Что такое структура разбивки затрат (CBS) в управлении проектами?

Производство продукта или строительство здания — сложный процесс, который, в свою очередь, делает определение цены на этот продукт столь же трудным для понимания. Существует множество факторов, которые необходимо учитывать, и менеджеры проектов используют структуру разбивки затрат, чтобы помочь им определить стоимость этого продукта.

Использование разбивки затрат необходимо для разработки надежного анализа разбивки затрат и продажи этого продукта или реализации проекта с прибылью. Это требует понимания того, что такое анализ разбивки затрат, что входит в структуру разбивки затрат и как ее составить.

Что такое анализ распределения затрат?

Анализ разбивки затрат — это процесс определения того, что будет определять цену продукта, услуги или любого конечного результата проекта. Некоторые называют это анализом «следует-затраты». Как бы это ни называлось, процесс находит все элементы, составляющие конечный результат, и на их основе определяет его стоимость.

Этот инструмент экономики бизнеса позволяет организациям определять цену своего продукта или услуги по факторам затрат или компонентам, из которых состоит конечный результат. Этот процесс является частью более широкой стратегии снижения затрат и дает предприятиям возможность оставаться жизнеспособными и прибыльными.

Затем цена продукта или услуги определяется с помощью анализа разбивки затрат, чтобы выяснить, сколько стоит продукт или услуга, а затем добавляется маржа прибыли. Кроме того, они подразделяются на прямые и косвенные затраты. Предприятия не могут влиять на последнее, но могут иметь некоторое влияние на первое, включая труд, сырье и субподряд.

После завершения анализа разбивки затрат важно, чтобы вы придерживались этого расчета при выполнении своего проекта, чтобы достичь расчетной рентабельности. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами с мощными диаграммами Ганта, которые управляют и отслеживают ваши ресурсы и затраты, чтобы помочь вам уложиться в бюджет. Как только вы установите базовый уровень, ваш план фиксируется и сравнивается с вашим фактическим прогрессом. Это позволяет отслеживать отклонения проекта в режиме реального времени. Если есть несоответствие, вы можете быстро отреагировать и не сбиться с пути. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Что такое структура разбивки затрат?

Чтобы провести анализ разбивки затрат, вам нужна структура разбивки затрат (CBS), которая представляет собой иерархическую карту затрат вашего проекта. Структура разбивки затрат основана на структуре разбивки работ (WBS), которая также представляет собой иерархическую диаграмму, но отображает результаты и задачи проекта путем определения стоимости этих результатов и задач.

Структура разбивки затрат является жизненно важным инструментом при управлении финансовыми аспектами проекта и помогает не только составить смету проекта, но и создать измеримые средства контроля затрат. Руководители проектов используют этот инструмент, чтобы помочь им управлять жизненным циклом проекта, особенно его финансовыми элементами.

Как ни странно, структуры разбивки затрат часто не включаются в управление проектом и планирование, в то время как WBS является фундаментальной частью планирования проекта. Но они дополняют друг друга и должны использоваться вместе для определения всех результатов и затрат проекта. Использование CBS позволяет руководителям проектов отслеживать заказы на изменение, исправления и передачи, непредвиденные обстоятельства, отклонения и многое другое.

Какие затраты могут быть включены в структуру разбивки затрат?

В целом, существует четыре типа затрат, необходимых для создания тщательной структуры затрат: рабочая сила, материалы, оборудование и накладные расходы. Давайте рассмотрим каждый и почему они важны для CBS.

Затраты на оплату труда

Затраты на оплату труда — это деньги, потраченные на людей, которые будут выполнять проект. Это прямые затраты в том смысле, что они могут быть непосредственно связаны с производством продукта или услуги. Затраты на оплату труда подразделяются на такие категории, как обслуживание или производство. Затем ставка приписывается каждой категории труда, а также отработанным часам. Затраты на оплату труда легко определить и, следовательно, первое направление снижения затрат.

