Как написать электронное письмо со счетом [бесплатный шаблон]

Знание того, как написать электронное письмо со счетом-фактурой, является решающим фактором для своевременного получения оплаты. Ваша главная цель — четко, кратко и вежливо сообщить получателю, чего вы хотите. Обычно рассылаемый в виде вложений, вам понадобится стандартизированный шаблон счета-фактуры по электронной почте, который будет служить кратким сопроводительным письмом и повысит вашу эффективность.

Здесь, в Twilio SendGrid, у нас есть 101 передовой метод написания электронной почты и бесплатные шаблоны , чтобы сэкономить время и нервы при выполнении основных повседневных задач. Продолжайте читать, чтобы получить советы по электронным письмам со счетами, в частности, а также бесплатный шаблон электронного письма со счетом, который вы можете использовать немедленно. Мы также добавили бонусные шаблоны электронных писем для напоминаний о счетах и ​​просроченных счетах.

Советы по написанию электронного счета-фактуры

С нашим шаблоном электронной почты для счетов-фактур вам не понадобятся советы по написанию. Просто заполните поля, чтобы персонализировать и создать идеальное готовое к отправке электронное письмо! Однако для полноты картины мы включим сюда несколько моментов, чтобы прояснить, почему мы выбрали именно этот шаблон счета-фактуры и квитанции.

Предотвратите сюрпризы благодаря прозрачному ценообразованию и регулярной переписке

Даже с идеальным шаблоном реакция на ваше электронное письмо со счетом может быть негативной. Вы можете избежать задержек и неудовлетворенности со стороны своих клиентов, взяв на себя обязательства по обеспечению прозрачности в структуре ценообразования и заблаговременно сообщая о любых различиях в ожиданиях. Если есть серьезные изменения в ожидаемой общей сумме, вам необходимо отправить предварительное электронное письмо с описанием того, почему предстоящий счет отличается от ранее согласованной суммы.

Еще лучше, если вы видите препятствия для выполнения своей части контракта в соответствии с планом, приостановите свою деятельность и обсудите с клиентом варианты, чтобы исключить неожиданности с превышением бюджета.

Пусть ваша электронная почта будет простой, но дружелюбной

В то время как цель вашей электронной почты — получить оплату, любая регулярная переписка с клиентом — это возможность укрепить отношения. Вам не нужно говорить о своих планах на выходные или спрашивать клиента, что сегодня на ужин. Тем не менее, вы хотите персонализировать электронное письмо с именем клиента, выразить благодарность за бизнес и предоставить достаточную информацию, чтобы ваш клиент чувствовал себя комфортно с транзакцией. Вы заметите, что наш шаблон использует простой язык и выражает эти моменты в как можно меньшем количестве предложений.

План на случай непредвиденных обстоятельств

Погоня за платежами — неприятная реальность для многих людей, которые отправляют электронные письма со счетами. Даже честные люди заняты, забывчивы и, возможно, жонглируют несколькими финансовыми обязательствами. Не говоря уже о том, что электронные письма могут попасть в папку со спамом или попасть не в тот почтовый ящик. Вы можете рассмотреть возможность отправки счетов за месяц до установленной даты с дружеским напоминанием, отправленным за 1 или 2 недели до срока, если вы не получили оплату по счету немедленно.

Кроме того, вам может потребоваться создать шаблон просроченного счета или 2, чтобы подготовиться к тому времени, когда клиент не заплатит вовремя. Электронные письма с просроченными счетами, как правило, более формальны и тверды, но при этом сохраняют вежливость.

Зачем использовать шаблон электронной почты для счета-фактуры?

Отправка деловой электронной почты должна занимать не более 5 минут. Если это занимает больше времени или если вы отправляете несколько счетов-фактур, ничто не заменит быстрый и простой шаблон получения счета-фактуры, который сокращает это время до 30 секунд или меньше.

Фрилансеры и владельцы малого бизнеса часто борются за своевременную оплату. Несмотря на то, что существует множество причин для задержки, простой для понимания шаблон счета-фактуры по электронной почте обычно привлекает больше внимания, разъясняет условия оплаты и облегчает большую часть этих хлопот.

Шаблон электронной почты для счетов-фактур

В идеале вы создадите свой фактический счет в виде загружаемого PDF-файла, который позволит клиентам легко распечатать, сохранить и загрузить в свое бухгалтерское программное обеспечение. Следующий шаблон электронной почты для отправки счета-фактуры можно настроить для вашего бизнеса и вставить в строку темы и текст электронного письма.

