Успешное общение на работе: откровенный совет от Лорин Коула из копиблоггера

Поскольку в последнее время меня интересовали небольшие изменения, которые мы все можем внести, чтобы улучшить наши коммуникативные навыки (даже если мы уже ими гордимся), я хотел поговорить на эту тему со своим коллегой Лорин Коул.

Лорин - аналитик данных Copyblogger, и мы придерживаемся схожего стиля в общении.

Некоторые могут назвать это чрезмерным общением.

Мы называем это предотвращением недопонимания.

Вот мой разговор с Лорин об успешном общении на рабочем месте.

Если вы хотите получить больше «Ты молодец!» ответы по электронной почте от ваших коллег, клиентов или начальников, проверьте это.

В: Какие элементы составляют электронные письма или заметки о проектах, которые вам нравятся?

Лорин: Мне нравятся электронные письма и заметки о проектах, в которых есть два, казалось бы, противоречивых качества: они ясны и лаконичны, но также всеобъемлющи и обширны.

В хороших коммуникациях по проекту используется как можно меньше слов, чтобы сообщить о том, что важно, но при этом обязательно охватываются все важные детали.

Написание краткое, но содержательное.

Я также ценю, когда люди тратят время на то, чтобы записать цели и задачи проекта. Слишком часто мы предполагаем, что это очевидно для вовлеченных людей - и, возможно, иногда это так, но определенно не всегда.

Если вы больше ничего не пишете о проекте, запишите свои цели, стратегию или задачи, потому что, если вы пропустили что-то еще, это поможет вашим товарищам по команде заполнить пробелы и взять на себя ответственность за проект.

В: Можете ли вы описать подробности, которые вы пишете, чтобы получателям понравилось читать ваши электронные письма или заметки о проекте?

Loryn: Я не могу сказать точно ли другие люди , как читать мои электронные письма ... Но, я могу сказать , что я делаю все возможное , чтобы сделать их легко читать. Это означает использование большого количества знаков препинания и форматирования вместо полных предложений и всегда разбиение абзацев, если они длиннее двух-трех строк.

Написание электронных писем всегда напоминает мне цитату Марка Твена: «У меня не было времени написать короткое письмо, поэтому я написал длинное».

Мы забываем, что написание краткого и полезного электронного письма или описания проекта требует работы.

Вы не можете ожидать, что ваш первый беспорядочный черновик заметок будет понятен человеку, который должен выполнить проект.

Притормози, не торопитесь и посочувствуйте человеку, которому нужно будет выполнить ваши слова.

В: Есть ли у вас процедура проверки письменного сообщения перед отправкой или публикацией?

Лорин: Не особо, но я стараюсь ограничить работу, которую должен будет сделать следующий человек, убедившись, что связывает важные ресурсы и документы.

Например, если я ссылаюсь на документ, я делаю ссылку на него или, по крайней мере, говорю им, где его найти.

И, конечно же, я проверяю написанное на предмет ясности, грамматики, удобочитаемости и тщательности.

В: Как вы управляете различными способами общения на работе (электронная почта, Skype, Slack, Trello и т. Д.)?

Лорин: Каждая платформа обслуживает свою коммуникационную нишу, а это значит, что иногда вам нужно удвоить усилия.

Например, когда я завершаю отчет по одному из наших завершенных проектов, я добавляю отчет в карточку Trello, а затем также отправляю отчет команде Slack с кратким резюме.

Я делаю это, потому что Slack, как правило, является лучшим средством для более быстрого взаимодействия - в идеале я хочу, чтобы люди читали отчет (или, по крайней мере, резюме) и задавали мне вопросы по этому поводу. Я обнаружил, что такое редко случается с инструментами управления проектами, такими как Trello.

Но отчет также необходимо разместить в Trello, потому что это важная часть нашей проектной документации. В будущем, если кто-то вернется, чтобы посмотреть, что мы сделали в рамках проекта, я хочу, чтобы он получил отчет о том, как были выполнены наши усилия.

Итак, чтобы управлять своими коммуникационными платформами, вы должны знать, как используется каждая платформа и какую информацию ваши товарищи по команде ожидают найти на каждой из них.

Даже если это означает, что вы иногда обмениваетесь дублирующейся информацией на разных платформах, лучше сделать это, чем не иметь информации там, где она нужна.

В: Почему недопонимание на работе так расстраивает?

Лорин: Коммуникация - это жизненная сила современного рабочего места, и это еще более верно для удаленных компаний, таких как наша.

Без общения (включая документацию) удаленная работа превращается в круговую игру «Где этот файл?» и «Кто-нибудь знает, как это сделать?» и «Когда мы снова запустим эту новую электронную книгу?»