Материальные затраты

Любые материалы, которые покупаются бизнесом, относятся к материальным затратам. Некоторые примеры материальных затрат включают сырье, детали и компоненты, а также производственные материалы. Но не только материальные предметы подпадают под материальные затраты; также включены расходы на страхование и фрахт. При учете отделяйте прямые материальные затраты от косвенных, думая, что прямые материалы имеют одну цель затрат, в то время как косвенные материалы имеют несколько целей затрат.

Стоимость оборудования

В то время как некоторые затраты на оборудование складываются с затратами на материалы, лучше выделить их в отдельную статью, поскольку вы работаете над структурой разбивки затрат. Да, детали и компоненты считаются материальными затратами, но фактическое оборудование, которое вы используете, подпадает под эту категорию затрат. Если хотите, вы можете вытащить детали и компоненты, которые непосредственно связаны с оборудованием, и перечислить их здесь, оставив детали и компоненты, используемые при производстве вашей продукции, в разделе материалов.

Накладные расходы

Накладные расходы считаются скрытыми затратами, поскольку они являются текущими расходами, которые не относятся непосредственно к конкретным затратам. Хотя они могут не приносить прибыли, они являются частью более крупной проектной деятельности. Накладные расходы — это те расходы, которые являются частью ведения бизнеса или организации, такие как офисные помещения, коммунальные услуги, льготы, налоги и так далее.

Структура разбивки затрат и структура разбивки работ

Мы уже коснулись разницы между структурой разбивки затрат и структурой разбивки работ, но это важное различие, требующее более подробного описания. Ясно, что структура разбивки затрат представляет собой затраты всех частей структуры разбивки работ.

Структура декомпозиции работ определяет конечные результаты проекта и, таким образом, декомпозирует работу, которую должна выполнить команда проекта. Структура разбивки работ создается командой проекта, но структура разбивки затрат находится в компетенции финансового или коммерческого отдела организации.

Структура разбивки затрат и структура разбивки работ используются вместе, как уже отмечалось, но структура разбивки работ зависит от проекта, и структуру разбивки затрат можно использовать для всего портфеля проектов.

Структура разбивки затрат по сравнению со структурой разбивки ресурсов

Мы объяснили структуру разбивки затрат, но как она соотносится со структурой разбивки ресурсов (RBS)? Во-первых, структура разбивки ресурсов — это список ресурсов, а не затрат. Он определяет все ресурсы, которые потребуются для выполнения проекта.

Структура распределения ресурсов определяет каждый ресурс по его функциям и типам. Сюда входят люди, которые будут выполнять проект. На самом деле ресурсы — это все, что стоит денег в проекте.

Таким образом, существует общая связь между структурой распределения затрат и структурой распределения ресурсов, заключающаяся в том, что RBS собирает такие ресурсы, как люди (труд), инструменты управления (оборудование), материалы и многое другое.

Как составить структуру разбивки затрат

Должно быть ясно, что структура разбивки затрат является важной частью процесса планирования и составления графиков проекта. Работа не слишком сложна, и вы уже делаете большую ее часть с другими разбивочными структурами, которые являются частью обычных методов управления проектами. Выполните следующие действия, чтобы создать структуру разбивки затрат.

1. Создайте структуру распределения работ (WBS)

Как уже отмечалось, структура разбивки работ является частью создания структуры разбивки затрат. Вероятно, вы уже делаете его, чтобы определить свои результаты и задачи, необходимые для их выполнения. Используйте структуру разбивки работ, чтобы увидеть весь проект на одной диаграмме. Все, что вам нужно сделать, обрисовано в общих чертах, поэтому определите, какие из этих частей будут способствовать стоимости проекта.

