11 инструментов корпоративных коммуникаций для повышения эффективности команды

Коммуникационные инструменты — решающий фактор для современных компаний

Потому что каждый пропущенный срок, узкое место и незначительное недопонимание влияют на производительность вашей команды.

Но чем крупнее ваша компания, тем быстрее эти проблемы выходят из-под контроля.

Вот почему специализированные инструменты для бизнес-коммуникаций стали одним из основных продуктов как для личных, так и для удаленных и гибридных команд.

Проблема? Там нет недостатка в программном обеспечении. Соедините это с тем фактом, что адаптация вашей команды к новым инструментам — немалый подвиг. Особенно это актуально для предприятий.

Если вы не знаете, с чего начать, мы предоставим вам все необходимое в нашем подробном руководстве по корпоративным коммуникациям.

Что вообще такое корпоративные коммуникации?

Корпоративные коммуникации относятся к тому, как заинтересованные стороны в бизнесе взаимодействуют с коллегами (внутренние) и клиентами (внешние). От обновлений и ожиданий до обмена сообщениями и результатов, компании отдают приоритет коммуникации ради организации, производительности и подотчетности.

Таким образом, инструменты корпоративной коммуникации представляют собой программное обеспечение и приложения, которые заинтересованные стороны используют для управления взаимодействием, описанным выше.

Эти инструменты можно разделить на две группы в зависимости от их аудитории — внутреннюю и внешнюю.

Внутренние и внешние инструменты корпоративных коммуникаций

Внутренние коммуникации охватывают взаимодействия, которые происходят между заинтересованными сторонами внутри организации. Сюда входят сотрудники, руководители высшего звена и другие внутренние сотрудники (например, фрилансеры или подрядчики).

Чтобы управлять этими отношениями и держать заинтересованные стороны в курсе последних событий, компании могут использовать:

• Инструменты управления проектами
• Инструменты командного чата
• Инструменты для видеоконференций
• Интранет компании или вики-инструменты

С другой стороны, внешние инструменты коммуникации используются для доставки ключевых сообщений клиентам, подписчикам или партнерам. Эти инструменты могут включать:

• Маркетинговые инструменты (подумайте: социальные сети, CRM, электронная почта)
• Инструменты для общения с клиентами (подумайте: живой чат или программное обеспечение службы поддержки)
• PR и медийные инструменты

Не существует универсального подхода к внедрению инструментов связи. Тем не менее, сочетание внутренних и внешних инструментов является ключом к тому, чтобы держать всех , кто связан с вашим бизнесом, в курсе событий.

Почему инструменты бизнес-коммуникаций так важны

Инвестиции в выделенные цифровые коммуникации должны быть вопросом «когда», а не «если» для компаний всех форм и размеров.

Предприятие. малый и средний бизнес. Соло. Вы называете это.

Рассмотрим хорошо задокументированные преимущества оптимизированной коммуникации ниже:

• Поощряйте конструктивное сотрудничество в вашей команде. Когда задачи и цели команд согласованы, они улучшают бизнес-результаты. Есть причина, по которой эффективное общение и более высокий уровень вовлеченности сотрудников идут рука об руку.
• Дайте людям возможность работать более продуктивно. Недавнее исследование Teamwork показывает, что люди работают на 25 % более продуктивно, когда у них есть быстрый доступ к результатам, требованиям и другой важной информации о проекте. С правильными инструментами делового общения вы можете объединить все вышеперечисленное в одном месте.
• Создайте более связанную корпоративную культуру . Пища для размышлений: только 7% работников считают, что общение на работе является «точным, открытым и своевременным». Это сигнализирует о том, что компаниям необходимо тщательно изучить свои корпоративные коммуникации не только ради производительности, но и ради благополучия своих сотрудников.

Также имейте в виду, что эффективность внутренних коммуникаций напрямую влияет на то, как вы общаетесь с клиентами.

Например, рассмотрите, как маркетинговые сообщения и креативы для кампаний требуют нескольких шагов, заинтересованных сторон и утверждений.

Когда отдел находится на одной волне и может эффективно общаться, его сообщения внешним заинтересованным сторонам с большей вероятностью найдут отклик.

11 инструментов корпоративных коммуникаций, которые стоит попробовать

Ниже приводится наш обзор лучших инструментов коммуникации, которые доказали свою способность объединять предприятия и помогать сотрудникам лучше общаться.

Конечно, ни одна компания не обязательно нуждается во всем в этом списке. Тем не менее, внутренние и внешние инструменты здесь могут выделить области, в которых коммуникации вашего бизнеса могут нуждаться в настройке.

Инструменты внутренней коммуникации

Создание стратегии внутренних коммуникаций является обязательным, особенно для удаленных и распределенных команд. Давайте начнем с изучения инструментов, которые помогут вашей команде внутри компании.

1. Асана

Особенно с учетом роста удаленных команд инструменты управления проектами являются обязательными для больших и малых компаний.

