Как рассчитать отклонение по стоимости для проекта (с формулой)

На протяжении всего жизненного цикла проекта менеджеры проекта проверяют ход выполнения и сравнивают его с планом проекта, сравнивая свои прогнозы с реальностью. Если они не будут делать это регулярно, велика вероятность того, что бюджет пострадает, и их проект полностью провалится. К счастью, такие отклонения от плана, как отклонение в стоимости, не приводят к провалу проекта.

На самом деле, они действительно могут усилить его. Ключ в том, чтобы обнаружить их и внести коррективы, чтобы оставаться на правильном пути. Одним из лучших способов избежать перерасхода средств является расчет отклонения затрат.

Понимание стоимости проекта

Все проекты стоят денег, независимо от их размера, охвата или результатов. Мы все слышали, что «бесплатных обедов не бывает». То же самое и с проектами – не бывает проектов без затрат. Эти расходы бывают разных форм, от стоимости материалов до просто стоимости ведения бизнеса (аренда, заработная плата и т. д.). Задача менеджера проекта — учесть все эти расходы и создать гибкий бюджет.

Различные типы затрат по проекту

Чтобы полностью понять отклонение стоимости проекта, полезно ознакомиться с основными типами стоимости проекта. Взгляните на четыре, которые вы, скорее всего, увидите. В большинстве проектов есть все четыре, и каждый из них может внести свой вклад в общее отклонение затрат:

• Прямые затраты: Думайте о прямых затратах как о затратах, которые идут прямо на проект для достижения результатов. Полезным примером прямых затрат является стоимость материала, необходимого для создания чего-либо. Стоимость этих материалов идет на создание конечного продукта.
• Косвенные затраты. Косвенные затраты, с другой стороны, идут на финансирование «закулисных» расходов, которые возникают на протяжении всего жизненного цикла проекта. Они также известны как накладные расходы. Например, расходы по аренде офисного помещения являются общими постоянными накладными расходами. Эти расходы должны быть оплачены для завершения проекта, но они также идут на поддержку других проектов.
• Фиксированные затраты: Фиксированные затраты — это расходы с установленными ценами, которые не подлежат никаким изменениям. Это надежные расходы, которые не будут колебаться и потенциально могут привести к снижению бюджета. Как прямые, так и косвенные затраты также могут быть постоянными (или переменными). Например, фиксированная стоимость может выглядеть как фиксированная плата, взимаемая подрядчиком за свои услуги.
• Переменные затраты: Переменные затраты, с другой стороны, не так предсказуемы. Например, стоимость аренды оборудования может увеличиваться или уменьшаться в зависимости от поставщика, спроса или того, как долго оборудование необходимо.

Связанный: Бесплатный шаблон бюджета проекта для Excel

Что такое отклонение по стоимости в управлении проектами?

Отклонение по стоимости (также называемое CV) — это разница между затратами по проекту, оцененными на этапе планирования, и фактическими затратами. Другими словами, это то, насколько фактические затраты отличаются от запланированных. Расчет отклонения по стоимости — это то, как менеджеры проектов отслеживают расходы, чтобы увидеть, находится ли проект в рамках бюджета или превышает его.

Эти расчеты являются частью метода, называемого управлением освоенной стоимостью (EVM). В системе EVM цель управления затратами состоит в том, чтобы установить, является ли отклонение положительным, отрицательным или нулевым.

Когда руководители проектов получают данные анализа освоенного объема, они могут вносить необходимые коррективы, чтобы не сбиться с пути. Если дисперсия чрезвычайно высока (отрицательная), необходимо внести изменения. Если наблюдается чрезвычайно низкая дисперсия затрат (положительная) или нулевая дисперсия, они могут принять это за признак эффективного управления затратами.

Четыре типа формул отклонения затрат в EVM

Существует четыре варианта формулы отклонения затрат, используемых в управлении освоенным объемом (EVM). Каждое из этих уравнений дисперсии решается для разных значений, поэтому очень важно понимать их все и что именно они показывают.

Разница в стоимости

Отклонение затрат (CV) = освоенная стоимость (EV) – фактические затраты (AC)

Отклонение по стоимости — это именно то, насколько проект превышает или не соответствует бюджету. Уравнение отклонения стоимости вычитает фактическую стоимость из освоенного объема, чтобы найти это число.

Процент отклонения стоимости

Процент отклонения затрат (CV%) = отклонение затрат (CV) / освоенный объем (EV)

Процент отклонения стоимости — это процент превышения или недофинансирования бюджета проекта. Это рассчитывается путем деления отклонения затрат от освоенного объема.

Индекс эффективности затрат

Индекс эффективности затрат (CPI) = освоенная стоимость (EV) / фактические затраты (AC)

Индекс эффективности затрат (CPI) — это метрика, используемая для оценки того, насколько хорошо ресурсы используются в проекте. При вычислении ИПЦ значение будет одним из двух:

• Меньше или равно 1 (ресурсы используются неэффективно)
• Больше или равно 1 (ресурсы используются эффективно)

Чтобы найти индекс потребительских цен, необходимо разделить заработанную стоимость на фактические затраты.

Полный индекс эффективности затрат

Завершить Индекс эффективности затрат (TCPI) = (Общий бюджет — EV) / (Общий бюджет — AC)

Решение для полного индекса эффективности затрат (TCPI) чрезвычайно полезно, особенно если вы столкнулись с высокой (отрицательной) дисперсией проекта. TCPI — это индекс, показывающий, как ресурсы должны использоваться для остальной части проекта, чтобы не выйти за рамки или в рамках бюджета.

Чтобы найти TCPI, начните с вычитания освоенного объема из общего бюджета. Затем вычтите фактическую стоимость из общего бюджета. Наконец, разделите первое частное на второе частное.

Использование инструментов для автоматического расчета отклонений по проекту

На протяжении всего жизненного цикла проекта вы захотите иметь в своем распоряжении каждую из этих формул отклонения затрат. К счастью, существуют инструменты управления затратами, которые упрощают отслеживание отклонений, поэтому вам не нужно вручную обрабатывать цифры.

ProjectManager автоматически заполняет формулы правильными значениями и предотвращает любую человеческую ошибку, которая может привести к серьезным ошибкам при составлении бюджета. Такие факторы, как общий бюджет, фактические затраты, освоенная стоимость и т. д., обновляются в режиме реального времени, поэтому вы всегда видите самые актуальные данные.

Создавайте бюджеты проектов и управляйте ими, а также просматривайте сравнение фактических затрат с запланированными на информационной панели проекта. Информационная панель проекта ProjectManager обновляется автоматически, поэтому вы всегда смотрите на самые последние цифры и принимаете самые разумные решения по бюджету. В этом заключается вся разница между обнаружением отклонений по стоимости и упущением важных деталей. Следите за базовыми затратами, а также за расходами и бюджетом проектов.

Нужно поделиться этой информацией с заинтересованными сторонами? Создайте отчет о бюджете всего за несколько кликов, чтобы команда всегда была в курсе и вместе принимала лучшие решения. Наличие этой информации у вас под рукой и возможность поделиться ею — вот разница между проектами, уложившимися в бюджет, и проектами, превышающими бюджет, что может привести к перерасходу средств и полному провалу.

Для расчета отклонения по стоимости требуется программное обеспечение для управления проектами, достаточно надежное для расчета и систематизации данных в режиме реального времени. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое удерживает расходы вашего проекта в рамках бюджета. Попробуйте сегодня с этой бесплатной 30-дневной пробной версией.