Как очистить свой список адресов электронной почты (и зачем нужна регулярная очистка)

После всего времени и усилий, которые вы тратите на создание и расширение базы подписчиков, может быть неприятно слышать, что теперь вам нужно очистить свой список адресов электронной почты. Очистив свой список, вы удалите людей, которые, по вашему мнению, хотели бы купить у вас, стать частью вашего сообщества и поделиться своим бизнесом с другими.

Однако так ли это на самом деле? Что хорошего в старых лидах, если со временем их вовлеченность падает? Вдобавок ко всему, накапливая старые лиды, вы на самом деле влияете на свою репутацию отправителя электронной почты, что влияет на все остальные показатели вашей электронной почты. Стоит ли просто оставить несколько «может быть»?

Создание электронной почты ради чисел — это не та практика, которую вы хотите продолжать, если хотите иметь здоровый список адресов электронной почты. Итак, давайте обсудим несколько ключевых вещей, которые вы захотите знать, когда в вашем списке адресов электронной почты есть несколько паутин. В этом посте мы расскажем, почему так важна очистка вашего списка, когда вы поймете, что пришло время для очистки, и, наконец, о шагах, которые нужно предпринять, чтобы это сделать.

Причины стремиться к чистому списку адресов электронной почты

К настоящему времени вы, вероятно, слышали все о том, почему вам следует расширять свой список адресов электронной почты. Фактически, вы могли бы гордиться базой подписчиков, которую вам удалось собрать. Теперь лучший способ сохранить эту мотивацию и рост — оптимизировать ее для вовлечения.

Застойный или кишащий ботами список адресов электронной почты хуже, чем отсутствие списка вообще. Да, вы правильно прочитали. Итак, если у вас есть хорошая система для привлечения посетителей и регистрации их в качестве подписчиков, вы должны запланировать частую очистку своего списка. Вот почему обслуживание электронной почты принесет пользу вашему списку:

Поддержание репутации отправителя

Ваша репутация отправителя, также известная как IP-репутация или оценка IP, — это то, что оценивают поставщики электронной почты, такие как Gmail, когда они фильтруют электронную почту, чтобы доставить ее в спам или основной почтовый ящик. Если вы не знаете, какова ваша репутация отправителя, вы можете проверить ее на таких веб-сайтах, как sendersscore.org. Вы должны стремиться к результату 90 или выше.

Чтобы ваша репутация интеллектуальной собственности не превратилась в злодея, встающего между вами и вашими продажами, вам придется избегать определенных ошибок, таких как неизбирательное расширение списка. Другие распространенные ошибки, которые маркетологи допускают при расширении и развитии списков адресов электронной почты:

• Разрешение опечаток при сборе электронных писем
• Покупка писем
• Отправка контента плохого качества
• Не последовательность

Чтобы избежать каких-либо проблем с вашей оценкой IP, вы должны относиться к своему списку так же, как к ценному имуществу. Чистите и обслуживайте его, чтобы он сохранял свою ценность долгие годы.

Улучшение показателя отказов

При отправке по электронной почте вы можете увидеть приблизительную оценку состояния вашего списка, посмотрев на показатель отказов. Это метрика, показывающая, сколько ваших писем так и не нашли адрес, на который они были отправлены, потому что его больше не существует, потому что пользователь отказался от него или потому что он был написан с ошибкой при его сборе. Попробуйте очистить список адресов электронной почты, чтобы очистить все контакты, вызывающие отказы. Это немедленно улучшит ваш показатель отказов, чтобы сохранить рейтинг IP вашего списка в безопасности.

Повышение доставляемости

Доставляемость — это метрика, измеряющая способность ваших электронных писем попадать в почтовые ящики ваших подписчиков. Вы можете проверить доставляемость каждой отдельной кампании, посмотрев, сколько из них было доставлено, а сколько отклонено. Есть несколько вещей, которые ухудшают доставку электронной почты, например:

• Отправка электронной почты с адреса электронной почты бесплатного домена
• Не позволяйте пользователям отписываться, не делая ее доступной
• Отправка писем, которые не получают участия
• Использование сокращений URL-адресов, таких как bitly

Очистив свой список, вы, скорее всего, повысите общую вовлеченность своих почтовых кампаний и не повлияете на доставляемость.

Оптимизация затрат на управление электронной почтой

Большинство инструментов управления электронной почтой взимают плату в зависимости от размера вашего списка. Если вы платите за этот большой список, это должно быть так, чтобы вы могли извлечь из него максимальную пользу. Когда он загроможден старыми лидами, ваши затраты растут, но коэффициент конверсии снижается. Если когда-либо и было время бить тревогу в вашей маркетинговой команде, то сейчас самое время.

