Как управлять бюджетом проекта с помощью программного обеспечения для бюджетирования проектов

Являетесь ли вы цифровым человеком или нет, как руководитель проекта, владение бюджетом обычно является ключевой частью ваших должностных обязанностей. Создание и управление бюджетом проекта может быть сложной задачей, но это может быть легко, если вы используете правильное программное обеспечение для бюджетирования проекта.

Проекты могут иметь несколько различных типов затрат, которые необходимо отслеживать, чтобы гарантировать, что все укладывается в бюджет. Все эти движущиеся части и колеблющиеся затраты можно лучше отслеживать с помощью программного обеспечения для онлайн-управления проектами, такого как ProjectManager.

Мы предлагаем вам инструменты, которые упрощают составление бюджета проекта и управление затратами, позволяя вам устанавливать базовый план, отслеживать ставки оплаты труда и добавлять новые затраты на уровне задач. Благодаря этим функциям вы можете просто обновлять и добавлять элементы по мере их появления на протяжении всего проекта.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, позволяющее планировать и отслеживать затраты по проекту в режиме реального времени. У вас есть инструменты для создания точного бюджета и установки базового уровня для мониторинга затрат проекта и норм ресурсов с помощью нашей панели управления в режиме реального времени. Получите больше контроля, данных и прозрачности для вашего проекта и бюджета. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня. Теперь, прежде чем мы научимся использовать программное обеспечение для составления бюджета проекта, давайте определим бюджет проекта.

Что такое бюджет проекта?

Бюджет проекта — это то, как менеджеры проекта оценивают стоимость завершения проекта. Это включает в себя каждую фазу проекта и каждую из многих задач, составляющих эти фазы проекта. Точность прогноза бюджета имеет решающее значение для достижения успеха и обеспечения того, чтобы ваш проект был одобрен и профинансирован, когда это необходимо.

Еще одним аспектом бюджета проекта является отслеживание затрат по мере выполнения задач. Без четкого представления ваших расходов расходы легко могут выйти из-под контроля. Это сложный процесс, но его можно улучшить с помощью программного обеспечения для бюджетирования проектов.

Однако этот инструмент должен отображать данные в режиме реального времени, чтобы отслеживать расходы по мере их возникновения, чтобы дать менеджерам проектов время для внесения необходимых корректировок, чтобы сохранить ваш бюджет. Давайте рассмотрим важность использования программного обеспечения для составления бюджета проекта.

Почему вы должны использовать программное обеспечение для бюджетирования проектов?

Программное обеспечение для составления бюджета проекта является важным инструментом для составления точного бюджета и последующего отслеживания затрат по мере прохождения жизненного цикла проекта. Это позволяет планировать бюджеты и контролировать их, отслеживая расходы. Поэтому они помогают руководителям проектов на протяжении всего процесса бюджетирования.

Кроме того, использование программного обеспечения для бюджетирования проектов дает заинтересованным сторонам, руководителям и менеджерам доступ к бюджету и тому, как он расходуется в ходе проекта. Вы можете составить бюджет своего проекта с помощью электронных таблиц, но это громоздкие и статические документы, которые трудно обновлять.

Большая часть программного обеспечения для бюджетирования проектов находится в сети и обновляется по мере того, как ваша команда обновляет свои статусы. Благодаря этому менеджеры получают данные в режиме реального времени, что позволяет им принимать более взвешенные решения при управлении бюджетом проекта. Когда вы составляете бюджет проекта и управляете им, вы живете и умираете благодаря точности своих цифр. Программное обеспечение для составления бюджета проекта позволяет вам быть в курсе того, что вы тратите на реализацию проекта, не выходя за рамки бюджета.

Как составить бюджет проекта за 3 шага

Ключом к созданию бюджета проекта является упрощение отслеживания всех позиций. Если вы можете применить простой процесс к расходам проекта, то сможете точно и своевременно отслеживать расходы по проекту.

Следуйте этим простым шагам, чтобы составить бюджет проекта, который настроит вас на успех.

Определите расходы

Первым шагом в составлении бюджета является определение расходов. Вам нужно перечислить все, что необходимо для завершения проекта. Это включает в себя заработную плату за работу, оборудование, материалы и многое другое. Вы захотите тщательно изучить план своего проекта и определить расходы самостоятельно, чтобы начать.

Затем члены вашей команды могут помочь вам распознать определенные расходы, которые вы не сразу распознали, поэтому обязательно попросите их просмотреть список расходов при создании бюджета. Крайне важно, чтобы вы перечислили абсолютно все расходы. Чем больше вы определите, тем меньше вы будете удивлены непредвиденными расходами позже в проекте.

Оцените все затраты

Теперь оцените каждый пункт в вашем списке. Если ваш список находится в ProjectManager, вы можете сразу же добавить свою оценку к элементу строки. Есть ряд стратегий, которые вы можете использовать, чтобы сделать свои оценки. Наиболее распространенными методами оценки являются:

Восходящая оценка: начните с компонентов каждой задачи, а затем сложите их.
Экспертное суждение: попросите экспертов из вашей команды определить стоимость задачи.
Аналоговая оценка: используйте прошлый опыт, чтобы оценить, сколько будут стоить задачи проекта на этот раз.

