Совет по контролю за изменениями: роли, обязанности и процессы

Предполагается, что в план проекта будут внесены изменения на этапе выполнения проекта. Невозможно учесть все — от погоды до цепочек поставок и запросов на изменение — что-то может пойти против вашего графика и бюджета. Вот почему в проектах есть доска контроля изменений.

Управление проектами методично, а изменения — нет. Если запрашиваются изменения, панель управления изменениями показывает, как эти изменения управляются с наименьшим нарушением плана проекта. Важность доски контроля изменений для успешного, высококачественного проекта невозможно переоценить.

Что такое Совет по контролю за изменениями?

Совет по контролю за изменениями иногда называют советом по обзору изменений. Это группа людей из команды проекта, которая регулярно встречается для рассмотрения изменений в проекте. Благодаря этому процессу подробного изучения совет по контролю за изменениями принимает решение о жизнеспособности запроса на изменение или дает соответствующие рекомендации. В совет по контролю за изменениями помимо руководителя проекта входят представители соответствующих функциональных областей проекта. Вероятно, среди них также есть эксперты, заказчики и спонсоры. Конечно, в зависимости от проекта и организации могут быть привлечены и другие лица.

Более крупные проекты, в которых участвует много команд, работающих вместе, обычно имеют центральную панель управления изменениями в дополнение к различным доскам изменений, характерным для их области проекта. Эти команды отчитываются перед центральным советом по изменениям, за которым остается последнее слово. Также может быть доска изменений сайта для небольших изменений, которые влияют только на удаленные сайты.

После того, как совет по контролю за изменениями утвердил изменение, им необходимо управлять. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами с несколькими представлениями проектов, которые позволяют вам работать так, как вы хотите. Какое бы представление вы ни использовали, вы можете создать один или несколько тегов и отфильтровать их соответствующим образом, чтобы отслеживать изменения проекта. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Что делает Совет по контролю за изменениями?

Совет по контролю за изменениями рассматривает запросы на изменения, которые затем подробно анализируются. Изменения отличаются от базовых требований, установленных при утверждении плана проекта. Затем совет по контролю за изменениями обсуждает плюсы и минусы изменения, поэтому важно иметь совет по контролю за изменениями, отражающий все аспекты проекта, от команды до конечного пользователя.

Когда каждый оценивает изменение со своей точки зрения, совет по контролю за изменениями определяет, стоит ли изменение того влияния, которое оно может оказать на график и бюджет проекта. Как только решение принято, оно доводится до проектной группы и клиента. Тем не менее, панель управления изменениями не всегда является последним словом в этом вопросе. Хотя совет по контролю за изменениями обычно обладает полномочиями, его решение не всегда является окончательным и обязательным.

Роли и обязанности Совета по управлению изменениями

Роли в совете по контролю изменений различаются в зависимости от проекта, организации и отрасли. В общем, есть фундаментальные роли, общие для всех советов по контролю за изменениями.

Управляющий делами

Менеджер возглавляет группу, координирует деятельность и наблюдает за всеми аспектами изменений. То есть они определяют приоритетность запросов на изменение и проводят оценку того, как изменение повлияет на проект. Менеджер по изменениям отвечает за документирование процесса управления изменениями и необходимых планов для реализации изменений. Они также проводят собрания совета по контролю за изменениями.

Утверждающие

Как следует из названия, утверждающий или орган, ответственный за изменение, решает, разрешено ли изменение или отклонено. Это может быть физическое лицо, часто менеджер или руководитель, но ответ также может лежать на совете по контролю за изменениями, чтобы они могли принять решение вместе. Утверждающие тесно сотрудничают с менеджерами, чтобы утверждать и направлять изменения в организации и/или проекте. Однако в небольших организациях утверждающий и менеджер изменений — одни и те же люди.

Заинтересованные стороны бизнеса

Заинтересованные стороны бизнеса обычно участвуют в управлении изменениями и в совете по контролю изменений. Это означает, что можно привлечь различные отделы, чтобы лучше понять влияние изменений. Это могут быть, например, представители отдела продаж или финансового отдела, если эти команды затронуты изменением.

Члены команды

Команды, работающие над проектом, часто представляют изменения на доске контроля изменений. Они задокументируют, почему считают изменение важным, и помогут проекту. Они не только предлагают изменения, но и будут реализовывать, отслеживать и реагировать на любые проблемы, связанные с изменениями. Этими командами могут быть разработчики программного обеспечения, тестировщики, отделы обеспечения качества, маркетинговые команды и т. д.

Служба поддержки клиентов/техническая поддержка/операторы службы поддержки

Любой, кто отвечает за взаимодействие с клиентами, должен иметь место на доске контроля изменений. Они находятся на переднем крае бизнеса, имеют дело с теми, кто на самом деле использует продукт или услугу, и хорошо понимают, будет ли изменение иметь положительное или отрицательное влияние.

Связанный: Бесплатный шаблон матрицы рисков для Excel

Разработка процесса для Совета по контролю за изменениями

Частью управления изменениями является наличие процесса. Совет по контролю изменений является частью планирования управления изменениями для проекта или организации. Это способ зафиксировать изменения, изучить их и либо принять, либо отвергнуть.

Первым шагом является определение потребности в изменении. Эти изменения могут исходить от команды, производителя или других заинтересованных сторон. Где бы ни возникло изменение, важно его зафиксировать, чтобы начать процесс.

