Запрос на изменение: как отправить, управлять и выполнять

Мы постоянно говорим: перемены неизбежны. Эта поговорка справедлива как для проектов и организаций, так и для всего остального. Изменения могут восприниматься как неудобство или как реакция на неожиданные проблемы. И хотя это действительно происходит, запрос на изменение также может быть совершенно естественным и даже положительным по большому счету. Потому что, в конечном счете, изменение — это эволюция.

Итак, как можно использовать изменения в свою пользу? Мы создаем систему для управления этими изменениями. Эта система предотвращает путаницу и дезорганизацию, которые могут утонуть и работать, и все начинается с запроса на изменение.

Что такое запрос на изменение?

Запросы на изменения действуют как формальные документы и являются основным компонентом процесса управления изменениями. В этих документах описываются модификации некоторых аспектов проекта или организации — обычно на высоком уровне, например, результаты проекта или организационные операции.

Запросы на изменения могут исходить как внутри организации, так и за ее пределами, и хотя запрашиваемые изменения могут сильно различаться, процесс их создания одинаков. Эта непрерывность упрощает процесс их создания, представления, мониторинга и утверждения (или отклонения).

Типы запросов на изменение

Запросы на изменение можно сортировать по разным категориям в зависимости от цели изменения. Вот четыре основных типа запросов на изменение, о которых следует знать. Каждый из этих четырех может применяться как к проектам, так и к организациям в целом.

• Обычное изменение. Обычный запрос на изменение касается значительных изменений в операциях, существующих системах, инфраструктуре и т. д. Этот тип не является чем-то необычным, но подразумевает необходимость внесения существенных, далеко идущих изменений. И, как вы понимаете, обычные запросы на изменение часто приводят к дополнительным.
• Стандартное изменение. Стандартный запрос на изменение предлагает часто встречающееся изменение с низким уровнем риска. Как мы уже говорили, многие изменения совершенно естественны в ходе проекта или в организации. Эти изменения можно рассматривать как эволюцию. Это предложения с изложением того, что необходимо изменить, но сама модификация будет следовать уже существующей системе.
• Серьезное изменение: Запрос на серьезное изменение предлагает существенное изменение, которое потребует значительного финансирования. Серьезные изменения сопряжены с высоким риском, но они также могут принести большие плоды. Эти изменения происходят не часто, и если с ними плохо обращаться, они могут нанести серьезный ущерб. При этом они необходимы для внесения экстремальных модификаций.
• Экстренное изменение: Запрос на экстренное изменение является предложением с высоким приоритетом для немедленного изменения. Этот тип обычно является результатом ошибки или чего-то не так, как планировалось, и может использоваться для предотвращения того, чтобы эти неожиданные обстоятельства нанесли ущерб.

Какова цель запроса на изменение?

В любом проекте или организации существует вероятность того, что процессы или задачи необходимо будет изменить. Запросы на изменение существуют для официального документирования сведений о тех аспектах, которые необходимо изменить. Их цель — запросить модификацию и контролировать это изменение.

Эти модификации могут быть необходимы, когда цели и задачи высокого уровня и/или результаты проекта изменяются или добавляются. Например, клиент может захотеть изменить результаты проекта, компания может захотеть расширить свою миссию, организация может захотеть улучшить коммуникацию или внутренние операции. Список можно продолжить. Независимо от того, что это за изменение, запросы на изменение документируют предлагаемую модификацию.

В этих официальных запросах перечисляется вся соответствующая информация, а затем они передаются отдельному заинтересованному лицу (или совету, или сообществу лиц) для утверждения. Запросы на изменение обобщают все, что им нужно знать, и упрощают ход процесса управления изменениями.

Что должен включать запрос на изменение?

Независимо от того, какой запрос на изменение сделан, есть несколько основ, которые вы должны обязательно охватить. Начните с этих основных компонентов и создайте вокруг них остальные запросы на изменение.

• Заголовок
• Идентификационный номер
• Тип запроса
• Источник: внутренний или внешний запрос
• Краткое описание

В зависимости от типа изменения, организации или проекта вы можете включить дополнительные сведения. Это совершенно нормально, но вам нужно, чтобы эти дополнительные разделы были короткими и понятными, и убедитесь, что формат каждого запроса максимально согласован.

