Как управление данными может обеспечить успех вашего агентства в будущем

Важность управления данными для агентств

В игре с высокими ставками, связанной с конфиденциальностью данных, маркетинговые агентства оказываются на крючке обязательств, которые могут исчисляться миллионами. Прошли те времена, когда было достаточно рукопожатия и добрых намерений. Теперь клиенты требуют, чтобы агентства вложили свои деньги в то, о чем говорят, а некоторые компании рассматривают только агентства, готовые выложить 15 миллионов долларов, если они не смогут получить данные. Речь идет не только об уклонении от штрафов; это лакмусовая бумажка, позволяющая понять, относятся ли агентства к конфиденциальности данных так серьезно, как они заявляют.

Для агентств это представляет собой дилемму. Они должны найти тонкую грань между безопасностью бизнеса и управлением рисками, связанными с данными, особенно когда в дело вовлечены третьи стороны.

Итак, что же делать агентству, когда клиенты требуют обязательств по ответственности в размере от «всего лишь» 5 миллионов долларов до невероятных 100 миллионов долларов?

Это сделало одну вещь совершенно ясной: агентства больше не могут позволить себе играть быстро и свободно с тем, как они обрабатывают данные.

Если вы хотите защитить свое агентство от финансового краха и сохранить доверие клиентов, вам следует серьезно относиться к конфиденциальности и безопасности данных. И это начинается с надлежащего управления данными.

Что такое управление данными?

Управление данными — это все, что вы делаете для обеспечения безопасности, конфиденциальности, точности, доступности и пригодности данных.

В контексте агентств управление данными — это структурированный подход к управлению данными клиентов, показателями кампаний, информацией об аудитории и т. д. Это означает, что каждая часть данных — будь то частная информация клиента, демографические данные аудитории или результаты кампании — обрабатывается с максимальной точностью и безопасностью.

Так почему вас это должно волновать?

Есть много веских причин заботиться об управлении данными:

• Вы хотите, чтобы клиенты доверяли вам настолько, чтобы действительно иметь с вами дело.
• Вы хотите быть уверены, что сможете сохранить оказанное вам доверие.
• Вы хотите избежать высоких штрафов за несоблюдение GDPR.
• Вы хотите принимать этические решения относительно того, как вы используете данные.
• Вы хотите быть уверены, что имеющиеся у вас данные точны и доступны нужным людям.

Потому что это позволит вам получить более полную информацию , принять более эффективные бизнес-решения и повысить рентабельность инвестиций для ваших клиентов.

Если вы спросите меня, все это звучит как довольно убедительные причины.

Источник: Мидджорни. Подсказка: изображение, изображающее управление данными.

Начало работы с управлением данными

Итак, есть несколько вещей, о которых вашему агентству следует подумать, прежде чем приступать к делу. Управление данными определенно относится к числу тех ситуаций, когда «посмотри, прежде чем переходить».

Поэтому обязательно остановитесь и задайте следующие вопросы:

1. Каковы ваши основные цели в отношении структуры управления данными?
Это снижение рисков, улучшение качества данных, соблюдение нормативных требований или что-то еще? Понимание ваших ключевых факторов, будь то нормативные, операционные или стратегические, может помочь сформулировать подход к управлению.

2. Обладаете ли вы или кто-либо из вашей команды необходимым опытом?
Важно понимать, что вы здесь не в своей лиге. Если вы не уверены точно, вот тест из одного вопроса, чтобы узнать, где вы находитесь:

В чем разница между конфиденциальностью данных и безопасностью данных?

(долгая пауза)

Вам приходилось искать определения?

Или, может быть, вы думали, что они означают одно и то же? (Не расстраивайтесь – не так давно я был в той же лодке.)

Итак, если вы еще не знали ответа:

Конфиденциальность данных заключается в обеспечении надлежащего и этичного использования персональных данных, предоставляя людям контроль над тем, как их данные получают доступ, используются или передаются. С другой стороны, безопасность данных — это методы и механизмы, используемые для защиты этих данных от несанкционированного доступа или внешних угроз.

Но в любом случае дело в том, что вам, вероятно, следует работать с кем-то, кто знает разницу между этими двумя терминами – в идеале, без Google.

