Эффективный ответ на запрос предложения: как составить ответ на запрос предложения, который привлечет новых клиентов

Запрос предложений - это мощный печатный документ, содержащий всю важную и актуальную информацию о проекте, который вам необходимо завершить.

Что еще лучше, мы подробно писали о том, как создать подробный RFP, отвечая на все вопросы о том, как его написать и что он должен содержать. В этом руководстве вы узнаете, что такое RFP, его важность и место в мире бизнеса, маркетинга и дизайна.

Однако в этой статье мы меняем тему и рассказываем агентствам, как написать идеальный ответ на запрос предложения, который поможет им привлечь больше клиентов.

Но сначала вот о чем подумать:

Ваш ответ на запрос предложения не должен быть таким же точным, как запрос предложения клиента. Это должно быть лучше .

И это должно иметь для вас смысл. Компания, которая решает, какого подрядчика нанять, должна выбрать лучшего из множества запросов на получение ответов на предложения.

Создавая эффектное предложение, которое демонстрирует ценность вашей компании и кампании или работу, которую вы могли бы сделать для клиента, вы уже облегчили жизнь клиента, что является конечной целью аутсорсинга проекта.

Хорошие новости? Вы можете улучшить написание более эффективных ответов на запросы предложений и привлечь больше клиентов, следуя этому удобному руководству.

Как работает процесс подачи заявок и отбора RFP

Чтобы понять, как создать лучший ответ на запрос предложения, вам нужно сначала понять весь процесс.

Еще до вашего участия компания создает запрос предложения с изложением проекта, бюджета, идеального видения и информации, которую они хотели бы видеть в ответах, а затем отправляет его различным поставщикам и подрядчикам. Если повезет, вы станете одним из получателей.

Агентства, заинтересованные в работе над проектом, затем создадут персонализированное предложение, относящееся к потенциальному клиенту, проекту и запрашиваемой информации, и представят ответ в установленный срок.

Затем компании рассмотрят предложения, сузят список кандидатов, составят короткий список лучших предложений и начнут взаимодействовать с возможными агентствами, чтобы убедиться, что они хорошо подходят для текущего проекта. Это также время, когда включенные в короткий список отправители ответов могут задать дополнительные вопросы, чтобы отточить свою предложенную стратегию.

Если вы дошли до этого этапа, не забывайте о вопросах, которые вы задаете своим потенциальным клиентам, поскольку это все еще важный аспект процесса выбора. Как и на любом собеседовании, компании будут судить вас на основе ваших вопросов - и вы не хотите приходить к столу неподготовленным. Если вы зададите правильные вопросы, вы сможете дополнительно продемонстрировать свои навыки и профессиональное восприятие.

Итак, готовьтесь к стандартному собеседованию. Обозначьте несколько конкретных и общих вопросов, которые компания будет использовать, чтобы лучше понять, кто вы и на что способны, И поможет вам понять масштаб проекта и то, что они ищут.

После обсуждения проекта и предложения отобранному в окончательный список кандидату, вероятно, будет предложено проверить свое предложение и отправить окончательную версию, после чего компания выберет участника торгов, который, по их мнению, является лучшим.

Как долго длится отбор предложения по запросу предложений?

Процесс отбора может занять от нескольких дней или недель до месяцев. К сожалению, у компаний нет определенного времени для выбора окончательного предложения, поэтому ожидание результатов может быть утомительной задачей.

Можно с уверенностью сказать, что более мелкий и гибкий бизнес, у которого возникла проблема, требующая быстрого решения, быстрее выберет победителя запроса предложения.

Однако обнаружить крупные корпорации и предприятия гораздо сложнее. Но в этом есть смысл, потому что обычно есть много людей, которые должны прийти к обоюдному решению, и каждое решение должно быть проверено рядом профессионалов на разных уровнях.

Большинство запросов предложений будут включать общие сроки подачи заявок, а также могут включать те даты, к которым клиент обратится к нам для продолжения разговора, если он того пожелает. Эта информация может помочь вам составить общий график.

