Системы и инструменты управления данными

Данные, информация, знания и мудрость

Организации собирают так много данных, что может быть сложно понять, как правильно ими управлять и анализировать. Введите системы и инструменты управления данными...

Системы управления данными помогают организациям оптимизировать использование данных для принятия решений и действий, которые максимизируют преимущества для организации. Системы делают это, собирая, обрабатывая, защищая и сохраняя данные таким образом, чтобы их можно было использовать для принятия стратегических решений.

Это можно объяснить, взглянув на пирамиду DIKW.

Пирамида DIKW представляет отношения между данными , информацией , знаниями и мудростью . Каждый стандартный блок — это шаг к ответам на различные вопросы о сборе данных и добавлении к ним ценности. Вы можете ответить на такие вопросы, как, каковы мои продажи в следующем году или кто мои основные клиенты? Чем больше данных можно обогатить значением и контекстом, тем больше знаний и идей можно извлечь.

Какую роль играет каждый из шагов? Давайте рассмотрим каждый из них по очереди, а затем инструменты, применимые к каждому из них.

Данные

Этот шаг пирамиды относится к сбору скрытых фактов о событиях в виде чисел, символов и конкретных или относительных значений, которые может собрать организация. По сути, это все собираемые фрагменты данных, известные как необработанные данные .

Основные мероприятия, которые необходимо выполнить на этом этапе:

• Определение надежного источника для получения данных
• Архивация и удаление ненужных данных
  

Информация

После удаления нерелевантных данных задача состоит в том, чтобы найти ключевые фрагменты информации из данных. Эта информация должна иметь отношение к организации и принятию ею решений.

Знание

Используя ключевые фрагменты информации из данных, вы можете преобразовать их в знания. По сути, это означает принятие решения о том, можно ли преобразовать информацию в нечто, имеющее интеллектуальную ценность, и использовать ее для формулирования надежной стратегии.

Мудрость

Если в данных было обнаружено что-то, что еще предстоит раскопать конкурентам, вы можете преобразовать это знание в основные идеи. Организации могут сформулировать целую стратегию вокруг этих идей, чтобы создать что-то волшебное. Это известно как шаг мудрости.

Применяя принципы четырех строительных блоков пирамиды DIKW для интерпретации необработанных данных, вы можете преобразовать данные во что-то очень значимое и полезное.

Инструменты управления данными

К счастью, в распоряжении организации имеется целый ряд инструментов управления, помогающих интерпретировать необработанные данные. Многие из этих инструментов можно использовать в качестве облачных приложений и сервисов.

Например, в «облаке» организации могут гораздо легче хранить информацию, файлы можно быстро передавать, а различные наборы данных можно эффективно анализировать и переводить по всему миру.

После того как вы согласовали требования и рекомендации по хранению данных, вашей организации необходимо решить, как анализировать наборы данных. Несколько компаний предоставляют услуги по управлению данными и инструменты для работы со средними и большими наборами данных.

К ним относятся:

• Teradata — компания, предоставляющая три основных услуги: бизнес-аналитика, облачные продукты и консалтинг. Он обрабатывает большие и смешанные наборы данных и объединяет их вместе для получения значимой информации.
• IBM автоматизирует сквозное управление данными. Использование технологии искусственного интеллекта (ИИ) позволяет организациям выявлять новые закономерности и тенденции для улучшения операций.
• Oracle — это мультимодельная система управления реляционными базами данных, обеспечивающая грид-вычисления и хранение данных.
• SAP предоставляет несколько инструментов управления данными, которые помогают обеспечить качество данных, миграцию данных, анализ текста и взаимосвязь больших данных, полученных из различных источников.
• Cloudera HP позволяет предприятиям извлекать ценную информацию из больших данных, предоставляя инфраструктуру для их хранения, управления и обработки.
• 1010data сочетает в себе рыночную аналитику, управление данными, детализированную корпоративную аналитику и возможности совместной работы.
• Amazon Web Services (AWS) предоставляет серверы, хранилища, сети, удаленную работу, электронную почту, разработку мобильных устройств и безопасность.
  

Инструменты управления информацией

Управление информацией — это, по сути, управление обработанными данными для получения выводов; группа данных, которые в совокупности несут определенное логическое значение.

