Межкомандное сотрудничество: лучшие практики, проблемы и преимущества

Сотрудничать уже достаточно тяжело. Теперь представьте, что вы сотрудничаете с коллегами, которые не работают в том же отделе, что и ваш. Или, может быть, даже в другом месте! Ну, люди делают это каждый день, и это называется межкомандным сотрудничеством.

По мере того, как эти гибридные команды становятся все более стандартными, межкомандное сотрудничество становится ключом к объединению этих разных групп и повышению их производительности.

Что такое кросс-командное сотрудничество или кросс-функциональное сотрудничество?

Сотрудничество между временами, также известное как межфункциональное сотрудничество, направлено на то, чтобы разные отделы лучше работали вместе. Эти различные отделы, такие как дизайнеры, разработчики, маркетологи и отделы продаж, преследуют общую цель, но каждый отвечает за разные этапы этого проекта.

Заставить эти разные команды, которые, вероятно, имеют уникальные методы работы и предпочитаемые инструменты для выполнения этой работы, действовать как единая группа, может быть сложно. Сотрудничество между командами — это мост, который вы можете построить, чтобы соединить всех. В этом сила межкомандного сотрудничества. Он берет сильные стороны каждого и объединяет их для достижения лучших результатов.

Если вам нужно внедрить межфункциональное сотрудничество в вашей организации, снабдите свою команду инструментом управления работой, который позволит всем работать так, как они хотят. ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами и работами с пятью различными представлениями, поэтому каждый отдел может быть продуктивным и работать с максимальной отдачей. Кроме того, вы можете отслеживать прогресс с помощью информационных панелей и отчетов. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня.

Преимущества межфункционального сотрудничества

Преимущество кросс-функционального сотрудничества заключается в том, что оно создает синергию и эффективность в кросс-функциональном проекте. Менеджер проекта захочет, чтобы их команды работали вместе над одним проектом, даже если все они подходят к нему с разных точек зрения.

Когда у вас есть команды, которые объединены в реализации проекта, но все работают изолированно, вы напрашиваетесь на неприятности. Команды должны общаться, даже если они находятся в разных отделах. Вся работа связана. Сотрудничество между гибридными командами гарантирует, что все работают над достижением одной цели.

Межфункциональное сотрудничество способствует более быстрому развитию проекта и гарантирует, что ничто не будет упущено из виду. Чем больше у вас отделов, работающих вместе, тем больше внимания уделяется проекту, чтобы уловить все, что могло быть ошибочно упущено из виду. Они также предлагают лучшие идеи, потому что они могут отразить их от других и определить, что лучше для проекта.

Компания также выигрывает от наличия команд, которые чувствуют себя более связанными с бизнесом. Кроме того, команды выиграют от работы с более широким кругом талантов, у которых они могут учиться. Заинтересованные стороны инвестируют в проект, и результаты, ориентированные на команду, могут сделать их только счастливее, поскольку проект приносит успех.

Связанный: Бесплатный шаблон диаграммы RACI для Excel

Проблемы кросс-командного сотрудничества

Да, сотрудничество между командами имеет множество преимуществ. Но это не значит, что все будет легко. На дороге есть несколько ухабов, которые вам придется сгладить, прежде чем вы сможете пожинать плоды совместной работы.

Первое, что вы должны построить, это доверие. Отсутствие доверия убивает сотрудничество. Но даже если у вас есть бизнес, где все отделы полностью доверяют друг другу, может возникнуть проблема коммуникации. Отделы могут работать как разрозненные, и это означает, что никакая коммуникация не исходит и не входит. Руководители проектов должны работать над созданием каналов связи, которые свободно перетекают туда и обратно.

Ранее подчеркивалось, что наличие общего видения является ключом к построению межфункционального командного сотрудничества. Поэтому руководитель проекта должен быть уверен, что эти цели и приоритеты согласованы во всех отделах. Цели и задачи должны быть четко сформулированы, доведены до сведения всей компании.

Затем идут сами команды. Инженеры, как правило, используют язык иначе, чем продавцы. И у всех разные личности, некоторые из которых не легко сочетаются с другими. Даже удаленные команды могут пострадать, потому что онлайн-общение легко неправильно истолковать. Инструменты совместной работы могут помочь, но в основном это межличностные навыки, которыми менеджеры проектов должны овладеть, чтобы заставить людей действовать как группа.