Как наладить процесс изменений

Важно иметь конкретную систему обработки запросов. Это создает набор шагов, которым может следовать каждый, и сокращает количество ошибок. Это будет выглядеть по-разному в зависимости от отрасли, организации или проекта, но есть несколько универсальных моментов, которые необходимо учитывать. Вот некоторые из них, на которых стоит сосредоточиться:

1. Решите, что будут включать запросы на изменение

Запросы на изменение могут повлиять на многие аспекты проекта, даже на всю организацию. Но, какие бы запросы ни подавались, все они должны содержать одни и те же компоненты и отвечать на одни и те же вопросы. Такая согласованность в форматировании способствует улучшению записей и более тщательной отчетности.

Поскольку согласованность очень важна, многие организации предпочитают использовать шаблоны при их создании. Эти шаблоны упрощают поиск нужной информации, поскольку вы уже знакомы с форматированием. Шаблон также гарантирует, что никакие детали не будут упущены.

2. Определите тип и объем запроса на изменение

Как мы показали, существуют разные типы запросов на изменение, каждый из которых имеет свои определяющие характеристики. Чтобы отправить и обработать его надлежащим образом, вы должны знать, к какому типу он относится. Например, серьезное изменение будет управляться не так, как обычное изменение.

Все они должны содержать одну и ту же основную информацию, но в зависимости от типа запроса будут некоторые различия. Один из верных способов определить, как будут выглядеть эти различия, — это определить объем запроса. Другими словами, на что именно повлияет изменение, которое вы запрашиваете? Насколько далеко идущими будут изменения, которые вы делаете?

3. Установите цепочку коммуникаций

Подача заявки — это не конец процесса. На самом деле, отправка часто только начинает более длительный разговор. Независимо от того, одобрен или отклонен запрос на изменение, скорее всего, между лицом, подавшим запрос, и лицом, ответственным за его рассмотрение, возникнут споры.

Поскольку запросы на изменение часто начинают эти разговоры, важно точно установить, как эти «правки» будут обсуждаться или задаваться вопросами. Каждая сторона должна знать, к кому обращаться и как высказать свои вопросы, опасения, критику и т. д. Наличие установленной системы снижает количество конфликтов и повышает эффективность.

4. Определите следующие шаги

После утверждения пришло время выполнить полученные изменения. Обычно это возлагается на многих разных людей и может даже касаться разных отделов. Возможно, наиболее важной частью процесса управления изменениями является решение о том, что произойдет после утверждения запроса.

Хотя утверждаемые изменения могут сильно различаться, шаги после утверждения должны выглядеть одинаково. Это включает в себя проведение встречи и заполнение необходимых форм. Ключевым моментом является наличие системы, позволяющей принимать утвержденные запросы из документов и претворять их в жизнь.

Как ProjectManager помогает управлять изменениями в вашем проекте

При создании и отправке запросов на изменение важно иметь надлежащие инструменты документации. В ходе работы над проектом вам нужно будет систематизировать и хранить массив документов, чтобы любой мог легко найти все и ничего не потерялось. ProjectManager позволяет загружать все необходимые документы в проект с неограниченным файловым пространством.

А если вам нужно указать конкретную деталь в запросе на изменение, просто оставьте комментарий в документе и отметьте члена(ов) команды, которого вы хотите показать. Это избавляет от необходимости отправлять PDF-файлы по электронной почте. туда и обратно и помещает все ваши корреспонденции в одном пространстве.

Хранение всех ваших запросов на изменение в одном месте также упрощает выполнение самих изменений. Поскольку эти запросы находятся в том же пространстве, что и ваш план проекта, расписание, информационная панель, инструменты управления задачами и многое другое, вы можете вносить коррективы всего несколькими щелчками мыши и сразу же приступать к работе.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое управляет изменениями в вашем проекте с помощью функций, которые помогут вам на каждом этапе. Определите, что необходимо изменить, спланируйте изменения и затем отслеживайте их ход с помощью одного и того же инструмента. Возьмите на себя полный контроль над изменениями проекта, попробовав ProjectManager бесплатно уже сегодня.