Сложите все оценки. Это дает вам общий запланированный бюджет проекта, покрывающий стоимость каждой задачи. Наш шаблон сметы поможет вам в этом.

Добавьте в дополнения

Дополнительные услуги? Какие дополнения? Ну, стоимости каждой отдельной задачи, к сожалению, не хватит. Вы все еще можете добавить:

• Резервы управления: это горшок денег, который можно использовать по усмотрению руководства.
• Непредвиденные расходы: непредвиденные расходы полезны для покрытия непредвиденных расходов из-за плохой оценки. Обычной практикой является добавление 10% на случай непредвиденных обстоятельств на тот случай, если оценки окажутся неточными.
• Бюджет реагирования на риски: если ваша компания достаточно опытна в управлении проектными рисками, вы можете включить бюджет реагирования на риски отдельно от основного бюджета. Бюджет реагирования на риски включает финансирование для реализации любых действий по снижению рисков.

Как управлять бюджетом проекта с помощью ProjectManager

Теперь, когда вы установили бюджет проекта и определили расходы, вы можете ввести эту информацию в ProjectManager, если вы еще этого не сделали. Чтобы ввести бюджет вашего проекта, просто нажмите на вкладку «Информация» и введите цифру в поле.

ProjectManager предлагает различные способы добавления расходов по проекту. Во-первых, вы можете перейти на вкладку расходов и добавить фиксированные расходы, которые не имеют почасовых ставок или колебаний. Например, вы можете ввести стоимость материала, необходимого для вашего проекта. Вы можете сначала добавить это как плановую стоимость, а затем вы можете добавить другие расходы в качестве «фактической стоимости». Это поможет вам отслеживать запланированные и фактические затраты на панели инструментов по мере развития проекта.

Еще один способ ввести расходы в проект — использовать наши инструменты управления ресурсами. Назначьте свои ресурсы или рабочую силу, почасовые ставки, затем назначьте им задачи, и по мере их работы их трудозатраты будут автоматически добавляться к проекту. Вы также можете добавить расходы на уровне задачи. Допустим, возникает непредвиденная задача, которой не было в вашем первоначальном плане. Это нормально, потому что вы можете использовать свои деньги на непредвиденные расходы, чтобы покрыть это. Просто добавьте сумму затрат к своей новой задаче в плане проекта, и эта новая стоимость будет отражена на панели инструментов и в отчетах.

Мониторинг расходов по всему проекту

После того, как вы определили и записали расходы, вы должны отслеживать фактические расходы по сравнению со сметой. Это означает, что вам нужно постоянно обновлять свои расходы по проекту суммами, которые вы фактически тратите на задачи.

Поскольку вы ввели все свои запланированные расходы в систему, вы можете использовать наши информационные панели в режиме реального времени для отслеживания фактических и запланированных расходов. Наши информационные панели проекта предлагают единое окно с текущими расходами по проекту и содержат легко читаемые цветные гистограммы для быстрого анализа состояния вашего бюджета. Этот мгновенный просмотр может быть жизненно важен при управлении бюджетом проекта, особенно ограниченным.

Отчет о расходах вплоть до уровня задач

Без правильных инструментов отчетность по проекту может стать проблемой. И к тому времени, когда вы, наконец, подготовите отчет, цифры уже изменились, и ваш отчет уже устарел. ProjectManager может помочь. Наше программное обеспечение может создавать мгновенные подробные отчеты, которыми вы можете поделиться с соответствующими людьми в организации в удобном для них формате.

Есть несколько отчетов, которые вы можете сделать, но отчет о расходах будет самым важным для управления вашим бюджетом. С помощью отчета о расходах вы можете получить подробный анализ общего бюджета, фактических и запланированных расходов вплоть до уровня задач.

Пересмотрите свои первоначальные оценки

Наконец, вы захотите вернуться к этим отчетам и убедиться, что они соответствуют графику вашего проекта. Если они не соответствуют вашим временным рамкам, вам нужно оглянуться на свои расходы и перепроверить, все ли вы включили и ничего не упустили.

Это подводит нас к нашему последнему шагу: пересмотру. Возможно, вам придется пересмотреть оценки, которые вы сделали ранее. Не зацикливайтесь на их сохранении, если проект диктует что-то другое. Пересматривая в режиме реального времени, вы убедитесь, что бюджет — это не просто цифры в электронной таблице, а точный прогноз расходов по проекту.

В ProjectManager есть все, что вам нужно для управления бюджетом

Если учесть, что вы можете отслеживать свой бюджет с помощью панелей мониторинга в режиме реального времени, вводить повторяющиеся расходы, такие как затраты на оплату труда, и составлять отчеты по каждому аспекту проекта, становится ясно, что в ProjectManager есть все, что вам нужно для создания и управления расходами проекта. Завершите свой следующий проект в рамках бюджета с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии нашего программного обеспечения PM.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления работой и проектами, которое позволяет планировать, контролировать и создавать отчеты по проектам. Получайте данные в режиме реального времени, чтобы лучше управлять бюджетом. Делитесь отчетами с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе и управлять их ожиданиями. Присоединяйтесь к командам NASA, Siemens и Nestle, которые уже успешно управляют бюджетами своих проектов с помощью нашего инструмента. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня.