Как создать план выполнения проекта (PEP) — ​​бесплатный шаблон включен

Придумать отличную идею — это только начало: чтобы ее реализовать, нужен план выполнения проекта (PEP). План выполнения проекта — это документ для выполнения проектов, который помогает вам разработать стратегию, разработать процессы управления проектами и привести все это в действие.

Создание плана выполнения проекта является частью этапа планирования и позволяет реализовать вашу идею. Там, где идея может быть вдохновляющей, процесс реализации проекта является тщательным и практичным, включая все ключевые действия. Излишне добавлять, что это важный документ по управлению проектами.

Что такое план выполнения проекта (PEP)?

План выполнения проекта — это документ, используемый для определения того, как вы будете выполнять проект. Это должно быть очевидно из названия, но оно также касается планирования проекта, мониторинга и контроля, необходимых для получения результатов проекта.

В документе описаны все части выполнения проекта и показано, как ими управлять. Это должно соответствовать требованиям либо проекта, либо контракта между вовлеченными сторонами. PEP также отмечает цели проекта, а также сроки и ресурсы, необходимые для выполнения проекта.

Уже из этих основополагающих элементов становится ясно, насколько важен план выполнения проекта. Но, конечно, это гораздо больше, чем просто в него входит.

После того, как вы создали план выполнения проекта, вам все еще необходимо выполнить эти вехи, зависимости и задания. Если вы действительно хотите не отставать от графика, вам нужно использовать программное обеспечение для управления проектами.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами и работами, которое организует задачи с помощью интерактивных диаграмм Ганта для планирования выполнения. Вы можете размещать вехи на временной шкале, связывать зависимости и фильтровать критический путь. Затем установите базовый уровень, и вы сможете отслеживать отклонения проекта при выполнении своих задач. Начните бесплатно с ProjectManager уже сегодня.

Элементы плана выполнения проекта

Планы реализации проекта сочетают в себе необходимые элементы для окончательной и действенной дорожной карты реализации проекта. Это может включать в себя перечисление заинтересованных сторон проекта и определение всех задач проекта. Вот шесть основных элементов плана реализации проекта:

1. Объем проекта

Масштаб проекта представляет собой широкий обзор целей и подробный список всех элементов, задействованных в проекте. Определите объем проекта, указав, что необходимо сделать. Делайте это в конкретных терминах. Это дает заинтересованным сторонам проекта краткое изложение цели проекта и его целей.

Вот некоторые детали, которые вы захотите включить в объем проекта:

• Техническое задание для определения ролей и обязанностей проектной команды
• Список ограничений и границ доступных ресурсов
• Все возможные результаты, а не только окончательный результат
• Список любых соответствующих отчетов, продуктов, услуг или новых разработок программного обеспечения
• Каким заинтересованным сторонам или клиентам они будут доставлены
• Некоторые критерии для измерения успеха команды проекта

2. Стандарты качества

Вы знаете результаты, теперь пришло время определить качество, которое вы ожидаете от них. Четкое понимание требований к качеству является ключом к успешному проекту. Для начала вам нужно определить, что такое качество, и убедиться, что вся ваша команда согласна с этим определением.

Кроме того, наличие достижимых целей будет поддерживать мотивацию вашей команды. Если их работа кажется невыполнимой, это, скорее всего, подорвет моральный дух. Чтобы сохранить приверженность команды, часто спрашивайте отзывы о достижимой цели и применяйте ее к своему PEP.

3. Заявления о целях

Заявление о цели описывает, что команда планирует реализовать и завершить в ходе проекта. Некоторыми примерами заявления о цели могут быть ожидаемые результаты, этапы и жизненный цикл крупных рабочих задач.

Заявление о цели может также повторять цель проекта. Он может показать преимущества, которые проект, как ожидается, даст организации, заинтересованным сторонам или клиентам. Также может быть выявление рисков и проблем с подробным описанием того, как команда будет на них реагировать.

4. Распределение ресурсов для плана выполнения проекта

Вам также понадобится список всех ресурсов, необходимых для завершения проекта. Ресурсы — в отличие от масштаба, спецификаций качества и целей — это то, что нужно вашей команде для воплощения плана в жизнь. Здесь вы также определите бюджет проекта, поскольку ресурсы стоят дорого.