Затем собирается комиссия по контролю изменений или запрос на изменение доставляется на рассмотрение комиссии. Как уже отмечалось, совет по контролю за изменениями состоит из людей с каждого этапа жизненного цикла проекта, чтобы способствовать всестороннему обсуждению и поместить изменение в более широкий контекст.

Именно в этот момент совет по контролю за изменениями определяет результат и цель процесса контроля за изменениями. Устанавливается временная шкала, чтобы убедиться, что изменения и документация созданы для согласования изменений с целями проекта.

Вместо того, чтобы реагировать, совет по контролю изменений должен оставаться активным при работе с затратами и графиками, чтобы избежать какого-либо разрушительного воздействия. Если изменение будет одобрено, комиссия по управлению изменениями предоставит временную шкалу, за которой последует этап тестирования и итерации. Они продолжат встречаться и обсуждать потенциальные проблемы, а также следить за тем, чтобы изменения не отставали от графика.

Лучшие практики для CCB

Важность доски контроля изменений очевидна: без процесса управления изменениями проекта вы можете негативно повлиять на сроки и затраты, связанные с проектом. Мы уже обсудили первую передовую практику; сделать правление разнообразным представителем представителей проекта, включая всех заинтересованных лиц, избранных членов команды, клиентов, поставщиков и т. д.

После того, как у вас есть профиль заинтересованных сторон проекта, вы хотите четко определить их обязанности. Чтобы совет по контролю за изменениями был эффективным, он должен быть подходящего размера, чтобы реагировать на изменения быстро и с достаточной технической и деловой хваткой.

Точно так же, как вы создаете устав для проекта, вы должны делать то же самое с доской контроля изменений. Это позволяет определить цель правления, объем его полномочий, критерии членства и обязанности, рабочие процедуры и процесс принятия решений. При совместном использовании это дает понять, что совет делает и чего не делает, что позволяет ему действовать более эффективно. Вы также захотите отметить, как часто вы встречаетесь и что побуждает к особым, незапланированным встречам.

Самое главное — договориться о процессе принятия решений, чтобы все были согласованы. Он определяет, как вы определяете кворум, какие правила регулируют вашу деятельность в совете по контролю за изменениями, полномочия, которыми обладает менеджер совета, и должны ли решения, принятые советом, быть ратифицированы вышестоящим органом.

Как и следовало ожидать, коммуникация имеет решающее значение, поэтому каналы и частота обновления заинтересованных сторон должны быть четко определены. Должен быть член, который должен информировать этих заинтересованных лиц. В идеале должно быть одно хранилище информации, чтобы гарантировать, что все работают с самыми последними данными.

Не забывайте о расширении масштабов. Это должно быть в центре внимания всех участников контроля изменений и заинтересованных сторон, которые будут настаивать на изменениях, влияющих на масштаб проекта. Работа совета по контролю за изменениями состоит в том, чтобы серьезно отнестись к этим запросам и сопоставить их со сроками и стоимостью проекта.

Как ProjectManager помогает управлять изменениями и проектами

Чтобы иметь эффективную доску контроля изменений, которая реализует успешные проекты вовремя и в рамках бюджета, вам нужен инструмент, который собирает данные в режиме реального времени. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое предоставляет проектной группе и плате управления изменениями данные в режиме реального времени, что позволяет им принимать более взвешенные решения.

Отслеживайте изменения с помощью информационных панелей в реальном времени

Мы уже упоминали, что у наших многочисленных представлений проекта есть теги, помогающие отслеживать изменения по мере их продвижения по проекту. Панель управления в реальном времени делает еще больше. Он обеспечивает высокоуровневое представление о ходе и производительности этих изменений, автоматически вычисляя данные и отображая их в красочных графиках, которые отслеживают шесть показателей. В отличие от менее мощного программного обеспечения, его не требуется настраивать, и он готов к использованию в любой момент.

Держите заинтересованные стороны в курсе событий с помощью отчетов в один клик

Платам управления изменениями нужны данные. Информационная панель хороша для общего обзора, но когда они хотят сосредоточиться на чем-то и присмотреться, можно создать отчеты одним щелчком мыши для отчетов о состоянии или портфолио, времени, стоимости и т. д. Все отчеты можно фильтровать, чтобы члены правления могли сосредоточиться на наиболее важных данных. Отчеты также легко доступны для совместного использования и доступны в нескольких форматах, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе.

Поскольку существует один источник достоверной информации о проекте, и проектная группа, и комиссия по контролю за изменениями могут работать с одними и теми же данными. Наша платформа для совместной работы объединяет гибридные команды в любом месте и в любое время. Делитесь файлами, добавляйте задачи и оставляйте комментарии в режиме реального времени. Независимо от того, находитесь ли вы в офисе, в поле или работаете дома, мы предоставим вам инструменты для совместной работы и продуктивной работы.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает вам выявлять, отслеживать и сообщать об изменениях в проекте, организовывать задачи и связываться с вашей командой для более эффективной работы. Наши многочисленные представления проектов означают, что отделы, которые работают традиционно, могут сотрудничать с теми, кто работает в гибкой среде. Это действительно гибкий гибридный инструмент. Посмотреть на себя. Начните сегодня бесплатно.