Мы склонны думать о недопонимании на работе как о случае недопонимания, когда две стороны по-разному думают о задаче и в конечном итоге создают совершенно разные конечные цели.

Иногда такое могло случиться. Но чаще я видел, что хроническое недопонимание (и недостаточное общение) часто принимает форму замешательства и дезорганизации. И со временем эта дезорганизация подорвет чувство свободы воли ваших коллег.

Сначала люди будут спрашивать о вещах, которые они не могут найти или понять самостоятельно. Но со временем становится утомительно постоянно спрашивать, где что находится или как выполнять базовые задачи, особенно по мере того, как вещи меняются, и это заставляет команды чувствовать себя разобщенными и отчужденными.

При плохом общении ваша компания функционирует как друзья, пытающиеся приготовить ужин в арендованном домике у озера. В конце концов, один или два человека заканчивают тем, что все делают, а остальные начинают игру Cards Against Humanity.

Чтобы ваши сотрудники выполняли свою работу наилучшим образом, ваш офис должен больше походить на профессиональную кухню, где все знают, в чем их роль и где найти все необходимое.

В: В какой момент чрезмерное общение становится бременем для всех участников?

Лорин: Излишнее общение может стать бременем, когда товарищи по команде не знают, как использовать свои инструменты общения.

Например, если один товарищ по команде передает только важную информацию в Slack и использует «@channel» в каждом сообщении, это быстро раздражает и становится бесполезным, и тогда кому-то другому приходится переводить его в инструмент управления проектами.

Команды должны иметь четкие инструкции о том, как использовать свои инструменты и какая информация и где принадлежит.

Но чрезмерное общение с неправильной информацией тоже может стать проблемой.

Слишком много информации о фактах («Когда мы это запускаем?» «Какую целевую страницу мы используем?») Сбивает с толку и разочаровывает всех. Такое чрезмерное общение должно быть решено с помощью более совершенных процессов и документации, а не вопросов и ответов.

В: Как лучшее общение связано с увеличением производительности?

Лорин: Простой ответ на этот вопрос заключается в том, что хорошие процессы и документация экономят время - если все знают, где находятся вещи, люди могут выполнять свою работу быстрее, как в случае с профессиональной кухней, о которой я упоминал ранее.

Но что еще более важно, когда каждый знает, где найти нужную информацию и как общаться, товарищи по команде чувствуют себя более ответственными за свою работу, и разговор переходит от «Где я могу найти материал?» на «Как мы можем добиться большего?»

Продуктивность - это не просто выполнение работы; это о том, чтобы делать правильные вещи и добиваться прогресса в достижении поставленных целей.

Если ваша компания плохо общается, вы и ваши товарищи по команде, вероятно, будете перегружены и заняты. Благодаря лучшему общению вы можете почувствовать себя менее занятым и сможете сосредоточиться на проектах, инициативах и вопросах, которые сделают вашу работу и вашу компанию лучше.

В: Есть ли уловка, чтобы избежать чрезмерного количества сообщений, отправляемых вперед и назад?

Лорин: По моему опыту, наиболее раздражающие и бесполезные сообщения взад и вперед связаны либо с фактами («Где я это найду?»), Либо с одобрениями («Ничего страшного, если я сделаю это?» ).

Чтобы сократить их количество, вам нужно сделать две вещи:

1. Четко задокументируйте важную информацию и убедитесь, что все знают, где ее найти.
2. Дайте возможность своим товарищам по команде взять на себя ответственность за выполнение своих обязанностей в проектах.

Сотрудник, неуверенный в своей роли в компании, будет искать одобрения «начальства» для каждой небольшой задачи, что является пустой тратой времени для обеих сторон.

Как я уже упоминал, может помочь создание культуры хорошего общения. Но вы также должны убедиться, что сотрудники знают, что вы доверяете им делать свою работу.

В: Что люди могут делать, начиная с сегодняшнего дня, чтобы более эффективно общаться со своими коллегами, клиентами или начальниками?

Лорин: В следующий раз, когда вы напишете электронное письмо или объем проекта, поставьте себя на место своего читателя.

• Что им нужно знать, чтобы действовать?
• Что вы можете сделать, чтобы информация была максимально понятной и удобной для чтения?
• Какие предположения вы делаете, о чем следует прямо заявить?

Поступая так, вы не только будете лучше писать электронные письма, предложения, документацию или запросы, но и наладите более тесные и крепкие отношения с людьми, с которыми работаете.

К тебе ...

Каковы ваши главные советы по более эффективному общению с коллегами, клиентами или начальниками?

Поделитесь в комментариях ниже.