Управление контрактами: понимание жизненного цикла контракта

Управлять проектом сложно. Менеджеры проектов обучены планировать графики и распределять ресурсы, чтобы укладываться в сроки и не выходить за рамки бюджета. Но как только вы заключаете договор с людьми за пределами вашей организации, юридические и логистические вопросы могут стать непреодолимыми.

Компании нанимают менеджеров по контрактам для управления этим часто сложным контрактным процессом. Хотя не в каждой организации есть менеджер по контрактам, каждый, кто руководит проектом, в котором работают поставщики и подрядчики, должен иметь представление об управлении контрактами.

Что такое управление контрактами?

Управление контрактами — это процесс управления контрактами. Это включает в себя результаты, сроки и условия контракта. Однако это не просто облегчает процесс заключения контракта; но также управление клиентами и их удовлетворением.

Часто люди думают только о подготовке к подписанию контракта, что известно как администрирование контракта. Хотя этот период переговоров важен, было бы ошибкой пренебрегать тем, что происходит после заключения контракта. Вот тогда и начинается настоящее управление контрактом.

Управление контрактами используется в организациях как государственного, так и частного секторов для эффективного управления контрактами после их подписания с целью повышения операционных и финансовых показателей. Это также помогает снизить финансовый риск для организации. Несмотря на то, что хороший процесс управления контрактами требует много времени, он снижает затраты и повышает производительность.

Что такое управление жизненным циклом контракта?

Управление жизненным циклом контракта отличается от управления контрактом. Последнее больше касается управления контрактами с электронной почтой, электронными таблицами и файловым хранилищем. Управление жизненным циклом контрактов — это стратегический подход к управлению контрактами, позволяющий повысить эффективность деятельности за счет объединения людей, процессов и технологий.

Управление жизненным циклом контракта или CLM связано с автоматизацией и оптимизацией процессов, связанных с различными этапами управления контрактом, такими как инициация, разработка, процесс и рабочий процесс, обсуждение и утверждение, выполнение, текущее управление и соблюдение требований, а также продление. Конечная цель — сэкономить время и деньги, уменьшив количество ошибок.

Это делается с помощью программного обеспечения CLM, которое дает пользователям более четкое представление о расходах корпорации и оптимизирует процесс заключения контрактов для повышения эффективности, что приводит к снижению административных расходов. Это достигается за счет управления контрактами на закупку и продажу, автоматизации, стандартизации и многого другого для быстрого и простого создания контрактов.

Кто участвует в управлении контрактами?

В некоторых организациях есть специальное лицо для управления контрактами, известное как менеджер по контрактам. Они направляют и контролируют контракты по мере их продвижения по жизненному циклу. В некотором смысле они являются посредниками, которые работают как мост, соединяющий компании, сотрудников, клиентов, поставщиков и подрядчиков.

Менеджер по контрактам облегчит переговоры, рекомендации и все записи, связанные с процессом контракта. Они изучают все юридические вопросы, связанные с контрактом, и помогают в согласовании условий с клиентом и третьей стороной.

Некоторые из обязанностей менеджера по контрактам включают подготовку коммерческих предложений, разработку и представление проектных предложений, встречи с клиентами, оценку бюджетов, обсуждение условий контракта и многое другое. Их набор навыков включает в себя знание договорного права и умение управлять отношениями.

Связанный: Процесс торгов по контракту на строительство

Почему управление контрактами важно?

Контракты важны. Они являются юридически обязывающими документами между работником и подрядчиками или поставщиками, которые будут выполнять работу. Таким образом, управление контрактами не менее важно, так как помогает обеспечить эффективное выполнение контрактной работы. Это работает для обеих сторон с точки зрения бизнес-стратегий и процедур.

Поскольку бизнес-стратегия организации во многом зависит от успешных переговоров по контракту, этот процесс может занять много времени. Использование управления контрактами помогает выделить необходимое количество ресурсов.

Но как только контракт подписан, необходимость контроля и надзора за его выполнением имеет решающее значение для выполнения обязательств по контракту. Отсутствие процесса управления контрактами может стоить организации денег и времени из-за наложения штрафов и судебных разбирательств, не говоря уже о подрыве важных деловых отношений.

Управление контрактами остается преимуществом даже после завершения контракта и закупки услуг. Без надзора это может привести к невыполнению всех договорных обязательств. Все это подрывает ценность проекта и даже может привести к невозможности достижения его целей.

Каковы этапы процесса управления контрактами

Управление контрактами, как и любой другой тип управления, имеет процесс. Это позволяет контролировать управление контрактами и следить за тем, чтобы ничто важное не было упущено из виду. Эту серию действий можно разбить на семь шагов:

1. Планирование

На этом этапе определяются потребности организации, устанавливаются цели и определяются риски. Помните, что договор имеет обязательную юридическую силу, поэтому важно проявлять должную осмотрительность. Знайте тип контракта, любые стандартные соглашения, которые можно использовать, определите, кто за что отвечает, и ресурсы, необходимые для реализации контракта.

