Что такое управление изменениями? Объяснение процессов и моделей

Одно можно сказать наверняка: в вашей организации или проекте произойдут изменения. Чтобы наилучшим образом спланировать изменения и отреагировать на них, во-первых, необходимо понять четкое определение управления изменениями.

Что такое управление изменениями?

Термин «управление изменениями» относится к действиям, инструментам и моделям, применяемым для управления различными типами изменений либо на уровне проекта, либо на уровне организации.

Существует несколько стратегий управления организационными изменениями, которые можно применять для управления работой, ресурсами, бизнес-процессами и распределением бюджета, а также различными типами организационных изменений.

На уровне проекта вам необходимо настроить структуру управления изменениями, которая гарантирует, что все изменения в плане проекта должным образом утверждаются, внедряются и отслеживаются, чтобы на сроки, бюджет или ресурсы проекта не влияли любые внезапные изменения, внесенные в проект. исходный объем, график или базовый бюджет.

ProjectManager помогает составить план управления изменениями и отслеживать его в режиме реального времени независимо от того, управляете ли вы изменениями проекта или организационными изменениями. Настройте план с помощью наших надежных диаграмм Ганта, которые заполняют план на визуальной временной шкале, чтобы вы могли видеть все это в одном месте. Добавьте ресурсы, задачи, продолжительность, вехи и зависимости задач. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Модели управления изменениями

Использование моделей управления изменениями помогает командам выполнять необходимые переходы на уровне проекта или организации. Может быть сложно адаптироваться к новым процессам, но когда вы создаете план управления изменениями, вы можете получить преимущества для своей организации. Эти модели управления изменениями могут помочь планировать организационные изменения и управлять ими.

Модель управления изменениями Левина

Курт Левин, немецко-американский психолог, разработал модель управления изменениями, которая разбивает изменения на три этапа: разморозить, изменить и снова заморозить. Первая фаза подготавливает вас к изменению, затем оно реализуется и, наконец, это изменение закрепляется.

Модель управления изменениями McKinsey 7-S.

Более сложная модель, чем модель Левина, включает семь элементов. Это семь S: стратегия, структура, системы, общие ценности, стиль, персонал и навыки. В отличие от Левина здесь нет определенного порядка. Они используются для определения того, как каждый из них влияет на другой, чтобы выявить слабые места.

Модель управления изменениями Коттера

Доктор Джон П. Коттер — почетный профессор Гарвардской школы бизнеса в области лидерства. Он известен как изобретатель восьмишагового процесса управления изменениями, который стал инструментом стратегии управления изменениями.

1. Создать срочность
2. Сформируйте мощную коалицию
3. Создайте видение изменений
4. Сообщите о видении
5. Удалить препятствия
6. Создавайте краткосрочные победы
7. Опирайтесь на изменения
8. Закрепите изменение

Эта теория управления изменениями является расширением того, что является основой управления изменениями. Управление изменениями стоит на четырех столпах. Это определение необходимости изменений, подготовка и планирование этих изменений, реализация этих изменений и, наконец, поддержание изменений.

Модель управления изменениями ADKAR

Этот восходящий метод ориентирован на людей, стоящих за изменениями. ADKAR — это аббревиатура, обозначающая осознание, желание, знание, способность и подкрепление. Они расположены не в любом порядке, а касаются необходимости изменений, участия и поддержки изменений, знания того, как внести изменения, наличия навыков и поведения, необходимых для изменений, а затем их поддержания.

Модель перехода мостов

С помощью этой модели вы сосредотачиваетесь на эмоциональных реакциях на изменения по мере их реализации. Вместо того, чтобы иметь дело с самим изменением, эта модель рассматривает, как люди реагируют на прекращение, потерю или отпускание чего-либо, нейтральную точку после того, как изменение сделано, а затем открывается для нового начала.

Структура управления изменениями Кублера-Росса

Этот метод, основанный на пяти стадиях горя, признает эмоциональную реакцию, которую люди должны изменить. Так же, как процесс скорби состоит из пяти стадий, процесс изменения тоже. Это отрицание, гнев, торг, депрессия и принятие.

Модель управления изменениями Satir

Эта модель предназначена для измерения эмоционального состояния сотрудников путем отслеживания производительности на этих пяти стадиях изменений: поздний статус-кво, сопротивление, хаос, интеграция и новый статус-кво. Следовательно, эта модель предназначена для подготовки и принятия изменений, а не для выяснения того, что нужно изменить.

Модель управления изменениями PDCA

Эта модель, также называемая циклом Деминга, PDCA означает «планируй, делай, проверяй и действуй». Эти четыре этапа помогают улучшить процесс, выявляя проблему, внося изменения для ее решения, отслеживая и предпринимая действия.

Теория подталкивания

Как следует из названия, эта теория заключается в использовании тонких, косвенных внушений, основанных на доказательствах, чтобы заставить сотрудников внести необходимые изменения. Чтобы это было успешным, вы должны определить изменение, принять во внимание точку зрения сотрудника, предоставить доказательства того, что изменение действительно и что это выбор, выслушать отзывы, ограничить варианты и предложить краткосрочные победы, чтобы закрепить изменение.

