Управление денежными потоками: почему денежный поток может быть важнее прибыли

Улучшение денежного потока — разумный шаг для любого бизнеса. Неважно, насколько хороша ваша бизнес-модель, насколько вы прибыльны или сколько инвесторов вы привлекли. Если вы ищете одну область, на которой можно сосредоточиться и которая окажет огромное влияние на ваш бизнес, то это она.

Новые и растущие предприятия часто не имеют резерва дополнительных денежных средств, чтобы справиться с дефицитом, потому что они всегда реинвестируют. Годы наиболее значительного роста, включая первые несколько лет жизни бизнеса, также являются сложными, когда речь идет о движении денежных средств.

Управление денежными потоками — одна из многих причин, по которым так сложно начать новый бизнес.

Что такое управление денежными потоками?

Итак, что же такое управление денежными потоками? Денежный поток — это сумма денег, наличных и безналичных, входящих и выходящих из бизнеса. Положительный денежный поток означает, что поступает больше денег, чем уходит, а отрицательный денежный поток означает, что поступает меньше денег, чем необходимо бизнесу для покрытия расходов.

Чтобы рассчитать денежный поток, бизнес принимает к сведению денежные средства, доступные в начале и в конце определенного периода. Этот период времени может составлять неделю или месяц. Бизнес будет иметь положительный денежный поток, если в конце периода на счете будет больше, чем в начале периода; он будет иметь отрицательный денежный поток, если в конце будет меньше денежных средств.

Умение управлять денежными потоками — одна из лучших вещей, которые вы можете сделать для своего бизнеса. Мало того, это навык, который вы можете перенести в другие предприятия, а также в свои личные финансы.

Разница между денежным потоком и прибыльностью

Денежный поток — это не то же самое, что рентабельность. Прибыльный бизнес может по-прежнему быть не в состоянии оплачивать свои счета. Точно так же только потому, что бизнес выполняет все свои финансовые обязательства, не означает, что он прибыльный.

Прибыль — это основной бухгалтерский термин для малого бизнеса, который на самом деле существует только на бумаге. Измерение прибыли — это особый взгляд на бизнес. Это не говорит вам много о том, как бизнес продвигается изо дня в день.

Как рассчитать прибыль

Первый шаг к расчету прибыли — взять общий доход, а затем вычесть стоимость проданных товаров. Разница и есть ваша валовая прибыль.

Доход – стоимость проданных товаров = валовая прибыль

Например, если вы продали кресел-качалок на 100 000 долларов, а сами кресла оптом обошлись вам в 50 000 долларов, ваша валовая прибыль составит 50 000 долларов.

Доход: $100 000
Стоимость проданных товаров - 50 000 долларов США
Валовая прибыль: 50 000 долларов США

Конечно, у вас, вероятно, будут другие расходы, помимо покупки стульев. Например, вам нужно место для хранения стульев, и вы можете разместить рекламу, чтобы увеличить продажи. Эти расходы называются операционными расходами, и они вычитаются из вашей валовой прибыли.

Операционные расходы включают в себя большинство расходов, которые напрямую не связаны с тем, что вы продаете, например, аренду, оборудование, заработную плату и маркетинг.

Второй шаг – вычесть операционные расходы из валовой прибыли. Разница составляет чистую прибыль.

Валовая прибыль – Операционные расходы = Чистая прибыль

Доход: $100 000
Стоимость проданных товаров: -50 000 долларов США
Валовая прибыль: 50 000 долларов США
Операционные расходы: -35 000 долларов США
Чистая прибыль: $15 000

Если ваша чистая прибыль является положительным числом, вы заработали деньги. Если это отрицательное число, вы потеряли деньги. Этот отчет в целом называется отчетом о прибылях и убытках или отчетом о прибылях и убытках (P&L).

«Проблема» с прибылью

Что касается управления денежными потоками малого бизнеса, проблема с отчетами о прибылях и убытках заключается в том, что они не показывают весь ваш бизнес. Отсутствует несколько важных фрагментов информации.

