Анализ затрат и результатов проектов: пошаговое руководство

При управлении проектом требуется принимать множество ключевых решений. Руководители проектов стремятся контролировать расходы, получая при этом максимальную отдачу от инвестиций и другие преимущества для своего бизнеса или организации. Анализ затрат и выгод (CBA) — это именно то, что им нужно, чтобы помочь им в этом.

В проекте всегда есть что-то, что нужно выполнить, и каждая задача имеет стоимость и ожидаемые выгоды. Из-за высоких ставок хорошие менеджеры проектов не просто принимают решения, основываясь на интуиции. Они предпочитают максимально минимизировать риск и действуют только тогда, когда уверенности больше, чем неопределенности.

Но как этого добиться в мире с множеством переменных и постоянно меняющейся экономикой? Ответ: обращайтесь к достоверным данным, собранным с помощью программного обеспечения для управления проектами, инструментов отчетности, диаграмм и электронных таблиц. Затем вы можете использовать эти данные для оценки своих решений с помощью процесса, называемого анализом затрат и выгод (CBA). Интеллектуальное использование анализа затрат и результатов поможет вам принимать рентабельные решения и максимизировать прибыль как для вашего проекта, так и для вашей организации.

Прежде чем мы объясним, как проводить анализ затрат и результатов, давайте кратко определим, что это такое.

Что такое анализ затрат и результатов?

Анализ затрат и выгод (CBA) — это процесс, который используется для оценки затрат и выгод решений, чтобы найти наиболее рентабельную альтернативу. CBA — это универсальный метод, который часто используется для принятия решений в отношении бизнеса, проектов и государственной политики. Эффективный CBA оценивает следующие затраты и выгоды:

Расходы

• Прямые расходы
• Косвенные расходы
• Нематериальные затраты
• Цена возможности
• Стоимость потенциальных рисков

Преимущества

• Прямой
• Косвенный
• Общие преимущества
• Чистые выгоды

Мы подробнее остановимся на этих затратах и ​​выгодах в нашем примере анализа затрат и выгод ниже.

Отслеживание всех этих цифр упрощается с помощью программного обеспечения для управления проектами. Например, в ProjectManager есть представление в виде листа, точно такое же, как в диаграмме Ганта, но без визуальной временной шкалы. Вы можете переключаться между диаграммой Ганта и представлением в виде листа, когда хотите просто посмотреть свои расходы в электронной таблице. Вы можете добавить столько столбцов, сколько хотите, и отфильтровать таблицу, чтобы получить только нужные данные. Отслеживание ваших затрат и выгод — вот что обеспечивает успешный проект. Воспользуйтесь нашим инструментом, чтобы получить необходимый вам контроль, воспользовавшись этой бесплатной пробной версией.

Анализ затрат и результатов в управлении проектами

В управлении проектами анализ затрат и выгод используется для оценки затрат по сравнению с выгодами в вашем проектном предложении и бизнес-кейсе. Он начинается со списка, как это делают многие процессы.

Там есть список расходов по каждому проекту и ожидаемые выгоды после успешного выполнения проекта. Исходя из этого, вы можете рассчитать соотношение затрат и выгод (CBR), рентабельность инвестиций (ROI), внутреннюю норму прибыли (IRR), чистую текущую стоимость (NPV) и период окупаемости (PBP).

Связанный: Бесплатный шаблон анализа затрат и выгод для Excel

От того, перевесят ли выгоды затраты или нет, будет зависеть, оправданы ли действия или нет. В большинстве случаев, если стоимость составляет 50 процентов от выгоды, а срок окупаемости не более года, то действовать стоит.

Цель анализа затрат и результатов

Целью анализа затрат и результатов в управлении проектами является системный подход к выявлению плюсов и минусов различных путей реализации проекта, включая транзакции, задачи, бизнес-требования и инвестиции. Анализ затрат и выгод дает вам варианты и предлагает наилучший подход для достижения вашей цели при экономии инвестиций.

Есть две основные цели использования CBA:

1. Определить, является ли экономическое обоснование проекта разумным, оправданным и выполнимым, выяснив, перевешивают ли его выгоды затраты.
2. Предложить основу для сравнения проектов, определив, какие выгоды от проекта превышают его затраты.