Вот некоторые популярные инструменты управления информацией:

• Evernote — это программа для создания заметок, которая помогает создавать и упорядочивать цифровые заметки, синхронизируя их на всех устройствах владельца учетной записи. Он также напоминает вам о предстоящих или запланированных действиях.
• Instapaper — это сервис социальных закладок, который позволяет сохранять веб-контент, чтобы его можно было прочитать позже и на другом устройстве. Этот сохраненный контент может позже вдохновить вас при разработке цифровой стратегии.
• Pinboard — это альтернативный инструмент социальных закладок, похожий на Instapaper, но с более простым макетом.

Структура управления информацией может помочь вам понять, как эти инструменты можно использовать наиболее эффективно.

Источник

Источник данных может быть внутренним или внешним.

• У организации будут внутренние данные, которые она собрала о своих клиентах, такие как файлы продуктов, данные о продажах, финансовая информация. Затем это может быть переведено в ценные идеи.
• Он также будет иметь внешние источники данных, такие как GPS-позиционирование, журналы, социальные сети и почтовые индексы.
  

Состав

После того, как источники данных, как внутренние, так и внешние, рассмотрены, вы должны определить, как они структурированы. Какую информацию можно почерпнуть из внутренних и внешних источников структурированных и неструктурированных данных?

• Структурированные данные — это данные, организованные таким образом, чтобы их элементы можно было эффективно обрабатывать и анализировать. Примером структурированных данных может быть список ваших 10 лучших клиентов из сотен профилей клиентов из вашего интернет-магазина.
• Неструктурированные данные — это данные, которые не хранятся в организованном формате. Неструктурированные данные обычно состоят из большого количества текста, но могут также содержать такие данные, как даты, числа и факты.

Инструменты управления информацией могут хранить как структурированные, так и неструктурированные данные и помогать в процессе управления полным жизненным циклом информации, от ее идентификации и сбора до ее удаления посредством архивирования или удаления. Они могут охватывать все физические и электронные данные, собранные бизнесом от своих клиентов, сотрудников и поставщиков.

Инструменты управления знаниями

Инструменты управления знаниями могут помочь организации создавать, организовывать и управлять контентом для аудитории. Простым примером являются часто задаваемые вопросы, которые аудитория может использовать для поиска ответов на распространенные вопросы. По сути, они хранят и извлекают знания для улучшения понимания, совместной работы и согласования процессов.

Вот некоторые популярные инструменты управления знаниями:

• Answerbase — это платформа управления знаниями для поддержки клиентов и электронной коммерции, позволяющая пользователям задавать вопросы, получать ответы и просматривать соответствующий контент для получения информации о продуктах и ​​услугах компании.
• Quip — это инструмент для управления проектами и совместной работы над задачами, который позволяет коллегам совместно работать и комментировать файлы в режиме реального времени.
• Bloomfire — это платформа, которая позволяет компаниям собирать, связывать и обмениваться знаниями и идеями, которые существуют во всей компании.
• Igloo Software предоставляет еще один инструмент, который помогает коллегам обмениваться файлами, планировать встречи и управлять задачами на одной платформе.
• Программное обеспечение KPS для управления знаниями предоставляет платформу для совместной работы для обмена знаниями на рабочем месте через базу самообслуживания для конечных пользователей. Он позволяет индексировать, искать и извлекать информацию из множества источников.
  

Системы управления данными

Системы управления могут помочь организации использовать и сортировать свои данные. Эти системы управления можно разделить на два типа технологий: групповое ПО и рабочий процесс.

1. Программное обеспечение для совместной работы

Groupware — это технологии, облегчающие совместную работу. (Вот почему их часто также называют программами для совместной работы.)

Распространенные платформы для групповой работы, такие как Google Workspace, Slack и MS Teams , например, позволяют компании или группам сотрудничать, делиться, общаться и решать проблемы по задачам проекта, обмениваясь файлами, информацией и документами в одном оптимизированном месте.

2. Рабочий процесс

Технологии рабочих процессов облегчают представление процессов, связанных с созданием, использованием и поддержанием организационных знаний. Многие из этих инструментов представляют собой настраиваемые платформы управления, которые помогают командам и организациям повысить эффективность работы за счет отслеживания проектов, визуализации данных и совместной работы в команде. Кроме того, они также могут включать возможности автоматизации и поддерживать интеграцию с другими рабочими приложениями для оптимизации работы на разных платформах.