Итак, если вы считаете, что вашему агентству может понадобиться кто-то с немного большим опытом, вы можете рассмотреть возможность сотрудничества с компанией, которая специализируется на управлении данными (да, по-видимому, управление данными как услуга, или DGaaS, — это реальная вещь). .

Дэвид Годлевски, генеральный директор Intelliverse, говорит, что его агентство наняло аналитиков данных, занимающихся управлением данными, чтобы обеспечить безопасность конфиденциальных данных.

«Наш процесс начался с тщательной оценки уязвимостей данных и требований», — говорит Годлевски. «После того, как мы осознали потребность в экспертных знаниях в этой критически важной области, мы наняли аналитиков данных со специализированным опытом в области кибербезопасности, управления данными и соблюдения требований.

«Эти аналитики теперь играют ключевую роль в разработке, внедрении и мониторинге нашей политики управления данными».

Кроме того, вы можете пройти обучение, необходимое для того, чтобы ваша команда могла быстро освоиться. Но в любом случае вам необходимо убедиться, что у вас есть нужные люди, которые помогут вашему агентству пройти через этот процесс, потому что создание структуры управления данными может быть, мягко говоря, немного обременительным.

Создание структуры управления данными для агентств

Прежде чем приступить к созданию структуры управления данными, необходимо сделать еще один предварительный шаг — провести аудит данных.

Проведите аудит данных

Проведя аудит данных, вы сможете лучше понять свою инфраструктуру данных в том виде, в котором она существует в настоящее время. Таким образом, вы точно знаете, где обстоят дела в данный момент, что значительно упрощает определение следующих шагов.

Этот процесс аудита включает в себя тщательную инвентаризацию всех информационных ресурсов вашего агентства. Начните с определения каждого источника данных, будь то записи клиентов, маркетинговая информация, данные транзакций или другие цифровые активы. Также определите, где хранятся эти данные — в облачном хранилище, на локальных серверах или во внешних базах данных.

После того как вы определили все источники данных, оцените чувствительность данных. Различные типы данных имеют разный уровень чувствительности, и к ним следует относиться соответствующим образом. Например, личные данные клиентов потребуют более высокого уровня защиты, чем общая рыночная статистика.

Архам Хан — соучредитель британского маркетингового агентства Pixated, и в его агентстве классификация данных является важным первым шагом в процессе управления данными.

«Мы организуем наши данные по категориям в зависимости от их ценности для компании, а затем обновляем эти классификации по мере того, как данные создаются, изменяются, обрабатываются или передаются», — говорит Хан.

«Мы также ввели несколько политик, гарантирующих невозможность фальсификации этих классификаций и гарантирующих, что только привилегированные члены команды смогут получить доступ к данным для повышения или понижения классификации любого заданного набора».

Понимание и классификация ваших данных таким образом поможет подготовить основу для последующих шагов в системе управления, особенно в отношении защиты данных и контроля доступа.

Разработать политику и процедуры управления данными

Основой эффективной системы управления данными является набор политик и процедур, определяющих способы управления данными, доступа к ним и их защиты. Вот наиболее важные политики, которые следует включить в вашу стратегию управления данными:

1. Политика доступа к данным

Прежде всего, установите четкие правила контроля доступа. Укажите, кто в агентстве может иметь доступ к конкретным наборам данных, подчеркивая важность доступа на основе ролей. Это гарантирует, что только те, у кого есть необходимые разрешения, смогут просматривать или манипулировать конфиденциальными данными. Включение таких инструментов, как многофакторная аутентификация, может еще больше усилить этот контроль.

2. Политика качества данных

Вам необходимо будет определить стандарты точности, полноты, надежности и своевременности данных. Это также должно включать такие процедуры, как проверка, очистка и исправление данных.

3. Политика конфиденциальности данных

Сегодня потребители лучше осведомлены о своих цифровых правах, и надзор за конфиденциальностью данных может стать решающим фактором между сохранением лояльности клиентов и потерей доверия. Мало того, регулирующие органы, регулирующие конфиденциальность данных, налагают огромные штрафы на компании, которые не справляются со своими обязанностями. Вы, конечно, не хотите быть похожим на TikTok, которому ранее в этом году был назначен ошеломляющий штраф в размере 345 миллионов евро за несоблюдение GDPR.

