Контроль шагов процесса в управлении бизнесом

Ваши бизнес-операции настолько хороши, насколько хороша ваша способность отслеживать и контролировать их. Например, производственные команды будут потеряны без процесса контроля, который позволит им измерять и совершенствовать свою управленческую функцию.

Процесс контролирующего управления необходим для того, чтобы любой бизнес оставался жизнеспособным. Когда вы отслеживаете с помощью программного обеспечения и контролируете процесс своего производства, вы можете видеть, что работает, а что нет.

Что такое процесс управления в управлении бизнесом?

Процесс контроля в управлении бизнесом - это когда менеджеры устанавливают, измеряют и уточняют свои бизнес-операции и управляют контролем затрат.

Используя процесс контроля, компания может отслеживать изменения в цепочке поставок, потребительском спросе и других переменных, влияющих на средства к существованию компании. Это критически важная задача для поддержания платежеспособности любого бизнеса.

Благодаря процессу контроля в управлении компания может точно сказать, движутся ли планы в правильном направлении и полностью ли они выполняются. Если эти планы не сработают и сведут компанию с верного пути, они смогут исправить ситуацию и не сбиться с курса.

Программное обеспечение для управления проектами помогает вам измерять производительность. ProjectManager — это облачный инструмент, который делает это в режиме реального времени. Вы можете увидеть разницу между запланированными и фактическими усилиями с помощью интерактивной панели управления ProjectManager. Приборная панель собирает производственные данные, автоматически обрабатывает числа, а затем отображает результат в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно!

Контроль шагов процесса в управлении бизнесом

Существует пятиступенчатая процедура управления процессами, которая поможет вам установить, измерить и настроить вашу бизнес-деятельность — будь то производство, упаковка, доставка или другой бизнес-процесс.

Если вы не применяете процесс контроля, то на самом деле вы не управляете своими бизнес-процессами. Вы не можете руководить своей рабочей силой, не контролируя процесс.

Для организационного контроля, который ведет к достижению целей и стратегических планов вашей компании, выполните следующие пять шагов:

1. Установите стандарты производительности

Вам нужна цель для вашего бизнеса, но вам также нужно руководство для вашей команды, чтобы заставить их работать над достижением этой цели. Без таких стандартов вполне возможно, что они отойдут от плана, намеренно или нет.

Стандарты похожи на цели, поставленные перед конкретным отделом или членом команды. Они должны достичь этих стандартов посредством сотрудничества, командной работы и совместных усилий. Однако, чтобы гарантировать соблюдение этих стандартов, у вас должны быть критерии для их измерения.

Установив правила, с помощью которых вы можете измерять, вы можете судить или оценивать производительность, чтобы поддерживать результаты на стандартном уровне. Это помогает руководству понять, как продвигается производство, идет ли оно по плану или нуждается в корректировке. Наличие стандартов, на которых основывается производительность, означает, что работу не нужно останавливать, чтобы получить представление о том, как она продвигается.

Различают две группы стандартов: материальные (или конкретные) и нематериальные (или абстрактные). Первое измеримо; это можно увидеть и посчитать. Последние нельзя ни увидеть, ни сосчитать. Осязаемыми стандартами могут быть время, стоимость, прибыль, расходы, выпуск продукции и т. д. Нематериальные стандарты — это производительность менеджера, отношение рабочего и т. д.

2. Измеряйте производительность

Установка стандарта позволяет измерять производительность с помощью функции управления. Благодаря этому измерению производительности вы можете быстро обнаружить и исправить любое отклонение от плана до того, как оно выйдет из-под контроля и сведет производство на нет.

Измерения облегчаются при работе с осязаемыми эталонами, которые можно увидеть и сосчитать. Это, естественно, сложнее с нематериальными стандартами. По определению, нематериальную производительность трудно измерить в информационной системе, поскольку ее нельзя измерить количественно.

Один из способов компенсировать этот недостаток — посмотреть на работу менеджера глазами его команды. Как коллектив относится к своей работе? Мораль высока? Как происходит общение между командой и менеджером? Лояльна ли команда друг другу, своему руководителю и компании?

Хотя это нематериальные стандарты, вместе они рисуют картину работы менеджера. Все эти вопросы говорят о способности менеджера успешно управлять своей командой. Разработайте стандарт для измерения того, что делают команды, какова их ожидаемая производительность и т. д. Вы можете регулярно собирать эти данные с помощью отчетов, будь то еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные или ежегодные.

Связанный: Бесплатный шаблон отчета о проделанной работе

3. Сравните фактическую производительность со стандартами производительности

Когда у вас есть базовые данные о том, как работают ваши команды при производстве, упаковке, доставке и т. д., вы можете сравнить фактическую производительность с запланированной и определить степень отклонения. Это называется дисперсией или разницей между фактическими показателями и целями. Расписания могут быть чрезвычайно полезными, когда дело доходит до анализа дисперсии.

