Выполнение запроса предложения ESP: улучшение процесса выбора поставщика

Согласно опросу Litmus, около 5% брендов очень недовольны своим поставщиком услуг электронной почты, а еще 23% недовольны. Многие из этих брендов могут подумать о замене ESP в ближайшие месяцы.

Однако, прежде чем какой-либо бренд переключится на ESP, они, скорее всего, напишут запрос на предложение. Запрос предложений - это список вопросов, которые вы отправляете потенциальным поставщикам, ответы на которые вы затем сравниваете друг с другом, чтобы различать их предложения и находить наиболее подходящие для потребностей вашего бренда.

Но каких кандидатов ESP вы должны включить? Как должен проходить процесс запроса предложения на ESP? Что вы должны включить в свой запрос предложений?

Чтобы ответить на эти и другие вопросы, Litmus обратился к экспертам по электронной почте из Marketing Democracy, BrightWave, DEG, Trendline Interactive, emailvendorselection.com, Laughlin Constable и Red Pill Email.

Как долго должен длиться процесс запроса предложения ESP?

Наши эксперты сходятся во мнении, что 6 месяцев - это самый короткий период времени от начала процесса запроса предложения до завершения миграции, и это не оставляет вам много места для задержек. Им было намного удобнее иметь 12-месячную взлетно-посадочную полосу до конца вашего текущего контракта ESP, особенно для крупных компаний и компаний с большим количеством интеграций.

«Простое практическое правило, которое мы говорим клиентам, - это оценить, сколько времени, по их мнению, займет их RFP, а затем удвоить это время», - говорит Крис Марриотт, президент и основатель Marketing Democracy. [Твитнуть →]

Лидия Манди, директор по работе с клиентами в BrightWave, говорит: «Скорее всего, завершение процесса запроса предложений займет 1-3 месяца (в ускоренном темпе), 2 месяца - на определение и окончательную доработку желаемых функций и требований нового ESP (включая этот контракт) и еще 3 месяца на разработку плана перехода, а затем его успешное выполнение в соответствии с этим планом, чтобы официально осуществить переход ».

Обязательно дайте ESP достаточно времени, чтобы ответить на ваши вопросы. «Не дайте им меньше недели, чтобы ответить на сотни вопросов», - говорит Кара Олсон, директор по маркетингу взаимоотношений DEG.

«Я вижу, что бренды включают очень агрессивные графики в RFP, а затем редко следуют им», - говорит она. «Просмотр ответов занимает больше времени, чем они предполагают, а затем иногда требуется запланировать выездные презентации для презентаций через неделю или меньше. Если вы действительно хотите получить продуманный ответ и потрясающую презентацию, относящуюся к вашему бизнесу, выделите больше времени. Я также вижу много запросов предложений, выпущенных в четвертом квартале, что, на мой взгляд, является худшим временем для подачи запроса предложений ».

«Не стоит недооценивать время, необходимое для принятия решений», - говорит Эндрю Кордек, главный стратег и соучредитель Trendline Interactive. «Бренды должны быть готовы провести 5 месяцев в режиме принятия решений», - говорит он. «Может потребоваться 2,5 месяца, чтобы собрать все заинтересованные стороны в комнате и убедиться, что RFP написан правильно и лаконично для поставщика».

Это еще одна причина не скупиться при планировании времени на запрос предложения ESP. «Мы видели, как временные рамки сорваны, потому что бренд, возглавляющий RFP, уходит на полпути, - говорит Marriott, - или команда забывает заранее определить критерии для выбора победителя в конце процесса. Таким образом, они в конечном итоге бросаются от запроса предложения к бесконечным встречам с поставщиками, а затем наступает аналитический паралич ».

Оценивайте ESP и легко выполняйте переход Проверка ESP - это лишь часть процесса миграции ESP. Получите наше полное руководство по миграции ESP, включая шаблоны планирования, чтобы сделать все правильно. Получите ваш гид →

К каким ESP следует отправлять запросы предложений?

У брендов нет недостатка в ESP, из которых можно выбирать. Вот список из более чем 240 ESP, которые использовали респонденты в опросе Litmus о состоянии электронной почты за 2018 год. Но как сузить список? Пора провести небольшое исследование.