Стандартный шаблон электронной почты для счетов

Строка темы: Счет № [НОМЕР] за [ПРОДУКТ/УСЛУГА], подлежащий оплате [ДАТА]

Привет [ИМЯ КЛИЕНТА],

Я надеюсь, что вы здоровы. См. прилагаемый счет № [НОМЕР] за [ПРОДУКТ/УСЛУГА], подлежащий оплате [ДАТА]. Не стесняйтесь обращаться, если у вас есть какие-либо вопросы.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ И ПОДПИСЬ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ]

БОНУС – Шаблон напоминания по электронной почте о последующем счете

Строка темы: Счет № [НОМЕР] за [ПРОДУКТ/УСЛУГА] должен быть выставлен в ближайшее время [ДАТА]

Привет [ИМЯ КЛИЕНТА],

Я надеюсь, что вы здоровы. Это дружеское напоминание о том, что прилагаемый счет № [НОМЕР] за [ПРОДУКТ/УСЛУГА] подлежит оплате в [ВРЕМЕННЫЕ РАМКИ] [ДАТА]. Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.

Спасибо за ваше дело,

[ВАШЕ ИМЯ И ПОДПИСЬ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ]

БОНУС — Шаблон электронной почты с просроченным счетом № 1

Строка темы: Просроченный счет № [НОМЕР] за [ПРОДУКТ/УСЛУГА], подлежащий оплате [ДАТА]

Уважаемый [ИМЯ КЛИЕНТА],

Я надеюсь, что вы здоровы. Мы еще не получили платеж по счету № [НОМЕР] за [ПРОДУКТ/УСЛУГА], который должен был быть оплачен [ЧИСЛО] дней назад, [ДАТА]. Пожалуйста, сообщите нам, когда мы можем ожидать получения платежа, и не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ И ПОДПИСЬ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ, ВКЛЮЧАЯ НОМЕР ТЕЛЕФОНА]

БОНУС — Шаблон электронного письма с просроченной задолженностью № 2

Строка темы: Счет № [НОМЕР] за [ПРОДУКТ/УСЛУГА] **ПРОШЕЛ**

Уважаемый [ИМЯ КЛИЕНТА],

К письму прилагается счет за [ПРОДУКТ/УСЛУГУ], предоставленный [ДАТА УСЛУГИ/ПОЛУЧЕНИЯ], который должен был быть оплачен [ДАТА СРОКА].

Обратите внимание, что будет применяться штраф за просрочку платежа в размере [AMOUNT], а общая сумма к оплате теперь составляет [TOTAL].

Платежи принимаются через PayPal, Venmo, Apple Pay или на [ВЕБ-ПОРТАЛ ССЫЛКА].

При желании вы можете отправить чек, выписанный на имя [ВАШЕ ИМЯ ИЛИ КОМПАНИЯ], по адресу:

[БИЗНЕС-АДРЕС].

Пожалуйста, дайте мне знать, когда ожидать оплаты и если есть какие-либо дополнительные вопросы или проблемы.

Спасибо,

[ВАШЕ ИМЯ И ПОДПИСЬ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ, ВКЛЮЧАЯ НОМЕР ТЕЛЕФОНА]

Как отправить счет по электронной почте

Когда у вас есть шаблон, вы можете легко отправить счет по электронной почте:

• Добавление стандартизированной строки темы, чтобы клиент мог легко заметить и найти ее
• Вставка шаблона в тело письма
• Настройка открытых полей шаблона
• Прикрепление ожидающего счета, щелкнув символ скрепки и найдя файл
• Вычитка письма, чтобы убедиться, что вы не пропустили ни одного поля
• Отправка сейчас или планирование времени через интерфейс прикладного программирования (API)

Мы настоятельно рекомендуем использовать API, такой как Twilio SendGrid, как часть вашего процесса, так как вы можете разработать шаблон, протестировать варианты, автоматически планировать электронные письма и отслеживать ответы. Если вы занимаетесь бизнесом самостоятельно, на нашем сайте вы найдете широкий ассортимент ресурсов, в том числе бесплатные шаблоны электронных писем с квитанциями о розничных покупках , которые экономят время и нервы занятым фрилансерам и владельцам бизнеса.

Отправляйте электронные письма с бизнес-счетами с помощью Twilio SendGrid

Twilio SendGrid предлагает простую и интуитивно понятную платформу для создания шаблонов и отправки счетов по электронной почте. Мы предоставляем основу для создания успешных кампаний по электронной почте в масштабе, включая создание, тестирование и отслеживание счетов для нескольких клиентов.

Автоматизируя большую часть своего процесса, вы обеспечите соответствие электронных писем с бизнес-счетами надлежащим стандартам и их доставку без ошибок, что позволит вам сосредоточить свое внимание и усилия на добавлении ценности для вашего бизнеса. Посетите нашу страницу API электронной почты, чтобы узнать больше!