Такие инструменты, как Asana, предоставляют компаниям единое место для планирования и отслеживания хода выполнения любого проекта. От задач и списков дел до полномасштабных графиков проектов и календарей отделов, Asana позволяет легко отслеживать все с помощью:

• Несколько представлений проекта (в том числе доски Канбан, списки и календари), которые обеспечивают постоянную отслеживание хода выполнения задачи.
• Возможность назначать роли и разрешения для сотрудников (включая сотрудников начального уровня, подрядчиков и руководителей высшего звена) для структурирования рабочих процессов.
• Автоматические обновления и уведомления, чтобы постоянно следить за ходом выполнения задачи

2. Слабость

Трудно найти команду, которая не использует Slack (или аналогичный инструмент командного чата), чтобы оставаться на связи.

С помощью Slack вы можете организовать общение своей команды по каналам в масштабах всей компании, по отдельным отделам или по ролям. Это обеспечивает немедленную и своевременную коммуникацию, которая не прерывает сотрудников полностью и не вызывает ненужных встреч. Возможно, самым большим преимуществом Slack является простота использования и бесконечные интеграции (включая многие инструменты из этого списка).

3. Работа в команде

Решение для управления проектами, представляющее собой почти гибрид двух вышеперечисленных инструментов, Teamwork отличается своей способностью отслеживать детализированные данные проекта в дополнение к обновлениям и обмену сообщениями. Например, вы можете отслеживать индивидуальный вклад в выполнение той или иной задачи, а также время, затрачиваемое на выполнение задач всей командой.

Командная работа отвечает на вопросы «что сделано, что нужно сделать и что дальше» в одном месте. Функции отслеживания проектов на платформе значительно экономят время и создают меньше проблем между сотрудниками.

4. Слияние

От внутренних документов и политик до справочных страниц и вики, Confluence представляет собой своего рода «домашнюю базу» для команд, на которую можно ссылаться.

Платформа сама по себе служит инструментом управления проектами, но также предоставляет командам цифровую доску для мозгового штурма и создания заметок по мере необходимости. Функции Confluence — еще один пример того, как вы можете консолидировать корпоративные коммуникации, а не переключаться между несколькими приложениями, почтовыми ящиками или внутренними дисками.

5. Бамбу от Sprout

Защита интересов сотрудников сейчас в моде. Bambu позволяет вашим товарищам по команде максимально зарабатывать на внешних маркетинговых сообщениях.

Например, Bambu позволяет легко продвигать самые важные объявления вашего бренда и последние сообщения в блогах. Вместо того, чтобы создавать отдельные обновления или подписи, платформа предоставляет шаблоны, вдохновение и творческие возможности, чтобы сделать ваши сообщения в социальных сетях максимально привлекательными.

6. Панель набора номера

Dialpad представляет собой универсальное решение для видеоконференций, чата и телефона, которое идеально подходит для распределенных команд.

Dialpad, возможно, самая «корпоративная» из наших корпоративных коммуникаций благодаря своей корпоративной клиентуре, может похвастаться рядом функций для улучшения командной коммуникации. Это включает в себя инструменты искусственного интеллекта, такие как анализ тональности звонков, автоматические заметки для устранения возражений по продажам и автоматическую расшифровку звонков.

Инструменты внешней коммуникации

Во второй половине нашего обзора мы рассмотрим внешние инструменты, которые вы можете рассматривать как часть своего стека маркетинговых технологий.

7. Росток в социальных сетях

Здесь нет сюрпризов! Sprout Social — это мощный универсальный инструмент для оптимизации внутренних и внешних коммуникаций, связанных с социальными сетями.

Как так? Во-первых, мы позволяем командам объединять все свои социальные сообщения и уведомления в одном месте. Это не только означает меньшее количество переходов между платформами, но и позволяет командам быстрее реагировать на большее количество сообщений с помощью функций совместной работы. Возможность объединять ваши почтовые ящики значительно экономит время, а также дает вам более полное представление о ваших сообщениях с клиентами.

Кроме того, Sprout также служит базой для всего вашего внешнего социального контента.

Обновления и объявления. Видео и изображения. Истории, ролики и все, что между ними.

С помощью Sprout вы можете планировать и оптимизировать свой контент одновременно в нескольких социальных сетях. Наличие всех ваших ресурсов и обновлений в социальных сетях на одной платформе позволяет вам максимально увеличить охват и быстрее донести свое сообщение до соответствующей аудитории.

И мы не останавливаемся на достигнутом!

Ниже приведены еще несколько способов использования Sprout в качестве инструмента корпоративной коммуникации:

• Разработка и развертывание вашего антикризисного плана в социальных сетях
• Прослушивание важных социальных разговоров и криков, чтобы раскрыть возможности вмешаться или ответить на вопросы клиентов
• Поощрение сотрудничества между командами и унифицированных коммуникаций между всем вашим отделом маркетинга (включая социальный маркетинг, дизайн и контент-маркетинг)

8. Сендин Блю

В то время как тенденции в маркетинге приходят и уходят, электронная почта остается основным средством внешней коммуникации.