По мере того, как вы работаете над чистым списком адресов электронной почты, вы начнете видеть, как затраты на управление ими становятся более подходящими для вашего бюджета и более эффективными для ваших целей продаж.

Признаки того, что вам нужно очистить список адресов электронной почты‌

Ваша репутация отправителя — это один из способов посмотреть, как работает ваш список адресов электронной почты, но, как мы упоминали ранее, эта оценка может выявить больше проблем, чем просто электронные письма. Это также может быть отсутствие последовательности или признак некачественного контента. Регулярная очистка важна независимо от того, видите ли вы признаки бедствия в своем списке адресов электронной почты, но большее количество отписок и сообщений о спаме — это два отслеживаемых красных флажка, на которые следует обратить внимание. Так как же узнать, нужно ли вам очищать свой список адресов электронной почты? Вот некоторые признаки того, что ваш список нуждается в обновлении:

Ваш показатель отказов вырос

С каждой отправляемой вами кампанией вы должны анализировать эффективность не только того, сколько людей открыли ее (ваш показатель открытия), но и того, сколько отказов она получила. Если вы получаете больше отказов, возможно, пришло время взглянуть на адреса с проблемами и выяснить, почему.

Вы можете задаться вопросом, следует ли вам удалить их все сразу и полностью избавиться от проблемы, но есть основания для ожидания. Дело в том, что показатель отказов бывает двух разных типов: жесткий и мягкий.

Типы отказов электронной почты

Не все отказы электронной почты происходят по одним и тем же причинам. Жесткие отскоки - это те, от которых вы должны избавиться. Это отказы, которые не будут исправлены. Возможно, адрес электронной почты не существует или был удален навсегда. Мягкие отказы — это те, которые имеют временные проблемы. Возможно, у получателя закончилось хранилище или у него возникли проблемы с получением вложенного вами файла. Когда почтовые серверы обнаруживают отказ, они обычно пытаются повторно отправить электронное письмо через несколько дней.

Итак, как узнать, что является отказом от сделки, а чему стоит дать второй шанс? Вы не знаете. Вот почему чаще всего нужно не удалять все адреса электронной почты, которые возвращаются, а следить за ними. Если они продолжают отскакивать неделю за неделей, выбросьте их.

Хороший и плохой показатель отказов

Если вы не сразу удаляете отказы, как вы поддерживаете высокий показатель отказов? Все зависит от того, насколько «хороший» показатель отказов, верно? Как и в рейтинге кликов, что приемлемо, а что нет, зависит главным образом от вашей отрасли и количества потенциальных клиентов, которых вы привлекаете каждый день.

В целом, вы должны стараться удерживать свой показатель ниже 3%, поэтому, если вы видите всплеск отказов, но вы все еще ниже этой отметки, следите за этим и удаляйте повторных нарушителей позже. Если вы находитесь в срочном состоянии, когда ваш показатель отказов достиг 8% или более, перейдите в кризисный режим и приступайте к очистке.

Ваши показатели открытия и кликабельности снизились

Если ваша вовлеченность — в основном измеряемая показателями открытия и кликабельности — падает, ваш список может столкнуться с проблемами в вашем списке. Лучший способ вернуться в нужное русло — потратить время на то, чтобы выяснить, что именно вызывает падение вовлеченности. Но если у вас мало времени, начните устранять неполадки с потерей вовлеченности, проведя полную очистку — и в то же время займитесь другими показателями.

При рассмотрении общей картины, поскольку любое снижение производительности электронной почты может напрямую привести к падению доходов, имеет смысл сделать список как можно более беспроблемным.

У вас есть подписчики бота

Есть несколько способов узнать, что в ваш список вторгся спам-бот, который может добавлять электронные письма из других мест в Интернете. Некоторым может даже показаться, что ваш список работает хорошо, но при ближайшем рассмотрении обнаруживается, что что-то не так. Вот несколько вещей, на которые следует обратить внимание:

• Увеличение числа регистраций (особенно тех, которые приходят партиями с интервалом в несколько секунд)
• Снижение открываемости (значительное падение за короткий промежуток времени)
• Спамовые адреса электронной почты (письма со странными доменными именами)
• Недавно добавленные адреса электронной почты, которые отличаются от вашей аудитории (корпоративные, если вы являетесь брендом B2C, или личные, если вы работаете в бизнесе (B2B)).
• Рост числа регистраций с иностранными доменами
• Увеличение количества отписок
• Увеличение жалоб на спам

Если вы понимаете, что у вас есть добавленные ботом адреса или фальшивые регистрации, не паникуйте. Вы можете вернуть свой список, очистив его с помощью шагов, которые мы объясним в следующем разделе.