Итак, как говорится, вот что вам нужно учитывать при создании политики конфиденциальности данных:

1. Стремитесь к четкому и краткому написанию. Не нужно заморачиваться с кучей запутанных юридических терминов. Просто напишите политику простыми и простыми словами, чтобы ее было легко понять.
2. Убедитесь, что вы говорите заранее, включив:
   – Тип данных, которые вы собираете (личные, демографические, поведенческие)
   – Почему вы собираете данные (маркетинг, улучшение пользовательского опыта, обмен данными с третьими лицами)
   – Как вы собираете данные (файлы cookie, формы, сторонние инструменты)
   – Как хранятся данные
   – Кто имеет доступ к данным. Также важно информировать пользователей о том, как долго вы намерены хранить их данные, а также о критериях, используемых для определения этого срока. Кроме того, если вы передаете данные третьим лицам, перечислите их. Кроме того, объясните цель такого обмена и убедитесь, что эти третьи стороны поддерживают одинаковый уровень защиты данных.
3. Если вы работаете по всему миру, признайте различные юрисдикции и их особые требования, такие как GDPR для Европы, CCPA для Калифорнии и т. д. Убедитесь, что ваша политика конфиденциальности данных соответствует требованиям во всех регионах, в которых вы работаете.
4. Наконец, вы должны подчеркнуть права пользователей в отношении своих данных. Это включает в себя доступ, исправление, удаление и право возражать против обработки. Обеспечьте пользователям простой процесс реализации этих прав. Обеспечьте четкие каналы, по которым пользователи могут обращаться с вопросами, проблемами или запросами, связанными с их данными.

Политика конфиденциальности Agorapulse четко определяет, какая информация собирается, а также как и почему мы ее собираем.

«Не собирайте данные о клиентах просто ради этого», — говорит Дрейвен МакКонвилл, генеральный директор Klipboard. «Собирайте только те данные, которые вам нужны для конкретных целей, например, для отправки им целевых маркетинговых сообщений или предоставления им лучшего обслуживания клиентов. Будьте прозрачны в отношении того, как вы используете данные, и дайте своим клиентам возможность отказаться от сбора данных».

В конечном счете, цель вашей политики конфиденциальности — завоевать доверие клиентов и потребителей, поэтому имейте это в виду при написании, и вы будете на правильном пути.

Политика хранения и удаления данных

Часто упускаемый из виду аспект управления данными — это политика хранения и удаления данных. Недостаточно собирать и хранить данные — вы также должны определить, как долго они актуальны и когда их следует удалить. Установите четкие сроки, особенно для конфиденциальных данных, чтобы гарантировать их безопасное удаление, когда они больше не нужны.

Примечание. Имейте в виду, что некоторые типы данных могут иметь установленные законом сроки хранения в вашей юрисдикции, поэтому обязательно примите это во внимание при создании своей политики.

Политика защиты данных

Защита данных на всех этапах — как при передаче, так и при хранении — имеет первостепенное значение. Использование надежных алгоритмов шифрования гарантирует, что даже если данные попадут в чужие руки, они останутся непонятными и, следовательно, бесполезными.

Вот некоторые дополнительные элементы, которые вы можете включить в свою политику защиты данных:

Данные в состоянии покоя:
– Обеспечьте, чтобы только авторизованный персонал имел доступ к конфиденциальным данным. Внедрите системы контроля доступа на основе ролей, чтобы ограничить доступ в зависимости от должностных функций.
– Используйте передовые методы шифрования для защиты хранящихся данных. Рассмотрите такие решения, как прозрачное шифрование данных (TDE) для баз данных.
– Запланируйте регулярное резервное копирование данных и убедитесь, что эти резервные копии зашифрованы и надежно хранятся, желательно в нескольких местах.

