Лучшие инструменты для планирования проектов: приложения, программное обеспечение и шаблоны

Проекты не просто завершаются сами по себе. Им нужны планы, чтобы направить их к успеху. Надежный план проекта позволяет вам организовывать задачи и назначать ресурсы для их выполнения в рамках установленного бюджета и в установленные сроки. Нереалистично думать, что вы можете просто надуть его, поэтому рекомендуется использовать какой-либо планировщик проектов.

Что такое планировщик проекта?

Планировщик проекта — это любой инструмент, который помогает отслеживать время, затраты и задачи в процессе выполнения проекта. За прошедшие годы было создано множество типов планировщиков проектов, таких как ноутбуки, программное обеспечение для управления проектами и, совсем недавно, мобильные приложения. Мы рассмотрим различные инструменты планировщика проектов, чтобы вы могли решить, что подходит именно вам.

ProjectManager позволяет создать расширенный план проекта. Это означает создание и мониторинг вашего плана с расширенными функциями отслеживания задач, затрат и времени. ProjectManager — это не только отличный планировщик проектов, но и полнофункциональное программное обеспечение для управления проектами.

Обязательные инструменты планировщика проектов

В Интернете доступно множество планировщиков проектов. От блокнотов до приложений для управления проектами — вы найдете множество вариантов. Все они имеют свои плюсы и минусы в зависимости от ваших потребностей. Здесь мы собрали наиболее важные функции, на которые следует обратить внимание при выборе планировщика проектов.

Диаграммы Ганта

Если вы планируете более крупный и сложный проект, вам пригодится диаграмма Ганта. Этот инструмент планировщика проектов выглядит как электронная таблица с одной стороны и график проекта с другой. Задачи перечислены слева, а затем заполняют временную шкалу проекта справа. Это дает вам полное представление о плане всего проекта на протяжении всего его жизненного цикла.

Плюсы использования диаграммы Ганта в том, что она визуализирует большие и маленькие проекты, простые или сложные таким образом, что вы можете видеть общую картину. Это отличный способ организовать множество задач, подзадач и этапов, чтобы вы могли управлять своим планом ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или даже ежегодно. Все это помогает вам лучше контролировать команду, управление временем и ресурсами.

Диаграммы Ганта — это золотой стандарт планировщика проектов, с которым вы должны быть знакомы, даже если не решите его использовать. Вот несколько генераторов Ганта для начала.

• Ganttpro: Поскольку он сосредоточен на диаграммах Ганта, они делают это хорошо, с легко определяемыми временными рамками, рабочей нагрузкой и расписаниями. Однако функции отчетности отсутствуют.
• Celoxis: поддерживает большие и сложные проекты, позволяя даже связывать задачи из разных проектов. Но это корпоративное программное обеспечение, и его трудно научиться правильно использовать.
• Trello: Trello не предлагает диаграммы Ганта, но можно превратить ваш проект Trello в диаграмму Ганта с помощью ProjectManager.

Списки задач

Это также называется списком дел. Это способ собрать всю необходимую работу в одном месте. Это отличный способ управлять своими задачами, будь то ежедневные, еженедельные или даже ежемесячные задачи. Это легко и эффективно. Вы даже можете разбить свои задачи на подзадачи, чтобы лучше организовать их.

Планировщик проектов в виде списка может работать в автономном режиме, как записная книжка, но существует множество программных инструментов, повышающих эффективность за счет размещения списка задач в сети. Вы можете легко редактировать, фильтровать и добавлять теги, чтобы расставлять приоритеты в своей работе. Некоторые списки даже позволяют вам делиться ими с другими, чтобы лучше работать вместе. Но лучше всего то, что список задач гарантирует, что ничего не пропадет.

Тем не менее, список задач лучше, когда вы не имеете дело с работой всего проекта. Представьте, что вы открываете свой список задач и видите бесконечную прокрутку? В то время как некоторые списки задач дают вам функции для определения приоритетов, большинство из них ограничены в том, насколько вы можете их структурировать. Это может сбить их с толку. Также есть тот факт, что вы хотите интегрироваться со своим календарем или другими инструментами, что может быть невозможно, и вам придется прыгать из одного приложения в другое.

Вот некоторые программы списка задач, которые могут помочь вам спланировать ваш проект:

• Todoist: программное обеспечение для управления задачами на основе окна, которое используется для небольших личных списков задач для более крупной бизнес-ориентированной работы.
• Google Keep: скорее сервис для создания заметок, но и отличное место для сбора ваших задач, и это Google, поэтому он работает с другими его приложениями.