Ведущие цифровые агентства

Каждый ответ на запрос предложения должен включать ...

1. Титульный лист

Это просто - ваш запрос на ответ на предложение должен начинаться с хорошо оформленной титульной страницы. В конце концов, мы же визуальные существа. Кроме того, компании будут завалены этими отзывами ... и вы хотите, чтобы ваш ответ выделялся среди других.

Включите их логотип, а также свой собственный, чтобы понять, что этот ответ создан специально для них. Используйте приятный дизайн, макет и цветовую схему, чтобы привлечь внимание компании и выделиться среди конкурентов.

Наконец, убедитесь, что информация актуальна и вы правильно ссылаетесь на компанию - обратите внимание на уникальные заглавные буквы или интервалы в названиях творческих компаний.

2. Содержание

Этот раздел не требует пояснений. Четкое оглавление облегчает компаниям рассмотрение определенных частей вашего предложения, таких как опыт, тактика и цена.

Им не придется пролистывать все страницы документов, чтобы найти то, что они ищут. Устранив эту болевую точку, вы сделаете их общение с вашим агентством приятным, создадите сильную эмоциональную ассоциацию с вами и выделите ваше предложение в их сознании.

3. Краткое изложение

Здесь вы можете подвести итоги требований клиента. Короткие и точные ответы на самом деле покажут, что вы полностью понимаете, что им нужно, и можете им это предложить, не теряя слишком много времени.

Помните, что краткое изложение - это быстрое напоминание о параметрах проекта, а не выдуманный запрос предложения.

Продемонстрируйте, что вы точно понимаете, чего компания хочет в предложении И проекте.

Не стесняйтесь коснуться фирменного стиля клиента или снова добавить его логотип для дополнительного уровня деталей.

4. Обзор агентства

Расскажите о своем агентстве на трех или четырех слайдах. Это позволит потенциальному клиенту получить лучшее представление о вашей команде, опыте и культуре компании, не доминируя в предложении.

В обзоре вашего агентства вы также можете обсудить, почему вы хорошо подходите. Однако убедитесь, что вы включили следующие элементы:

• Говорите о том, кто вы есть.
• Назовите то, что отличает вас от других.
• Предоставьте идеи и примеры своей работы, включая награды, ссылки на портфолио и многое другое.
• Обозначьте структуру команды.
• Дайте им возможность познакомиться с областью знаний вашего агентства, которая соответствует их конкретным потребностям. Вы должны показать, что у вас есть все роли.

5. Обзор клиента

Неудивительно, что потенциальный клиент уже хорошо знаком со своей компанией. Так что не стоит просто повторять им их страницу «О нас».

Однако вам следует включить раздел с обзором клиентов, чтобы доказать, что вы понимаете их бизнес-модель и можете определить их недостатки и недостатки, которые можно было бы улучшить.

Слайд (-ы) должен содержать:

• Анализ бизнес-модели клиента.
• Целевая аудитория клиента.
• Их основные отличия на рынке и их уникальное торговое предложение.

Уделите особое внимание определению их демографической группы, чтобы показать, что вы понимаете, на кого они нацелены. Компании хотят видеть, полностью ли вы понимаете их бренд.

6. Идеи проекта

Самая важная часть предложения - это конкретная стратегия, которую вы имеете в виду для решения проблемы клиента.

Потенциальные клиенты ищут действенные творческие идеи кампании, основанные на исследованиях.

Ключевая фраза там - «основано на исследованиях». Итак, не просто сводите воедино некоторые фундаментальные исследования или простые определения и называйте это стратегией - это информация, которую они либо могут найти сами, либо уже знают.

Компании, которые ищут партнера-агентства, хотят знать, как это сделать. Как вы увеличите трафик, побудите потребителей к конверсии или создадите более удобную платформу электронной коммерции? Создавайте фиктивные креативы, предлагайте реальные идеи и докажите, что вы можете делать больше, чем просто использовать аналитические и исследовательские базы данных.

Фактически, клиенты будут основывать большинство своих решений о приеме на работу на идеях, которые вы можете придумать. Ваши стратегии настроят вас на успех, но ваша изобретательность может удивить клиентов и поставить вас на лигу выше ваших конкурентов.