Ресурсом в проекте может быть капитал, люди или материалы. На самом деле это все, что необходимо для выполнения задач в вашем плане выполнения проекта. Наличие ресурсов для удовлетворения возможностей вашей команды необходимо для завершения вашего проекта вовремя и в соответствии с ожиданиями качества.

5. График проекта

Хотя вы уже создали временную шкалу и этапы, в PEP требуется полное расписание. Это означает использование структуры разбивки работ для составления списка, определения приоритетов и установления сроков выполнения ваших задач. Затем вы можете назначить эти задачи членам команды.

Изменения в поставках необходимого сырья могут повлиять на график, поэтому ожидание задержек необходимо контролировать с заинтересованными сторонами и командами. Руководителю проекта, возможно, придется внести коррективы в тройное ограничение времени, стоимости и объема, чтобы реагировать на изменения в поставках, чтобы не отставать от графика.

6. Организационные компоненты

Наконец, PEP должен рассмотреть операционные аспекты проекта. Это означает составление списка ключевых сотрудников, их ролей и обязанностей, а затем распространение этого списка, чтобы все знали, кто за что отвечает.

В соответствии с этим вам нужно будет определить, кто имеет право принимать какие решения. Это поможет команде лучше работать вместе, так как они будут знать, к кому обратиться, когда нужно будет принять решение. Эти авторитетные лица также будут доступны для вопросов и опасений.

Вы должны описать любые методы, используемые в проекте для отчетности и коммуникации в PEP. Это включает в себя то, как вы будете контролировать и отслеживать ход и производительность вашего проекта. Кроме того, как ваша команда работает вместе и с другими командами, если они взаимодействуют с другими отделами.

Как создать план выполнения проекта

1. Стартовая встреча

На стартовом совещании вы можете сообщить о стратегии, процессе и действиях команде и заинтересованным сторонам. Вы можете задать любые вопросы и убедиться, что все понимают проект и заинтересованы в нем. Это не ежедневное стендап-совещание, это всесторонний обзор реализации проекта. Вы должны поделиться планом проекта в это время, чтобы все были на одной странице. Программное обеспечение для планирования проектов может облегчить этот шаг, привлекая всех и быстро делясь планом и распределяя задачи.

2. Мониторинг и контроль плана выполнения проекта

Проект будет проходить в обычном режиме через этапы исполнения, мониторинга и контроля. Здесь программное обеспечение для управления проектами может помочь вам с соблюдением графика, бюджета и объема вашего проекта. Вы также захотите следить за любыми рисками в своем плане управления рисками и поддерживать баланс рабочей нагрузки вашей команды. Заинтересованные стороны могут помочь вам выявить риски до того, как они превратятся в проблемы. Затем вы захотите проанализировать свои данные, чтобы убедиться, что вы соответствуете прогрессу, ключевым показателям эффективности (KPI) и вехам производительности.

3. Данные в реальном времени

Вам понадобится облачное программное обеспечение для управления проектами, чтобы знать, успеваете ли вы вовремя и не переплачиваете ли вы. Наличие инструмента, работающего в режиме реального времени, важно для мониторинга проекта, но он также отлично подходит для облегчения совместной работы. Менеджеры могут управлять, а команды могут общаться, независимо от того, работают ли они бок о бок или распределены по всему миру. Использование программного обеспечения в режиме реального времени означает, что каждый работает с самыми последними данными, а менеджеры могут принимать более взвешенные решения.

4. Подписание

Сдача результатов вовремя и в рамках бюджета может показаться завершением проекта, но это не так. Есть еще документы, которые вам нужно заполнить. Это не рутинная работа — это ключевая часть жизненного цикла проекта. Вам необходимо получить одобрение от заинтересованных сторон, чтобы убедиться, что продукт или услуга соответствуют их ожиданиям в отношении качества. Вам нужно заплатить любым поставщикам или подрядчикам, а затем освободить свою команду. И не забудьте отпраздновать! Это не только весело и заслуженно, но и поддерживает боевой дух ваших команд.