1. Погашение долга

Если у вас есть какие-либо бизнес-кредиты или другой стартовый капитал для погашения, он не будет отображаться здесь. Только проценты по этим кредитам включаются в отчет о прибылях и убытках, даже несмотря на то, что погашение долга может съесть много денег.

2. Плата за оборудование

Точно так же, если вы совершите крупную покупку оборудования, вся стоимость не будет отображаться в этом разделе. Вместо этого эта стоимость будет распределена на весь срок службы оборудования. Если вы потратите 100 000 долларов на консервную линию и думаете, что она прослужит вам 10 лет, в вашем отчете о прибылях и убытках будут указаны расходы в размере 10 000 долларов в год в течение 10 лет, даже если вам пришлось заплатить всю сумму вперед.

3. Налоги

Обратите внимание, что ваша чистая прибыль на данном этапе не облагается налогом, а это значит, что она сократится еще больше. Даже если вся ваша прибыль доступна в наличных деньгах, вы не сможете сбежать и потратить все в одном месте.

4. Полученные денежные средства

Наконец, многие предприятия используют учет по методу начисления, который регистрирует выручку, даже если вы еще не получили деньги. На бумаге у вас может быть 200 000 долларов продаж, но если вам еще никто не заплатил, вам все равно будет трудно оплачивать счета.

Кроме того, если у вас есть запасы, весь этот продукт имеет ценность и также включается в ваш отчет о прибылях и убытках. Конечно, чтобы извлечь деньги из своего инвентаря, вам нужно сначала продать его.

Как вы управляете денежными потоками и прибылью?

В конечном счете, управление денежными потоками сводится к выбору времени. Вы можете получать прибыль в течение месяца или года, но не в течение определенного дня или недели. Если ваши счета подлежат оплате в начале месяца, но у вас не будет денег в банке до конца месяца, у вас проблемы с наличностью, даже если в конце месяца вы заработали более вы потратили.

Вот как обстоят дела с прибылью: если вы не прибыльны на бумаге, вы в плохой форме. Вам нужно либо увеличить свой доход, либо уменьшить свои расходы, если вы хотите остаться в бизнесе.

Но то, что вы приносите прибыль, не означает, что ваш бизнес может работать на автопилоте. Вам по-прежнему необходимо практиковаться в управлении денежными потоками, особенно если вы растете.

Почему важно управлять денежными потоками?

Хотя это может показаться пугающим, существуют явные преимущества контроля денежных потоков и уделения приоритетного внимания эффективному управлению денежными потоками.

1. Прогнозировать дефицит

Первое и наиболее очевидное преимущество управления денежными потоками и оборотным капиталом заключается в том, чтобы заранее знать, когда у вас возникнет дефицит. Не узнайте, что вы не можете вносить арендную плату после того, как чек отскакивает. Имея хорошую систему, вы можете прогнозировать дефицит на недели, а иногда и на месяцы вперед, что дает вам время для разработки плана.

Например:

• Позвоните своему арендодателю и попросите его обналичить ваш чек через несколько дней.
• Задержать отправку на пару недель, чтобы отсрочить оплату пошлины на таможне
• Запустите рекламную акцию, чтобы быстро увеличить дополнительные продажи
• Отправляйтесь на сбор, чтобы развлечься, чтобы очистить неоплаченные счета

2. Уменьшить стресс

Хотите верьте, хотите нет, но управление денежным потоком снизит стресс. Большая часть беспокойства предпринимателей по поводу оплаты счетов возникает из-за того, что они не знают, что происходит, и беспокоятся о том, получится ли что-то.

Гораздо лучше знать, что грядет, даже если перспективы не очень хорошие. Когда вы знаете, где вы стоите, вы будете чувствовать себя подготовленным. Что еще более важно, вы будете оснащены, чтобы справиться с этим.

3. Знайте, когда расти

Когда вы управляете денежным потоком, вы точно знаете, сколько денег вам нужно потратить на рост. Помните, только потому, что ваш отчет о прибылях и убытках говорит вам, что вокруг лежат лишние деньги, не означает, что они материализуются в реальной жизни.

Точно так же, если у вас есть 20 000 долларов в банке, это не значит, что вы можете их потратить. Он может понадобиться для оплаты предстоящих расходов. Когда вы посмотрите на свой денежный поток за недели и месяцы, вы будете знать, сколько нужно держать под рукой, а сколько можно отложить или потратить на рост.

4. Получите кредитное плечо

Хорошее управление денежными потоками дает вам рычаги. Если вам нужна кредитная линия в банке, чтобы справиться с дефицитом, или вы хотите, чтобы поставщик дал вам перерыв на несколько недель, не прерывая обслуживания, хорошая система управления денежными потоками поддержит вас и установит доверие.

Банкам обычно нравится такое планирование, особенно если вы можете четко указать, когда сможете вернуть средства. Поставщики с гораздо большей вероятностью будут гибкими, если вы сможете точно сказать им, как и когда вы будете платить, а не прерывать общение, как это делает большинство компаний в трудные периоды. Эти люди заинтересованы в вашем бизнесе и будут более охотно работать с вами через взлеты и падения, если они смогут вам доверять.

5. Более точный

Денежный поток значительно точнее, чем бюджет. Бюджеты говорят вам, что вы хотите, чтобы произошло. Они принимают желаемое за действительное, а предприниматели оптимисты по своей природе. Прогнозы денежных потоков сообщают вам, что происходит на самом деле, чтобы вы могли справиться с этим, даже если это не то, что вы планировали в начале года.

Большинство из нас (включая меня) предпочли бы не думать об управлении денежными потоками и просто надеяться, что все получится. Но это не стоит риска. Вы действительно почувствуете себя лучше, оставаясь на вершине своих денег.

Как управлять денежным потоком

Существует множество платных инструментов, помогающих управлять денежным потоком. Лично я считаю, что бесплатный — лучший: Google Таблицы. Любой может использовать электронную таблицу Google для создания отчета о движении денежных средств. Хотя это ручной процесс, его настройка не занимает много времени, и его легко отследить.

Что еще более важно, его легко настроить на лету и адаптировать к вашим конкретным потребностям или ситуации. Вы можете быть настолько широкими или конкретными, насколько хотите. И время, которое вы тратите на создание и обновление электронной таблицы, ценно для получения более четкой картины вашей ситуации.

Электронная таблица денежных потоков — это схема того, куда уходят ваши деньги. Он показывает, когда деньги поступят и когда уйдут, и это отличный способ визуализировать управление денежными потоками и скорректировать свой подход.

Как вы контролируете свой денежный поток?

Лучший способ сохранить контроль над своими деньгами — это отчет о движении денежных средств. В управлении денежными средствами малого бизнеса отчет о движении денежных средств представляет собой отчет о денежных потоках, поступающих и исходящих из бизнеса в течение отчетного периода, например, месяца, квартала или года, хотя вы можете отслеживать движение денежных средств за любой период времени, который помогает вы видите, куда уходят ваши деньги. Попробуйте это в калькуляторе денежных потоков Shopify.

Большинство предприятий работают лучше всего, планируя неделю за неделей; однако некоторым может потребоваться ежедневное планирование, другим — только ежемесячное. Это также зависит от вас, хотите ли вы включить каждый отдельный расход или только категории расходов. Эти решения будут зависеть от масштаба и сложности вашего бизнеса.

Точно так же некоторые предприятия смогут точно прогнозировать свой денежный поток на шесть месяцев, другие — только на две недели. В общем, постарайтесь запланировать четыре-шесть недель с разумной точностью. Хорошее эмпирическое правило управления денежными потоками малого бизнеса заключается в том, что чем дальше вы находитесь в будущем, тем менее точными будут ваши прогнозы.

Шаг 1: Прогноз расходов

Первым шагом является изложение всех ваших текущих финансовых обязательств. Начните с составления списка всего, за что вы должны платить — арендная плата, зарплата, реклама, плата за программное обеспечение, погашение кредита — все, что выходит из вашей прибыли.

Запишите, на что пошли расходы, сколько они стоят и когда они должны быть погашены. Скорее всего, вы забудете несколько вещей, поэтому просмотрите выписки по банковским счетам и кредитным картам, чтобы узнать, какие еще расходы вы найдете.

Шаг 2. Прогнозируйте доход

Затем пришло время спрогнозировать ваш еженедельный доход. Многие предприятия испытывают колебания продаж, поэтому это может быть чем-то вроде искусства. Постарайтесь быть максимально точным. Чем надежнее будет ваш бизнес, тем проще будет.

Начните с записи любого гарантированного дохода. Если вы продаете подписки или имеете долгосрочные контракты, у вас будет хорошее представление о том, что будет дальше. Вы можете оценить, будут ли эти цифры увеличиваться, уменьшаться или останутся прежними. Если большая часть ваших продаж приходится на новых клиентов, ее будет сложнее оценить. Тем не менее, у вас должно быть хорошее представление о том, чего ожидать в ближайшие недели и месяцы. Чем ближе вы сможете приблизиться к реальности, тем лучше.

Одна из лучших практик в управлении денежными средствами малого бизнеса — это просмотр прошлых данных для помощи в прогнозах. Во многих случаях ваши продажи на этой неделе год назад будут более точными, чем ваши продажи на прошлой неделе, потому что исторические данные учитывают годовые циклы и сезонность. Если вы считаете, что ваши продажи вырастут по сравнению с прошлым годом, вы можете увеличить сумму, но важно быть консервативным, чтобы не попасть в плохую ситуацию.

Планируя доход каждую неделю, помните о любых падениях продаж из-за праздников или времени месяца или года, а также о любых рекламных акциях или крупных сделках, которые положительно повлияют на ваш доход.

Шаг 3. Вставьте свои данные

Теперь начинается самое интересное — заполнение ваших данных. Во-первых, получите бесплатную копию шаблона прогноза денежных потоков. Вы можете настроить строку для каждого расхода и каждого источника дохода. Вы можете быть настолько подробными или настолько широкими, насколько это необходимо.

Взгляните на этот пример управления денежными потоками бизнеса ниже.

Если вы продаете кучу товаров на одном веб-сайте, у вас может быть только один источник дохода. Если вы используете несколько каналов, таких как Интернет, розничная торговля и торговые выставки, вы можете захотеть иметь линию для каждого, потому что это будет легче предсказать.

Убедитесь, что вы добавили доход к той неделе, когда он станет вам доступен. Имейте в виду, что перевод средств на ваш банковский счет может занять несколько дней.

Точно так же заполните свои расходы. Некоторые будут еженедельными, некоторые раз в две недели, некоторые ежемесячными, некоторые переменными. У вас также будет много разных расходов. Используйте строку с надписью «Другое», чтобы включить их в электронную таблицу.

Добавьте начальный банковский баланс за первую неделю. Следующие недели будут прогнозироваться автоматически на основе ваших прогнозов доходов и расходов.

Шаг 4. Обновите таблицу прогнозов

Ваша таблица движения денежных средств — это живой документ. Если вы сохраните его как Google Sheet, он будет доступен в любое время и в любом месте. Вы также сможете легко поделиться им с кем-то еще, например, с вашим бухгалтером или другим сотрудником.

Хорошая таблица движения денежных средств регулярно обновляется. Раз в неделю входите в систему и обновляйте свой конечный банковский баланс. Если он не совпадает с вашими предыдущими расчетами, стоит выяснить, почему. Иногда всплывают расходы, о которых вы забыли, или вы понимаете, что, возможно, были слишком оптимистичны в своих прогнозах доходов.

Затем скройте столбец прошлого месяца. Он вам больше не понадобится, так как он в прошлом.

Наконец, добавьте новую неделю прогнозов в последний столбец. Вы всегда хотите иметь как минимум четыре-шесть недель, чтобы вы могли планировать заранее.

Каждый раз, когда вы прогнозируете дефицит, итоговый банковский баланс будет предупреждать вас, становясь красным, что побудит вас внести некоторые изменения. В представленном шаблоне видно, что во втором месяце прогнозируется дефицит.