7. Тематические исследования

Обещания, возможности и болтовня играют важную роль, но ничто не говорит о вашей волеизъявлении больше, чем холодные и жесткие результаты.

Тематические исследования - эффективный способ продемонстрировать свои навыки и опыт. Данные не лгут, и с помощью тщательно подготовленных тематических исследований вы можете показать, как вы помогали трансформировать другие предприятия и стратегии в прошлом.

В отчете BrightTALK по контент-маркетингу B2B говорится, что более 55 процентов руководителей B2B считают, что тематические исследования эффективно помогают повысить коэффициент конверсии и продажи.

Тематические исследования показывают, как вы решаете проблемы и преодолеваете трудности.

Если вы работаете в сфере B2C, вам следует создать бренд, который будет играть на впечатлениях и эмоциях клиентов.

Но бизнес-модели B2B вращаются вокруг результатов, и нет лучшего способа показать их, чем тематическое исследование.

В обоих случаях убедитесь, что вы предоставили все подробности, включая используемые креативы и используемые тактики.

8. Сроки и вехи

Чем лучше вы сегментируете свою деятельность и объясните свой путь к достижению цели клиента, тем успешнее будет ответ на ваш запрос предложения. Обязательно сформулируйте их точно, потому что вы не хотите преувеличивать или недоставать.

Добавьте четкий график - из чего будет состоять результат и когда вы его отправите?

Клиенты, рассылающие запросы предложений, понимают, что некоторые задачи требуют времени, но они также передадут проект агентству, у которого есть инструменты, ресурсы и рабочая сила для его своевременного завершения.

Реалистично оценивайте свои возможности. Чем больше вы оставите на усмотрение, тем больше вопросов может возникнуть у компании и тем сложнее будет: A) получить проект и B) действительно уложиться в сроки и отметки, если вы это сделаете.

9. Стоимость проекта

Определение предполагаемых гонораров может быть самой сложной частью вашего предложения. Агентства должны определить цену, которая оправдает потраченное ими время на реализацию проекта, не отвлекая клиента, и должны учитывать множество различных затрат, которые могут увеличиться.

Однако вам также нужно оценивать себя конкурентоспособно. Компании почти никогда не раскрывают общий бюджет своего отдела, и вы легко можете указать то, что намного превышает их возможности. И наоборот, агентства могут легко установить слишком низкую цену.

Обратите особое внимание на разработку вашей стоимости. Рассчитайте хорошо и честно. Не продавайте себя, но и не переусердствуйте. Вы должны быть критичными и осмотрительными, чтобы обеспечить фигуру в их зоне наилучшего восприятия.

10. Приложение

Приложение - идеальное место для дальнейшего объяснения различных терминов и процессов. Свяжите концы с концами, предоставьте дополнительный контекст и ясность, определите все термины, которые вы использовали в предложении, и завершите свое предложение мощной и впечатляющей нотой.

Хотите больше информации о росте бизнеса? Подпишитесь на ежедневную дозу DesignRush!

Как сформулировать разные ответы на разные предложения

Мы рассмотрели то, что должно быть в каждом ответе на запрос предложения, поэтому следующим в нашем списке будет то, как настроить его для типа проекта. Хотя предложения не будут сильно отличаться, следует отметить небольшой сдвиг.

Маркетинг

Когда вы предлагаете свои услуги цифрового маркетинга клиенту, сосредоточьтесь на достоверных данных из ваших предыдущих кампаний. Что именно вы сделали для своих клиентов и как достигли этих результатов?

Можно легко создать подробные тематические исследования, особенно с доступом к результатам кампании в социальных сетях, Google Analytics и другим инструментам. Используйте это в своих интересах.

Веб-дизайн

Сосредоточьтесь на своем портфолио. Если вам будет предложено отправить ответ на запрос предложения о вакансии веб-дизайна, лучше всего позволить ссылкам и изображениям говорить, особенно если у вас есть примеры решений, которые вы создали для предыдущих клиентов, которые работают с той же целью или отраслью. как отправитель запроса предложения.