Бесплатный шаблон плана выполнения проекта

ProjectManager предлагает бесплатный шаблон плана реализации для Excel, который поможет вам привести ваш проект к успеху. Этот бесплатный шаблон реализации поможет вам развить вашу идею через стратегию, процесс и воплотить в жизнь, не упустив ничего важного. Это полезный пример плана выполнения проекта.

Создайте свой план выполнения проекта на нашем бесплатном шаблоне реализации, чтобы улучшить работу над проектом. В нем есть место для всего, что вам нужно для управления.

Каждое действие — это задача, а задачи организованы на временной шкале. Здесь у них есть даты запланированного старта и запланированного финиша для каждого. На временной шкале также есть место для запланированных часов. Также есть столбец, в котором вы можете указать, выполняется ли задача с опережением или отставанием от графика, что поможет вам отслеживать свой прогресс.

Последняя часть шаблона предназначена для ресурсов. Руководители проектов могут отметить, какой отдел чем занимается, и указать материалы, которые им потребуются для выполнения их задач. Также есть место для оценки стоимости задачи. Все это вместе составляет дорожную карту для реализации вашего проекта. Теперь дело за вами, чтобы следить за ним и контролировать его.

Используйте ProjectManager для создания плана выполнения проекта

Шаблон — отличный инструмент, но он статичен. Если вы обнаружите, что шаблоны замедляют работу и недостаточно точны, вам следует переключиться на ProjectManager, который автоматизирует большую часть работы и обеспечивает прозрачность в режиме реального времени, чтобы лучше управлять вашим проектом до успешного завершения.

Несколько просмотров проекта для каждой команды

Независимо от того, работаете ли вы в сфере маркетинга, информационных технологий, профессиональных услуг или любой другой отрасли, у вас будет много разных команд, работающих вместе. ProjectManager имеет несколько представлений проекта, чтобы предоставить всем нужные инструменты. Например, канбан-доска — это визуальная функция рабочего процесса, которая позволяет командам управлять своим невыполненным заданием и вместе планировать спринты. Кроме того, это дает менеджерам представление о своей работе, чтобы они могли распределять ресурсы по мере необходимости, чтобы избежать препятствий и поддерживать работу команд с максимальной нагрузкой.

Легко управляйте ресурсами вашей команды

Вы должны убедиться, что ваша команда работает на полную мощность. Хотя вы можете просматривать их задачи в любом из нескольких представлений проекта, например в виде списка, листа или календаря, ProjectManager имеет инструменты управления ресурсами, позволяющие быстро и легко сбалансировать их рабочую нагрузку. Диаграмма рабочей нагрузки имеет цветовую кодировку, поэтому вы можете сразу просмотреть рабочую нагрузку, а затем перераспределить работу прямо на этой странице.

Отслеживание изменений на интерактивных информационных панелях

Управление изменениями означает знание того, когда происходят изменения. Это означает мониторинг в режиме реального времени с помощью интерактивной панели управления ProjectManager. Он автоматически собирает данные проекта и вычисляет числа, чтобы показать ваши показатели по времени, стоимости и т. д. в удобных для чтения графиках и диаграммах. Для получения более подробной информации используйте отчеты одним щелчком мыши о статусе проекта, статусе портфеля, отклонении проекта, расписаниях и многом другом. Эти отчеты можно фильтровать, чтобы показать то, что вы хотите, и легко делиться ими, чтобы информировать заинтересованных лиц.

ProjectManager может составить ваш план выполнения, поделиться им с командой проекта, а также отслеживать и контролировать его на протяжении всего жизненного цикла вашего проекта. Получайте уведомления по электронной почте и оповещения в приложении в режиме реального времени, чтобы всегда быть в курсе прогресса и сотрудничать с вашей командой.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления работой для гибридных команд, независимо от того, где они работают, в каком отделе они работают и какие у них навыки. Присоединяйтесь к более чем 35 000 профессионалов, уже использующих наш инструмент для успешного выполнения своих проектов. Начните бесплатно с ProjectManager прямо сейчас.