Связанный: Бесплатный шаблон структуры разбивки работ для Excel

2. Определите затраты для каждой задачи проекта

После того, как вы наметили мероприятия по проекту, вам необходимо оценить, сколько они будут стоить. Вы можете разбить эти затраты на оплату труда или прямые затраты, а также материалы, оборудование, накладные расходы и т. д. Чтобы получить максимально точную оценку, вам нужно использовать методы оценки затрат. После того, как вы точно оцените стоимость всех этих элементов, у вас будет окончательная стоимость вашего проекта.

3. Определите запас на случай непредвиденных обстоятельств

Как бы вы ни были осторожны, оценки — это всего лишь оценки. Вам нужно создать запасной вариант, если ваши оценки неверны, и учесть изменения, которые могут повлиять на стоимость проекта. Это называется резервом на случай непредвиденных обстоятельств. Примите во внимание свои накладные, прямые и косвенные расходы, а также административные расходы и предоставьте достаточно места для маневра, чтобы завершить проект без негативного влияния на ваш бюджет.

Пример структуры разбивки затрат

Давайте рассмотрим более конкретную структуру разбивки затрат на примере. Предположим, мы делаем собачью будку для друга, который сказал, что заплатит нам за работу. Первое, что нам нужно сделать, это создать рабочую разбивочную конструкцию с готовой собачьей будкой наверху и сборкой пиломатериалов, используя гвозди, молотки, клей и другие материалы.

После того, как мы перечислим эти элементы, мы можем начать оценивать затраты. Мы считаем, что дерево стоит 20 долларов, гвозди и клей еще 5 долларов, а оборудование у нас есть, так что это будет включено в нашу работу. С момента получения материалов до завершения проекта у нас должно пройти два часа. Наша рабочая сила стоит 25 долларов в час. Мы добавим дополнительно 5 долларов на запас на случай непредвиденных обстоятельств. Это дает нам в общей сложности 80 долларов плюс 20 долларов прибыли на общую сумму 100 долларов.

ProjectManager помогает отслеживать затраты

Естественно, ваши проекты будут сильно отличаться и сложнее, чем в приведенном выше примере с разбивкой затрат. Вот почему вам нужно программное обеспечение для управления проектами. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое помогает вам управлять и отслеживать затраты по проекту в режиме реального времени. Наши надежные диаграммы Ганта помогут вам планировать и планировать использование ресурсов с помощью структурной декомпозиции работ, которая автоматически корректируется при создании задач и сводных задач.

Получите общее представление о затратах по проекту

После того, как вы выполнили всю работу со структурой разбивки затрат, вы хотите убедиться, что эти затраты соответствуют плану. Единственный способ сделать это — отслеживать и контролировать свой проект. Вы можете в любой момент переключиться на нашу информационную панель в режиме реального времени, чтобы получить общее представление о ходе и производительности проекта. Наше программное обеспечение автоматически собирает данные и отображает такие показатели, как стоимость, рабочая нагрузка и т. д., в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. В отличие от облегченного программного обеспечения, установка не требует много времени. Он готов, когда вам это нужно.

Создавайте настраиваемые отчеты для более подробной информации

Если вам нужно больше информации, чем вы можете получить на интерактивной информационной панели, воспользуйтесь нашими функциями отчетности. Вы можете создать отчет нажатием клавиши о статусе проекта или статусе портфеля, если вы управляете более чем одним проектом. Есть также отчеты о расписаниях, задачах и многом другом. Все отчеты можно фильтровать, чтобы отображались только те данные, которые вы хотите видеть. Затем ими можно легко поделиться в различных форматах с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе.

Вы можете не только контролировать свои расходы, но и управлять ими. Наше программное обеспечение предоставляет вам функции управления задачами, ресурсами и управления рисками, которые помогут вам контролировать свои расходы для успешного выполнения проекта.

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет командам планировать, управлять и отслеживать проекты в режиме реального времени. Наши инструменты отслеживания ресурсов и затрат помогут вам уложиться в бюджет и сдать проект вовремя. Присоединяйтесь к командам таких разных компаний, как Avis, Nestle и Siemens, которые используют наше программное обеспечение для достижения успеха. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.