Что такое приказ о внесении изменений в конструкцию? Процесс и советы

Строительные проекты сложны. Неудивительно, что есть изменения, которые влияют на работу. Чтобы эти неожиданности как можно меньше влияли на план строительства, в отрасли используется так называемый заказ на изменение конструкции.

Во всех проектах есть заказы на изменение, но что такое заказ на изменение конструкции и когда его следует использовать? Мы ответим на эти вопросы, а также опишем процесс управления заказами на изменение конструкции. В качестве дополнительной помощи прилагается шаблон заказа на изменение и, конечно же, то, как программное обеспечение для управления строительными проектами идет еще дальше.

Что такое приказ о внесении изменений в конструкцию?

Приказ о внесении изменений в строительство — это просто поправка к договору между строительной компанией и ее заказчиком. Это документ, определяющий изменение объема работ. Это полностью задокументировано и часто добавляется к согласованной цене контракта, срокам проекта или тому и другому.

Однако приказы о внесении изменений в конструкцию не просто требуются, а запрашиваются. И строительный подрядчик, и владелец должны согласовать условия приказа о внесении изменений в строительство, прежде чем он будет реализован в проекте.

Есть много причин для изменения порядка строительства. Владелец может попросить разместить стену, дверь или окно не там, где они были спроектированы в макете, чтобы лучше работать с другим элементом дизайна. Это дополнительный порядок изменения. Другие распоряжения об изменениях конструкции удаляют, а не добавляют, которые называются дедуктивными распоряжениями об изменении. Это может снизить цену контракта.

Какой бы ни была причина изменения порядка строительства, подрядчик должен выполнить его, по возможности не нарушая план проекта. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления строительными проектами, которое помогает отслеживать заказы на изменение в режиме реального времени. Используйте представление проекта на нашей доске канбан, чтобы добавить порядок изменения конструкции, и получите визуальный инструмент для отслеживания рабочего процесса по мере его перехода от «сделать», «выполнить» и «сделать». Вы можете прикреплять документы и изображения, комментировать, добавлять теги, приоритет и многое другое. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Когда следует использовать приказ о внесении изменений в конструкцию?

Заказы на изменение конструкции могут возникать на протяжении всего выполнения плана проекта. Больше строительных проектов, чем нет, будет иметь по крайней мере один в течение жизненного цикла проекта. Поэтому важно, чтобы строительные подрядчики знали об этом и планировали соответствующим образом.

В проектах будет использоваться порядок изменения строительства по многим причинам, некоторые из которых мы отметили выше. Другие причины включают ошибки в дизайне, неадекватные масштабы, погодные условия, делающие строительство невозможным, и неточные оценки сроков проекта. Во всех этих и многих других случаях подрядчики будут использовать заказы на изменение конструкции.

Любой, кто управляет строительным проектом, должен быть готов к изменению порядка. Чем больше вы понимаете, что может вызвать эти изменения в масштабе проекта, и чем лучше вы их планируете, тем быстрее и менее значимыми могут быть изменения.

Процесс управления заказами на изменение конструкции

Если ничто не является постоянным, кроме изменений, то должен существовать процесс для управления заказами на изменение конструкции, возникающими в ходе проекта. Ниже приведены основные шаги, которые необходимо предпринять при управлении процессом заказа на изменение конструкции. Прежде чем зафиксировать процесс, убедитесь, что клиенты и субподрядчики подписались на него.

Начните с контракта

Поскольку заказ на изменение конструкции — это просто дополнение к контракту между строительным подрядчиком и его клиентом или владельцем, контракт является отправной точкой для всех заказов на изменение, которые будут влиять на объем работ по проекту. Перед подписанием договора обязательно внимательно его прочитайте. В этом случае вы должны обратить пристальное внимание на любые пункты, относящиеся к заказам на изменение, например те, которые касаются сроков, документации и того, кто уполномочен утверждать изменение.

Обзор плана проекта

Следующим шагом является просмотр плана строительства и спецификаций. Внимательно просмотрите эти документы, чтобы увидеть, есть ли какие-либо ошибки, упущения или неясности в объеме, которые владелец и архитектор должны исправить до начала строительства. Учет этих вопросов в плане и спецификациях предотвратит дорогостоящие и своевременные заказы на изменение конструкции во время выполнения плана.

Быстро реагируйте на изменение заказов

Независимо от того, запрашивает ли подрядчик или владелец заказ на изменение конструкции, его следует ускорить как можно раньше. Задержки, скорее всего, только добавят время, затрачиваемое на реагирование на запрос об изменении. Не ждите до последней минуты, как бы ни было заманчиво отложить заказ на изменение в долгий ящик. Крайне важно быстро получить изменение в письменной форме и внести коррективы в график и стоимость. В противном случае у вас будет невыполненная работа с заказами на изменение конструкции, которые могут сорвать проект или еще что похуже.

Встреча со всеми заинтересованными сторонами

Подрядчик и владелец должны не только встретиться, чтобы обсудить изменение до того, как оно будет задокументировано, и прийти к соглашению о стоимости и влиянии на график, но они также должны поддерживать связь на протяжении всего процесса. Это включает в себя понимание причины запроса на изменение и того, как им управлять. Без соглашения изменение будет более разрушительным. Определите новый объем работ с владельцем или его уполномоченным агентом. Не пренебрегайте субподрядчиками, которым придется вносить коррективы в свои графики. Сообщите им, как изменение повлияет на их работу, и четко определите рабочие процессы. Затем держите всех в курсе о выполнении заказа на строительные работы.

Дальнейшие переговоры

Переговоры — это заключительный этап процесса заказа на изменение конструкции перед тем, как вы начнете работать. Все стороны могут прийти к соглашению не сразу. Возможны разногласия по поводу влияния на объем работ по проекту и вопросы, связанные со стоимостью и сроками. Во-первых, попросите владельца согласовать стоимость изменений, будь то цена, время или материалы, хотя это также может быть согласовано в виде единовременной суммы. Иногда это уже прописано в договоре, что упрощает процесс. Этот шаг представляет собой толчок между подрядчиком и владельцем, который должен привести к решению, которое всех устроит.

Не пренебрегайте документацией

Четкое документирование процесса заказа на внесение изменений в конструкцию помогает избежать ненужных споров и способствует продвижению работ без дорогостоящих задержек. Каждый шаг процесса должен быть задокументирован и подписан. Ведите письменный учет всех сообщений между подрядчиком, владельцем и субподрядчиками. Как только все заключат соглашение, попросите их подписать, чтобы убедиться, что все они знают стоимость и влияние на график. Даже во время выполнения запроса на изменение крайне важно документировать работу и делиться этими документами, чтобы держать всех в курсе.

Что должен включать в себя приказ о внесении изменений в конструкцию?

Заказ на изменение конструкции должен содержать соответствующую информацию об изменении. Для этого необходимо несколько направлений. Хотя отдельные заказы на изменение конструкции могут отличаться, все они должны содержать следующие детали.

• Информация внутри офиса: Название строительного проекта облегчит поиск, особенно если вы работаете над несколькими проектами одновременно. Включите номер заказа, чтобы отличить этот заказ от других заказов на изменение конструкции в проекте. Обратите внимание, является ли изменение внутренним или внешним. Также укажите дату изменения приказа.
• Определите изменение: обратите внимание на тип запроса на изменение. Существует четыре заказа на изменение конструкции: время и материал (стоимость не может быть установлена), паушальная сумма (количественный объем работ), нулевая стоимость (не изменяет договорную цену) и единая стоимость (на основе значений графика единых затрат). Затем объясните причину изменения и есть ли возможность, связанная с этим.
• Опишите изменение: напишите подробное описание того, что запрашивается, чтобы все знали, какую работу необходимо выполнить, чтобы закрыть заказ на изменение конструкции. Включите материалы и работу и оцените продолжительность работы. Здесь также следует прогнозировать цены.
• Распоряжение об изменении подписи и даты . Последний шаг для всех вовлеченных сторон — подписать распоряжение об изменении конструкции и добавить дату к своей подписи. Это гарантирует, что все знают о том, что было согласовано, и будут соблюдать свою часть контракта.