В ProjectManager есть онлайн-диаграммы Ганта, которые позволяют вам устанавливать конкретные этапы и этапы проекта, чтобы вы могли сразу увидеть, опережаете ли вы график или отстаете от него. Кроме того, диаграмма Ганта обновляется в режиме реального времени, когда ваша команда завершает работу. Воспользуйтесь бесплатной пробной версией и создайте расписание за считанные минуты.

Менеджер должен просмотреть эти данные и принять или отклонить результат. Это зависит от отклонения и влияния на бизнес. Если все идет так, как ожидалось, это здорово, но более вероятно, что будут какие-то отклонения. Менеджер должен определить, можно ли игнорировать этот пробел или принять меры.

4. Анализ отклонений

Это подводит нас к следующему шагу: вы анализируете данные, используя допустимые пределы. Если стандарты не были соблюдены, менеджер должен выяснить, требуется ли больше контроля или, если возможно, следует изменить сам стандарт.

Если есть разрыв между запланированной и фактической производительностью, следующим шагом будет выяснение того, что его вызывает и каковы его масштабы. Затем вы должны определить, как это отклонение влияет на бизнес. Если разница небольшая, то, вероятно, можно ее игнорировать. Но если разрыв отражает прибыль, назначение рабочих, замену или ремонт оборудования и другие критические вопросы, его необходимо решать. Шаблон анализа пробелов может помочь в этом процессе принятия решений.

5. Предпримите корректирующие действия

После того, как вы проанализируете отклонение и определите его причину, менеджер должен будет составить план, в котором будут использованы корректирующие меры, контроль критических точек и другие средства для решения проблемы. Это необходимо для уменьшения отклонения и обеспечения соблюдения стандарта. Это может включать изменения в процессах и/или поведении.

Некоторые из ситуаций, обнаруженных в процессе контроля, могут потребовать корректирующих действий для спасения бизнеса, в то время как другие могут быть просто нестандартной производительностью, которую необходимо исправить, чтобы улучшить процессы и вернуть производство в соответствии с графиком. Поэтому действия могут потребоваться немедленно из-за срочности.

Корректирующие действия включают в себя различные мероприятия. Например, вы можете изменить способ выполнения определенных бизнес-операций. Однако некоторые операции и характеристики нельзя будет изменить, и для них может потребоваться больше ресурсов. Например, найм большего количества членов команды может помочь исправить обнаруженное отклонение.

Важно, чтобы руководители отслеживали и контролировали процесс от начала до конца. Это включает не только процесс контроля, но и любые действия, запланированные для устранения отклонения или сброса стандартов. Понимание процесса контроля показывает, выполняются ли планы и, если нет, какие действия необходимо предпринять для их выполнения.

Как ProjectManager помогает с этапами процесса управления

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления работой, которое управляет планами и отслеживает производительность в режиме реального времени, помогая менеджерам принимать более взвешенные решения. Несколько представлений проекта позволяют гибридным командам легко использовать инструмент так, как они хотят, независимо от того, где они находятся, чем занимаются и какой у них уровень знаний.

Отслеживайте прогресс на диаграммах Ганта

Задать стандарты производительности можно на интерактивных диаграммах Ганта ProjectManager. Можно установить вехи, назначить задачи и приоритеты, а также добавить другие теги для лучшей организации стандартов. Базовый уровень устанавливается для фиксации плана, который затем можно использовать для сравнения фактической производительности с установленными стандартами и целями. Затем менеджер может поделиться диаграммой Ганта с командой и заинтересованными сторонами.

Измеряйте производительность на информационных панелях

Измерение фактической производительности становится более точным с помощью облачного программного обеспечения для создания отчетов ProjectManager. Он собирает данные в режиме реального времени и отображает их на интерактивной информационной панели, которой также можно поделиться с заинтересованными сторонами. Отчеты — это способ более глубокого изучения данных. Команды могут предоставлять отчеты о состоянии, чтобы обновлять свою производительность по мере выполнения своих задач, а менеджеры могут создавать отчеты об отклонениях, рабочей нагрузке, расписаниях и многом другом.

Управление рабочей нагрузкой и перераспределение ресурсов

Инструменты управления ресурсами помогают анализировать и принимать меры по исправлению положения. Рабочая нагрузка — это один из стандартов, который может замедлить производство, если слишком малому количеству членов команды поручено слишком много задач. Диаграмма ProjectManager с цветовой кодировкой показывает, кто перераспределил ресурсы, а затем вы можете перераспределить ресурсы прямо из диаграммы рабочей нагрузки. Как только рабочая нагрузка будет сбалансирована, производительность возрастет, как и моральный дух команды.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, помогающее контролировать процессы. Он имеет функции, которые помогут вам планировать, контролировать и составлять отчеты о производительности. Несколько представлений проекта делают его доступным для всех, от руководства до членов команды. Он идеально подходит для гибридных команд, стремящихся улучшить управление своей работой. Попробуйте ProjectManager сегодня!