Информационные бюллетени. Приветственные сообщения. Отыгрыш кампании. Список можно продолжить.

Такие платформы, как SendinBlue, являются масштабируемыми и позволяют легко настроить автоматизированные рабочие процессы для любой кампании, о которой вы только можете подумать. Возможность оценивать показатели вовлеченности и настраивать свои кампании с течением времени означает, что вы можете максимально увеличить внимание к своим маркетинговым сообщениям.

9. ХабСпот

Набор инструментов HubSpot для корпоративных коммуникаций включает в себя надежную CRM, платформу электронного маркетинга и CMS в одном флаконе.

Наличие всего вышеперечисленного на одной платформе дает маркетологам возможность получить более полное представление о своих клиентах и ​​их потребностях.

Например, с каким контентом наши лиды взаимодействуют больше всего? Каково наше самое распространенное возражение в отношении продаж? Какая из наших кампаний приносит наибольший прямой доход?

С HubSpot у вас есть целостное представление о ваших маркетинговых каналах, а также о том, что привлекает ваших клиентов.

10. Стойка для мусора

PR и отношения с блогерами, журналистами и средствами массовой информации являются ключевыми для компаний, стремящихся получить столь необходимую известность.

Такие инструменты, как Muck Rack, ускоряют процесс поиска подходящих целей для охвата и их продвижения. Предоставляя мгновенный доступ к тысячам журналистов, платформа позволяет вам отслеживать ход ваших рекламных кампаний и автоматизировать процесс проведения последующих мероприятий по мере необходимости.

11. Стенография

Shorthand — это самопровозглашенный инструмент «прокрутки», который позволяет пользователям создавать цифровые впечатления (например, веб-сайты и целевые страницы), чтобы делиться ими с клиентами. Инструмент может похвастаться множеством функций совместной работы, которые позволяют писателям, дизайнерам и другим маркетологам собираться вместе для создания самых убедительных историй.

Ниже приведен снимок того, как работает платформа:

Как выбрать инструменты корпоративных коммуникаций

Мы понимаем: выбор между инструментами может быть трудным.

Это особенно верно, если вы ищете корпоративное решение.

В завершение давайте рассмотрим несколько ключевых деталей, которые помогут вам быстрее принять решение.

Помните о своем бюджете

Легко, верно? Большинство инструментов SaaS требуют согласования цен для больших команд. В любом случае старайтесь выбирать решения, которые разумно масштабируются и не требуют ценообразования на основе использования.

Регистрация должна быть легкой

В идеале вы должны быть в состоянии принять и внедрить инструменты корпоративной коммуникации в своей команде как можно скорее. Многие инструменты делают все возможное, чтобы обучать и расширять возможности команд, когда дело доходит до адаптации. Некоторые в основном будут держать вас за руку в процессе, чтобы сделать его менее пугающим.

Например, у Asana есть масса ресурсов, руководств и видео, которые помогут командам начать работу.

Не сомневайтесь в безопасности

Вопросы безопасности для любого программного обеспечения и ваших инструментов делового общения ничем не отличаются. Возможные утечки или потеря данных недопустимы, когда вы имеете дело с конфиденциальными материалами компании.

Например, во время пандемии многие компании отказались от Zoom. Тем не менее, постоянные проблемы с конфиденциальностью подчеркивают, что выбор инструмента перед покупкой может привести к головной боли в будущем.

Дважды проверьте интеграцию с вашим текущим программным обеспечением

Как отмечалось ранее, все, что вы можете сделать для консолидации инструментов и коммуникаций, является плюсом. Большинство основных инструментов связи связаны друг с другом, чтобы повысить производительность и уменьшить количество спама в уведомлениях.

Ниже приведен снимок двух самых популярных интеграций Sprout как для внутренних, так и для внешних коммуникаций.

Убедитесь, что у ваших инструментов связи есть послужной список

Если сомневаетесь, читайте отзывы! Хотя в тестировании новых инструментов нет ничего плохого, мы рекомендуем придерживаться более «проверенной» платформы для коммуникаций.

Сайты с обзорами, такие как G2, могут указать, какие приложения имеют постоянных пользователей и наиболее довольных клиентов. Информация от покупателей также может разбить конкретные функции или проблемы, которые могут иметь отношение к вашей команде.

Какие инструменты корпоративных коммуникаций вы используете?

Если вы хотите, чтобы ваши команды общались более эффективно, начните со своего технического стека.

Любая комбинация вышеперечисленных инструментов — это надежная отправная точка для построения более взаимосвязанного и согласованного бизнеса. Это не только облегчит жизнь вашим работникам, но и даст вашей команде возможность донести правильное сообщение до ваших клиентов.

Если вы еще этого не сделали, обязательно ознакомьтесь с руководством или руководством по повышению уровня своих навыков корпоративного общения, чтобы сделать именно это.