Шесть простых способов улучшить денежный поток

Если ваш бизнес страдает от плохого управления денежными средствами, вот семь способов улучшить денежный поток уже сегодня.

1. Сосредоточьтесь на управлении запасами

Имея в виду управление денежными потоками, рассмотрите возможность обновления запасов, чтобы отразить текущие уровни спроса и предложения в вашем бизнесе. Часто проводите ABC-анализ своих продуктов, чтобы определить, что продается, а что нет. Затем вы можете держать под рукой больше запасов, которые, вероятно, будут быстро двигаться, и избавляться от мертвых запасов со скидкой.

2. Арендуйте, а не покупайте

Финансы малого бизнеса всегда сложны, особенно в трудные времена. Вы не хотите влезать в большие долги, но иногда вам нужно инвестировать в оборудование или инвентарь, которые окупятся в долгосрочной перспективе. Хорошей практикой управления денежными средствами будет аренда, а не покупка. При аренде вы можете вносить небольшие платежи с течением времени и сохранять денежный поток для своих повседневных операций. Это также коммерческие расходы, поэтому вы можете списать их на налоги.

3. Отправляйте счета прямо сейчас

Одной из ключевых частей управления денежными потоками малого бизнеса является получение оплаты как можно скорее. Если вы отправляете счета сразу, дебиторская задолженность поступит быстрее. Если вы обычно работаете с ежемесячным циклом выставления счетов, поговорите со своими поставщиками, чтобы сообщить им, что вы переходите на модель выставления счетов по требованию. Бонусные баллы, если вы предложите им скидку за раннюю оплату.

4. Ищите альтернативные источники дохода

Если ваш сценарий меняется и оказывает давление на ваши текущие потоки доходов, ищите альтернативные способы заработать деньги в Интернете. Вы можете временно или даже навсегда заменить менее прибыльные потоки доходов более простыми и эффективными.

Например, распространение COVID-19 привело к закрытию многих обычных предприятий из-за принудительного закрытия. Основным источником денежного потока для этих предприятий является пешеходный трафик. Чтобы бороться с падением доходов, они переводят свой бизнес в онлайн и предлагают различные способы совершения покупок, такие как «Купить онлайн, забрать с тротуара» и варианты местной доставки.

Это может помочь упростить управление денежными потоками и снять нагрузку с вашей верхней линии.

5. Проверьте, предлагают ли поставщики скидки за досрочную оплату

Один из способов сохранить оборотный капитал и управление денежными потоками — меньше платить поставщикам. У некоторых поставщиков могут быть скидки за раннюю оплату, о которых вы не знаете. Своевременная оплата поставщикам может помочь вам сэкономить денежные средства и даже улучшить целостность ваших отношений с поставщиками, особенно если другие поставщики задерживают платежи в ненормальных условиях ведения бизнеса.

6. Используйте сберегательный счет с высокими процентами

Чтобы максимизировать свой денежный поток, положите деньги на сберегательный счет для бизнеса с высокой процентной ставкой. Найдите счет, который дает вам более 1% за то, что вы оставляете на нем свои деньги, с низким минимальным депозитом. Это может улучшить вашу денежную позицию из месяца в месяц и помочь вам подготовиться к любым непредвиденным последствиям для ваших клиентов или поставщиков.

Узнайте больше: Как использовать финансовые отчеты для вашего бизнеса электронной коммерции

Получите бесплатный шаблон прогноза движения денежных средств

Большинство компаний не могут выжить без надлежащего управления денежными потоками. Но любой может это сделать. Потратьте время на то, чтобы навести порядок сейчас, и вам будет легко оставаться в курсе дел.

Если вы еще этого не сделали, не забудьте получить бесплатный шаблон денежного потока. Вы можете получить доступ к электронной таблице на Google Диске. Вам нужно будет войти в свою учетную запись Google, чтобы сделать копию.

Получите бесплатный шаблон

Иллюстрация Тилля Лауэра