Как получить чистый список адресов электронной почты шаг за шагом

Преимущества чистого списка адресов электронной почты почти так же разнообразны и обширны, как и преимущества его наличия. Итак, как только вы убедились, что хотите начать плановые уборки в календаре вашей маркетинговой команды, вот что вы сделаете, чтобы провести эффективную уборку. Начните с расчетливой очистки, затем перейдите к более решительным мерам по очистке и, наконец, повторно вовлеките свой список, чтобы сохранить как можно больше лидов.

1‌. Проведите предварительную чистку

Как и в доме, прежде чем сделать глубокую уборку, вы хотите навести порядок. Избавьтесь от самых очевидных вещей, лежащих вокруг, которых на самом деле не должно быть. Что это значит, когда дело доходит до ваших подписчиков? Найдите неиспользуемые сегменты и вещи, которые больше не нужны.

Проверьте наличие контактов в нескольких активных списках, проверьте дату последней отправки в любых списках и удалите их, если они слишком старые. Это поможет убедиться, что все соответствует вашей текущей организации для маркетинга по электронной почте и не слишком устарело.

Кроме того, удалите ролевые адреса, такие как [email protected] или [email protected]. Если возможно, просто найдите личную точку контакта для клиентов.

2. Сегментируйте свой список

Чтобы составить чистый список адресов электронной почты, разделите своих подписчиков на три основные группы: те, кто любит вас и открывает ваши письма почти каждый раз, те, кто открывает их иногда, и те, кто почти никогда не взаимодействует с вами. Затем подойдите к каждой группе по-разному.

Ваша заинтересованная группа

Для этой очистки вам нужно оставить этот сегмент в покое. Они уже демонстрируют хорошее взаимодействие и кажутся довольными. Вы определенно можете вернуться к этому позже и попытаться улучшить их производительность еще больше, но пока пусть этот сегмент устанавливает стандарт того, как вы хотите, чтобы остальные выглядели.

Ваша средняя группа

Затем обратитесь к тем, кто иногда открывает ваши электронные письма. Что это значит, если только некоторые электронные письма провоцируют взаимодействие? Что-то в вашем содержании не совсем соответствует тому, что они ищут. Пытаясь исправить это, вы можете внести небольшие изменения и запустить A/B-тесты, отправив разные варианты одной и той же кампании двум группам в этом сегменте и выяснив, какие из них работают лучше всего. Вы также можете проверить время суток, частоту электронных писем или просто узнать их предпочтения с помощью опроса.

Если вы ищете что-то быстрое, что может иметь большое значение, попросите подписчиков в этом списке добавить вас в свои контакты. Это предотвратит попадание любых электронных писем в спам и предоставит больше возможностей для взаимодействия, переходя прямо в папку «Входящие», которую они открывают каждое утро.

Ваша неактивная группа

Итак, у вас есть список людей, которым на самом деле наплевать на ваш контент — или, по крайней мере, так кажется, судя по тому, как они с ним взаимодействуют. Не спешите отбрасывать их и удалять, чтобы сосредоточиться на более активных. Может быть, вы еще что-то можете сделать. Если они не просматривают ваши электронные письма, это может быть потому, что они никогда не появлялись в их почтовом ящике. Итак, как вы отсеете тех, кто их видит и предпочитает игнорировать?

Вернитесь к этому сегменту после того, как закончите уборку. Если вы отправляете несколько кампаний и видите изменения, выберите те, которые возвращаются, и переместите их в первый или второй сегмент. Что касается тех, кто остался не заинтересован, вы сделали все, что могли, так что вы можете удалить их. Однако прежде чем вы это сделаете, дайте им последний шанс, отправив прощальное электронное письмо, в котором будет что-то вроде:

«Мы заметили, что вас больше не интересуют наши электронные письма. Если это так, мы удалим ваш адрес электронной почты из нашего списка. Если мы ошиблись, и вы хотите остаться подписчиком, дайте нам знать! Ответьте на это письмо, и мы останемся на связи. Если нет, прощайте и спасибо за хорошее время».

Наконец, оставайтесь верными своему слову и удаляйте их из списка через неделю или две, если они не отвечают.

3‌. Реализуйте напоминание о разрешении

Чтобы сохранить чистый список адресов электронной почты, для всех будущих электронных писем добавьте строку вверху, напоминающую подписчикам, что они выбрали эти электронные письма и почему. Это может дать читателям возможность оценить, почему они получают это письмо, и не дать им сообщить о вас как о спаме. Это также может помочь им решить, хотят ли они продолжать получать электронные письма такого типа.

Это здорово, потому что помогает людям отказаться от подписки, когда они думают, что им больше не нужен этот контент. Отписки в хорошей мере на самом деле хороши для вашего списка. Это как робот-пылесос — убирает, пока вы занимаетесь своими делами.

Напоминания о том, почему вы подписаны на рассылку, творят чудеса, удерживая пользователей от отказа от подписки. В большинстве случаев читатели просто хотят знать, что их не добавил какой-то бот. Если они получают электронное письмо, они хотели бы, чтобы вы знали, что они сочли его полезным в какой-то момент и могут повторить позже.

4. Устраните отказы

Используйте теги, чтобы начать отслеживать отказы. Создайте тег для всех адресов, которые возвращаются обратно при отправке электронного письма, и определите те, которые постоянно вызывают проблемы. Если возможно, сохраните все отказы из-за очевидных орфографических ошибок. Если у вас есть другие формы контакта с этими лидами, свяжитесь с ними и спросите, есть ли у них обновленная информация и хотели бы они получать от вас контент. Наконец, удалите все, что ваш провайдер электронной почты рекомендует удалить.

5‌. Повторно вовлеките свою аудиторию с помощью кампании

Вернитесь к своим сегментам и подойдите ко второй группе, которая прохладно относится к вашему контенту. Вовлеките их в активную кампанию. Вы можете попробовать это и с третьей группой, если вы еще не закончили их очистку. Есть несколько способов побудить людей в вашем списке вспомнить, почему они подписались в первую очередь, например, прощальное электронное письмо, которое мы видели ранее, но вы также можете попробовать предложить эксклюзивную скидку и оценить интерес этого сегмента.

6. Предложите вариант отказа или отказа

Что, если бы вы могли получить последнее «да», прежде чем подписчик полностью убедится, что уходит? Предложение вариантов может быть вашей спасительной благодатью. В своем самом последнем письме подписчику, который не взаимодействует с вашими электронными письмами, предложите ему возможность получать только некоторые электронные письма. В конце концов, они, вероятно, подписались по какой-то причине, и иногда, если вы предложите им менее частые электронные письма или получать только определенные типы контента, вы снова зажжете искру.

Какие варианты вы можете дать читателям? Все зависит от того, что вы отправляете. Если у вас есть отдельные информационные бюллетени или электронные письма — одно для новостей, одно для стороннего контента, одно для купонов и т. д. — позвольте им проверить, какие из этих писем они хотели бы получать.

Что произойдет после того, как ваш список адресов электронной почты станет чистым?

После того, как вы узнали, как очистить свой список адресов электронной почты и применили его, вы можете внести небольшие изменения в то, как вы продвигаете свой электронный маркетинг, чтобы этот список дольше оставался чистым. Оставьте некоторое время для планирования после очистки, а затем вы можете начать работать над установлением ожиданий и последовательностью для вашего нового чистого списка. Вот несколько способов, с которых вы можете начать.

Улучшайте свой контент

Проверьте свое планирование контента, чтобы убедиться, что то, что вы отправляете, представляет ценность для ваших читателей. Если все, что вы делаете, это рассылаете информацию о скидках, распродажах и о своем бизнесе, это может утомить ваших подписчиков. Вы отвечаете на их вопросы? Развлекать их? Узнайте, о чем на самом деле хотят читать ваши читатели. Вы даже можете сделать это, спросив их. Проведите опрос среди своих подписчиков и спросите их, чего бы они хотели от вас.

Отправляйте так часто, как хотят ваши читатели

В том же опросе спросите их, хотят ли они получать электронную почту еженедельно или раз в две недели. Некоторые люди даже хотят ежедневных обновлений. Узнайте, чего хочет большинство ваших читателей, и начните применять это. Если вы обнаружите, что ваших ресурсов недостаточно для ежедневной рассылки электронных писем, предлагайте только то, что вы считаете реалистичным.

Планируйте регулярные уборки

Наконец, продолжайте в том же духе! Теперь вы понимаете преимущества чистого списка адресов электронной почты, а также признаки, на которые следует обращать внимание, чтобы знать, что пришло время снова очистить его. Теперь, когда вы знаете, как проводить уборку самостоятельно, будьте бдительны и следите за любыми признаками, и регулярно проводите очистку по расписанию — каждые три месяца или около того. По мере того, как вы будете продолжать регулярно поддерживать свой электронный маркетинг, вы обнаружите, что это становится проще. Вы сможете обнаружить любое подозрительное поведение, возможный спам или поддельные учетные записи и извлечь их, не теряя ни секунды.

Готовы максимально использовать свою маркетинговую стратегию по электронной почте с помощью хорошего скраба? Вы можете начать сегодня с быстрой предварительной уборки вашего списка. Это освободит место для всех будущих лидов. Если вам нужны дополнительные советы по онлайн-маркетингу, Constant Contact поможет вам в их бесплатном руководстве The Download .