Рекомендации по межкомандному сотрудничеству

Вот лучшие практики, которые можно применять при работе с кросс-функциональными командами над кросс-функциональным проектом:

• Хотя за координацию работы между всеми отделами отвечает руководитель проекта, полезно, чтобы лидеры групп брали на себя ответственность за руководство своими отдельными отделами.
• Устав команды поможет с командным сотрудничеством и командным общением. Мы упоминали, что все должны быть на одной странице, делиться целями и задачами проекта, но как именно это делается? Много способов. Одним из лучших является наличие устава команды, на который каждый может ссылаться, чтобы понять, каковы ключевые показатели эффективности проекта.
• Устав команды будет включать заявление о миссии, цели и задачи проекта. Он определит командные роли, кто входит в какую команду и за что они несут ответственность. Ожидания также будут изложены в уставе команды. Лучше всего представить этот устав команды на собрании с участием представителей всех отделов, где вы сможете объяснить устав команды и раздать его.
• Если говорить о встречах, то они должны быть регулярными на протяжении всего проекта. Конечно, будут встречи отделов, но также должны быть встречи между отделами, которые позволят всей команде проекта собраться вместе, поделиться новостями и полевыми вопросами и получить обратную связь. Прозрачность помогает в сотрудничестве. Совещания могут оттолкнуть многих, поэтому старайтесь придерживаться жесткой повестки дня.
• Привлечение сотрудников отделов к обучению или наставничеству других — это еще один способ связать команды мощным способом, который позволяет обмениваться навыками, укреплять моральный дух и доверие. Руководители проектов могут определять цели этих мероприятий по коучингу или наставничеству. Эти общие командные цели свяжут различные отделы и облегчат их совместную работу.

Советы по улучшению совместной работы между командами

Одна из самых важных вещей, которую нужно сделать при работе с кросс-функциональным сотрудничеством, — это заручиться поддержкой. Вы не можете передать идею бизнесу и ожидать, что они возьмут мяч и побегут с ним. Это бай-ин не только для команды, но и для всей компании. Если нет исполнительной поддержки для совместной работы между командами, она не будет успешной.

Еще один совет для лучшего сотрудничества между командами — иметь один центральный источник правды. Это центральный канал, по которому все команды могут общаться и обмениваться файлами независимо от того, где они находятся и в каком отделе они работают. Межфункциональное общение имеет решающее значение для кросс-функциональных проектов для достижения целей компании. Эта информация должна обновляться во всех отделах в режиме реального времени, чтобы никто не работал со старыми данными.

Наконец, используйте инструменты управления проектами, особенно те, которые основаны на облаке и предоставляют вам данные в режиме реального времени для улучшения совместной работы и межфункционального взаимодействия. Программное обеспечение для совместной работы, которое вы хотите, будет способствовать общению, независимо от того, где и когда работает член команды, и даст менеджерам проектов прозрачность для мониторинга и отслеживания, не мешая их командам.

Как ProjectManager помогает в межфункциональном сотрудничестве

ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой распределенных команд. Данные в режиме реального времени обеспечивают совместную работу межфункциональных групп независимо от того, где они работают и как они работают. Несколько представлений проекта позволяют каждому отделу работать так, как они хотят, а менеджеры проектов могут получать подробные отчеты о своем прогрессе и производительности.

Работа в нескольких представлениях проекта

Множественные представления проекта означают, что менеджеры, которые работают более спланированно, могут использовать диаграммы Ганта, которые организуют задачи в структурированном и последовательном порядке, связывая зависимости, расставляя приоритеты и добавляя этапы. Затем они могут установить базовый уровень для фиксации плана проекта, поэтому, когда он будет выполнен, они смогут отслеживать отклонения проекта и не сбиться с пути.

Управляйте производством на канбан-досках

Канбан-представление больше подходит для гибких сотрудников вашего проекта. Этот визуальный инструмент имеет те же данные, что и план Ганта, но разбитые карты, которые представляют собой задачи, размещенные в столбцах, определяющих производственный цикл. Члены команды могут управлять своим невыполненным заданием и планировать спринты. Руководители проектов получают представление о своей работе и могут перераспределять ресурсы по мере необходимости, чтобы поддерживать работу на пределе своих возможностей.

Отслеживайте прогресс команд в выполнении задач

Информация о том, кто над чем работает, позволяет менеджерам лучше понимать задачи. Они могут просмотреть раздел команды ProjectManager, чтобы получить подробную информацию о задачах каждого, а затем использовать инструменты управления ресурсами, такие как наша диаграмма рабочей нагрузки с цветовой кодировкой, чтобы сбалансировать работу и сделать всех счастливыми и продуктивными. Также есть панель инструментов в реальном времени, которая отслеживает прогресс по мере его возникновения.

Команды могут комментировать и прикреплять файлы к задачам, что автоматически запускает уведомления по электронной почте и в приложении, чтобы держать всех в курсе изменений и обновлений. Независимо от того, где вы находитесь или когда вы работаете, все находятся на одной волне.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, созданное для гибридных команд. Наш инструмент предназначен для того, чтобы помочь каждому лучше работать вместе, независимо от того, где они работают, как они работают или каковы их навыки. Присоединяйтесь к более чем 35 000 пользователей, которые уже добиваются успеха с помощью нашего инструмента в таких различных организациях, как NASA, Siemens и Nestles. Начните работу с ProjectManager сегодня бесплатно!