Как составить план управления затратами

Вы знаете, как это бывает: до дедлайна осталось несколько месяцев, а ваша команда даже близко не подошла к завершению проекта. У вас быстро заканчивается бюджет и время, и вы начинаете нервничать. Должны ли вы сообщить заинтересованным сторонам или подождать еще немного?

Что ж, по крайней мере, вы не одиноки, поскольку такая ситуация происходит с более чем 45 процентами всех крупных ИТ-проектов. Для многих это наносит ущерб как срокам проекта, так и конечному продукту: 56% проектов приносят меньше пользы, чем ожидалось. Угу. Как вы можете предотвратить это? План управления затратами может помочь.

Что такое план управления затратами?

План управления затратами — это метод разработки стратегии планирования и исполнения бюджета проекта. Конечно, это делается для того, чтобы завершить свой проект вовремя и в рамках бюджета. Однако без надлежащего плана управления затратами обе эти вещи будут давать сбои, что очень дорого обойдется вам и вашей организации.

Более того, успех проекта зависит от управления затратами, поскольку стоимость является основным определяющим фактором успеха или неудачи предприятия в целом.

Поскольку план управления затратами очень важен, вам необходимо использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы отслеживать свои расходы. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для работы и проектов, которое может отслеживать затраты по проекту в режиме реального времени. Составьте свой план на нашей отмеченной наградами диаграмме Ганта, а затем отслеживайте его с помощью интерактивной информационной панели, не требующей настройки. Вы всегда будете знать, соблюдаете ли вы план управления затратами с ProjectManager, так что начните сегодня бесплатно!

Как создать план управления затратами

Управление затратами иногда также называют более конкретными названиями подзадач, такими как управление расходами, прозрачность затрат и учет затрат. Обычно он состоит из четырех этапов: планирование ресурсов, оценка затрат, составление бюджета и контроль затрат. Настоятельно рекомендуется использовать программное обеспечение для планирования проектов, которое поможет вам в процессе создания плана управления затратами, поскольку вам придется отслеживать множество задач, затрат и ресурсов.

1. Планирование ресурсов

Начиная с плана ресурсов, менеджеры проектов обычно используют структуру разбивки работ, чтобы показать проект и его результаты в иерархии от наиболее важных до наименее важных. Эта часть помогает руководителям проектов понять, куда будет направлена ​​основная часть затрат и какие компоненты проекта потребуют наименьших затрат.

2. Оценка стоимости

Второй этап, оценка стоимости, представляет собой итеративный процесс, то есть он предназначен для изменений по мере изменения проекта. На этом этапе используется множество различных методов оценки, которые определяются концептуальными целями, историческими знаниями, экспертными суждениями, детерминативными методами или покомпонентной основой.

Связанный: Бесплатный шаблон оценки стоимости

Исторически сложилось так, что определяющие методы оказались наиболее точными. Тем не менее, этот процесс имеет смысл использовать только после того, как будут намечены все детали проекта, включая объем и результаты. Для проектов, в которых отсутствует мелкий шрифт, менее точные методы оценки стоимости все еще будут полезны на этом этапе.

3. Бюджетирование

Теперь на этапе оценки затрат может показаться, что вы уже наметили свой бюджет, но на самом деле вы просто наметили планы для своего бюджета. Бюджет вашего проекта будет немного более точным по этому показателю, что позволит проекту действительно преуспеть.

Бюджеты формируются и утверждаются после этапа оценки и обычно публикуются для проекта в несколько этапов в зависимости от хода проекта. Это поможет проекту достичь контрольных точек на каждом бюджетном этапе, а не пытаться уложиться в общий бюджет проекта.

4. Контроль затрат

Контролировать затраты очень просто — вы будете измерять эффективность своего проекта в денежном выражении по сравнению с общей стоимостью и сроками. Это поможет обеспечить ориентир на протяжении всего процесса проекта.

Во-первых, ваши требования устанавливаются заранее, на этапе планирования проекта. Затем они используются как метод оспаривания причин изменения стоимости. Это поможет скорректировать курс, если стоимость вырастет за рамки бюджета, и удержит проект от неконтролируемого раздувания.

В конечном счете, ваш план управления затратами поможет вам как планировать стоимость проекта, так и управлять стоимостью проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта. Поскольку ваш проект находится в стадии реализации, ваши расходы по проекту будут тщательно документированы на протяжении всего проекта, чтобы ваш проект мог оставаться в рамках бюджета.

Определения терминов и формул плана управления затратами

При составлении плана управления затратами вам нужно будет сделать множество различных расчетов, попрактиковаться во многих формулах и трижды проверить свои математические расчеты, когда закончите. Но, как говорится, эти действия имеют много конкретных названий. Давайте определим их.

• Структура разбивки работ: похожа по стилю на метод водопада или простую иерархическую блок-схему, это ориентированная на продукт схема работы, задач и действий, которые должны выполнять члены команды.
• Базовый план затрат: он создается путем оценки ваших затрат в сравнении с общим периодом времени, в течение которого будет осуществляться ваш проект. В конечном счете, ваш базовый план затрат — это то, что вы будете использовать для сравнения производительности, обычно отображаемой на S-образной кривой.
• Контрольный порог: так же, как вы устанавливаете свой базовый план, ваш порог стоимости — это самый высокий или самый низкий уровень расходов, который разрешен для вашего проекта. Все, что выше или ниже, считается неприемлемым с точки зрения управления затратами.
• Уровень точности: эта единица измерения показывает, насколько круто будут округлены ваши оценки затрат в большую или меньшую сторону. Ваш уровень точности будет дополнительно определяться масштабом и общим размером вашего проекта.
• Измерение освоенного объема. Уравнение освоенного объема помогает руководителям проектов как можно точнее измерить объем работы, уже выполненной в указанном проекте.
• Трехточечная оценка: Используя эту формулу, вы получите трехзначное число. Первым будет ваше лучшее предположение (BG) о количестве работы, которое потребовалось бы для действия, если бы оно было выполнено 100 раз. Второй будет ваша пессимистическая (P) оценка , которая показывает, сколько времени займет проект и сколько он будет стоить, если все негативные риски возникнут. И ваш третий — это ваша оптимистичная (O) оценка, если все положительные риски произошли.
• Восходящая оценка: эта формула включает в себя использование меньших оценок вашего проекта, а затем их объединение в общую сумму для определения общей оценки стоимости проекта.
• Аналоговая оценка: эта оценка рассчитывается путем сравнения всех оценок стоимости прошлых проектов и их сопоставления со временем и стоимостью вашего текущего проекта. Обычно это делается, когда имеется мало сведений о проекте.
• Параметрическая оценка: эта оценка рассчитывается путем привязки стоимости к каждой задаче и сопоставления этой стоимости с графиком проектов. Однако многие задачи помогут вам определить общую смету расходов. Это можно сделать в ProjectManager с помощью нашей онлайн-диаграммы Ганта. Здесь вы можете назначить стоимость для каждой задачи, и по мере завершения проекта общая стоимость автоматически рассчитывается и сравнивается с бюджетом.

Как отслеживать результаты для вашего плана управления затратами

Половина вашего плана управления затратами — это управление затратами на протяжении всего жизненного цикла проекта.

При отслеживании стоимости вашего проекта используйте контрольные показатели, поскольку они будут ключом к определению того, идет ли ваш проект по плану, отстает или превышает бюджет. Из-за этого вы захотите иметь возможность видеть запланированный прогресс по сравнению с вашим реализованным прогрессом, чтобы убедиться, что вы все еще на правильном пути. Многие люди используют свой рабочий процесс управления проектами (будь то методология водопада, диаграмма Ганта или инструмент канбан) для измерения этой метрики.

3 вещи, которых следует избегать при составлении плана управления затратами

Знание того, чего не следует делать, так же важно, как и знание того, чего не следует делать при составлении плана управления затратами. План управления затратами сложен, и в нем могут быть допущены ошибки. Чем лучше вы осведомлены об этих ошибках, тем меньше вероятность того, что вы их совершите. Вот некоторые из них, на которые стоит обратить внимание.

1. Плохая коммуникация с заинтересованными сторонами: отчеты являются основным средством, с помощью которого менеджеры проектов сообщают важную статистику затрат заинтересованным сторонам проекта. Заинтересованные стороны кровно заинтересованы в успехе проекта и поэтому очень заинтересованы в том, как он продвигается.
2. Неиспользование структуры разбивки работ: отсутствие отображения каждого шага, необходимого для достижения конечного результата вашего проекта, повлияет на ваш бюджет и, таким образом, на ваш план управления затратами.
3. Использование только электронных таблиц. Электронные таблицы очень эффективны и хорошо работают. Но они не то, что вы хотите управлять планом управления затратами. Легко допустить ошибки при вводе данных, они могут быстро стать слишком сложными, а возможности отчетности и визуализации ограничены.

Бесплатные шаблоны для помощи в планировании управления затратами

Более продуктивно управлять своим планом управления затратами с помощью программного обеспечения для управления проектами, но если вы не готовы инвестировать в цифровые инструменты, существуют шаблоны, которые могут служить обходным путем. В ProjectManager есть десятки бесплатных шаблонов, многие из которых отлично подходят для управления затратами. Мы выбрали три лучших бесплатных шаблона, связанных с планированием затрат, которые вы можете скачать ниже.

Шаблон бюджета проекта

План управления затратами начинается с бюджета проекта, в котором прогнозируются все затраты, связанные с вашим проектом, и который помогает отслеживать эти затраты по мере выполнения проекта. Наш бесплатный шаблон бюджета проекта для Excel проведет вас через процесс составления бюджета, от учета затрат на рабочую силу и материалы до других статей расходов, таких как командировки, оборудование и основные средства. Есть даже место для отслеживания запланированных и фактических бюджетных затрат.

Шаблон информационной панели проекта

Отслеживание плана управления затратами по мере его реализации — это то, как вы соблюдаете этот план. Хотя программное обеспечение, работающее в режиме реального времени, является более точным и требует меньше работы, вы можете вводить данные в наш бесплатный шаблон информационной панели проекта для Excel и просматривать свои расходы с помощью удобных для чтения графиков и диаграмм. Таким образом, вы сможете отследить, когда расходы превысят запланированные, и соответствующим образом скорректировать их, чтобы остаться в рамках бюджета.

Шаблон плана действий

Чтобы выполнить свой план управления затратами, вам понадобится набор задач, назначенных членам команды. В нашем бесплатном шаблоне плана действий для Excel описаны шаги, которые помогут воплотить вашу стратегию в жизнь. Вы найдете место для списка своих задач и того, на каком этапе проекта вы будете их выполнять, их приоритет, кто назначен, продолжительность, даты начала и завершения, необходимые ресурсы и даже статус выполняемой работы.

Как ProjectManager помогает с планами управления затратами

Независимо от того, будет ли ваш следующий проект большим или маленьким, вам необходимо убедиться, что ваша оценка стоимости максимально точна и проста в управлении в долгосрочной перспективе.

С помощью ProjectManager у вас будет возможность настраивать отчеты по проекту, чтобы получать только те данные, которые вам нужны, а также вы сможете видеть фактический прогресс проекта по членам команды и их задачам.

И независимо от того, используете ли вы определяющие методы, исторические данные, аналогичную оценку или оценку по трем точкам для оценки стоимости вашего проекта, у вас будет инструмент, который может подключить данные вашего проекта и рассчитать ваши оценки для вас. Кроме того, с помощью наших информационных панелей в режиме реального времени вы сможете получить наглядное представление о предполагаемых контрольных показателях вашего проекта, чтобы вы могли одним нажатием кнопки увидеть, опережаете ли вы график или отстаете от него.

Оценка ваших затрат и получение точных показаний до начала проекта является одним из наиболее важных компонентов для обеспечения успеха проекта. Вот почему ProjectManager стремится предоставить командам программное обеспечение, необходимое им для планирования оценки затрат, использования плана управления и эффективного сотрудничества, независимо от того, где они находятся. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию ProjectManager сегодня.