Краткое руководство по картированию бизнес-процессов

Работайте в темноте, и в конце концов вы наткнетесь на стену. В то время как миф о предпринимателе, который придумывает идею на миллион долларов, возвращается обратно и наблюдает, как деньги катятся, может быть убедительным, это вымысел. Предприятия должны планировать и выполнять задачи организованно.

Для этого каждой компании нужны бизнес-процессы для управления работой и достижения целей. Бизнес-процесс — это ряд задач или шагов, которые организация должна предпринять для достижения конкретной цели.

Управление этими бизнес-процессами делает компании эффективными, и именно поэтому было создано управление бизнес-процессами (BPM). Управление бизнес-процессами — это дисциплина, в которой используется ряд инструментов и методов, помогающих менеджерам оптимизировать бизнес-процессы.

Один из этих методов называется отображением бизнес-процессов. Давайте определимся, что это такое и почему это так важно при управлении бизнес-процессами.

Что такое картирование бизнес-процессов?

Картирование бизнес-процессов состоит из использования диаграммы рабочего процесса или карты процесса для визуального представления бизнес-процесса и определения:

• Что такое этапы бизнес-процесса
• Кто за что отвечает в бизнес-процессе
• Какие инструменты будут использоваться
• Каков стандарт для завершения этого бизнес-процесса
• Как определяется успех

Имея четкую диаграмму рабочего процесса или подробную карту бизнес-процессов, легко увидеть, что можно улучшить в бизнес-процессе для повышения эффективности и производительности. Это также способ взять конкретную цель и измерить ее, чтобы сравнить ее с общими целями бизнеса, чтобы убедиться, что они согласованы.

Теперь, когда мы поняли, что такое картирование бизнес-процессов, давайте узнаем, как создать карту процесса.

Что такое карта процесса?

Карта процесса — это, по сути, блок-схема, которая представляет элементы бизнес-процесса с помощью символов. Эти символы имеют стандарт, известный как нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN), который был создан Инициативой по управлению бизнес-процессами.

Однако вам не нужно быть экспертом BPMN, чтобы создать карту процесса, сегодня существует множество онлайн-инструментов для картирования бизнес-процессов, которые автоматизируют этот процесс за вас.

Этапы отображения бизнес-процессов

Картирование процессов может помочь в достижении многих бизнес-целей, от улучшения процессов до обучения и уточнения рабочих процессов, а также в обеспечении соответствия нормативным требованиям, внутреннего аудита и уточнения ролей в бизнесе. Вот 7 шагов, чтобы создать карту процессов для вашего бизнеса.

1. Идентификация процесса

Определите цели, объем, участников и области работы, на которых вы хотите сосредоточиться. Это может быть сделано на трех уровнях: реактивный, при обращении к процессу, который не удался или неэффективен; стратегический, как при капитальном ремонте высокого уровня; клиентоориентированность, например стремление к более полному удовлетворению потребностей клиентов.

2. Соберите команду

Наймите группу людей, которые работают с процессом, хотя также полезно иметь в составе старшего руководителя, поскольку он может помочь с утверждением, когда запрашиваются изменения.

3. Сбор информации

После того как вы идентифицировали процесс, вы должны собрать информацию, необходимую для создания карты процесса, например, кто, что, где и когда в бизнес-процессе. Это делается путем сбора информации и проведения интервью с людьми, которые выполняют ту работу, которую вы составляете.

4. Картирование процесса

Возьмите всю собранную информацию и превратите ее в блок-схему карты процесса. Это, вероятно, будет включать процесс или общий рабочий процесс. Все карты процессов разные, но это основные элементы, которые вы должны включить в свою схему рабочего процесса:

• Задачи: Каждый шаг рабочего процесса.
• События: триггеры или шлюзы, которые начинают, перенаправляют или завершают процесс.
• Участники: лица, участвующие в бизнес-процессе.

5. Анализ

Изучите карту процесса и оспаривайте каждый из шагов, задавая вопросы, почему каждый из них.

6. Разработайте и установите новые методы

После того, как анализ процесса выявил ненужную работу, посмотрите, как шаги можно объединить, переставить или добавить новые шаги для повышения эффективности.

7. Управляйте процессом

Теперь бизнес-процесс необходимо поддерживать и хранить, а также регулярно проверять, а также отслеживать изменения процесса.

Типы карт бизнес-процессов

Картирование бизнес-процессов может быть выполнено несколькими способами. Существуют различные типы карт процессов, которые можно использовать для визуализации процессов. Каждая из этих карт процессов имеет свои преимущества и недостатки.

Диаграмма процесса

Блок-схемы являются наиболее распространенным типом карт процессов. Они могут быть нарисованы вручную или созданы в программе. Простота использования и знакомство являются преимуществом, но недостатком этих типов отображения бизнес-процессов является отсутствие гибкости для адаптации и изменения блок-схемы.

Связанный: 3 бесплатных инструмента для создания сетевых диаграмм

Схема плавательной дорожки

Диаграмма дорожек действует как классическая блок-схема, за исключением того, что в диаграмме дорожек каждый шаг разделен между разными командами или отдельными лицами, которые за них отвечают. Отсюда и название «плавательная дорожка», так как схема выглядит как дорожки в бассейне для плавательных кругов. Преимущества и недостатки примерно такие же, как и у блок-схемы.