Популярные компании, которые предоставляют инструменты рабочего процесса для назначения и отслеживания хода выполнения проектов и задач, обмена файлами, комментариями и заметками, а также отслеживания сроков для команд и участников, включают Asana, Monday.com и Airtable .

Системы управления контентом

Система управления контентом (CMS) — это система, которая помогает вам автоматизировать процесс создания веб-контента или документов. Это позволяет пользователям комбинировать различные фрагменты контента для формирования единого целостного набора информации, который затем может быть распределен между внутренними заинтересованными сторонами и внешними заинтересованными сторонами или клиентами, если это необходимо.

CMS для документов

CMS для документов позволяют нескольким пользователям обмениваться документами и редактировать их для резервного копирования, просмотра и подписания по мере необходимости.

Некоторые примеры CMS для документов включают следующее:

• Google Docs — это онлайн-текстовый процессор, входящий в состав бесплатного набора редакторов Google. Это позволяет пользователям создавать и редактировать документы онлайн, сотрудничая с другими пользователями в режиме реального времени. Изменения отслеживаются пользователем, вносящим изменения, с историей изменений, представляющей изменения.
• MS SharePoint — это версия Microsoft платформы для управления документами и совместной работы, которая также позволяет пользователям создавать, редактировать и совместно работать над документами в режиме реального времени.
• Dropbox позволяет безопасно хранить файлы и обмениваться ими в одном безопасном месте. После сохранения файлами можно поделиться через ссылку Dropbox, что избавит от необходимости отправлять большие вложения.
• IBM Box — еще один пример службы облачного хранения. Он позволяет загружать различные типы файлов, к которым затем можно получить доступ на нескольких устройствах.
  

CMS для веб-сайтов

CMS для веб-сайтов обычно позволяют создавать страницы, изображения, видео, аудио и текстовый контент и управлять всем этим в одном месте.
Наиболее часто используемые инструменты CMS для создания веб-сайтов и управления ими включают следующее:

• WordPress — это программное обеспечение CMS с открытым исходным кодом, которое используется для создания, изменения и обслуживания настраиваемых веб-сайтов.
• Shopify — это платформа CMS для электронной коммерции. Это позволяет владельцам магазинов легко загружать и управлять продуктами, вариантами, коллекциями и моделями доставки.
• Magento (теперь Adobe Commerce) — еще одна платформа электронной коммерции с открытым исходным кодом. Он позволяет продавцам контролировать внешний вид, содержимое и функциональность интерфейса своей CMS, а также предоставляет инструменты управления каталогом и маркетинга.
• Wix — это онлайн-конструктор веб-сайтов, который использует простоту перетаскивания при разработке и публикации вашего веб-сайта, блога или интернет-магазина.
• Joomla — это бесплатная платформа для разработки веб-сайтов и CMS с открытым исходным кодом.
• Drupal — это платформа CMS, которая позволяет вам проектировать, разрабатывать и управлять веб-сайтом.

Другой тип инструмента CMS — это тот, который позволяет вам вводить различные части контента с помощью шаблона, например, шаблона электронной почты. Затем это рассылается различным типам клиентов, в зависимости от типов процессов и предпочтений, которые клиент указал, что они хотят видеть.

LinkedIn — хороший пример такого типа CMS. Контент, который пользователь видит на своей домашней странице, генерируется системой управления контентом, которая распознает тип контента, который хочет видеть конкретный пользователь.

Корпоративные порталы

Корпоративный портал — это платформа для интеграции информации, людей и процессов во всей организации или для групп, таких как проектные группы. Он обеспечивает безопасную централизованную точку доступа к документам и информации и в основном используется средними и крупными организациями.

К популярным компаниям, которые предоставляют инструменты корпоративного портала, относятся следующие:

• Amazon Web Services (AWS) предоставляет по требованию облачные вычисления и корпоративные программные решения. Он позволяет отделам внутри организации безопасно централизовать документацию и предлагает надежные возможности безопасности, такие как многофакторная проверка подлинности.
• Microsoft Azure предоставляет ряд облачных сервисов, включая аналитику, хранилище и сеть.
• SAP : еще один пример корпоративного портала, облегчающего согласование людей и бизнес-процессов вне организационных и технических границ.
  

