Оценка стоимости в управлении проектами: как оценить стоимость проекта

Хорошая оценка затрат имеет важное значение для успеха управления проектом. Многие затраты могут возникать в течение жизненного цикла управления проектом, и точный метод оценки затрат может быть разницей между успешным планом и неудачным. Однако оценить стоимость легче сказать, чем сделать. Проекты несут риски, а риски влекут за собой непредвиденные расходы и проблемы с управлением затратами.

Оценка стоимости — это процесс, который учитывает прямые затраты, косвенные затраты и другие факторы и рассчитывает бюджет, соответствующий финансовым обязательствам, необходимым для успешного проекта. Методы оценки стоимости проекта применимы к любому проекту, от строительства моста до разработки этого нового приложения-убийцы. Все стоит денег, поэтому чем четче вы определите требуемую сумму, тем больше вероятность, что вы достигнете своей цели.

Оценка стоимости упрощается с помощью программного обеспечения для управления проектами, такого как ProjectManager. Добавьте бюджеты проектов, запланированные затраты для конкретных задач и включите ставки оплаты труда для вашей команды. Когда вы строите свой план на нашей диаграмме Ганта, предполагаемая стоимость проекта будет рассчитана автоматически. Кроме того, по мере развития проекта вы можете отслеживать свои расходы в режиме реального времени на нашей автоматизированной информационной панели. Попробуйте бесплатно сегодня.

Что такое оценка стоимости?

В управлении проектами оценка затрат представляет собой суммирование отдельных элементов затрат с использованием установленных методов оценки и достоверных данных для оценки будущих затрат на проект на основе того, что известно сегодня.

Кроме того, он определяет основные характеристики достоверной сметы затрат, включая:

• Четкое определение задач
• Широкое участие в подготовке смет
• Наличие достоверных данных
• Стандартизированные структуры для оценок
• Положения о неопределенностях программы
• Признание инфляции
• Исключенные расходы
• Независимые обзоры оценок
• Пересмотр оценок в связи со значительными изменениями в программе

Почему важна оценка стоимости?

Оценка затрат и управление затратами являются неотъемлемой частью управления проектами. Менеджер проекта отвечает за составление максимально точного бюджета проекта, используя структурную декомпозицию работ (WBS) и методы оценки стоимости для визуализации объема проекта, а затем распределяя затраты по каждой задаче проекта. Знание масштаба проекта поможет не только на этапе планирования, но и на протяжении всего жизненного цикла проекта, особенно при выполнении, мониторинге и управлении проектом.

Наличие процесса оценки стоимости — это то, как менеджеры проектов могут достичь целей и задач проекта, поставленных руководителями и заинтересованными сторонами проекта. В бюджете проекта будут собраны косвенные и прямые затраты, поскольку он оценивает общую стоимость реализации проекта в срок и соответствия ожиданиям в отношении качества. Это означает, что все, что вам нужно, чтобы сделать проект успешным, будет продумано в процессе оценки стоимости.

Методы оценки стоимости

Все эти факторы влияют на оценку стоимости проекта, что затрудняет получение точных оценок. К счастью, существуют методы оценки затрат, которые могут помочь в разработке более точной оценки затрат.

1. Аналоговая оценка

Обратитесь за помощью к специалистам, имеющим опыт работы в подобных проектах, или используйте собственные исторические данные. Если у вас есть доступ к соответствующим историческим данным, попробуйте аналогичную оценку, которая может показать прецеденты, помогающие определить, каковы будут ваши будущие затраты на ранних стадиях проекта.

2. Параметрическая оценка

Существует статистическое моделирование или параметрическая оценка, которая также использует исторические данные о ключевых факторах затрат, а затем рассчитывает, каковы будут эти затраты, если изменится продолжительность проекта.

3. Восходящая оценка

Более детальный подход — это оценка «снизу вверх», при которой используются оценки отдельных задач, а затем они складываются для определения общей стоимости проекта. Этот метод оценки стоимости является еще более подробным, чем параметрическая оценка, и используется в сложных проектах с большим количеством переменных, таких как разработка программного обеспечения или строительные проекты.

4. Трехточечная оценка

Другой подход — трехточечная оценка, которая предлагает три сценария: наиболее вероятный, оптимистичный и пессимистичный диапазоны. Затем они помещаются в уравнение для получения оценки.

5. Анализ запасов

Анализ резерва определяет, какой объем резерва на непредвиденные обстоятельства должен быть выделен. Этот подход пытается бороться с неопределенностью.

6. Стоимость качества

Стоимость качества использует деньги, потраченные во время проекта, чтобы избежать сбоев, и деньги, использованные после проекта для устранения сбоев. Это может помочь в точной настройке общей оценки стоимости проекта. А сравнение предложений от поставщиков также может помочь определить затраты.

7. Динамические инструменты

Всякий раз, когда вы оцениваете затраты, полезно использовать онлайн-программу для сбора всей информации о вашем проекте. Программное обеспечение для управления проектами, которое можно использовать вместе со многими из этих методов, чтобы облегчить процесс. Используйте онлайн-программное обеспечение для определения проектных групп, задач и целей. Даже управляйте своими поставщиками и отслеживайте расходы по мере развития проекта. Мы покажем вам, как это сделать.

Как оценить затраты за 10 шагов

Правительство США определило 12-шаговый процесс, в результате которого получаются надежные и достоверные оценки затрат на управление проектами. Эти двенадцать шагов описаны ниже.

1. Определите цель оценки стоимости

Определите цель сметы, требуемый уровень детализации, получателя сметы и общий объем сметы.

2. Разработайте план оценки

Соберите команду по оценке затрат и наметьте их методы оценки. Разработайте график и определите, кто будет проводить независимую оценку затрат. Наконец, создайте расписание команды.

3. Определите характеристики

Создайте базовое описание назначения, системы и характеристик производительности. Это включает в себя любые технологические последствия, конфигурации системы, графики, стратегии и отношения к существующим системам. Не забывайте о поддержке, безопасности, элементах риска, тестировании и производстве, развертывании и обслуживании и любых подобных устаревших системах.

4. Определите методы оценки стоимости

Определите структурную структуру работ (WBS) и выберите метод оценки, который лучше всего подходит для каждого элемента в WBS. Перекрестная проверка драйверов стоимости и расписания; затем создайте контрольный список.

5. Определите правило, предположения и получите данные

Четко определите, что включено и что исключено из оценки, и определите конкретные допущения.

6. Разработайте точечную оценку

Разработайте модель затрат, оценив каждый элемент WBS.

7. Проведите анализ чувствительности

Проверьте чувствительность затрат к изменениям в оценке исходных значений и ключевых допущений и определите ключевые факторы затрат.

8. Проведите анализ рисков и неопределенностей

Определите стоимость, график и технические риски, присущие каждому элементу WBS, и способы управления ими.

9. Задокументируйте оценку и представьте ее руководству

Имейте документацию для каждого шага в процессе оценки стоимости, чтобы держать всех на одной странице с оценкой стоимости. Затем вы можете проинформировать участников проекта об оценке затрат, чтобы получить их одобрение.

10. Обновить смету расходов

Любые изменения в смете расходов должны обновляться и сообщаться. Кроме того, проведите вскрытие, чтобы задокументировать извлеченные уроки.

Бесплатный шаблон оценки стоимости

В ProjectManager есть бесплатные шаблоны для каждого аспекта управления проектом, в том числе бесплатный шаблон сметы расходов для Excel. Его можно использовать для любого проекта, просто заменив элементы в столбце описания теми элементами, которые имеют отношение к вашему проекту.

В этом бесплатном шаблоне оценки стоимости есть все поля, которые вам необходимо заполнить при оценке стоимости проекта. Например, есть столбец описания, за которым следует столбец поставщика или субподрядчика, а затем столбцы для учета затрат на рабочую силу и сырье. Их можно сложить вместе построчно, а затем с помощью шаблона можно рассчитать общую стоимость проекта.

Естественно, шаблон сметы является статическим документом. Это удобно с точки зрения сбора всех затрат по проекту, а затем даже отслеживания их в течение жизненного цикла проекта. Однако все эти данные необходимо добавлять вручную, что требует времени и усилий — двух вещей, которых у вас не так много при управлении проектом. Когда вы будете готовы упростить процесс оценки затрат, вы обнаружите, что существует множество программных решений для управления проектами, которые могут составлять бюджеты и отслеживать их в режиме реального времени, чтобы уберечь вас от перерасхода.

Пример оценки стоимости проекта

Давайте на минутку создадим гипотетический проект и рассмотрим пример общей оценки стоимости, чтобы увидеть, как работает этот процесс. Оценка стоимости строительства проста, поэтому мы будем использовать пример сметы строительства. Этот строительный проект будет сосредоточен на общих требованиях к оценке стоимости в управлении проектами.

Во-первых, вам понадобится список, описывающий различные элементы, необходимые для создания вашего строительного проекта. Соберите все документы по управлению строительным проектом, такие как планы, проекты и спецификации, чертежи и разрешения, чтобы узнать данные о затратах. В ваших документах вы найдете административные расходы, финансовые расходы, летальные сборы, инженерные сборы, страхование и другие статьи расходов.

Теперь пришло время использовать структурную декомпозицию работ (WBS) для определения всех операций вашего строительного проекта. Определите трудозатраты, прямые затраты и косвенные затраты, связанные с каждой отдельной операцией в расписании вашего проекта. Существуют различные методы оценки затрат, такие как оценка «снизу вверх», которые позволяют подрядчикам оценивать затраты на каждую строительную деятельность, чтобы создавать точные предложения для процесса торгов на строительство.

Затем эти затраты складываются в общую сумму по строке. Затем все эти итоговые суммы суммируются, и вы получаете общую стоимость проекта. Наличие шаблона оценки стоимости является хорошим инструментом для сбора и отслеживания этой информации.

Как ProjectManager может помочь с оценкой затрат

ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами, в котором есть функции, помогающие создать более точную оценку стоимости проекта. Нашу онлайн-диаграмму Ганта можно использовать для отслеживания затрат и расходов на проекты и задачи.

Оцените стоимость конкретных задач

При оценке отдельных задач затраты также можно собирать и отслеживать на нашей онлайн-диаграмме Ганта. Здесь вы можете добавить столбец для сметной стоимости, базовой стоимости и фактической стоимости, чтобы помочь вам уложиться в бюджет проекта после его выполнения.

Наша онлайн-диаграмма Ганта может не только отслеживать задачи, но вы можете настроить ее для отслеживания материалов и фиксированных затрат, связанных с каждой задачей проекта, и отслеживать разницу между бюджетом и фактическими затратами, как вы можете с каждой задачей. Все эти данные собраны на одной странице.

Начните с создания проекта, а затем перейдите к представлению Ганта в ProjectManager. Если у вас уже есть данные, вы можете импортировать их, нажав кнопку импорта в правом верхнем углу страницы. Или вы можете использовать эту онлайн-диаграмму Ганта для сбора данных. Им можно легко поделиться с членами команды и заинтересованными сторонами, когда вы будете готовы получить комментарии или одобрение.

Оценить стоимость ресурсов

Функция управления ресурсами в ProjectManager — это еще один инструмент, который может помочь вам получить более точную оценку стоимости проекта. Он предлагает способ взглянуть на ваши расходы через рабочую нагрузку по задачам и проектам.

При планировании проекта с помощью нашего инструмента управления ресурсами вы можете учитывать графики работы сотрудников, аренду оборудования, отпуск и офисные помещения, а также другие факторы, которые повлияют на ваш бюджет. Распределение ресурсов проекта — один из способов сбалансировать бюджет.

Создайте план ресурсов, запланировав даты запланированных ресурсов, как долго они вам понадобятся и людей, которые будут задействованы. Это включает в себя любое оборудование или аренду площадок. Кроме того, разбейте это на количество ресурсов, необходимых для каждого вида деятельности на ежедневной основе. Затем создайте расписание с подробными сведениями о ресурсах, включая продолжительность и ориентировочную стоимость.

При оценке затрат на проект вам нужны лучшие инструменты, которые помогут вам рассчитать более точный бюджет. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами с интерактивными диаграммами Ганта и функциями управления ресурсами, позволяющими контролировать затраты по проекту. Узнайте, как ProjectManager может помочь с оценкой стоимости вашего проекта, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией сегодня.