Как провести анализ затрат и результатов

По словам The Economist, CBA существует уже давно. В 1772 году Бенджамин Франклин писал о его использовании. Но концепция CBA в том виде, в каком мы ее знаем, восходит к Жюлю Дюпюи, французскому инженеру, который описал этот процесс в статье 1848 года.

С тех пор процесс CBA сильно развился. Давайте пройдемся по этому контрольному списку, чтобы узнать, как проводить анализ затрат и результатов:

1. Каковы цели и задачи проекта?

Создайте бизнес-кейс для вашего проекта и укажите его цели и задачи.

2. Какие есть альтернативы?

Прежде чем вы сможете узнать, правильный ли проект, вам нужно сравнить его с аналогичными прошлыми проектами, чтобы увидеть, какой путь вперед является лучшим. Вы можете быстро проверить их показатели успеха, такие как окупаемость инвестиций, внутреннюю норму прибыли, период окупаемости и соотношение выгод и затрат.

3. Кто является заинтересованными сторонами?

Перечислите всех участников проекта. Именно на них влияют затраты и выгоды. Укажите, кто из них принимает решения.

4. Как вы будете измерять затраты и выгоды?

Вам необходимо определиться с показателями, которые вы будете использовать для измерения всех затрат и выгод. Некоторые из них будут иметь долларовую стоимость, а другим потребуются другие показатели. Кроме того, как вы будете отчитываться по этим показателям?

Этот процесс можно значительно улучшить с помощью программного обеспечения для управления проектами. ProjectManager имеет отчеты одним щелчком мыши, что позволяет вам создавать восемь различных отчетов по проекту. Получайте данные о статусе проекта, отклонениях и многом другом. Отчетами можно легко поделиться в формате PDF или распечатать для заинтересованных сторон. Отфильтруйте любой отчет, чтобы отображать только те данные, которые вам нужны в данный момент.

5. Каков результат затрат и выгод?

Посмотрите, каковы затраты и выгоды проекта, присвойте им денежную оценку и сопоставьте их с соответствующим периодом времени. Важно понимать, что CBA оценивает денежную стоимость настоящих и будущих затрат и выгод.

6. Что такое единая валюта?

Как упоминалось на последнем шаге, вы не можете сравнить текущую денежную оценку затрат и выгод с будущими ставками. Вот почему вам придется рассчитать временную стоимость денег, ставку дисконтирования и чистую приведенную стоимость денежных потоков.

Однако в некоторых случаях выгоды от проекта не измеряются в денежном выражении. Если вы окажетесь в таком положении, вам следует провести анализ экономической эффективности.

7. Что такое ставка дисконтирования?

Ставка дисконтирования используется для расчета приведенной стоимости будущих денежных потоков, поступающих или исходящих из вашего проекта.

8. Какова чистая текущая стоимость проекта?

Чистая приведенная стоимость проекта представляет собой измерение прибыли, которая рассчитывается путем вычитания приведенной стоимости оттока денежных средств из приведенной стоимости притока денежных средств за определенный период времени.

9. Что такое анализ чувствительности?

Анализ чувствительности — это вероятностный метод, используемый в менеджменте и бизнесе для определения того, как неопределенность влияет на ваши решения, затраты и прибыль.
В CBA управления проектами анализ чувствительности используется для определения соотношения выгод и затрат вероятных сценариев. Вы можете использовать Excel или другое специализированное программное обеспечение для проведения анализа чувствительности.

10. Что вы будете делать после завершения вашего CBA?

Последним шагом после сбора всех этих данных является выбор, рекомендованный CBA, который имеет самое высокое соотношение выгод и затрат.

Пример анализа затрат и результатов

Теперь давайте применим эту теорию на практике. Для нашего примера анализа затрат и результатов мы проведем оценку проекта, основной целью которого является создание продукта.

Расходы

• Прямые затраты: это все затраты, которые непосредственно связаны с производством продукта. Например, материалы, оборудование, рабочая сила и т.
• Косвенные расходы: другие расходы, не связанные напрямую с продуктом, такие как арендная плата, коммунальные услуги или транспортные расходы.
• Нематериальные затраты: любые другие затраты, которые не могут быть определены количественно, например, ущерб бренду, если рынок не отреагирует на продукт положительно.
• Альтернативные издержки: потеря возможностей, которая происходит, когда решение принимается вместо другого. Например, вы могли бы выбрать производство продукта, который мог бы быть более прибыльным, чем тот, который вы решили производить.
• Стоимость потенциальных рисков: Любой проект подвержен множеству рисков. Вы всегда должны учитывать, что в какой-то момент у вас могут возникнуть непредвиденные расходы.

Преимущества

• Прямые выгоды: измеримые выгоды в денежном выражении, которые вы получаете от проекта. В данном случае выручка, продажи и прибыль, полученные от вашего продукта.
• Косвенные выгоды: выгоды, которые вы можете ощутить, но не обязательно измерить, например, повышение узнаваемости бренда.

Теперь, когда у вас есть затраты и выгоды вашего проекта, пришло время присвоить им денежную оценку. В этом случае мы можем сделать это только с нашими прямыми и косвенными затратами и нашими прямыми выгодами. Тем не менее, вы должны назначить другие показатели, такие как ключевые показатели эффективности, тем, которые не могут быть измерены с помощью суммы в долларах.

Как только вы оцените долларовую стоимость своих затрат и выгод, используя данные прошлых проектов, вам придется сравнить их, чтобы увидеть, перевешивают ли затраты выгоды.

Однако, чтобы сделать CBA более надежным, вам потребуется анализ чувствительности для оценки различных сценариев и того, как они влияют на соотношение затрат и выгод. Например, попробуйте разные уровни спроса в уравнении линейного программирования.

Важно помнить, что в зависимости от временных рамок вашего проекта денежные потоки могут приходить и уходить в разное время. По этой причине вам необходимо учитывать временную стоимость денег, ставку дисконтирования, чистую приведенную стоимость при сравнении денежных потоков с затратами и выгодами.

Учет всех затрат и выгод с помощью программного обеспечения для управления проектами. Но в отличие от многих приложений с неполноценными списками дел, ProjectManager имеет динамическое представление списка. Он добавляет приоритет, настраиваемые теги, и вы можете назначить членов команды владельцами каждого элемента. Наш облачный инструмент также автоматически отслеживает в режиме реального времени процент выполнения каждого элемента. Все данные, которые вы собираете в нашем представлении списка, также видны во всем инструменте. Используйте любой вид, который вы хотите, все они обновляются в реальном времени и готовы к работе.

Насколько точен анализ затрат и результатов?

Насколько точен CBA? Короткий ответ: это так же точно, как и данные, которые вы вводите в процесс. Чем точнее ваши оценки, тем точнее ваши результаты.

Некоторые неточности вызваны следующим:

• Слишком сильно полагаться на данные, собранные из прошлых проектов, особенно если эти проекты отличаются по функциям, размеру и т. д. от того, над которым вы работаете.
• Использование субъективных впечатлений при оценке
• Неправильное использование эвристики (решение проблем с использованием практического метода, который не гарантируется) для получения стоимости нематериальных активов.
• Предвзятость подтверждения или использование только данных, подтверждающих то, что вы хотите найти

Существуют ли ограничения для анализа затрат и результатов?

Анализ затрат и выгод лучше всего подходит для небольших и средних проектов, выполнение которых не занимает слишком много времени. В этих случаях анализ может помочь лицам, принимающим решения, оптимизировать соотношение выгод и затрат своих проектов.

Однако крупные проекты, которые продолжаются в течение длительного времени, могут быть проблематичными с точки зрения АЗВ. Существуют внешние факторы, такие как инфляция, процентные ставки и т. д., влияющие на точность анализа. В таких случаях расчет чистой приведенной стоимости, временной стоимости денег, ставок дисконтирования и других показателей может быть сложным для большинства руководителей проектов.

Существуют и другие методы, дополняющие АЗВ при оценке крупных проектов, такие как NPV и IRR. Однако в целом использование CBA является решающим шагом в определении того, стоит ли продолжать какой-либо проект.

