Как создать краткое описание проекта (пример включен)

Проекты просто так не делаются. Прежде чем они будут одобрены, предстоит много работы, а как только они получат добро, потребуется еще больше планирования и составления графиков! Как вы сообщаете эту информацию заинтересованным сторонам и команде, чтобы они поняли проект?

Вы используете краткое описание проекта, важный документ, в котором излагается суть проекта, именно для этого. Краткое описание проекта позволяет вам передать основные цели проекта, чтобы все понимали, что они будут делать.

Читайте дальше, чтобы узнать больше о них и о том, как сделать их самостоятельно.

Что такое краткое описание проекта?

Краткое описание проекта сообщает причину и подход к проекту, а также процессы, которые будут использоваться для управления им. Он не такой подробный, как план проекта, хотя и имеет более важное значение.

Заинтересованным сторонам и команде проекта нужна краткая и лаконичная презентация, объясняющая суть проекта. Краткое описание проекта — это способ представить эту информацию в виде сводки, в которой будут изложены цели проекта, его объем, основные результаты, этапы и сроки.

Если вы потратите время на составление подробного описания проекта, это поможет всем вместе лучше выполнить мандат проекта. Это также подготовит почву для лучшего плана и графика проекта. Чем лучше ваше краткое описание проекта, тем лучше вы достигнете целей и задач проекта.

Какова цель краткого описания проекта?

Краткое описание проекта не только определяет проект, но и служит эффективным средством коммуникации. Подробное краткое описание проекта помогает заинтересованным сторонам, командам, дизайнерам и всем, кто участвует в проекте, понять его требования и цель. Это ключевой документ в начале проекта, поскольку он объединяет всех для достижения общей цели.

Не будет преувеличением сказать, что краткое описание проекта является наиболее важным документом для успешного управления проектом. Именно здесь вы определяете объем проекта и открываете дверь для диалога между всеми сторонами, участвующими в достижении цели наиболее эффективно.

С практической точки зрения, краткое описание проекта прояснит цели вашего клиента, кто является целевой аудиторией или рынком для продукта или услуги и даже основные конкуренты в этой области.

Кто составляет краткое описание проекта?

Поскольку это такой фундаментальный документ в любом проекте, краткое описание проекта создается руководителем проекта. Менеджер проекта отвечает за создание плана и графика проекта, а также за управление ресурсами, поэтому вполне естественно, что он участвует в создании краткого описания проекта, поскольку оно будет направлять все остальные компоненты проекта.

Тем не менее, руководитель проекта не вытаскивает из своей шляпы информацию, содержащуюся в брифе проекта. Как и при составлении плана и расписания проекта, есть ресурсы, которые менеджер проекта будет использовать, чтобы убедиться, что документ точно отражает миссию проекта.

Первыми и одними из самых ключевых людей, с которыми нужно поговорить, естественно, являются клиент и заинтересованные стороны проекта. Именно для них существует проект и могут определять его цели и задачи.

Как только видение станет ясным, менеджеры проектов могут обратиться к более старым проектам за историческими данными, которые могут помочь определить направление этого нового проекта. Еще один ресурс — это другие менеджеры проектов, которые занимались подобными проектами, и, конечно же, команда, собранная на основе их навыков и опыта.

Пока ответственность ложится на руководителя проекта, на этой кухне много поваров. Чем больше исследований и подготовки будет проведено до того, как карандаш коснется бумаги, тем лучше будут результаты, которые зададут тон всему последующему проекту.

Что должно включать краткое описание проекта?

Бриф проекта — это что-то вроде оксюморона. Он должен подробно описывать весь проект, но в то же время предлагать только краткое изложение. Он не так уж отличается от исполнительного резюме тем, что действует где-то между презентацией в лифте и обзором повестки дня.

Хотя краткое описание проекта может различаться по формату, большинство из них затрагивает эти темы.

• Заголовок
• Клиент (контактная информация, тип бизнеса и клиентская база)
• Определение проекта (предыстория, результаты, объем)
• Проектный подход (процессы и процедуры)
• Цель проекта
• Детали проекта (целевая аудитория, цели, сроки, этап, обзор и т. д.)

Краткий пример проекта

Давайте взглянем на краткое описание проекта и посмотрим, как собрать все эти элементы на странице. В ProjectManager есть множество бесплатных шаблонов для каждого аспекта управления проектами, включая бесплатный шаблон описания проекта. Вы можете видеть, что все изложено четко и чисто. Название проекта находится вверху, как и дата создания краткого описания проекта, информация о клиенте и обзор самого проекта.

Описываются цели и задачи, приводятся ограничения и допущения, а также детализируется объем проекта. Также можно добавить целевую аудиторию и кто уполномочен считать проект успешным и по каким критериям.

После этого следует более подробная информация о выполнении проекта, такая как бюджет, сроки, продолжительность и этапы.

Как создать краткое описание проекта

Когда вы пишете краткое описание проекта, вы должны включить предысторию, цели проекта и то, что будет определять его успех. Должен быть набросок графика проекта и целевой аудитории.

В самом простом случае краткое описание проекта может ответить на эти вопросы и послужить своей цели. Вы можете перечислить разделы в виде маркеров на одностраничном документе или, если это цифровая ссылка на вспомогательную документацию. Не существует единого способа создать краткое описание проекта, но ниже приведено общее руководство о том, как начать работу:

Обзор проекта

Начните со сбора контактной информации. Это хорошее и легкое начало. Запишите клиента, его контракт, краткую информацию об их бизнесе и клиентской базе. Наличие надежного фона будет информировать остальную часть вашего бизнес-брифа.

Цели проекта

Зная, каковы цели вашего проекта, вы сможете лучше понять проект в целом. Посмотрите, какие результаты у вас есть, особенно последний. Это также то, как вы начинаете определять, как выглядит успешный проект. Используйте метод SMART, чтобы быть конкретным, измеримым, достижимым, реалистичным и ограниченным по времени.

Сроки реализации проекта

Вы определили, что вы должны предоставить, теперь вам нужно выяснить временные рамки, в которые вы должны сделать эти результаты. Это означает знать, когда вы собираетесь начать и каковы сроки проекта. То, что вы здесь делаете, — это T в SMART, ограниченная по времени часть. Чтобы еще больше уточнить график, просмотрите вехи (важные даты, например, когда заканчивается один этап и начинается другой).

Кто целевая аудитория?

Краткое описание проекта — это больше, чем просто то, что вы делаете, и когда вы это делаете, вам нужно указать, для кого вы это делаете. Без целевой аудитории вы не сможете определить, успешен ваш проект или нет. Вы можете сделать все вовремя и в рамках бюджета и все равно потерпеть неудачу, потому что вы не оправдали ожиданий вашей целевой аудитории в отношении качества. Это означает демографическое и другое профилирование, чтобы убедиться, что вы удовлетворяете потребности этой аудитории.

Свяжите это с заинтересованными сторонами и командой

Наконец, вы хотите связать все части с заинтересованными сторонами и командой, которые являются целевой аудиторией для описания проекта. Это означает сделать его актуальным для них, включив ресурсы для проекта, наметив бюджет, даже план коммуникации и определив роли и обязанности. Сколько еще вы хотите добавить, зависит от вас, но это должно обеспечить хороший баланс между тем, что важно, и тем, что слишком мало. Помните, вы не хотите скрывать свое сообщение.

Чего следует избегать при составлении краткого описания проекта

Есть распространенные ошибки, которые люди допускают при составлении брифа проекта; давайте кратко рассмотрим эти ошибки ниже.

Откусить больше, чем вы можете прожевать

Остерегайтесь ловушек, таких как определение слишком большого количества целей. Бриф проекта должен быть кратким, а слишком большое количество целей не только сделает его длиннее, но и труднее для понимания.

Запутанное общение

Ясность является ключом к успешному брифу проекта. Если вы не будете четко определять свою целевую аудиторию, то проект будет сбит с толку с самого начала. Даже если цель не совсем верна, в ходе проекта эффект будет накапливаться, и ваш окончательный результат будет далеко от цели.

Отсутствие точности

Еще одна вещь, которой следует избегать, — это обобщения. Хороший текст специфичен, и хорошо написанное краткое описание проекта обладает такой же точностью. Избегайте жаргона и любого бессмысленного наполнения. Скажите, что вы хотите, это несколько метких слов, которые описывают то, о чем вы говорите, делая акцент на этом.

Звонок в

Наконец, не ленитесь. Включите работу. Проведите все исследования, поговорите со всеми, с кем вам нужно, чтобы составить четкое краткое описание проекта. Это основополагающий документ, который ведет к плану проекта, но он также является средством коммуникации. Если у вас нет четкого описания проекта, пострадает остальная часть проекта.

Как ProjectManager обеспечивает успешные проекты

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое превращает задание в успешный проект. Благодаря функциям, которые могут планировать, отслеживать и сообщать о ходе выполнения и производительности, вам понадобится только одно программное обеспечение для управления всеми аспектами вашего проекта.

Все задачи, которые приводят к результатам в брифе проекта, должны быть выполнены в установленные вами сроки и бюджет. Чтобы контролировать все эти элементы, у нас есть онлайн-представление проекта диаграммы Ганта. Он организует ваши задачи и подзадачи, ресурсы и затраты.

Списки задач для легкого выполнения

Теперь у вас есть свои задачи, но для выполнения задач нужны люди, которые будут продвигать ваш проект вперед. Вы можете поручить своей команде использовать наши списки задач, в которых перечислены описания ваших задач и вложенные файлы. Затем они могут работать вместе, комментируя задачи вместе с другими членами команды, которые получают уведомления по электронной почте.

Отслеживайте проекты с помощью автоматизированных информационных панелей

Вы можете отслеживать их прогресс с помощью замечательных функций мониторинга, таких как панель мониторинга в реальном времени, которая отображает статус задачи, затраты и другие высокоуровневые представления проекта. Наше программное обеспечение рассчитывает обновления задач и отображает их в виде диаграмм и графиков с цветовой кодировкой, которые идеально подходят для демонстрации на собраниях заинтересованных сторон, чтобы держать их в курсе.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое организует задачи, команды и проекты. Это поможет вам превратить краткое описание проекта в план проекта, планируя задачи на диаграмме Ганта и предоставляя командам доски канбан для визуализации их рабочей нагрузки. Панели мониторинга в режиме реального времени и отчеты в один клик позволяют вам быть в курсе событий, а заинтересованным сторонам — в курсе. Убедитесь сами, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.