Как создать форму приема клиентов, которая дает результаты

Популярная викторина (а это всего лишь 1 вопрос) — без чего из перечисленного может обойтись ваш бизнес?

А. Клиенты
Б. Рекомендации
С. Доход
Д. Репутация
Д. Отношения
F. Все вышеперечисленное
Г. Ничего из вышеперечисленного

Ответ, вероятно, очевиден, но мы все равно скажем вам – G. Ничего из вышеперечисленного.

Все это необходимо для развития вашего бизнеса. И вы получаете их через большую тяжелую работу с вашей стороны, но для начала вам нужна одна важная вещь — и она исходит от клиента.

На этот раз без викторины, мы просто расскажем вам. Вам нужна информация . И чем подробнее, тем лучше.

Лучший способ получить от потенциальных клиентов то, что вам нужно, — заполнить форму приема клиентов . На самом деле, это самая важная часть ваших отношений с клиентом.

Без формы приема клиентов вы можете столкнуться с….

• Расползание масштаба — клиенты слишком поздно понимают, чего они на самом деле хотят, а затем просят больше работы
• Слишком много раундов пересмотра — потому что клиент передумал ИЛИ вы начали с недостаточной информации
• Работа занимает гораздо больше времени, чем предполагалось, часто потому, что у вас не было всей информации о клиенте, необходимой для точного планирования.
• Трудно получить материалы от клиентов — такие вещи, как ресурсы дизайна, рекомендации по бренду и бухгалтерская информация.

Независимо от того, являетесь ли вы цифровым агентством или другим малым бизнесом, форма приема клиентов может помочь вам избежать всех этих проблем.

Этот пост покажет вам, как создать форму приема клиентов — все, что нужно включить в нее, где ее использовать и инструменты для ее создания.

Как происходит прием клиентов?

Процесс приема клиента — это шаг в начале отношений с клиентом, когда вы собираете необходимую информацию от своего клиента. Это ваша возможность задать своим клиентам вопросы и получить то, что вам нужно для выполнения работы, для которой вас наняли.

Многие компании не имеют структурированного процесса приема клиентов и вместо этого полагаются на электронные письма и ручные процессы для выполнения работы. Это может привести к разочарованию как для вас, так и для ваших клиентов.

Процесс приема клиентов знаменует собой начало углубленных отношений с клиентом. Хотя каждый бизнес-процесс может быть разным, обычно он начинается со следующих трех шагов:

1. Соединить вызов : это рукопожатие. Точка, в которой происходит знакомство, и вы получаете представление о том, кто клиент и что он ищет.
2. Форма приема клиентов : эта форма становится более конкретной, с вопросами о болевых точках клиента, типе бизнеса и целях.
3. Ознакомительный звонок : Звонок, чтобы узнать больше о том, что ваши клиенты ожидают от ваших отношений. Затем вместе вы можете изучить варианты клиента с ними на основе информации из формы приема клиента.

Клиент обычно заполняет форму приема после вашего первого звонка. Затем бизнес просматривает всю информацию формы и использует ее для подготовки к ознакомительному звонку.

Кто использует формы приема клиентов? Такие предприятия, как:

• Цифровые агентства
• Юридические фирмы
• Психиатры
• Оздоровительные клиники (например, массажисты и физиотерапевты)
• Врачи
• Бухгалтеры
• Практически любой бизнес, который работает с клиентами.

В процессе приема клиентов может произойти одно из трех событий:

1. Вы и клиент соглашаетесь, что это хорошо подходит.
2. Ваш бизнес решает, что клиент не подходит.
3. Клиент решает, что ваш бизнес не подходит.

Однако, чтобы решить что-либо из этого, вам нужна форма приема клиентов.

Как создать форму приема клиентов

Чтобы создать идеальную форму приема клиентов, вам нужно подумать не только о том, какую информацию вы хотите получить от клиента. Вы должны подумать о том, что сделает форму максимально полезной для клиента.

Подготовьтесь — в этом разделе многое описано .

1. Как выбрать правильные вопросы для формы приема клиентов — плюс примеры
2. Что еще вам нужно включить в форму — да, это больше, чем просто ваши вопросы
3. Где вы должны разместить форму приема клиентов
4. Несколько инструментов, которые помогут вам создать форму

«Форма приема клиентов — отличный способ укрепить власть и создать хорошие отношения с клиентами». – Элизабет Бейли, менеджер по работе с клиентами канала ActiveCampaign.

1. Как правильно выбрать вопросы формы приема клиентов

Посмотрим правде в глаза — формы могут быть утомительными. Любой, кто когда-либо сидел в приемной у врача с блокнотом или должен был что- то делать в DMV, знает это. Но формы приема клиентов являются ключом к успешному взаимодействию с клиентами.

Чтобы сделать форму приема клиентов более приятной для заполнения и получить информацию, необходимую для успешной адаптации клиента, вам нужно задавать правильные вопросы. Конкретные вопросы, которые вы задаете, зависят от типа вашего бизнеса, но есть два важных типа вопросов:

1. Основы : имена, способы связи, бюджет, должностная роль — по сути, вопросы для знакомства с вами на бумаге.
2. Углубленное : вопросы, которые вы задаете, чтобы проникнуть в мысли и бизнес клиента, чтобы узнать его болевые точки и цели.

Имейте в виду, что какие бы вопросы вы ни задавали, эта форма не должна занимать целую вечность. Формы, для заполнения которых требуется много работы… не будут заполнены. Старайтесь, чтобы формы приема были как можно короче, но при этом получали необходимую информацию.

Вот категории вопросов, которые вы должны задавать в форме приема бизнес-клиентов:

1. Бюджет : есть ли у клиента бюджет, чтобы нанять вас? Если да, есть ли возможность расширения вашего контракта в будущем? Возможно, не стоит браться за проекты, которые не имеют долгосрочного потенциала.

2. Объем : какой объем работы необходимо выполнить вашему клиенту? Какие внутренние ресурсы уже есть у клиента – и как будет распределяться работа между вами и командой клиента?

3. Отрасль : в какой отрасли работает ваш клиент? Клиенты часто сравнивают себя с другими в своей отрасли, и вы можете продавать другие услуги, если у вас есть тематические исследования из их отрасли.

(Источник: Formstack)

4. Цели. Как клиент будет оценивать вашу работу? Каковы их ожидания от вас?

5. Сроки: когда вашему клиенту нужно выполнить работу? Работа повторяется или это разовые проекты?

6. Кто из компании вашего клиента будет привлечен? Знайте свое контактное лицо — будете ли вы работать с основателем, генеральным директором, вице-президентом или менеджерами среднего звена?

7. Вопросы к нам. Эта форма должна помочь вам спланировать ознакомительный разговор с клиентом. Включение пространства, где клиент может задавать вопросы, дает вам возможность лучше подготовиться к тому, что может произойти во время звонка.

Тип вашего бизнеса определяет, какие вопросы вы должны освещать и когда вы их задаете. Сара Стейн из Miss Efficiency использует инструмент формы и автоматизацию, чтобы запрашивать необходимую информацию о клиенте, когда она ей нужна.

Сара Штейн ведет бухгалтерский бизнес под названием «Мисс Эффективность». Она помогает малым предприятиям решать проблемы бухгалтерского учета, и их адаптация — первый шаг.

Сара Штейн из Мисс Эффективность.

Сара также интегрирует ActiveCampaign с Typeform, сервисом, который позволяет создавать формы и опросы для сбора информации от ваших контактов. Включение Typeform в приветственную автоматизацию позволяет ей:

• Собирайте важную информацию о привлечении клиентов
• Спросите, почему новые клиенты выбрали Мисс Эффективность
• Запросить отзыв и отправить опрос сетевого промоутера
• Попросите рекомендации для других компаний
• Обеспечьте место, чтобы дать предложения

Сара использует Typeform и автоматизацию для отправки серии электронных писем. Вот как она получает и дает важную информацию о клиенте. Ее первые три:

1. Добро пожаловать. В своем первом электронном письме Сара приветствует нового клиента. Для клиентов это поддерживается рукописной карточкой с благодарностью.
2. Как мы работаем. Знакомство с новыми контактами помогает команде понять, с кем они будут работать, и укрепляет доверие.
3. Чего ожидать от нас . Многие малые предприятия на самом деле не разбираются в бухгалтерии. Это тема, которая вызывает беспокойство, поэтому очень полезно сообщить им, чего ожидать.

Чтобы полностью адаптировать своих клиентов, ей нужно много информации о клиенте. В своем последнем электронном письме она запрашивает всю информацию, необходимую ей для тщательного процесса приема клиентов:

4. Что нам нужно от вас. Есть определенные документы, к которым бухгалтерам необходим доступ. Поместив все это в контрольный список, Сара облегчает клиентам процесс предоставления ей необходимой информации.

2. Где разместить форму приема клиентов

У вас есть два варианта, как привлечь внимание к своей форме.

1. Публично отображать его на своем веб-сайте
2. В частном порядке отправить его непосредственно клиенту

Многие компании размещают форму приема клиентов прямо на своем веб-сайте . Форма обычно находится на вкладке «Свяжитесь с нами» или связана с призывом к действию на целевой странице, например «Получить дополнительную информацию» или «Начать бесплатную пробную версию».

• Преимущество: вы получаете больше потенциальных клиентов из общедоступной формы приема клиентов, потому что любой может получить к ней доступ.
• Недостаток: вы тратите много времени на выяснение того, какие из них стоят того. Если кто-то может заполнить форму, больше шансов, что многие из них не относятся к тому типу клиентов, которого вы хотите преследовать. Это также может показаться клиенту менее безопасным.

Частная отправка формы приема клиентов по электронной почте имеет два важных преимущества.

