Как улучшить время отклика на электронную почту

Нет ничего более ценного, чем быстрый ответ клиенту, попавшему в беду. Отправка быстрого ответа имеет много преимуществ.

Клиент, получив мгновенный ответ, остается доволен вашим сервисом. Если им нужно принять решение о выборе продукта или услуги, они могут принять решение быстрее. Если они сталкиваются с проблемой и им быстро оказывается поддержка, они хвалят послепродажное обслуживание клиентов компании. Кроме того, высокая скорость отклика по электронной почте означает, что имя вашей компании остается свежим в памяти пользователей.

Давайте обсудим, как можно улучшить скорость отклика на вашу электронную почту.

Настройте автоматические ответы по электронной почте на общие вопросы

Так, например, если потенциальный клиент спрашивает, сколько времени займет доставка товара, ему может быть отправлен стандартный ответ, касающийся сроков доставки. При создании автоматического ответа настройте сообщение электронной почты, указав сведения о клиенте.

В этом случае номер отслеживания заказа должен быть включен в электронное письмо. Точно так же добавление адреса клиента в электронное письмо повысит удовлетворенность пользователей.

Используйте инструменты электронной почты, которые работают с искусственным интеллектом

Инструменты с искусственным интеллектом используют обработку естественного языка для анализа настроений.Читая содержимое письма, инструмент может классифицировать тон клиента.Если отправитель недоволен, ему может быть отправлен соответствующий ответ. Например, если клиент отправляет электронное письмо с сообщением о плохом обслуживании, ему может быть отправлен ответ с извинениями или, возможно, бесплатный подарок.

Представители службы поддержки обычно могут долго думать о правильном ответе, особенно если клиент в плохом настроении. С другой стороны, инструменты ИИ могут отправить немедленный ответ, выполнив поиск наиболее подходящего ответа в базе данных.

В дополнение к анализунамерения сообщенияэлектронные письма можно классифицировать на основе их содержания и строки темы. Управляя электронной почтой с помощью ИИ , можно выполнять автоматическую пометку. Таким образом, их становится легче сортировать, и они могут быть отправлены в соответствующие отделы.

Инструменты помогают в создании рабочих процессов. Например, рабочий процесс может маршрутизировать электронные письма в соответствии с типами тем. Каждый представитель службы поддержки может быть назначен на конкретную тему электронной почты. Однако это создает угрозу монотонной работы для сотрудников.

Четко определите ответственность каждого члена команды

Назначьте электронные письма назначенным членам команды. Не должно быть никакой путаницы в отношении того, кто отвечает на электронные письма. Электронные письма остаются без ответа, когда члены команды думают, что кто-то другой может отвечать на электронное письмо клиента.

Для постоянной поддержки клиентов нанимайте людей из разных часовых поясов. Представитель должен быть назначен, чтобы ответить на ваш запрос в любое время. Чтобы реагировать быстрее, представители должны использовать готовые шаблоны и изменять их по мере необходимости.

Нанимайте людей, которые занимаются поддержкой по электронной почте. Если представитель отвечает за оказание поддержки посредством звонков и электронных писем, то его внимание будет отвлечено. Если вы не используете автоматизированные инструменты, товозможна высокая скорость ответа, если член команды сосредоточится на электронной почте.

Используйте инструмент проверки орфографии

При отправке профессиональных электронных писем важно использовать правильную грамматику и правописание. Даже если языковые навыки представителей являются исключительными, люди делают ошибки. Наличие расширения инструмента грамматики гарантирует отсутствие грамматических ошибок. Электронная почта готова к отправке в более короткие сроки с помощью инструмента.

Вы же не хотите совершать ошибки, например писать «доставка» вместо «доставка» или «заказ» вместо «заказ». Другими словами,инструмент помогает быстро отправлять ответы по электронной почте, обеспечивая при этом постоянный и профессиональный тон и язык.

Нанимайте людей с отличными аналитическими способностями

Клиенты отправляют электронные письма любого размера. У представителей службы поддержки может не быть времени на просмотр длинных электронных писем. Быстрое чтение или беглый просмотр — ценный навык.

Скорость ответа зависит от того, насколько эффективно представитель службы поддержки анализирует проблему и отправляет ответ .Конечно, скорость ответа также зависит от того, насколько быстро представитель может печатать. Представитель станет экспертом по мере накопления опыта работы.

Эмпирическое правило заключается в том, чтобы не передавать всю работу по ответам на электронные письма новому сотруднику. У новичка может возникнуть много вопросов. Подтверждение ответов от менеджеров или других членов команды займет время, что, в свою очередь, замедлит скорость ответов. Новичок всегда должен работать в команде со старшим представителем по работе с клиентами.

Создайте обширную базу знаний

Маловероятно, что представитель службы поддержки помнит решения на все вопросы наизусть, особенно, если он работает в технической компании. Статьи базы знаний должны быть легко доступны.

Команда, создающая статьи и документацию, должна придумать подробные имена. Примером такого соглашения об именах является «политика доставки — локальные клиенты — обновленная версия».

В идеале должна быть панель поиска, где можно искать по ключевым словам. Представители клиентов могут мгновенно найти наиболее релевантную статью, содержащую решение запроса клиента.

Важность времени отклика в SEO-линкбилдинге

Для команды поисковой оптимизации (SEO), которая обращается к веб-сайтам с гостевыми публикациями, быстрый ответ может значительно улучшить их усилия по созданию ссылок. Высокая скорость отклика означает:

• Ускоряется процесс получения ссылок, что позволяет быстрее сотрудничать с командой по контенту для составления проекта статьи и ее публикации.
• Если веб-мастер не заинтересован в сотрудничестве, лучше быть отвергнутым, чем оставаться в тени.

Быстрая скорость отклика мотивирует линкбилдеров обращаться к большему количеству людей.

Представьте, как это обескураживает, если вы тратите время на составление списка потенциальных клиентов, составление индивидуальных писем для каждого из них и до сих пор не получаете ответа ни от одного из них.

Отправка целевого контента помогает улучшить усилия SEO следующим образом:

1. Клиент отправляет вам электронное письмо с запросом о конкретном продукте или услуге.
2. Вы отвечаете на них, отправляя соответствующую статью в блог или службу поддержки с веб-сайта.
3. Ваш веб-сайт получает увеличение трафика (поскольку контент является целевым, пользователь, скорее всего, останется на веб-странице в течение более длительного времени, а показатель отказов низкий).
4. Google считает, что веб-страница соответствует намерениям пользователя, и перемещает веб-страницу выше на страницах результатов поиска.

Как электронные письма помогают в SEO

В этой статье обсуждалось, как отправлять быстрые ответы по электронной почте. Вопрос в том, влияет ли это каким-либо образом на SEO? Разделим ответ на две категории.

Отправка электронных писем потенциальным клиентам

Электронный маркетинг — очень важный канал привлечения клиентов. Если кто-то не слышал о вашей компании или забыл о ее названии, он может сразу найти вас в поисковых системах.

Читайте: Как электронный маркетинг может помочь повысить ваши результаты SEO с помощью видео

Если ваш веб-сайт или приложение показали хорошие результаты с точки зрения SEO, ваш бренд будет отображаться на первом месте в результатах. Таким образом, трафик на вашем веб-сайте или в приложении увеличится, что напрямую приведет к увеличению коэффициента конверсии. Важно помнить, что SEO — это не отдельная услуга, но она помогает направлять трафик и по другим каналам.

Отправка электронных писем существующим клиентам

Как компания, у вас есть адреса электронной почты существующих клиентов. Если кто-то подписался на вашу рассылку, ему могут быть отправлены регулярные обновления о скидках, специальных акциях, информационном контенте, новых продуктах или услугах.

Целевой трафик также имеет большую вероятность конвертации.

Если существующий клиент отправляет вам конкретную проблему, ему могут быть отправлены ссылки на контент на веб-сайте, связанный с его проблемой.

Для крупных компаний информационные бюллетени также можно разделить на разные темы. Потенциальные и существующие клиенты могут подписаться на нишевые темы, которые им интересны. Таким образом, веб-сайт вашего бренда начнет получать полезный трафик, который поможет в усилиях по SEO .

Цель SEO — создать сервис, отвечающий потребностям клиентов.Несмотря на то, что удовлетворенность пользователей напрямую не связана с SEO, первоклассное обслуживание клиентов приведет к маркетингу из уст в уста. Люди будут искать название вашего бренда и дольше оставаться на веб-странице, что само по себе является преимуществом.