Шаблон заказа на изменение

Стандартизация процесса заказа на изменение конструкции обеспечивает согласованность и означает, что вам не нужно тратить время на создание новых документов каждый раз, когда в проект вносятся изменения. Один из способов сделать это — использовать шаблон. В ProjectManger есть десятки бесплатных шаблонов управления проектами для Excel и Word, которые можно загрузить с нашего сайта. Наш бесплатный шаблон формы заказа на изменение для Excel можно использовать для заказов на изменение строительства или любой отрасли, в которой есть заказы на изменение. Используйте этот бесплатный шаблон управления проектами всякий раз, когда вам нужно зафиксировать изменения, определить изменения и убедиться, что все согласны с предстоящей работой.

ProjectManager помогает вам управлять заказами на изменение конструкции

Наш бесплатный шаблон распоряжения о внесении изменений — отличный инструмент, позволяющий всем быть на одной волне, но тогда вам придется проделать всю работу. Вот тут-то и начинается управление строительными проектами. Вы уже видели, как облачное программное обеспечение ProjectManager имеет доски канбан для отслеживания порядка изменений в режиме реального времени. Это всего лишь одно из нескольких представлений проекта в нашем инструменте. Субподрядчики могут использовать список задач, если они предпочитают. Все данные мгновенно обновляются и отображаются во всех представлениях проекта, поэтому независимо от того, какое представление вы используете, вы видите более актуальную информацию.

Управляйте рабочей нагрузкой вашей команды

Заказы на изменение конструкции могут повлиять на стоимость и график. У нас есть функции управления ресурсами, которые помогут вам смягчить влияние на ваш проект. После того, как вы зарегистрировали команду и субподрядчиков, они доступны в системе, что упрощает назначение им задач. Затем взгляните на диаграмму рабочей нагрузки, которая имеет цветовую кодировку, чтобы вы могли видеть, кому выделено слишком много или слишком мало задач. Затем вы можете назначить их прямо из диаграммы и сбалансировать рабочую нагрузку каждого, чтобы поддерживать их продуктивность, а не перераспределять кого-либо и снижать моральный дух.

Получите общее представление о прогрессе

Ваши ресурсы — не единственная метрика, которую вам нужно отслеживать. Наше программное обеспечение имеет встроенную панель инструментов, которая не требует трудоемкой настройки, как в случае с другими легкими инструментами. Он готов к работе в любой момент, собирая данные в реальном времени и отображая их в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. Вы можете отслеживать затраты, время и многое другое в режиме реального времени. Если вы хотите получить более подробную информацию, используйте настраиваемые отчеты для расписаний, статуса и других показателей проекта. Ими также можно легко поделиться, чтобы держать клиента, владельца или заинтересованные стороны в курсе.

Есть и другие функции, которые помогут вам управлять заказами на изменение конструкции, например безопасные табели учета рабочего времени, которые не только упрощают процесс начисления заработной платы, но и показывают, сколько часов каждый член команды потратил на выполнение своих задач. От диаграмм Ганта до расписания и даже функций управления портфелем для управления несколькими проектами — наше программное обеспечение предоставляет вам инструменты, необходимые для внесения изменений в проект и соблюдения графика.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое позволяет командам планировать, управлять и отслеживать проекты в режиме реального времени. Наша платформа для совместной работы соединяет всех, от офиса до рабочего места. Они могут обмениваться файлами, комментировать и работать вместе более продуктивно. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Сопутствующее строительство Контент

ProjectManager — это не только отличное программное обеспечение для управления строительными проектами, но и онлайн-центр для всего, что касается управления проектами. Мы публикуем еженедельные блоги, публикуем обучающие видео, руководства и, конечно же, бесплатные шаблоны. Если вы ищете дополнительную информацию об управлении строительными проектами, вы попали в нужное место. Перейдите по этим ссылкам, чтобы прочитать обо всем, от составления графика строительства до обзора лучшего программного обеспечения для планирования строительства.

• Программное обеспечение для управления строительными проектами
• 8 бесплатных строительных шаблонов Excel
• Как составить график строительства
• Лучшее программное обеспечение для планирования строительства 2023 года для управления проектами
• Шаблон сметы строительства