Процесс управления изменениями

Управление изменениями может принимать различные формы. От небольших проектов до крупных организаций, мы все должны иметь дело с изменениями, и когда дело доходит до этого, не существует единого подхода. Тем не менее, вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы провести вас через процесс управления изменениями.

1. Определите изменение

Во-первых, важно определить, что представляет собой изменение, и общую информацию о нем, чтобы вы и ваша команда знали, как действовать дальше. Задайте себе вопросы об изменении, например, запланировано оно или нет. Будет ли у него поэтапное развертывание или потребуется более быстрая реализация? Эти вопросы помогут вам собрать информацию об изменении, чтобы вы могли создать эффективный план управления изменениями. Убедитесь, что вы используете заказы на изменение для управления изменениями в ваших проектах, программах и портфелях.

2. Создайте видение изменений

Ваше видение изменений — это описание того, как будет выглядеть ваша организация после успешного внедрения изменений. Подобно анализу пробелов, он описывает разницу между текущим состоянием и желаемым будущим состоянием, а также ожидаемые выгоды для проекта или организации.

3. Выберите модель управления изменениями

Вы можете выбрать одну из нескольких моделей управления изменениями, каждая из которых имеет свои плюсы и минусы в зависимости от конкретных характеристик вашего проекта или организации.

4. Создайте план управления изменениями

План управления изменениями объясняет, как будет осуществляться управление изменением на уровне проекта или организации. В нем описываются роли и обязанности по управлению изменениями, кто входит в совет по управлению изменениями, как будет работать процесс запроса на изменение, а также любые другие подробности, связанные с управлением изменениями.

5. Соберите команду управления изменениями

В вашем плане управления изменениями есть все стратегии, рекомендации и процедуры, которые вы будете использовать для управления изменениями. Теперь вам понадобится команда, чтобы выполнить их. Соберите кросс-функциональную команду, чтобы у вас были разные точки зрения на анализ изменений.

6. Внедряйте и отслеживайте изменения

Работа не закончена после того, как вы внедрили изменение в свой проект или организацию. Важно следить и отслеживать влияние ваших изменений с помощью данных и ключевых показателей эффективности (KPI).

Шаблоны управления изменениями

Вот несколько бесплатных шаблонов, которые могут помочь вам в управлении изменениями на уровне проекта. У нас также есть десятки шаблонов управления проектами, которые помогут вам в планировании, составлении графиков и отслеживании.

Шаблон запроса на изменение

Этот бесплатный шаблон идеально подходит для упрощения процесса утверждения запроса на изменение. Его можно легко настроить и поделиться с вашей командой.

Шаблон заказа на изменение

Заказы на изменение являются фундаментальным документом управления изменениями проекта. Этот бесплатный шаблон идеально подходит для начала.

Шаблон журнала изменений

Этот шаблон журнала изменений идеально подходит для отслеживания всех изменений, происходящих в течение жизненного цикла вашего проекта.

ProjectManager помогает с управлением изменениями

После того, как вы определили свой процесс, вам нужно решить, какие инструменты вы хотите использовать для управления этим процессом управления изменениями. Многие команды используют простые шаблоны Excel для составления списка запросов на изменение и отслеживания хода выполнения. Обычно есть несколько точек данных, которые вы хотите отслеживать при управлении процессом контроля изменений:

• Описание запроса на изменение
• Кто это просил
• Приоритет элемента
• Уполномоченный, отвечающий за внедрение изменений
• Дата изменения была реализована
• Ноты

Это простой способ отслеживать весь процесс. Однако некоторые программные средства управления проектами помогают вам управлять изменениями как частью управления вашим проектом. Например, в ProjectManager вы можете отслеживать изменения, а также риски и проблемы прямо в программе.

Преимущество включения управления изменениями в ваш инструмент управления проектами:

• Отслеживайте изменения вместе с проектом
• Прикрепите запросы на изменение к конкретным задачам
• Получайте оповещения по электронной почте, когда изменения обновляются
• Отслеживайте изменения на панели инструментов.

Когда изменения связаны с конкретными проектами или даже когда вы вносите организационные изменения в свой собственный проект, может помочь использование инструментов, которые поддерживают продвижение вашего процесса за счет возможностей автоматизации и отслеживания. Какой бы инструмент вы ни использовали, обязательно помните, что изменения должны быть лидерами. В то время как изменения происходят, управление изменениями требует лидерства.

Изменения случаются, но без правильных инструментов для управления этими изменениями именно изменения, а не вы руководите проектом. Чтобы иметь эффективный процесс управления изменениями, у вас должен быть действенный инструмент управления изменениями. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое предоставляет вам данные в режиме реального времени, чтобы вы могли идентифицировать изменения по мере их возникновения. Тогда у вас есть функции, необходимые вам и вашей команде для устранения этих изменений. Начните работу с ProjectManager бесплатно и управляйте изменениями, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией.