Что такое базовая стоимость в управлении проектами? Краткое руководство

В большинстве проектов есть заинтересованные стороны, которые ожидают возврата своих инвестиций. Для этого проект должен уложиться в срок и остаться в рамках бюджета. Чтобы создать бюджет проекта, вам сначала нужно создать базовый план затрат, чтобы вы могли сравнить запланированные расходы с фактическими расходами.

Именно с помощью этого базового плана затрат вы можете оценить затраты для каждой задачи вашего проекта и посмотреть, соблюдаете ли вы план или перерасход. Давайте уделим немного времени, чтобы полностью понять эту базовую концепцию управления затратами и то, как вы можете использовать ее, чтобы поддерживать свой проект в нужном русле.

Что такое базовая стоимость в управлении проектами?

Базовый план затрат — это утвержденный для проекта бюджет, разбитый на список заработной платы, материалов, оборудования и т. д. Это сумма оценок стоимости для всех задач в расписании вашего проекта. Когда у вас есть базовый план затрат, вам нужно добавить управленческий резерв, который представляет собой часть бюджета проекта, используемую в качестве резерва на непредвиденные обстоятельства для управленческого контроля и непредвиденных затрат. Эти два элемента составляют бюджет вашего проекта.

Создание бюджета — это первый шаг в отслеживании ваших расходов. Как и любой базовый план управления проектами, базовый план затрат используется для сравнения фактических расходов с оценками затрат.

В идеале расчетная стоимость и фактическая стоимость проекта должны совпадать или, что еще лучше, фактическая стоимость должна быть ниже базовой стоимости. Если фактические расходы выше, то вы перерасход. Это сигнализирует о том, что вашему проекту грозит провал из-за превышения бюджета.

Вы хотите установить базовую линию между фазой планирования проекта и началом выполнения проекта. Базовый план бюджета не следует трогать, за исключением случаев серьезных изменений в масштабах проекта, ресурсах или оценке затрат; например задержки, перерасход бюджета или потеря ключевых ресурсов. Базовый план бюджета можно изменить только с помощью запроса на изменение.

Использование программного обеспечения для управления проектами помогает отслеживать затраты в вашем проекте. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления затратами, которое позволяет вам установить базовый план проекта и сравнить ваши фактические затраты с вашими сметами. Попробуйте ProjectManager бесплатно уже сегодня!

Что включено в базовую стоимость проекта?

Базовый план затрат — это утвержденный план расходов на протяжении всего жизненного цикла проекта. Он включает все действия проекта, задачи и связанные с ними ресурсы, необходимые для проекта.

Сюда входят любые резервные фонды на случай непредвиденных обстоятельств, выделенные для решения потенциальных проблем, выявленных вами в ходе анализа рисков. Эти проблемы могут привести к отставанию проекта от графика, повлиять на качество результатов и, конечно же, привести к превышению бюджета.

Почему они важны?

Установка базового уровня затрат важна, потому что важно соблюдать бюджет проекта. Превышение бюджета — верный признак того, что ваш проект движется в неправильном направлении. Промахнетесь с бюджетом, и у вас будут недовольные заинтересованные стороны.

Базовый план затрат — это итоговый вопрос, но это также способ оценить отклонение затрат, эффективность затрат и запланированные усилия по сравнению с фактическими усилиями. Без базового плана вам не с чем сравнивать свои расходы и контролировать расходы. Мало что может быть важнее управления затратами при управлении проектом.

Как создать базовый план затрат

Создание базового плана стоимости начинается с оценки общей стоимости проекта. Это включает в себя задачи и ресурсы, необходимые для их выполнения. Самый простой способ сделать это — задача за задачей. Оцените стоимость труда, материалов и т. д., а затем сложите все это. Это первоначальный предполагаемый бюджет проекта.

Имейте в виду, что истинная стоимость любой задачи может быть неясна на этапе планирования проекта. Вы можете прийти к выводу, что материальные затраты выросли или другие непредвиденные дополнительные расходы. Вам также может потребоваться больше времени для завершения проекта, что также влияет на затраты.

Вот почему важно предусмотреть в бюджете резерв на случай непредвиденных обстоятельств для снижения проектных рисков. Как только все это будет готово, вы захотите управлять своим проектом с помощью программного обеспечения для управления проектами. Таким образом, вы можете установить базовый план проекта и автоматически рассчитать отклонение проекта во время работы.

В чем разница между бюджетом проекта и базовым планом затрат?

Путаница понятна, потому что оба являются инструментами управления затратами, но базовый план затрат — это не то же самое, что бюджет проекта. Вместо этого базовый план затрат — это первый шаг к созданию бюджета проекта. Во-первых, вам нужно собрать все оценки затрат для каждой задачи проекта и добавить управленческий резерв на случай непредвиденных расходов. Получив их, вы можете создать бюджет проекта, который включает все средства, необходимые для выполнения вашего проекта.

Когда ваш проект начнется, бюджет проекта будет использоваться для утверждения затрат по проекту и отслеживания расходов, а базовый план затрат будет использоваться для сравнения фактических затрат проекта с оценками затрат, которые были впервые зарегистрированы в базовом плане затрат.

Базовый план затрат также используется в качестве метрики для измерения эффективности затрат. Ваш бюджет является наилучшей оценкой ожидаемой стоимости проекта. Таким образом, вы можете называть базовый план затрат базовым планом бюджета, потому что это линейка, которую вы используете для измерения эффективности затрат.

Базовый план стоимости используется для измерения бюджета, в то время как создание самого бюджета является частью процесса планирования проекта. Бюджетирование происходит в самом начале, а базовые планы затрат являются инструментом управления затратами для измерения прогресса во время выполнения.

Как ProjectManager устанавливает базовый план бюджета

Создание базового плана затрат — один из наиболее эффективных способов измерения экономической эффективности вашего проекта. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое собирает данные о вашем проекте в режиме реального времени, предоставляя вам информацию, необходимую для принятия обоснованных решений по управлению затратами и поддержания вашего проекта в соответствии с планом.

План на диаграммах Ганта

Прежде чем вы сможете установить базовый план затрат, вам необходимо составить план проекта. Онлайн-диаграмма Ганта ProjectManager позволяет отображать вашу работу на визуальной временной шкале, связывать зависимости и устанавливать этапы. После этого вы можете отфильтровать критический путь и установить базовый план расписания для измерения своего прогресса. Все это можно увидеть на диаграмме Ганта, которой можно поделиться со всей командой проекта.

Отслеживайте прогресс в режиме реального времени на информационных панелях

Для просмотра проекта на высоком уровне вы можете использовать панель инструментов ProjectManager в режиме реального времени. Информационная панель настроена и готова к измерению стоимости проекта, отклонения проекта (и многого другого!), все автоматически отображается в виде удобных для чтения графиков и диаграмм.

Мгновенно создавайте отчеты об отклонениях

Заинтересованные стороны хотят знать, что вы остаетесь в рамках бюджета. ProjectManager имеет отчеты в один клик, которые отображают статус проекта и портфолио. Также есть отчет об отклонении проекта. Все отчеты можно фильтровать, чтобы отображалась только та информация, которую вы хотите видеть.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое упорядочивает ваши задачи, команды и проекты, чтобы вы могли придерживаться бюджета и графика. Платформа для совместной работы ProjectManager объединяет команды и обеспечивает менеджерам прозрачность, необходимую им для того, чтобы все были в курсе. Присоединяйтесь к десяткам тысяч команд от NASA до Ralph Lauren, которые используют ProjectManager для своевременной доставки в рамках бюджета. Попробуйте ProjectManager бесплатно уже сегодня.