Инструменты расписания и планирования

Инструменты составления расписания и планирования предназначены для того, чтобы помочь вам определить подходящее время для предоставления определенного контента целевой аудитории. Другими словами, что вы говорите своей целевой аудитории и когда? Это может повысить актуальность вашей компании для своей аудитории. Это также позволяет вам охватить целевую аудиторию, когда они онлайн, даже если вам это неудобно.

Некоторые популярные инструменты составления графиков и планирования включают следующее:

• Sprout Social — это инструмент управления социальными сетями. Это позволяет вам планировать и планировать контент во всех ваших профилях в социальных сетях и просматривать все из одного календаря.
• Hootsuite позволяет массово планировать публикации в социальных сетях на нескольких платформах одновременно или в разное время.
• Outlook был широко используемым инструментом в течение многих лет, и в результате его иногда упускают из виду в пользу более новых предложений. Это помогает с планированием электронной почты и может помочь с созданием задач, планированием и управлением. Он централизует и отображает задачи в календаре
  

CRM-инструменты

CRM относится к управлению взаимоотношениями с клиентами. Инструменты, предоставляющие возможности CRM, помогают предоставлять услуги по управлению всеми деловыми отношениями с существующими и потенциальными клиентами. По сути, инструмент CRM представляет собой базу данных, в которой вы можете хранить контактную информацию, такую ​​как имя, адрес электронной почты и номера телефонов, от прошлых клиентов, существующих потенциальных клиентов и потенциальных клиентов, а также любые контактные данные, которые вы используете для деловых целей. Это, конечно, должно храниться надежно, а данные должны использоваться с соблюдением этических норм.

Поскольку CRM представляет собой среду управления данными и отчетности, в которой регистрируется большая часть продаж и коммерческой деятельности, она часто фактически является единственным источником достоверной информации для функций продаж и маркетинга многих предприятий. В сочетании с кампанией и данными о трафике веб-сайта CRM может дать четкую картину полного цикла цифровых продаж с несколькими точками взаимодействия с клиентами, которые могут помочь цифровым маркетологам сделать более точные выводы, выбрать эффективный курс действий и оптимизировать производительность в целом.

Как правило, данные, содержащиеся в вашей CRM, собираются в Интернете в таких местах, как веб-сайт, каналы социальных сетей или формы для потенциальных клиентов кампании. Системы CRM полезны для предприятий электронной коммерции, чтобы помочь им управлять и сегментировать свои данные о клиентах и ​​списках адресов электронной почты, а также для предприятий, которые генерируют запросы на контакт или собирают потенциальных клиентов для продажи по телефону. Как и при любом сборе данных, точность собранных данных будет влиять на типы решений, которые могут быть сделаны на их основе.

Например, CRM часто устраняют разрыв между онлайн-активностями по привлечению потенциальных клиентов и оффлайн-разговорами о продажах по телефону. В масштабе данные в CRM могут дать представление о путях конверсии и определить тенденции и модели для клиентов. Это связано с тем, что все контактные данные и точки взаимодействия с клиентами от первоначального интереса (когда они являются потенциальными клиентами) до окончательной продажи (когда они становятся клиентами) отслеживаются, и о них можно сообщать с течением времени. Эта функция имеет решающее значение для определения тенденций и извлечения информации.

В современных CRM исходные данные каналов записываются и связываются с контактными данными, что позволяет вам видеть, какие каналы и кампании привлекают потенциальных клиентов, а также сколько из этих потенциальных клиентов становятся продажами. Эта информация полезна, чтобы помочь сформулировать решения в отношении планирования канала, составления бюджета, времени, усилий и расстановки приоритетов ресурсов. Он может определить, какие каналы привлекают больше всего потенциальных клиентов и продаж, на что следует обратить наибольшее внимание.

Социальная CRM

Social CRM — это стратегия, основанная на инструментах, которая включает в себя совместный подход, как внутри компании, так и за ее пределами, к взаимодействию с клиентами. Социальные CRM — это больше, чем просто база данных контактов, они призваны показать, как контакты связаны друг с другом, чтобы вы могли использовать эти отношения в своей стратегии.

Часто цифровые маркетологи объединяют и сравнивают данные CRM с социальными платформами и данными аналитики веб-сайтов, чтобы создать целостное представление о взаимодействии с клиентами. Это завершается путем импорта аналитики и данных платформы в CRM и объединения потоков данных в инструменте бизнес-аналитики или электронной таблице. Цель состоит в том, чтобы создать полную картину всех каналов и точек взаимодействия, которые управляют продажами и доходами, зарегистрированными в CRM.

Переходя от маркетинговой точки зрения (лидогенерация и данные о трафике) к продажам, важно признать, что в принятии решения о покупке может участвовать несколько заинтересованных сторон. Создавая социальный процесс CRM, вы можете определить людей «вокруг» целевого покупателя, которые взаимодействуют с решением. Создавая отношения и ассоциации между данными и контактами в CRM, вы можете создавать кампании для привлечения потенциальных клиентов на основе отношений, например, кто подчиняется вашему целевому покупателю (их команде) и кому ваш целевой покупатель подчиняется (своему начальнику). Определив связи между данными в CRM, вы можете сопоставить точки взаимодействия клиентов с заинтересованными сторонами и принимать решения, которые могут оптимизировать процесс продаж за счет лучшего планирования кампаний.

Преимущества использования CRM для бизнес-аналитики

Преимущества использования CRM для бизнес-аналитики (BI):

• Улучшение управления продажами: воронки продаж и воронки продаж можно отображать и эффективно управлять ими для разных отделов продаж и продуктов.
• Увеличение числа конверсий. Определение местоположений, источников трафика и типов клиентов позволяет вести более эффективные переговоры о продажах.
• Улучшенное обслуживание клиентов. Управление запросами и взаимодействиями с клиентами создает исторический обзор взаимодействий с клиентами, который можно использовать для повышения эффективности обслуживания клиентов.
• Повышение удовлетворенности клиентов. Оптимизированное взаимодействие клиентов с отделом продаж и службой поддержки с использованием автоматизации реагирования и аналитики может быть использовано для улучшения общего клиентского опыта.
• Больше информации о взаимодействии с клиентами между отделами: поскольку это единый источник достоверной информации для многих организаций, все отделы могут ссылаться на данные CRM и использовать их.
  

Инструменты планирования ресурсов предприятия

Для более крупных организаций инструменты планирования ресурсов предприятия (ERP) могут помочь повысить эффективность с помощью данных, совместной работы и функций автоматизации.

Программное обеспечение ERP позволяет организациям управлять повседневными деловыми операциями, такими как бухгалтерский учет, закупки, управление проектами, управление рисками и соблюдением нормативных требований, управление запасами и операции цепочки поставок в одном цифровом инструменте или программной среде.

Преимущество использования ERP заключается в том, что с его помощью можно совместно управлять бизнес-процессами в различных группах, отделах и функциях. Это облегчает подключение всех аспектов организации и позволяет улучшить связь и сбор данных для отчетности и оптимизации бизнеса. Когда бизнес достаточно большой, может быть сложно точно определить проблемы и оставаться в курсе бизнес-операций до уровня, который является управляемым и имеет возможности для повышения производительности. Использование функций совместной работы, данных и отчетов ERP может упростить это для крупных организаций и позволяет им эффективно управлять своими операциями и расширять их.

Программные инструменты управления персоналом

Хотя программные инструменты ERP могут помочь управлять несколькими задачами управления персоналом, существуют также различные автономные программы управления персоналом для организаций.

Некоторые популярные программные инструменты для управления персоналом включают HRM Direct и Tribe HR. И эти, и другие инструменты могут помочь HR-функциям в следующих областях:

• Управление контрактами
• Детали оплаты
• Отслеживание времени и посещаемости
• Отчетность и отзывы сотрудников
• Оптимизация ресурсов

Частью вашей роли как стратега является использование данных и отслеживание для выявления потенциальных возможностей для максимального увеличения доступности человеческих ресурсов и навыков для вашего планирования.

В зависимости от требований, доступного бюджета и размера организации стоит изучить некоторые из доступных инструментов, чтобы лучше понять, как оптимизировать командный и человеческий аспекты вашей стратегии цифрового маркетинга.