Карта потока создания ценности

Карта потока создания ценности часто используется в бережливых приложениях с шестью сигмами. Это не так просто проанализировать с первого взгляда. Поэтому это больше полезно для тех, кто ищет более глубокое представление о бизнес-процессах. Карты потока создания ценности не рекомендуются для того, чтобы дать людям удобочитаемую сводку процессов.

Диаграмма SIPOC

Поставщик Входы Процесса Выходы Клиент, или SIPOC — это упрощенная карта бизнес-процессов. Он удаляет большую часть информации и фокусируется исключительно на сути процесса и вовлеченных людях. Естественно, это даст обзор, который можно быстро понять, но не даст глубокого понимания процесса и того, как процессы взаимодействуют.

Программного обеспечения

Существует программное обеспечение для отображения бизнес-процессов. Эти инструменты помогают отслеживать процессы после того, как сопоставление было выполнено, поэтому вы можете увидеть, как они работают, а где неэффективно из-за узких мест, пропущенных сроков и других препятствий. Преимущество использования бизнес-процесса заключается в том, что он автоматизирует создание карт процессов и имеет другие функции, которые сотрудники могут использовать для управления своими задачами и списками дел. Это также позволяет руководству легко контролировать происходящее.

Преимущества картирования бизнес-процессов

Использование карты процессов для визуализации того, как работает бизнес, каковы роли людей, а также обязанности и стандарты бизнеса, необходимо по нескольким причинам.

Поддерживать соответствие

Это помогает поддерживать соответствие компании стандарту ISO 9001. Это набор стандартов, направленных на обеспечение того, чтобы бизнес удовлетворял потребности своих клиентов и соблюдал соответствующие правила.

Существует также соблюдение Закона Сарбейнса-Оксли от 2002 г., также известного как Закон о реформе бухгалтерского учета в публичных компаниях и защите инвесторов от 2002 г. Этот федеральный закон требует прозрачности и надлежащего раскрытия информации для всех публичных компаний. Документация по управлению бизнес-процессами является ключевым компонентом этого акта.

Помогает с адаптацией

Картирование бизнес-процессов также имеет решающее значение для адаптации новых сотрудников. Благодаря набору документированных процессов, которым должен следовать новый сотрудник, его переход сокращается и не отнимает у других сотрудников столько времени на обучение и другие вещи. Карта процесса также создает последовательный процесс адаптации и преемственность между новыми сотрудниками.

Поддерживает общение

Картирование бизнес-процессов также является отличным способом эффективного общения с другими людьми в бизнесе и за его пределами. Поскольку картирование бизнес-процессов представляет собой визуализацию процесса, ее легче усвоить, чем длинный блок для всех в бизнесе.

Упрощает аудит

Внутренние аудиты можно проводить более эффективно с помощью карт процессов. Они могут убедиться, что работа всегда соответствует бизнес-стандартам и практикам. Это также приводит к совершенствованию процесса. Как только процесс задокументирован и понят, его можно изучить, чтобы увидеть, как его улучшить.

Связанный: Использование операционного совершенства для повышения производительности

Улучшает решение проблем

Карты процессов также могут помочь в решении общих проблем. Они создают визуализацию процесса и тем самым облегчают обнаружение конфликтов. Если где-то в процессе есть блокировка, визуальная карта прояснит, что привело к этому узкому месту, и предложит пути его устранения.

Кроме того, картирование бизнес-процессов помогает выявить риски, вызванные процессами, которые могут открыть бизнес для юридических проблем или проблем со здоровьем и безопасностью. Отображение общей картины также может помочь бизнесу с передовым опытом.

История картирования бизнес-процессов

Процессный подход к управлению качеством и то, как каждый процесс связан с другими процессами в бизнесе, лежит в основе картирования бизнес-процессов. Это восходит к первому структурированному методу документирования технологического процесса, блок-схеме, которая была введена инженером Фрэнком Гилбретом в 1921 году.

Затем эти инструменты были подхвачены промышленной инженерией, и в начале 1930-х годов инженер-технолог Аллан Х. Могенсен начал обучать других этому методу. Арт Спинангер, окончивший один из курсов Могенсена, перенес эту дисциплину в Procter and Gamble и разработал программу упрощения работы под названием «Программа преднамеренных изменений методов».

Еще один выпускник Могенсена, организационный теоретик Бен. С. Грэм применил блок-схему процесса к обработке информации, разработав многопоточную схему процесса, которая отображает несколько документов и их отношения.

Картирование бизнес-процессов лучше всего работает с программным обеспечением, доступным для всех в бизнесе, обновляющим их статус в режиме реального времени и предоставляющим менеджерам портал для мониторинга и отслеживания прогресса. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое имеет панель мониторинга в реальном времени для отслеживания процессов и составления отчетов о них, а также платформу для совместной работы, которую каждый может использовать для облегчения работы и общения, а также доски Канбан для создания карт процессов. Узнайте, как это может помочь вам оптимизировать ваши бизнес-процессы сегодня с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии.