Управление отказами электронной почты: практическое руководство

Управление отказами электронной почты - это тема электронного маркетинга, которую некоторые отправители иногда не замечают. Как отправитель, вы должны знать, что отказы электронной почты (т. Е. Ошибки доставки) могут управляться через ваш ESP, но не забудьте определить процедуру в вашей компании о том, как правильно обрабатывать отказы электронной почты. Это подводит нас к двум основным вопросам: «Почему я должен управлять возвратами электронной почты?» и «кто будет этим заниматься в моей компании?»

Зачем и кто должен управлять возвратами писем?

Давайте ответим на первый вопрос другим вопросом. Почему вы должны продолжать отправлять электронные письма в почтовый ящик, которого больше нет? В зависимости от типа и количества отказов, поставщики почтовых ящиков (ISP), такие как Gmail, отслеживают отказы электронной почты и могут снизить показатель доставляемости. Интернет-провайдеры могут даже полностью заблокировать доступ ваших писем к почтовым ящикам подписчиков. Неудивительно, что вовлеченность почтовых ящиков - важный показатель для интернет-провайдеров. Это одна из причин, по которой большинство отправителей с большими объемами используют тактику управления отказом и регулярно общаются с персоналом ESP.

Когда ваша почтовая кампания показывает большое количество отказов электронной почты и неправильные / недействительные адреса электронной почты, интернет-провайдеры рассматривают это как потенциальный предупреждающий знак, и это один из многих параметров, которые интернет-провайдеры используют для установления вашей репутации отправителя. Большое количество отказов также может указывать на то, что вы, возможно, собрали (или приобрели) адреса электронной почты, не соблюдая передовые методы электронного маркетинга.

Как видите, отказы по-разному влияют на маркетологов, ESP и ISP. Каждый может управлять возвратами электронной почты и делает это! Это объясняет «кто» из приведенных выше вопросов. Посмотрим, как:

• Маркетологи управляют возвратами, чтобы иметь возможность связаться со всеми контактами из своего списка рассылки.
• Поставщики услуг электронной почты (ESP) отправляют миллионы электронных писем каждый месяц, и важно поддерживать высокий уровень доставляемости. ESP стараются быть консервативными, поскольку даже небольшая ошибка может сильно повлиять на все электронные письма их клиентов.
• Интернет-провайдеры (ISP) используют статистику отказов электронной почты для определения качества входящих писем от отправителей. Интернет-провайдеры также могут разрешить или отклонить вашу электронную почту в своих почтовых ящиках. Если вам интересно, у IETF есть несколько технических рекомендаций.

Когда происходит возврат электронной почты?

Еще один вопрос, который может возникнуть у отправителей, - «в какое время происходят отказы?» Ответ зависит от типа отскока. Некоторые отскоки происходят сразу во время отправки, на разных промежуточных этапах или на более позднем этапе, например, при асинхронном отскоке. ESP уведомляются о сбоях и пытаются собрать всю информацию о сбоях, такую ​​как синтаксический анализ сообщения электронной почты и код ошибки возврата.

Эта информация об отказе, однако, не слишком интуитивна для маркетологов, что приводит к некоторой путанице и двусмысленности в том, что делать. Хорошая статья по этой проблеме - из Port25, в которой они предлагают новую систему кодов возврата.

Что такое правильная обработка отскока?

В первые дни Интернета на Саммите по доставке электронной почты в 2000 году и ISP, и ESP объединились и определили, когда следует удалить адрес электронной почты из списка рассылки:

1. Произошло три (3) последовательных отказа в доставке; А ТАКЖЕ
2. Время между самым последним отказом от последовательной доставки и первоначальным отказом от последовательной доставки превышает пятнадцать (15) дней.

Для получения дополнительной информации просмотрите стандарты политики электронной почты ISIPP.

На сегодняшний день это правило остается хорошей отправной точкой для оценки того, когда удалять адреса электронной почты из списка рассылки. Совсем недавно Рабочая группа по борьбе с нарушениями обмена сообщениями, вредоносным ПО и мобильными устройствами (M3AAWG) вновь подтвердила важность надлежащего управления ошибками в версии 3.0 своей публикации Best Practices for Senders.

Как MailUp обрабатывает отказы?

На протяжении многих лет команда по доставляемости в MailUp всегда следила за управлением отказами, сообщая клиентам о лучших тактиках электронного маркетинга для обработки отказов и, в более общем плане, о том, как расширить свой список рассылки в соответствии с лучшими практиками электронного маркетинга, включая двойную опцию. в подписке, чтобы ограничить добавление неверных или недействительных адресов электронной почты в их списки рассылки.

И это еще не все. За кулисами платформа MailUp имеет ряд сложных автоматизированных алгоритмов и систем, которые являются основой нашего процесса проверки. Эти системы позволяют нам отслеживать миллионы электронных писем, которые наши клиенты отправляют каждый месяц через нашу инфраструктуру отправки. Например, мы отслеживаем количество жестких отказов от наших отправителей, с разбивкой по отраслям и историческим данным, которые, в свою очередь, могут использоваться для предоставления рекомендаций, если конкретная почтовая кампания получила более высокие, чем ожидалось, отказы для наших отправителей. Кроме того, если в рамках определенной почтовой кампании поступает большое количество жалоб на спам, наши автоматизированные системы могут рассматривать это как спам и для предотвращения дальнейших проблем с доставкой путем временной приостановки учетной записи MailUp.

Команда по доставляемости очень прозрачна для клиентов MailUp, и наши разработчики постоянно вводят новые функции в платформу MailUp, чтобы лучше управлять отказами и отписками. Недавний пример - специальная функция отказа от подписки , которая добавляет возвращенные адреса электронной почты в особый статус после того, как произошло заданное количество последовательных отказов.

В зависимости от типа отказов и временного интервала, эти возвращенные адреса электронной почты могут быть либо снова помещены в ваш список рассылки (например, после полного отказов почтового ящика), либо отписаны от вашего списка рассылки. Подробно это зависит от:

• Тип отскока . Жесткий возврат или мягкий возврат из-за ошибки DNS сильно отличается от временного мягкого возврата и полного возврата почтового ящика.
• Метод подписки . Подтвержденная подписка - гораздо более надежный метод, если вы выберете метод однократной подписки или массовый импорт. Гораздо менее вероятно, что подтвержденные подписчики откажутся от подписки. Узнайте больше о подтвержденном методе подписки.
• Уровень вовлеченности подписчиков . Активные подписчики, которые открывали электронные письма и нажимали на них в прошлом, являются хорошим показателем их вовлеченности. Гораздо менее вероятно, что недавние активные подписчики откажутся от подписки, в отличие от неактивных подписчиков, по которым у вас нет прошлых открытых данных или данных о кликах.

Эти три параметра следует рассматривать как ориентир при принятии решения об отказе от подписки или о том, что адреса электронной почты не возвращаются. Необязательно использовать универсальный подход, и вы должны руководствоваться здравым смыслом при управлении отскоками, особенно с жесткими отскоками по сравнению с мягкими.

Несколько практических советов: обновляйте свой список рассылки

Первый совет - использовать подтвержденный метод регистрации для сбора адресов электронной почты на вашем веб-сайте и других веб-сайтах и ​​социальных сетях. Но не останавливайтесь на достигнутом, не забудьте время от времени отправлять электронные письма своим подписчикам. Не позволяйте списку рассылки стать неактивным.

Если вашему списку рассылки больше двух месяцев, и с тех пор вы не отправляли электронное письмо, настройка кампании повторного вовлечения может быть хорошим подходом. Почему? Потому что некоторые из этих адресов электронной почты могут больше не использоваться, отсюда вероятность большого количества отказов, которых мы хотим избежать!

В простой кампании по повторному вовлечению необходимо четко указать и установить:

• Кто отправитель. Сообщите подписчикам, что это ваша компания.
• Укажите, почему вы связываетесь со своими подписчиками и как вы получили их адреса электронной почты.
• Подчеркните свое ценностное предложение и подчеркните, почему ваша электронная почта актуальна для ваших подписчиков.

Для получения идей просмотрите эти примеры кампаний повторного вовлечения и узнайте, как настроить кампанию повторного вовлечения в MailUp, в этой справочной статье.

Как вы управляете возвратом писем?

Вы нашли этот пост в блоге полезным? Дайте нам знать в комментариях ниже! И дайте нам знать, как вы управляете возвратом сообщений электронной почты.