Вот почему собрание компании, вероятно, снижает вашу продуктивность

Опубликовано: 2023-07-15

Многие собрания компании — это пустая трата времени. Скорее всего, вы присутствовали на одной или нескольких встречах, на которых у вас осталось столько же вопросов, сколько и в начале.

Но не все они должны быть такими. Сосредоточенность и соблюдение повестки дня — важнейшие компоненты для проведения продуктивных встреч и участия в них.

В этом посте мы обсудим, как важно оставаться сосредоточенным и целенаправленным на ваших встречах, предоставив вам практические стратегии по оптимизации вашей производительности во время собрания компании.

Янив Масджеди

директор по маркетингу, Nextiva

Их опыт помог Nextiva развить свой бренд и бизнес в целом.

Работать с нами

Ценность проведения эффективных маркетинговых встреч

Проведение продуктивных совещаний компании играет жизненно важную роль в максимизации производительности команды. Но определенно есть момент, когда вы можете достичь критической массы, и тогда время, проведенное на собрании, будет приносить уменьшающуюся отдачу.

Для маркетинговых команд особенно важно развивать сотрудничество и обмениваться идеями. Но каждая встреча, на которую вы вступаете, должна иметь очень четкие цели и давать вам и всем участникам четкие действия, относящиеся к содержанию встречи.

Если это не мозговой штурм в свободной форме, встречи должны быть короткими и по существу.

Присоединяйтесь. Вносите разумный вклад. И выйти. Вам и вашим товарищам по команде необходимо вернуться к фактическому осуществлению обсуждения, которое вы изложили на собрании.

Встреча компании, которая должна была быть по электронной почте

Мы не будем углубляться во все данные в этом посте, но вы можете увидеть здесь ряд достоверных наблюдений о том, как собрания могут тратить ваше время:

Один из наиболее экономичных и экономящих время вопросов, которые вы можете задать себе, — это вопрос о том, необходима ли вообще предлагаемая встреча с самого начала.

Спросите себя: «Может ли то, что мы пытаемся сообщить и решить, быть в достаточной степени обработано с помощью цепочки электронной почты?»

Если вы сможете изложить суть всей встречи в нескольких сотнях слов по электронной почте, вы сможете сэкономить себе и своей команде значительную часть времени, которое было бы потрачено на встречу.

Ознакомьтесь с этой удобной блок-схемой, которая поможет вам принять решение о том, следует ли проводить следующую встречу:

Подготовка к продуктивной маркетинговой встрече

Подготовка к продуктивной маркетинговой встрече требует тщательной и тщательной подготовки. Недостаточно просто собрать группу людей в одной комнате и надеяться на лучшее.

Чтобы по-настоящему извлечь максимальную пользу из этих совместных сессий, вам необходимо установить жесткие границы. Это означает, что необходимо заранее сообщить всем участникам:

цели встречи
Соответствующие данные
проблемы, которые нужно решить
потенциальные решения

Когда у участников есть возможность углубиться в предоставленные материалы, они могут прийти на встречу, вооружившись ценной информацией и свежим взглядом. Такая продвинутая подготовка устраняет необходимость в трудоемких объяснениях и позволяет совещанию сразу перейти к сути вопроса.

Поощрение участников обдумать лучшие подходы и рассмотреть потенциальные препятствия перед встречей также способствует развитию чувства причастности и ответственности. Каждый человек становится активным участником обсуждения и вносит свой вклад в процесс коллективного решения проблем. Их мысли и идеи имеют вес и значимость, поскольку у них было время тщательно поразмыслить над актуальными проблемами.

Когда у людей есть время обдумать материалы и потенциальные решения, их ум может создавать неожиданные связи и генерировать инновационные идеи.

Структурирование встреч для достижения успеха

Структура ваших встреч играет решающую роль в их успехе.