Отправляя ответ на запрос предложения веб-дизайна, убедитесь, что вы четко демонстрируете, что в первую очередь понимаете потребности клиента. Ответы на запросы предложений веб-дизайна являются одними из самых сложных, потому что клиенты часто не уверены, чего они хотят.

Если они это сделают… ну, давайте просто скажем, что если бы у нас был доллар на каждый раз, когда клиенты просили «что-то вроде Apple», мы были бы богаты.

Сосредоточьтесь на целях, которых они надеются достичь, затем продемонстрируйте похожие работы и создайте на их основе потенциальные идеи.

Создание контента

Довольно легко составить проект ответа на RFP для работы по разработке стратегии контента и написанию статей. На самом деле вам не нужны визуальные примеры, хотя, как мы уже говорили, люди визуальны и хорошо реагируют на хорошую эстетику.

В конечном счете, ваш стиль письма и способность адаптировать его к потребностям вашего клиента будут определяющими факторами в обеспечении такого проекта.

Хороший контент должен точно отражать настроения клиента и послание бренда. С хорошо написанным и настроенным RFP вы уже на пути к демонстрации своих навыков.

SEO и оптимизация веб-сайтов

Это также область, которая сильно зависит от конкретных результатов. SEO и оптимизация веб-сайтов очень сильно зависят от данных. Продемонстрируйте эту информацию, что вы можете сделать для клиента и как вы планируете реализовать свою тактику.

Многие клиенты на самом деле не понимают, как работает SEO-оптимизация с технической точки зрения, поэтому важно отображать тактики и идеи, которые принесут им успех, так, чтобы они были легко усвоены. Повеселитесь, но убедитесь, что вы даете ценную информацию.

Лучшие компании, занимающиеся дизайном и разработкой веб-сайтов

Что такое слепой запрос предложений?

Слепой или незапрашиваемый RFP - это случай, когда компания просит вас отправить ей предложение, но вы не связаны с этой компанией и ничего о ней не знаете. В таких случаях вы можете быть сбиты с толку, почему они выбрали вас, и, возможно, разорваться относительно того, как вам следует реагировать.

Слепой запрос предложения может быть трудным для приземления. На формирование ответа у них могут уйти дни, а вы все равно не сможете найти клиента.

Некоторые профессионалы утверждают, что даже не отвечают на них, и для этого есть веская причина. Создав запрос предложения, компания может легко отправить его сразу нескольким потенциальным поставщикам, что является обезличенным и транзакционным. И агентства не созданы для успеха, потому что они действительно не знают бренд или то, что им нужно.

Слепые RFP обычно рассылаются компаниями, которые ищут только самую низкую цену, а это, как известно, сложный тип клиентов для сотрудничества.

Некоторые компании используют эти более низкие ставки, чтобы начать войну ставок между конкурентами. Даже после того, как вы найдете клиента, он может не ценить или не заботиться о качестве вашей работы.

Они также могут взять вашу работу и оставить вас сухим. Если вы потратите время и усилия на анализ и понимание стратегий определенной компании, у них будет возможность потребовать их, не наградив вас работой.

Более того, иногда запросы предложений рассылаются с единственной целью - собрать информацию об отраслевых ценах. Шейди, мы знаем! В конечном итоге клиенты, которые потратят время на установление отношений в процессе запроса предложений, скорее всего, станут лучшими профессиональными партнерами.

Как составить наиболее эффективный ответ на запрос предложения

Наиболее эффективные ответы на запросы предложений открывают возможности для будущего сотрудничества и дают вам возможность определить мельчайшие детали проекта. Вот несколько способов составить проект ответа на выигравший запрос предложения.

Добавить комнату для маневра с ценообразованием

Даже клиентам иногда нужна победа. Вместо того, чтобы указывать самую лучшую и самую низкую цену, оставьте место для переговоров. Лучше позволить им думать, что они могут заставить вас немного уступить, чем быть бескомпромиссными.

