Как писать корпоративные информационные бюллетени по электронной почте, которые люди будут читать

Электронная почта - главный источник общения на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, клиентами и клиентами, но иногда это занятие, которое может отнять у вас много времени. Вот несколько советов по созданию более качественных корпоративных писем, которые ускорят процесс написания и ответа.

Электронная почта является основным источником общения на работе, а корпоративная электронная почта по-прежнему является важной частью электронного маркетинга, даже если мы обычно уделяем больше внимания информационным бюллетеням и рекламным электронным письмам. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, клиентами и клиентами. Иногда получатели не могут договориться или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 12 правил, которые помогут вам и вашему клиенту сэкономить время и быстрее решать рабочие вопросы.

Напишите четкую и конкретную тему

Строка темы действует аналогично заголовку, позволяя легко находить нужную корреспонденцию в своем почтовом ящике. Обязательно включите его, чтобы упростить работу с электронными письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получателю будет непонятно, что предлагается, если письмо будет озаглавлено «Сотрудничество», «Фото», «Оно». Тема есть, но бесполезно. Добавьте конкретику: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фото для раздела путешествий».

Если во время переписки тема изменилась, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали разговор о создании сайта стоматологической клиники, но по ходу дела у вас появился новый заказ: сайт детского центра. Не смешивайте проекты в одном письме и не меняйте тему, когда получаете новый вопрос. Начните новую цепочку писем для этого разговора. Авторы контента Essay Map всегда рекомендуют следовать одному правилу: на каждый большой вопрос должна быть отдельная корреспонденция.

Персонализировать

Если вы знаете имя получателя, используйте его имя при обращении к нему . Кроме того, непонятно, кому адресовано письмо, и оно выглядит невежливо. Если получателей несколько, перечислите поименно всех тех, от кого вы ожидаете ответа или действия. Человек может подумать, что письмо не относится к нему, если оно адресовано всем. Обращаясь по имени, мы устраняем эту проблему.

Говорите по делу

Рабочее письмо - это краткий жанр. Подумайте, сколько времени потребуется получателю, чтобы добраться до сути письма, пробираясь через длинные аргументы и расплывчатые отступления. Необязательно писать, что может быть, а что успокоит сердце, если это не повлияет на решение вопроса. Не тратьте зря свое и чужое время - сразу переходите к делу.

Укажите точную дату крайнего срока.

В теме или теле сообщения не используйте слово «срочно» . Эта концепция расширяема: для одного человека это может быть час, для другого - неделя. Когда вы ждете ответа или результата, укажите время и дату .

Отформатируйте текст

Неформатированный текст трудно читать, поэтому разделите его на небольшие абзацы, соблюдая основные правила форматирования, для лучшего и удобного чтения. После каждого абзаца делайте один интервал, затем два пробела после приветствия и перед подписью. Объясните каждую ссылку, которую вы помещаете в электронном письме: к какому документу она ведет и почему получатель должен по ней щелкнуть. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойным.

Пишите нейтрально и деликатно

С помощью письма легко вызвать негативные эмоции. Поскольку получатель может интерпретировать текст по-разному, пишите как можно нейтральнее, чтобы избежать путаницы. Всегда будьте вежливы и уважительны. Если вы плохо знаете друг друга, не задавайте личных вопросов, не нарушайте чужое пространство, не шутите и не поднимайте темы, не связанные с работой.

Сохраните историю чата

В тексте сохраните всю предыдущую цепочку сообщений . В море информации легко потерять из виду, с чем вы имели дело с отправителем; история переписки поможет вам вспомнить. Это особенно актуально для сотрудников, которые получают большое количество электронных писем с проблемами и запросами.

Подписать буквы

В вашей рабочей корреспонденции должно быть нейтральное имя, например, имя, фамилия @ работодатель. В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте дополнительную информацию: телефонные контакты, мессенджеры, социальные сети - и ссылку на корпоративный сайт в футере . Используйте нейтральные «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Не пишите слова благодарности на полстраницы в автоматической подписи, размещайте рекламу, размещайте ссылки для сбора подписей и подобные проекты.

Добавить сразу все ссылки и файлы

Бывает, что только после отправки электронного письма обнаруживается, что не прикреплен важный файл или не указана нужная ссылка. Многие присылают вложения и приложения отдельным письмом - «вот документ, который я забыл прислать». И переписка делится: в одном рассказе - обсуждение, в другом - необходимые документы. Неизвестно, на какое письмо ответит получатель, возможно, письмо без истории переписки. Так что лучше продублировать предыдущий и добавить к нему файл. В сообщении следует попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.

Также отправьте все вложения вместе. Или, если их слишком много, отправьте ссылку на файловый хостинг.

Ответь быстро

Отправители не ожидают немедленного ответа на электронные письма, но почти половина из 2 миллионов респондентов отвечают на электронные письма в течение часа. Напишите ответ как можно скорее. Если это входит в ваши прямые обязанности - например, вы работаете в службе поддержки или координатором проекта - постарайтесь ответить в течение 15–30 минут.

Если ваша основная работа не требует от вас работы с электронной почтой, выделите два раза в день для сортировки почты и ответов. Например, в 11 часов утра и в конце дня в 17 часов. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните свой почтовый ящик в порядке. Не волнуйтесь: если у вас возникнет срочный вопрос, с вами свяжутся другим способом - через мессенджер или по телефону.

Отправлять письма в рабочее время

Три причины следовать этому правилу:

1. Звуковое оповещение может разбудить адресата.
2. Некоторые люди считают недопустимым переписываться в нерабочее время, включая выходные.
3. Ваше письмо может просто затеряться среди других.

Настроить отложенную отправку . Например, в Gmail есть функция «Запланировать отправку». Если вы пишете письмо в субботу утром, запланируйте его на понедельник в 10 часов утра . Таким образом, более вероятно, что получатель его не пропустит. Если к этому времени письмо стало неактуальным, перейдите в раздел «Отправленные» и отмените отправку.

Не отправляйте слова «Спасибо» и «Добро пожаловать» в отдельном электронном письме.

Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправка только «Спасибо», «Не за что» и подобные сообщения просто отвлекают человека, с которым вы разговариваете. Лучше поблагодарить, когда в следующий раз отправите дополнительные документы или ответите на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и благодарность.

Всегда следите за своим тоном и выражением лица. Не пишите вещи, которые могут оскорбить другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но не обязательно их все запоминать. Главное - уважать своего оппонента, его мнение и время, и радоваться общему делу.