Если вы попробуете применить следующие рекомендации, у вас будет больше шансов создать целенаправленную и продуктивную среду:

Одностраничные обзоры: попросите участников документировать свои идеи, проблемы и предлагаемые решения в кратком одностраничном формате. Такой подход помогает рационализировать обсуждения, обеспечивая краткое освещение всех соответствующих аспектов. Это также позволяет каждому заранее ознакомиться с ключевыми моментами, способствуя более эффективному и конструктивному разговору во время встречи.
Четкие цели: Определите конкретную цель для каждой встречи, чтобы избежать бесцельных дискуссий. Без четкой цели встречи могут легко сойти с намеченного пути, тратя драгоценное время. Четко определенные цели служат ориентирами, позволяя участникам согласовывать свои вклады и совместно работать над достижением общей цели.
Выявление и решение проблем: Поощряйте открытый диалог о проблемах и проблемах, с которыми сталкивается команда. Создайте среду, в которой участники будут чувствовать себя комфортно, выражая свои опасения и предоставляя ценную информацию. Цель состоит в том, чтобы коллективно определить потенциальные решения и разработать план действий. Помните, что конечная цель этих встреч – добиться ощутимых результатов и способствовать прогрессу.
Инструменты для повышения эффективности совещаний
Давайте посмотрим правде в глаза. Люди — социальные существа, и они часто могут позволить собраниям стать скорее социальным сосудом, чем реальным способом найти ответы и определить, что делать дальше. С учетом вышесказанного, существует множество отличных инструментов, которые могут значительно повысить эффективность и результативность ваших маркетинговых встреч.

Рассмотрите возможность использования платформ записи собраний и обратной связи, таких как Gong или Chorus:
Эти инструменты позволяют отсутствующим членам команды следить за обсуждениями и вносить ценный вклад, даже если они не могут присутствовать на собрании лично.
Такие инструменты, как Rev, могут расшифровывать записанный диалог собрания и представлять его в письменном формате, упрощая просмотр собрания для людей, которые предпочитают читать:
Сопутствующий контент: 20 инструментов искусственного интеллекта для масштабирования вашего маркетинга и повышения производительности
Контроль затрат и времени на собрания
Хотя встречи, несомненно, имеют ценность, важно эффективно управлять их расходами и продолжительностью. Чрезмерные и непродуктивные совещания могут отнять драгоценное время и ресурсы, оставляя мало места для выполнения реальной работы.

Важно проанализировать время, затрачиваемое на встречи, и посчитать связанные с этим затраты. Стремитесь свести к минимуму ненужные встречи и обеспечить, чтобы каждая из них была ориентирована на цель и результат.
Будьте строги в отношении присутствия, приглашая только тех, кому действительно необходимо присутствовать. Такой подход гарантирует, что встречи станут целенаправленными собраниями, которые способствуют прогрессу, а не препятствуют продуктивности.
Изучение стратегий с высоким кредитным плечом: три вверх, три вниз
Вы можете попробовать метод «Три вверх, три вниз». Этот метод предполагает, что каждый член команды делится тремя положительными достижениями и тремя проблемами, с которыми он столкнулся в течение недели. В ходе краткой 30-минутной встречи обсуждаются эти вопросы и распределяются обязанности по их решению.

Реализация этой стратегии может помочь создать более целенаправленную и продуктивную культуру встреч в вашей организации, где отмечаются достижения, решаются проблемы и достигается прогресс.
Последнее слово на собраниях компании
Меньше всего вам хочется, чтобы собрание компании отнимало много времени, тратило ресурсы и создавало больше путаницы, чем помощи. Мы знаем, что это кажется очевидными целями для любой встречи, но вы будете удивлены, насколько легко тратить сотни или тысячи часов в год на то, чего можно было бы достичь с помощью простой переписки по электронной почте.
Ставьте четкие цели, тщательную подготовку и эффективное использование технологических инструментов для оптимизации производительности вашей команды.

Придерживаясь постоянного совершенствования и внедряя эффективные методы проведения встреч, вы сможете создать среду, в которой процветает производительность, а уважение к времени компании становится нормой.
Работать с нами
Перепрофилирование из подкаста нашей Школы маркетинга .