Не сообщайте им все подробности

Это сложно. Вы находите клиента (или нет) исключительно на основе вашего стратегического плана и цены. Вы хотите произвести на них впечатление, но не хотите давать им все ответы, чтобы они могли сделать все сами.

Покажите результаты, подкрепленные тематическими исследованиями, и создайте примеры кампаний и объявлений, но не стесняйтесь держать некоторые детали при себе.

Ответьте на вопросы и поделитесь своими мыслями

Лучший способ превзойти конкурентов - дать клиенту ответы на вопросы, о которых он даже не подозревал. Это укрепляет ваш авторитет и показывает, что вы действительно понимаете все аспекты их организации, бизнес-целей и общей картины.

Определите возможные проблемы

Затем создайте планы на случай непредвиденных обстоятельств. Обязательно уделите особое внимание вопросам доставки, нереалистичным ожиданиям и предметам, которые потребуют дополнительного аутсорсинга.

Сделайте перекрестные ссылки на информацию о клиенте в их запросе предложений. Если вы обнаружите несоответствия или нечеткие задания, добавьте их в список вопросов, которые вы зададите во время запроса предложений на вопросы и ответы.

Создать шаблон

Вам необходимо создать хорошо написанный и проработанный шаблон, который позволит вам автоматизировать процесс ответа на запрос предложения. Вам не нужно снова и снова писать ответы на те части, которые не меняются, но вам нужно убедиться, что есть место для роста и гибкости.

Ведущие компании цифрового маркетинга

Чего нельзя делать в ответе на запрос предложения

Делайте небольшие ошибки

Не торопитесь, чтобы составить правильный ответ на предложение. Не торопитесь - каждый ответ на запрос предложения должен быть персонализирован и адаптирован для каждого клиента.

Обратите внимание на детали. Используйте правильное имя, используйте заглавные буквы, убедитесь, что нет орфографических или грамматических ошибок, и правильно отформатируйте документ. По сути, просто найдите время, чтобы убедиться, что все выглядит отлично, чтобы не испортить растрепанную профессиональную этику работы.

Оскорбить клиента

Клиенты, отправляющие запросы предложений, не глупы, поэтому вам не нужно объяснять основные термины и пункты. Если вы это сделаете, это будет выглядеть непрофессионально.

Если вы хотите добавить пояснения или определения, не тратьте время на слайды. Вместо этого просто добавьте эту информацию в приложение.

Обобщить

Убедитесь, что ваши ответы резкие, краткие и важные. Стремитесь к короткому, простому и приятному тексту. Не надоедайте потенциальным клиентам, пока не сможете их заинтриговать.

Каждое агентство будет пытаться привлечь внимание клиента, утверждая, что он лучший для своей работы, но ваша задача - доказать, что вы лучший. Знания, опыт и четкий план действий - единственное, что отличает вас от конкурентов.

Забудьте о общении

Убедитесь, что вы выбрали человека, который будет обрабатывать отправку предложения и облегчать дальнейшее общение, звонки и встречи. Это минимизирует путаницу и гарантирует, что ваше предложение не потеряно при передаче.

Как начать получать запросы на предложения?

Есть несколько способов разместить запросы предложений.

Первый шаг (и самый удобный) уже должен быть включен в шорт-лист. Таким образом, RFP найдут вас! Однако это часто зависит от уже существующей идентичности бренда и отличной репутации, которой у многих новых агентств еще нет.

Вы также можете найти узкоспециализированных агрегаторов RFP и присоединиться к их спискам, например Onvia.

Кроме того, самый неиспользованный кладезь запросов предложений находится в правительстве. Знаете ли вы, что, несмотря на то, что правительство подписывает более 11 миллионов контрактов в год, менее 5 процентов американских предприятий ведут дела с правительством США?

Ежедневно более 95 процентов федеральных контрактов предоставляется МСП.

Фактически, есть новые возможности на сумму около 1 миллиарда долларов, на которые вы можете подать заявку с хорошо составленным ответом на запрос предложения. Вы можете найти правительственные запросы предложений на FindRFP и GovernmentBids.

Наконец, вы можете начать получать запросы предложений, установив контакты и познакомившись с новыми потенциальными клиентами. Чем больше компаний знают ваше имя, набор навыков и что вы ищете новую работу, тем больше вероятность, что они отправят вам запрос предложения.

Каковы преимущества хорошего ответа на запрос предложения?

Конечно, основная выгода для вас - это приток работы, которого жаждет каждое агентство. Но помимо этой всеобъемлющей выгоды, вы можете многому научиться, обладая выдающимися навыками написания предложений.

Дополнительный потенциал для будущей занятости

Помимо привлечения клиента для проекта в краткосрочной перспективе, если все пойдет хорошо, один выигрыш RFP может принести вам много работы в будущем. Компании часто проверяют подрядчиков, сначала предлагая им меньшую работу, чтобы сократить возможные убытки, если они не довольны результатами.

Таким образом, защита проекта и его правильное выполнение - отличный способ обеспечить повторный бизнес и, возможно, даже пожизненного клиента. Подумайте об этом так: гораздо проще расширить существующий контракт, чем проходить процесс рассылки новых предложений и рассмотрения дополнительных заявок.

Отличный запрос предложений открывает перед вами целый мир возможностей в будущем.

Улучшенные навыки ведения переговоров

Навыки ведения переговоров - один из самых ценных наборов навыков при обсуждении потенциальных деловых отношений. И чем больше вы это сделаете, тем лучше станете.

Нет лучшего способа узнать больше о том, как клиенты думают в конкретной нише или отрасли, чем пройти пару переговоров по RFP. Даже если сначала вы не добьетесь успеха, вы накапливаете знания и опыт на будущее.

Создание оптимизированного процесса

Написание пары ответов со временем упростит процесс. Например, ваш первый ответ на запрос предложения может занять несколько дней, а пятый - лишь часть вашего времени.

Хотя вы не можете реально упростить проводимое вами исследование и изучение информации, но вы знаете, где искать в следующий раз.

Непрерывный опыт и непрерывное обучение

Вы не можете выиграть каждый запрос предложений, но вы можете извлечь уроки из каждого. Вы даже можете попросить компании дать честный отзыв, чтобы вы могли работать над своим ответом в будущем.

Затем, медленно, но верно, вы научитесь распознавать, что важно для потенциальных клиентов и на чем следует сосредоточиться при составлении следующего ответа на запрос предложения.

Кураторство вашего предложения

По мере заполнения ответов на запросы предложений вы узнаете, как наилучшим образом представить свою ценность.

Возможно, вам придется изменить свое предложение в целом и сделать его более привлекательным для клиентов. Это не обязательно означает, что вам нужно изменить свою бизнес-модель, это означает только вашу презентацию.

Как только вы начнете действовать, вы научитесь составлять предложения, которые продемонстрируют ваши навыки и знания, что является важным шагом к победе в торгах.

Создание идеального ответа на запрос предложения может настроить вас на успех в будущем

Запрос на ответ на предложение - это сложный документ, который может принести большую пользу вам и вашей компании, если вы потратите необходимое время, исследования и усилия.

Конечно, это не значит, что вы добьетесь успеха с первого раза или добьетесь успеха с каждым предложением. Но это только начало.

Чтобы написать наиболее эффективное предложение, внимательно прочтите запрос предложений, а затем создайте яркий и замысловатый ответ, который будет выделяться среди конкурентов.

При создании предложения следуйте приведенным выше советам, не торопитесь и наберитесь терпения. Это марафон, а не спринт. Кроме того, руководитель уровня может выделить определенные проблемы или ошибки в вашем ответе на запрос предложения, которые вы можете исправить, пока не стало слишком поздно.

Но одно можно сказать наверняка - чем больше вы сделаете ставку и отправите ответы на запросы предложений, тем лучше вы станете создавать выигрышный документ.

Получите еще больше советов по развитию бизнеса, отправленных прямо на ваш почтовый ящик, когда вы подпишетесь на нашу рассылку.

Откройте для себя лучшие цифровые агентства в разделе «Список агентств» DesignRush !