Спросите у экспертов. «Спросите своих коллег в LinkedIn о рекомендациях, и вас потянет в 20 разных направлениях», - говорит Джорди ван Рейн, основатель emailvendorselection.com. Вместо этого поищите отраслевых экспертов, особенно тех, которые хорошо знают рынок ESP.

«Работайте со своим агентством или другим отраслевым партнером», - говорит Эмили Хауптл, специалист по цифровой стратегии Laughlin Constable. «Они оценили ESP для других организаций, очень хорошо разбираются в платформах и том, что они предлагают, и могут помочь вам понять, какие функции действительно важны для поддержки ваших бизнес-целей».

Некоторые из наших экспертов упомянули следующие источники информации ESP:

• Forrester (Forrester Wave: поставщики услуг электронной почты)
• Gartner, включая G2Crowd.com (Лучшее программное обеспечение для электронного маркетинга)
• Группа релевантности (The Relevancy Ring: Руководство покупателя ESP)
• Электронная почта Red Pill (Электронная почта для продавцов)
• EmailVendorSelection (полный список поставщиков услуг электронной почты)

Посмотрите на ESP, которые используют ваши коллеги. Многие ESP специализируются на обслуживании брендов в определенных сферах. В отчете Litmus о состоянии поставщиков услуг электронной почты за 2018 год мы выделили 10 лучших ESP в нескольких вертикалях, включая розничную торговлю, образование, некоммерческие организации и технологии, и увидели, что некоторые ESP попали в эти списки.

«Чтобы сузить круг поиска, бренду необходимо понять, как каждое ESP обслуживает свою вертикаль», - говорит Джон А. Колдуэлл, президент Red Pill Email. «Посмотрите на свой конкретный бренд и своих конкурентов, чтобы начать отсеивать мякину ESP».

Спросите пользователей ESP. Когда у вас есть список потенциальных кандидатов на ESP, вы можете еще больше сузить его, выполнив демонстрации и поговорив с клиентами.

«Отраслевые мероприятия, такие как Конференция по развитию электронной почты и Саммит по инновациям в электронной почте, отлично подходят для того, чтобы узнать и услышать из первых рук, что думают другие пользователи», - говорит Колдуэлл, добавляя, что вы часто можете получить практические демонстрации на мероприятиях.

Также подумайте о том, чтобы пойти на мероприятия ESP, - говорит Рич Уилсон, вице-президент CX в BrightWave. «Посетите ежегодную конференцию ESP и пообщайтесь с существующими клиентами, чтобы получить информацию из первых рук о фактических сильных и слабых сторонах инструмента непосредственно от пользователей».

Лакмус работает там, где вы работаете Litmus интегрируется с платформами электронного маркетинга, которые ваша команда использует каждый день. Увеличьте ваши вложения в маркетинговые технологии, упростите процессы и уменьшите количество ошибок с помощью ESP Syncing и Litmus Extension. Узнать больше →

Кто должен участвовать в моем запросе предложений на ESP?

Маркетинг и информационные технологии являются ключевыми в этом процессе, но другие отделы также должны быть привлечены к участию в этом процессе.

«Бренды были бы поражены тем, как пассивное агрессивное поведение других сотрудников организации может полностью сорвать запрос предложений», - говорит Марриотт. «Если глава отдела не будет доверять процессу запроса предложений, это почти всегда гарантирует, что этот человек сделает все возможное, чтобы помешать этому процессу. Это может быть особенно неприятно, если этот человек занимается закупками или ИТ.

«Или, может быть, в ИТ-отделе появился новый старший сотрудник, который хочет создать собственное решение для электронной почты», - добавляет он. «Поверьте мне, если вы наймете кого-нибудь из Amazon, это обязательно произойдет. Если вы не позаботитесь о том, чтобы все поддержали ваши планы RFP, в какой-то момент вы пожалеете об этом ».

В отчете Litmus о состоянии рабочих процессов электронной почты за 2018 г. мы обсудили, какие отделы были включены в рассмотрение и утверждение электронных писем. Вероятно, это хорошая отправная точка, чтобы включить в процесс запроса предложений любой отдел, который на этом уровне участвует в ваших электронных письмах. Затем посмотрите на оставшиеся отделы, которые другие бренды включают в свои процессы проверки, и спросите себя, должен ли какой-либо из них также участвовать в разработке вашего запроса предложений ESP.

Какие вопросы я должен задать в своем запросе предложений на ESP?

Мы не собираемся останавливаться на вопросах, касающихся возможностей, интеграции, стоимости и других факторов, которые, безусловно, уже стали для вас главными. Вместо этого мы собираемся сосредоточиться на некоторых вопросах, которые могут быть не столь очевидными, но, тем не менее, важными.

Подробности, пожалуйста? Бренды должны не только задавать правильные вопросы, но и правильно их задавать. «Не задавайте вопросов типа« да »/« нет », которые мешают вашей способности определять существенные различия в их способности соответствовать вашим требованиям, - советует Marriott.

«Когда RFP фокусируется на простых ответах« да »или« нет »на каждый вопрос, каждый будет говорить« да »на все, - говорит он. «Очень важно, чтобы вопросы задавались таким образом, чтобы от поставщиков требовалось дать какое-то объяснение. Например, является ли ответ «да» на определенное требование основанным на готовой функциональности, индивидуальном решении или сторонней интеграции? »

Услуги? Ваш запрос предложений должен быть сосредоточен на возможностях платформы, - говорит Олсон. Не мутите воду, пытаясь одновременно оценить предлагаемые услуги.

«RFP должны быть отдельными для платформы и услуг», - говорит она. «Объединение этих двух вещей не имеет смысла. ESP специализируются на платформе, а не на услугах ».

Служба поддержки? «Спросите об уровнях обслуживания и о том, как скоро они свяжутся с вами по проблеме», - говорит Хауптле. «Когда вы находитесь в самом разгаре проведения крупной кампании, последнее, что вам нужно, - это неотзывчивый агент службы поддержки или нечеткие следующие шаги для решения проблемы».

Управление данными? «Большинство запросов предложений не содержат достаточной информации о возможностях управления данными и сегментации», - говорит Уилсон. Это может быть результатом того, что внутренние ИТ-группы предполагают, что они будут выполнять работу собственными силами, или что они не понимают, что инструменты, которые они оценивают, могут обладать такими возможностями. В RFP может быть много вопросов о точках подключения к данным ... но обработка данных в инструменте может отсутствовать ».

Уровень успешности миграции? Переключить ESP непросто. Спросите о процессе миграции, - говорит Кордек. «Сколько успешных миграций они делают в год, сопоставимых с размером нашей компании? Сколько человек из отдела продаж или миграции на самом деле работали на стороне клиента? Каков уровень удержания ваших клиентов в компаниях моего размера за последние 2 года? »

На будущее? Будет ли ESP обладать возможностями, которые понадобятся вам в предстоящие годы? «Чтобы задать здесь правильные вопросы, вам нужно задать себе несколько вопросов», - говорит Колдуэлл.

«Спросите себя, как я планирую позиционировать свой бренд через 5 лет?» он говорит. «Если вы знаете, куда направляетесь, вам будет легче определить, что вам нужно, от вашего ESP, чтобы помочь вам туда добраться».

Кордек соглашается. «Большинству компаний нужен ESP, с которым они растут, а не просто самый дешевый», - говорит он. В противном случае вы выполните еще один процесс запроса предложения ESP всего через несколько лет. Это определенно то, чего все хотят избежать.

Они скромные? Кордек также рекомендует задавать несколько вопросов, которые дадут вам представление о том, насколько честным и самосознательным является экстрасенс. «Спросите: что вы, ребята, отстой? Он говорит. «Что скажет о вас ваш лучший клиент, а худший - о вас?»

Marriott добавляет: «Бренды должны помнить, что в пылу новой деловой битвы даже самый профессиональный ESP может прибегнуть к стратегии« выиграть сейчас, разберемся позже ». Сосредоточившись на правильных вещах и заранее задав правильные вопросы, бренды могут свести к минимуму проблемы, с которыми любая организация сталкивается при переходе к новому поставщику ».

Расскажите нам о своем опыте работы с ESP RFP

Вы участвовали в запросе предложений по новому поставщику услуг электронной почты? Как прошло? Какой совет вы бы дали тем, кто начинает RFP ESP? Дайте нам знать, присоединившись к обсуждению запросов предложений ESP в сообществе Litmus.

Поделитесь своей историей запроса предложения на ESP →