Календари проектов

Большинство из нас в какой-то момент своей жизни использовали календарь, мы знаем, что это инструмент отслеживания времени. Но лишь немногие знают, что календари проектов также являются эффективным инструментом планирования проектов. Они позволяют вам отслеживать все сроки вашего проекта в одном месте, ставить цели и обеспечивать прозрачность.

К счастью, вам больше не нужно покупать физический календарь, поскольку существует множество приложений для планирования проектов, оснащенных календарями проектов. Однако большинство из них ограничены, если вам нужно надежное программное обеспечение для планирования сложных проектов.

Таблицы

Электронные таблицы полезны для многих дисциплин. Когда дело доходит до планирования проекта, Excel и другие инструменты для работы с электронными таблицами можно использовать для создания базовых диаграмм и списков задач. Это позволяет использовать их в качестве простого планировщика проектов.

Однако возникает много проблем при совместном использовании файлов, совместной работе с вашей командой и просто общении с ними, если вы просто используете Excel в качестве планировщика проекта. Вот почему со временем были разработаны такие альтернативы, как таблицы Google, но они не так эффективны, как специальное программное обеспечение или приложение для планирования проектов.

Канбан-доски

Канбан-доски — это инструмент планирования, который помогает руководителям проектов визуализировать рабочий процесс в виде карточек и столбцов. Карточки канбан представляют собой задачи и сложены под столбцами, обозначающими различные этапы производственного цикла. Например, карта может назначить задачу, например, исправить ошибку в программном проекте. Столбцы будут делать, делать, тестировать, делать. Карточка перемещается от одной к другой по мере того, как назначенный член команды завершает работу.

Преимущество использования канбана заключается в том, что он помогает командам узнать, что и когда нужно сделать, а менеджеры получают представление о процессе, чтобы они могли отслеживать и перераспределять ресурсы по мере необходимости, чтобы работа продвигалась гладко. Он уравновешивает ресурсы и мощность, регулярно улучшая этот процесс. Это снижает количество отходов и потери времени, повышает эффективность и производительность.

Канбан-доски — это отличный инструмент, который может быть ценным элементом при планировании вашего проекта. Вот несколько вариантов программного обеспечения канбан, которые можно попробовать.

• Microsoft Planner: Microsoft Planner служит супер-приложением для списка дел. Он использует карточки задач в интерфейсе доски канбан.
• Trello: создан для совместных команд, предоставляя им доски, списки и многое другое, чтобы их работа была хорошо организована и гибка, при этом расставляя приоритеты задач.
• Kanbanery: инструмент канбан, который предлагает шаблоны для начала работы или индивидуальную доску. Карточки имеют несколько способов отметить ваш прогресс, а также место для комментариев.

Блокнот планировщика проектов

В наши дни может показаться немного старомодным использовать инструмент планирования проекта, который не доступен в Интернете. Но занесение плана в блокнот — проверенный и верный метод управления проектом. Они могут варьироваться от простых до очень сложных, но на самом деле — что еще вам нужно, кроме блокнота и ручки, чтобы навести порядок?

Конечно, блокнот для планирования проектов лучше всего подходит для небольших проектов, не требующих большого участия команды. Они могут быть идеальными для отслеживания вашей собственной работы; скажем, задачи, которые вам назначены в более крупном проекте. Блокнот лучше всего подходит в качестве инструмента для одного человека по той очевидной причине, что информация внутри находится только между этими обложками и, следовательно, не может быть легко передана.

Если вы хотите организоваться и использовать планировщик проектов, чтобы привести в порядок свою личную работу или управлять теми задачами, которые вам назначены на работе, попробуйте один из следующих способов:

• Блокнот Ink + Volt в твердом переплете: классический блокнот с лентой для отметки вашего места и простым форматом разлинованных страниц.
• Карманный планировщик Poketo: с яркими цветами и функциями, которые помогут вам отображать, организовывать и завершать проекты, этот планировщик проектов имеет открытую дату на год, месяц и неделю.

Планировщики проектов в гибридном стиле

Если вы видели аспекты списков задач, канбан и диаграмм Ганта, которые вам понравились, вы не одиноки. Не существует единого способа планирования проекта, и большинство проектов выполняются не одним человеком. Таким образом, иметь несколько планировщиков проекта не составляет труда. Вот почему вы найдете множество вариантов программного обеспечения, которые предлагают два или более из этих инструментов в своем наборе функций.