Шаблоны для помощи в анализе затрат и результатов

Когда вы работаете над расчетом анализа затрат и результатов вашего проекта, вам могут помочь некоторые из бесплатных шаблонов управления проектами, которые мы предлагаем на нашем сайте. У нас есть десятки бесплатных шаблонов, которые помогают на каждом этапе жизненного цикла проекта. Для анализа затрат и выгод используйте эти три.

Матрица RACI

Один из шагов при выполнении анализа затрат и результатов (как подробно описано выше) включает в себя определение заинтересованных сторон в вашем проекте. Вам нужно перечислить эти заинтересованные стороны, но наш бесплатный шаблон матрицы RACI делает еще один шаг вперед, указывая, кто и что должен знать. RACI — это аббревиатура от «ответственный, подотчетный, консультируемый и информированный». Заполнив этот шаблон, вы организуете свою команду и заинтересованные стороны и будете держать всех на одной волне.

Бюджет проекта

Вы не можете провести анализ затрат и результатов, не указав сначала все свои расходы. Вот тут-то и пригодится наш бесплатный шаблон бюджета проекта. Он поможет вам зафиксировать все расходы, связанные с вашим проектом, включая затраты на оплату труда, оплату услуг консультантов, стоимость сырья, лицензии на программное обеспечение и командировки. Есть даже место для ввода других позиций, таких как плата за телефон, аренда помещений, оборудование для офиса, администрирование и даже страховка. Тщательный бюджет обеспечивает более точный анализ затрат.

Реестр проектных рисков

Вы определили заинтересованные стороны и определили свой бюджет, но всегда есть что-то неизвестное, с чем нужно бороться. Вы не можете просто оставить это на волю случая: вы должны управлять рисками, поэтому наш бесплатный реестр рисков проекта так важен. Используйте его, чтобы обозначить риски, присущие проекту. Есть места для перечисления описания риска, его влияния, уровня риска и того, кто несет за него ответственность. Ведя хороший реестр рисков, вы можете контролировать переменные в своем проекте и лучше анализировать затраты и выгоды.

Сделайте любой проект прибыльным с помощью ProjectManager

Независимо от того, насколько велика ваша отдача от инвестиций на бумаге, большая часть этой ценности может испариться из-за плохого выполнения вашего проекта. ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, в котором есть инструменты, необходимые для реализации потенциала вашего проекта. Во-первых, вам нужен герметичный план.

Планирование

В наших онлайн-диаграммах Ганта есть функции для планирования ваших проектов и организации ваших задач, чтобы они привели к успешному конечному результату. Если что-то изменится, а оно изменится, диаграмму Ганта легко отредактировать, так что вы сможете быстро изменить ситуацию.

Управление ресурсами

Еще одна загвоздка, которая может задержать проект, — это ваши ресурсы. ProjectManager имеет инструменты управления ресурсами, которые отслеживают ваши материалы, расходные материалы и ваш самый ценный ресурс: команду проекта. Если они перегружены работой, моральный дух падает, а производство страдает.

Страница рабочей нагрузки в ProjectManager имеет цветовую кодировку, чтобы показать, кто над чем работает, и дает вам инструменты для переназначения, чтобы поддерживать баланс рабочей нагрузки и продуктивную работу команды.

Отслеживание затрат в реальном времени

Самый верный способ убить любой проект — выкачать из него деньги. ProjectManager позволяет установить бюджет для вашего проекта с самого начала. Эта цифра затем отражается в отчетах, а также в диаграммах и графиках панели мониторинга в реальном времени, поэтому вы всегда знаете, как затраты влияют на ваш проект. ProjectManager имеет функции, необходимые для того, чтобы привести ваш проект к прибыльности.

Анализ рентабельности — это процесс, управляемый данными, и для него требуется программное обеспечение для управления проектами, достаточно надежное для обработки и распространения информации. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами с такими инструментами, как информационная панель в реальном времени, которая может собирать, фильтровать и делиться вашими результатами в виде простых для понимания графиков и диаграмм. Попробуйте сегодня с этой бесплатной 30-дневной пробной версией.