2. Составление

Если в вашей организации работает штатный юрисконсульт или поверенный, самое время проконсультироваться с ним. У них может даже быть шаблон для работы при составлении контракта. Это поможет убедиться, что все необходимые пункты и условия включены. Кроме того, примите во внимание любые законы штата или страны, которые могут повлиять на контракт. Потратьте время и убедитесь, что все правильно.

3. Утверждение

Следующим шагом является получение одобрения от менеджера или руководителя для просмотра проекта контракта и проверки наличия у них каких-либо замечаний или исправлений перед окончательной доработкой документа. Этот этап процесса зависит от того, как работает ваша организация, а также от того, есть ли у нее процедуры аудита или другие политики в отношении конкретных закупок. На этом этапе настройте систему для уведомления утверждающих сторон, чтобы они могли просматривать, редактировать и комментировать контракт в режиме реального времени.

4. Переговоры

Этап переговоров будет включать в себя изучение потребностей другой стороны до того, как сесть за стол переговоров. Когда все вносят изменения в контракт, полезно иметь общий доступ к этому документу и совместную работу над ним в режиме реального времени. Переключение между различными версиями контракта по электронной почте с использованием физических документов увеличивает вероятность ошибок и увеличивает стоимость.

5. Подписание

Как только обе стороны соглашаются с договором, он подписывается ими, что делает его юридически обязывающим документом. Хотя мы часто представляем, что подписание контракта происходит лично, это не всегда так. С виртуальными встречами и глобальной экономикой получить подписи может быть сложнее. Все больше компаний используют электронные подписи для облегчения этого этапа.

6. Пересмотр

Обычно в подписанный контракт вносятся поправки или изменения. Отслеживание этих изменений важно и подчеркивает важность надежного процесса управления контрактами. Контракты должны быть общими, легко редактировать и вносить поправки по мере необходимости.

7. Обновление

Наконец, есть управление, которое следует за подписью, что может быть аудитом, продлением контрактов и другими обязательствами. Контракт должен регулярно проверяться, чтобы убедиться, что обязательства в нем выполняются. Это включает в себя продление контракта при необходимости. Отсутствие продления является упущенной возможностью и может повредить отношениям между владельцем и подрядчиком.

Лучшие практики управления жизненным циклом контрактов

При применении управления жизненным циклом контракта есть вещи, которые нужно сделать, чтобы процесс работал более эффективно. Во-первых, оцифровка и автоматизация процесса всегда желательны. Это вдвойне важно при управлении портфелем контрактов или работе с подрядчиками и поставщиками, которые географически разбросаны.

Автоматизация

Автоматизация уведомлений для отслеживания сроков продления контрактов или выполнения обязательств по ним. Человеческая ошибка может быть дорогостоящей, но когда в программном обеспечении установлены напоминания, вы всегда знаете, когда приближаются сроки.

Составление отчетов

Наличие функций отчетности в программном инструменте важно для бюджета, который постоянно меняется в ходе проекта. Бюджет запланирован и указан в контракте, но реальный проект может привести к перерасходу средств. Вам нужен инструмент для проверки того, что вы планировали потратить, и того, что вы фактически тратите.

Используйте программное обеспечение для управления проектами

Большинство этих передовых практик зависят от программного обеспечения для управления проектами, которое основано на облаке и, следовательно, предоставляет данные в режиме реального времени. Использование онлайн-инструмента способствует большей прозрачности процесса управления контрактами.

Как ProjectManager помогает организовать ваши контракты

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое организует все, что связано с вашим проектом, от задач до команд и контрактов, заключенных с поставщиками и подрядчиками. Это помогает вашей организации выполнять обязательства, избегать недопонимания и никогда не пропускать продление.

План

Используйте наше программное обеспечение для планирования, планирования, мониторинга и составления отчетов по проектам, а также используйте наш инструмент в качестве центрального узла для всей проектной документации. Поскольку у нас неограниченное хранилище файлов, все контракты собраны в одном месте. Это позволяет легко находить их, когда это необходимо, без необходимости поиска в электронной почте или на внешних жестких дисках.

Сотрудничать

Во время переговоров и даже после согласования контракта с поставщиками и субподрядчиками держите их в курсе событий с помощью нашей платформы для совместной работы. Их легко подключить к инструменту, в то время как настройка безопасности дает им доступ только к тем частям программного обеспечения, которые вы хотите, чтобы они видели. Делитесь документами и создавайте задачи, которые позволяют всем сторонам комментировать и вести диалог в режиме реального времени.

Отслеживать

Конечно, есть еще. Панели мониторинга в режиме реального времени дадут общее представление о проекте, его ходе и производительности, чтобы убедиться, что контрактные работники соблюдают условия контрактов. Отчеты расширяют эту призму для более подробных оперативных данных. Улучшите управление контрактами и строительными проектами в одном инструменте.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает проектам работать более эффективно. От онлайн-диаграмм Ганта для визуального планирования до платформы для совместной работы, которая помогает командам лучше работать вместе, охватываются все аспекты управления вашими проектами. Присоединяйтесь к десяткам тысяч команд, уже использующих наш инструмент, и воспользуйтесь 30-дневной пробной версией уже сегодня.