Бесплатный шаблон планировщика проектов

Если вы еще не готовы попробовать программное обеспечение для планирования проектов или приложение для планирования проектов, у нас есть для вас еще одна альтернатива. Вы можете использовать наш бесплатный шаблон плана проекта, чтобы помочь вам спланировать все свои проекты. Просто заполните пустые поля и настройте его так, как вам нужно. Кроме того, вы можете использовать наш бесплатный шаблон диаграммы Ганта для Excel, чтобы следить за расписанием вашего проекта.

Бесплатное приложение для планирования проектов

Нужен планировщик проектов на ходу? Загрузите наше бесплатное приложение для планирования проектов для Android и iOS. Проверяйте свой план проекта с помощью мобильных устройств в любом месте и в любое время.

Никогда не пропускайте важные обновления, следите за рабочими процессами и общайтесь со своей командой в режиме реального времени. Просматривайте и управляйте сведениями о задачах, включая исполнителей, дату выполнения, приоритет, подзадачи и многое другое из мобильного приложения.

Что делает ProjectManager лучшим планировщиком проектов?

ProjectManager — это отмеченный наградами планировщик проектов, который предлагает несколько представлений для управления вашим планом с помощью множества функций, предназначенных для того, чтобы вы работали эффективнее. Он основан на совместной работе и имеет единый источник достоверной информации, поэтому все находятся на одной странице при выполнении плана проекта. Настраивайте рабочие процессы и устанавливайте утверждения задач, чтобы убедиться, что ваши планы выполняются правильно, а команды могут сосредоточиться на том, что действительно важно. Давайте рассмотрим функции, которые делают ProjectManager лучшим инструментом планирования проектов любого масштаба.

Списки задач

Вы можете не только легко создать проект, добавив задачи или импортировав список задач из электронной таблицы, но и расставить приоритеты, пометить, чтобы ускорить поиск, отфильтровать по исполнителю и многое другое. Столбцы можно сортировать по своему усмотрению и перетаскивать в нужное место. После того, как вы создали свой проект в планировщике списка задач, он также отображается во всех других представлениях проекта.

Канбан-доски

Одним из таких представлений является канбан-доска с функцией перетаскивания. Это означает, что вы можете перемещать карточки с помощью курсора по мере продвижения по циклу проекта. Доска визуализирует эти этапы рабочей нагрузки или позволяет организовать их по категориям. Доски автоматически заполняются столбцами «сделать», «делать» и «сделано», но вы можете настроить их по своему усмотрению.

При нажатии на карточку отображаются сведения о задаче, такие как описания, сроки выполнения и файлы, а также можно добавить комментарии, чтобы помочь командам сотрудничать. Команды могут даже добавлять свой прогресс, чтобы держать всех в курсе. Отфильтруйте доску по прогрессу или сроку выполнения, чтобы не отставать от своего плана.

Диаграммы Ганта

Интерактивный генератор диаграмм Ганта устраняет все трудности традиционного построения диаграмм Ганта и добавляет функции, позволяющие лучше контролировать план проекта. Ганта показывает ваши задачи на временной шкале водопада, позволяя вам назначать затраты на эти задачи, ресурсы, а затем членов команды для их выполнения.

Задачи могут быть зависимыми, то есть одна может начинаться или заканчиваться до тех пор, пока не начнется или не закончится другая. Отсутствие определения этих задач может привести к узким местам в дальнейшем в проекте. Диаграмма Ганта позволяет связать эти зависимости между задачами, чтобы они никогда не были забыты. Вехи также могут быть добавлены, чтобы отметить конец одного этапа и начало другого или просто отметить крайние сроки.

Посмотрите встроенное видео, чтобы получить обзор продукта и узнать, как он может помочь вам в планировании вашего проекта.

Если вы ищете облачный планировщик проектов, который позволит вам работать так, как вы хотите, то вам нужен ProjectManager. Он имеет несколько представлений проекта, которые работают вместе, а также отслеживают и отслеживают ваш прогресс, чтобы вы могли оставаться в графике. Узнайте, почему это предпочтительный инструмент управления проектами для десятков тысяч команд, работающих в NASA, Bank of America, Ralph Lauren и других организациях, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией сегодня.