. Чтобы уложиться в бюджет, важно отслеживать ресурсы, а в нашем инструменте есть функции управления ресурсами, упрощающие эту задачу. Когда вы присоединяетесь к команде, вы можете добавить их доступность, включая выходные дни, отпуска и глобальные праздники, что упрощает их назначение. Наши безопасные табели учета рабочего времени упрощают начисление заработной платы и позволяют вам видеть, где каждый член команды выполняет свои задачи, чтобы вы могли видеть, укладываются ли они в график. Существует также диаграмма рабочей нагрузки с цветовой кодировкой, которая показывает, не превышается ли кто-либо. Вы можете сбалансировать рабочие нагрузки прямо из диаграммы, чтобы они работали с полной нагрузкой без затрат на сверхурочные.

Наши функции управления ресурсами помогут вам оставаться в рамках бюджета, как и наши инструменты управления задачами и рисками. Если ваша команда отстает, это означает, что дополнительные деньги и проблемы могут отвлечь ваш проект и негативно сказаться на бюджете. Использование наших функций отчетности позволяет вам глубже изучить данные, чем панель мониторинга, и отслеживать статус проекта, отклонения и многое другое. Все отчеты настраиваются для фильтрации только той информации, которую вы хотите видеть, и ими можно легко поделиться с заинтересованными сторонами, которые заинтересованы в вашем проекте.

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое помогает планировать, управлять и отслеживать бюджеты в режиме реального времени. Наша платформа для совместной работы позволяет вам обмениваться файлами, комментировать и многое другое, объединяя всех, независимо от того, находятся ли они в соседнем офисе или в другом месте. Присоединяйтесь к командам Avis, Nestle и Siemens, которые используют наше программное обеспечение для достижения успеха. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.