Данные в пути:
– Используйте безопасные протоколы передачи, такие как TLS (Transport Layer Security), чтобы обеспечить шифрование данных при передаче по сети.
– Поощряйте использование виртуальных частных сетей (VPN) при доступе к данным компании из незащищенных сетей, таких как общедоступный Wi-Fi.
– Для несущественных передач или для пользователей, которым не требуются полные данные, используйте маскирование данных или анонимизируйте конфиденциальную информацию, где это возможно.

Физическая охрана:
– При обслуживании физических серверов убедитесь, что они находятся в безопасном месте с ограниченным доступом. Сюда входят биометрические замки, наблюдение и сигнализация о вторжении.
– Убедитесь, что ноутбуки, жесткие диски и другие портативные устройства хранения данных зашифрованы и имеют надежные пароли.

У вашего агентства, скорее всего, будет много других вещей, которые можно включить в вашу политику защиты данных, но это даст вам хотя бы начало основ.

Политика утечки данных

Хотя цель состоит в том, чтобы предотвратить утечку данных, важно иметь подробный план на случай, если такая утечка произойдет. Ваш план реагирования должен содержать шаги по локализации, оценке, уведомлению и восстановлению.

Немедленное сдерживание. Первые мгновения после обнаружения нарушения имеют решающее значение. Определите немедленные действия по сдерживанию взлома, такие как изоляция скомпрометированных систем или временное отключение определенных точек доступа.

После того, как непосредственные угрозы устранены, вам следует принять меры для предотвращения дальнейшего несанкционированного доступа. Это может включать смену паролей, исправление уязвимостей или обновление брандмауэров.

Оценка: Определите, к каким данным был осуществлен доступ, как к ним был получен доступ, а также продолжительность взлома. Здесь могут иметь решающее значение такие инструменты, как системные журналы, или вы можете рассмотреть возможность сотрудничества с фирмой по кибербезопасности для изучения криминалистики данных.

Уведомление: Определите, когда и как уведомить затронутые стороны. Сюда входят внутренние заинтересованные стороны, клиенты и, при необходимости, широкая общественность. Заранее создавайте четкие, прозрачные и обнадеживающие сообщения, чтобы избежать недопонимания во время кризиса.

Вам также необходимо понимать обязательства по отчетности в соответствии с такими правилами, как GDPR или CCPA. Обеспечить наличие процедур для своевременного информирования органов власти, когда это необходимо.

Восстановление: после устранения непосредственных кризисных ситуаций тщательно рассмотрите инцидент. Поймите ее первопричину, извлеките уроки из любых ошибок и соответствующим образом скорректируйте свой план реагирования, чтобы это не повторилось снова.

Создав политику и процедуры утечки данных, вы можете заранее подготовиться к упреждающим действиям по минимизации ущерба и плану восстановления доверия в случае утечки.

Обучение и образование

В контексте агентства каждая кампания, каждая стратегия зависят от сотрудничества. То же самое относится и к управлению данными. Крайне важно, чтобы все — от менеджера по работе с клиентами до креативного директора — понимали и ценили роль управления данными. Их коллективная поддержка является ключом к успешному переходу к культуре, ориентированной на данные, в вашем агентстве.

Источник: Создано с помощью Midjourney с использованием подсказки ниже.
Рука пожимает другую руку с цифровым наложением, что означает сотрудничество в управлении данными.

Начните с внедрения комплексной программы адаптации новых сотрудников, гарантируя, что они будут ознакомлены с политикой управления данными вашего агентства с первого дня. Это основополагающее понимание задает тон ожидаемому уровню серьезности и ответственности в отношении обработки данных.

Но адаптация — это только начало. Регулярные учебные занятия должны быть запланированы в течение года. Эти занятия должны охватывать не только основные принципы, но и нюансы управления данными, в частности безопасность и конфиденциальность данных.

Тристан Харрис, менеджер по формированию спроса в маркетинговом агентстве Thrive, говорит, что создание надежной внутренней программы обучения помогло его агентству реализовать эффективную стратегию управления данными.

«Мы обучили каждого члена команды методам управления данными, создавая целостное понимание этого важного аспекта во всем нашем агентстве, а не ограничивая его избранной группой аналитиков данных», — говорит Харрис.