• Преимущество: если вы можете отправить эту форму потенциальному клиенту, у вас уже есть его контактная информация, поэтому у вас больше шансов заключить сделку.
• Недостаток: у вас потенциально меньший пул клиентов.

Хизер Рид, семейный фотограф и клиент ActiveCampaign, использует автоматизацию вместе со своей контактной формой, чтобы лучше квалифицировать потенциальных клиентов из своей контактной формы.

Хизер Рид, фотограф и клиент ActiveCampaign.

Вы хотите, чтобы лиды хлынули потоком, чтобы вы могли превратить их в клиентов, но квалификация каждого лида по одному не оставит вам времени для фактической работы. Имея собственную семью и постоянную работу, Хизер знала, что ей это не подойдет.

Теперь за нее работает автоматизация ActiveCampaign.

Вначале у Хизер было много зацепок. Но анализ ее рабочего дня показал, что большую часть ее времени поглощали так называемые «лиды-зомби» — лиды, которые выглядят как все остальные, но никогда не конвертируются.

Хизер нужен был способ вернуть себе время — чтобы она могла перестать тратить время на тупиковые лиды и сосредоточиться на лидах, которые могли бы стать клиентами.

Хизер положила конец зомби-лидам и вернула массу своего времени с помощью автоматизации, чтобы квалифицировать будущих клиентов.

Чтобы исправить нехватку времени, Хизер понадобилось:

• Автоматизированный способ сбора лидов
• Автоматизированный способ следить за потенциальными клиентами
• Автоматизированный способ определения потенциальных клиентов из ее контактной формы, которые будут конвертировать

Благодаря этим трем автоматизированным процессам Хизер смогла сократить почти 30% своей работы, высвободив огромное количество времени и устранив разочарование и разочарование из-за потерянного времени.

3. Что еще вам нужно в форме приема клиентов, кроме вопросов?

Вы думали, что закончили после того, как определились с полями формы, не так ли?

Не совсем. Но ты так близко.

Есть еще несколько вещей, которые следует учитывать при включении в форму приема клиентов.

1. Ваша деловая контактная информация : Это не проблема. Вы всегда должны делать свою контактную информацию доступной и легкодоступной, особенно для потенциального клиента.
2. Логотип компании. Он может показаться маленьким, но логотип делает ваш бизнес запоминающимся. Это дает вам ощущение того, что вы являетесь авторитетным, заслуживающим доверия бизнесом.
3. Инструкции : Хотите верьте, хотите нет, но инструкции по заполнению формы полезны для многих людей. Включите информацию, например, какие ресурсы им нужны для заполнения формы, ссылки на страницу часто задаваемых вопросов и следующие шаги.

4. Инструменты для создания формы приема клиентов

Без формы приема клиентов многие компании теряются в потоке электронных писем, и это значительно усложняет адаптацию клиента к статусу клиента. К счастью, инструменты существуют исключительно для создания подобных форм.

Бесплатный конструктор форм Wufoo позволяет создавать простые формы, которые можно загружать на свой веб-сайт или делиться ими в частном порядке. Если вам нужно больше, чем базовые бесплатные функции, вы можете перейти на платную версию. Бонус: вы можете получить некоторую аналитику о своих формах.

Пример шаблона формы Wufoo. (Источник: Wufoo)

Lexicata — это инструмент для разработки форм для приема клиентов, предназначенный для юридических фирм (но вы все равно можете использовать его для других типов бизнеса). Один из самых подробных пакетов программного обеспечения для приема на рынке, он предоставляет вам множество функций, таких как электронные подписи и шаблоны с белой маркировкой. Он также интегрируется с другими программами.

Решите, какой тип формы вы хотите от множественного выбора до раскрывающегося списка. (Источник: Лексиката)

Formstack — один из самых простых способов создания пользовательских форм, позволяющих собирать данные по-своему.
Вы можете создавать онлайн-формы с помощью простого интерфейса перетаскивания — технические навыки не требуются.

Создайте свою идеальную форму приема клиентов с помощью нескольких быстрых кликов. (Источник: Formstack)

Ваш поставщик услуг электронной почты (или ESP) может иметь такие функции, как конструктор форм. ActiveCampaign позволяет легко создавать формы с помощью конструктора форм с помощью перетаскивания. Вы можете добавлять настраиваемые поля и формы на свой веб-сайт или в электронные письма.

Добавьте любые настраиваемые поля в форму, которая вам нужна.

Для получения дополнительной помощи по созданию форм в ActiveCampaign ознакомьтесь с этими полезными руководствами:

• Как создать форму
• Как добавить форму в письмо?
• Руководство по формам

У вас есть заполненная форма приема клиентов. Что делать дальше?

После того, как форма приема клиентов будет заполнена, просмотрите и быстро отреагируйте! Составьте техническое задание на основе собранной информации.

Техническое задание (SOW) выглядит по-разному в зависимости от предоставляемых вами услуг. Они могут варьироваться от простой даты приема (как в медицинской практике) до более подробного построчного документа, включающего сроки, затраты и результаты.

Все начинается с формы приема клиентов.