«Обучение выходит за рамки базовой обработки данных и включает концепции конфиденциальности данных, безопасности данных и этического использования данных. Этот строгий процесс обеспечивает оптимальную безопасность данных и управление конфиденциальностью».

Создание программы углубленного обучения для сотрудников агентства также может помочь им понять важность своей роли в более широкой системе безопасности и способствовать формированию культуры, заботящейся о безопасности. Таким образом, сотрудники будут чувствовать себя вправе высказывать опасения и помогать сохранять бдительность в отношении потенциальных угроз.

Сделав безопасность данных коллективной ответственностью, ваше агентство не только укрепит свою защиту от взломов, но и создаст чувство собственности и, в конечном итоге, более эффективную программу управления данными.

Управление поставщиками

Вполне вероятно, что ваше агентство полагается на сторонних поставщиков различных услуг, а это означает, что цепочка управления данными выходит за пределы стен вашего агентства. При партнерстве с новыми поставщиками важно тщательно понимать их методы управления данными и безопасности, прежде чем заключать какое-либо договорное соглашение.

Потратьте время, чтобы оценить их политику безопасности данных. Совпадают ли они с вашими? Достаточно ли они надежны, чтобы гарантировать, что данные, которыми вы можете с ними поделиться, будут защищены в соответствии с теми же стандартами, которых вы придерживаетесь?

Вам также стоит просмотреть ваши юридические соглашения с каждым поставщиком. Убедитесь, что в каждом контракте с поставщиком четко определены положения о защите данных. В этих положениях должны быть четко сформулированы обязанности поставщика с точки зрения обработки, хранения и защиты данных. Они также должны определить последствия в случае нарушений или несоблюдения требований.

Хорошим примером этого является Google Cloud Trust Center. В нем есть все, что вам нужно знать, изложенное в простом и легкодоступном формате, а также ответы на любые вопросы или проблемы, которые могут у вас возникнуть относительно их методов обеспечения безопасности данных и конфиденциальности.

Такая прозрачность и откровенность помогает установить доверие и в конечном итоге облегчит работу с другими поставщиками.

Кроме того, всегда имейте план переноса данных. В сценариях, когда отношения с поставщиком прекращаются или услуга передается другой стороне, должны существовать четкие процедуры передачи, хранения или удаления данных, гарантирующие отсутствие пробелов в цепочке управления данными во время передачи.

Контролируйте, анализируйте и корректируйте

Создание системы управления данными — это не разовое событие, а живой процесс, требующий постоянного внимания. Это означает, что вам следует проводить регулярные проверки, чтобы выявить пробелы или неэффективность в вашей системе управления данными.

Не менее важна петля обратной связи; У каждого члена команды, от руководителей высшего звена до сотрудников начального звена, должны быть доступны каналы, по которым можно сообщать о потенциальных рисках, предоставлять ценную информацию или предлагать улучшения.

Особенно важно пересмотреть свою стратегию управления данными в свете новых законов, лучших отраслевых практик и технологических достижений. Это, вероятно, приведет к периодическим корректировкам вашего подхода, но в конечном итоге обеспечит соответствие и эффективность вашей структуры.

Сделайте управление данными главным приоритетом

Данные являются ценным активом, и их защита должна быть главным приоритетом для агентств, стремящихся быть в курсе того, чего потребители и клиенты ожидают от компаний, с которыми они взаимодействуют. Создавая комплексную систему управления данными, агентства не только защищают свою репутацию и соблюдают нормативные требования, но и обеспечивают более эффективное и обоснованное принятие решений. И время, потраченное на создание этой структуры, будет стоить душевного спокойствия и доверия, которое она выстроит среди ваших клиентов.

Хотите инструмент управления социальными сетями, на который вы можете рассчитывать, чтобы обеспечить безопасность ваших данных? Agorapulse использует несколько методов безопасности, включая шифрование с помощью TLS, двухфакторную аутентификацию и решения для обнаружения вторжений, чтобы гарантировать постоянную безопасность данных наших клиентов. Ознакомьтесь с полным списком протоколов безопасности, которые мы используем, или, еще лучше, закажите демо-версию у члена нашей команды, чтобы он мог ответить на любые ваши вопросы.