Написание электронных писем 101: как лучше писать электронные письма в 2021 году (14+ способов)

Написать первоклассные электронные письма легче сказать, чем сделать. В отличие от поста в блоге или пустого холста, у вас есть всего несколько полей и так много персонажей, с которыми можно поиграть, чтобы создать увлекательный шедевр.

Сделайте это правильно, и ваша электронная почта будет замечена, открыта и кликнута. Сделайте это неправильно, и ваши электронные письма в конечном итоге будут проигнорированы.

Написание электронных писем — это и искусство, и наука. Это искусство, потому что оно требует креативности, техники и хорошего повествования. И это наука, потому что есть формулы и лучшие практики, которым вы можете следовать, чтобы точно определить потребности клиентов и повысить вовлеченность.

Это также навык, а не врожденный талант. Чтобы научиться писать выдающиеся электронные письма, нужно время, практика и немного ноу-хау.

Независимо от того, пишете ли вы профессиональное электронное письмо своему начальнику, коллеге или клиенту, или деловое электронное письмо для списка из более чем 100 000 получателей, существуют универсальные рекомендации, которые сделают ваши сообщения более эффективными, и они подходят для других форм делового общения. слишком.

Во-первых, давайте углубимся в то, что написание электронной почты имеет значение (например, очень много), а затем мы перейдем к рекомендациям по написанию более качественных электронных писем.

Почему важно написание электронной почты (и данные для ее резервного копирования)

Качественное письмо по электронной почте имеет значение, но не просто верьте нам на слово — посмотрите, что говорят данные:

• Перегрузка электронной почты реальна
• Броский контент побуждает к действию
• Читатели всегда смотрят
• Пользователи быстро формируют твердое мнение

Перегрузка электронной почты реальна

В 2020 году пользователи отправляли в среднем 306 миллиардов электронных писем в день — это означает, что 4 миллиарда пользователей электронной почты в мире получали в среднем 77 электронных писем каждый день.

Каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо, это сообщение конкурирует с более чем 70 другими электронными письмами. Пользователи не открывают и не читают более 70 электронных писем каждый день — они выбирают самые интересные, а остальные удаляются или остаются неоткрытыми.

Хорошо написанная тема и текст прехедера приведут к более высокому коэффициенту открываемости. Затем ваш контент электронной почты должен получать клики и стимулировать конверсии.

Броский контент побуждает к действию

Респонденты в нашем Глобальном отчете об обмене сообщениями за 2020 год заявили, что броский/забавный контент был вторым наиболее запоминающимся и влияющим на клики элементом электронного письма (после скидок/предложений).

Персонализация была важна, так же как макеты и брендинг, но хорошо написанный контент превзошел все остальное, когда дело дошло до воздействия на действие.

Читатели всегда смотрят

Интернет-читатели обладают сверхъестественной способностью обнаруживать грамматические ошибки и опечатки. Серьезно. Иногда они лучше, чем штатная редакция.

На самом деле, 74% интернет-читателей обращают внимание на качество грамматики и правописания на вашем сайте, а 59% заявляют , что не будут иметь дело с компаниями, которые допускают очевидные опечатки и ошибки в Интернете.

«Тот факт, что такой высокий процент не стал бы доверять компании с плохой орфографией или грамматикой, просто показывает, насколько важно, чтобы бизнес максимально использовал каждую возможность», — говорит Ричард Мичи, директор по маркетингу и технологиям Global Lingo.

«У вас есть совсем немного времени, чтобы произвести впечатление на потенциального клиента, и если ваш веб-сайт или реклама [или электронная почта] изобилуют грамматическими ошибками, это не выставит вас в выгодном свете», — продолжила Мичи.

Пользователи быстро формируют твердое мнение

Пользователи тратят в среднем всего 5,59 секунды на просмотр письменного контента веб-сайта, прежде чем сформировать мнение и принять меры. Ожидайте, что ваша электронная почта получит еще меньше времени.

Если ваш получатель сканирует контент, и он не впечатляет, он перейдет к тому, что будет. Каждый абзац, предложение и слово должны быть преднамеренными. Имея в запасе менее 6 секунд, вы не можете позволить себе ничего, кроме самого лучшего.

Как писать электронные письма лучше: 14+ лучших практик

1. Научитесь писать темы писем как босс

Все начинается с темы вашего электронного письма. Неважно, насколько хорош ваш контент, скидки или креатив — если тема письма недостаточно привлекательна, чтобы заставить читателей щелкнуть мышью, ее никто никогда не увидит.

Будьте краткими: около 4 слов.

Наши прошлые данные электронной почты показали, что получатели предпочитают короткие и приятные строки темы. Не стесняйтесь экспериментировать с более длинными словами, но лучше всего начать с 4 слов.

Добавьте интригу или призыв к действию (CTA) в строку темы. Заставьте получателя открыть ваше сообщение, чтобы увидеть, что внутри .

Однако поосторожнее с восклицательными знаками. В целом, мы видим более низкую вовлеченность , когда бренды используют восклицательные знаки в строках темы (20% уникальных открытий против 25% без них).

И не констатируйте очевидное. У вас есть только несколько персонажей, с которыми можно играть в вашей теме, поэтому не тратьте ценную недвижимость, напоминая кому-то, что это Черная пятница, Киберпонедельник или распродажа в честь Дня памяти — они знают, почему проводится распродажа. Наши данные показывают, что темы, в которых упоминается праздник шоппинга, как правило, менее эффективны, чем те, в которых этого нет.

Нужно вдохновение? Ознакомьтесь с 39 строками тем электронных писем, которые потрясли наш почтовый ящик !

2. Не забудьте текст предварительного просмотра

Текст предварительного просмотра (также известный как текст предварительного заголовка) — это копия, расположенная непосредственно справа от строки темы. Если вы оставите это поле пустым, поставщики услуг электронной почты (ESP) обычно будут автоматически заполнять его текстом или HTML-кодом из верхней части вашего электронного письма, что часто выглядит примерно так: «Чтобы просмотреть это электронное письмо как веб-страницу, нажмите здесь».

Это первоклассная недвижимость (вторая после вашей темы), так что не тратьте ее впустую! Если ваш получатель за долю секунды принимает решение открыть письмо или перейти к следующему, этот текст может подтолкнуть его к разряду «открыто».

Держите этот текст коротким и привязанным к строке темы. Например, посмотрите на этот превью из Ladders: «Что бы вы сделали, если бы нашли пингвина в морозилке?» Это просто достаточно интригующе, чтобы заставить меня щелкнуть и узнать ответ.

3. Выберите правильного отправителя электронной почты

От кого приходит электронное письмо, имеет решающее значение. Наше исследование показало, что потребители во всем мире согласны с тем, что отправитель является наиболее влиятельным фактором при принятии решения об открытии электронного письма.

Убедитесь, что вы выбрали адрес электронной почты и имя, которые ваши получатели узнают. Если они вас не узнают, есть вероятность, что сообщение попадет в папку со спамом.

4. Напишите броское вступление

Зацепите вашего читателя с самого начала мощным первым предложением! Затем добавьте сильную строку темы с четкой копией электронного письма, которая проведет получателя через остальную часть электронного письма.

Предоставьте свою тему и просмотрите текстовые обещания как можно скорее. Например, если вы рекламировали скидку 50 % в строке темы, не заставляйте своих читателей рыться в электронной почте, чтобы найти эту сделку — сделайте ее ясной и очевидной.

5. Сосредоточьтесь на верхней части сгиба

У вас есть 8 секунд или меньше , чтобы заинтересовать и удержать аудиторию — каждая прокрутка имеет значение. Создавайте свои электронные письма так, чтобы ваш контент в верхней части страницы содержал достаточно (но не выдавал всего), чтобы побудить читателя продолжать прокручивать страницу.

Это легче сказать, чем сделать — поэтому мы написали пошаговое руководство «Как создать контент в верхней части страницы для Uber-Good Engagement» .

6. Все дело в скидке

Хотя мы хотели бы думать, что получатели открывают электронные письма из-за стратегии контента, лояльности к бренду и элегантного дизайна электронной почты, обычно это не так. Получатели электронной почты хотят сделок.

Наше исследование показало, что предложения и скидки являются наиболее важными (и запоминающимися) аспектами электронной почты, влияющими на клики. В частности, большие скидки (40% и более) более законны и заслуживают кликов.

Маркетинг — это все, что нужно давать и брать, и вам придется снимать огромные скидки для ваших клиентов, чтобы они отдавали вам свои деньги.

7. Отправляйте, только если вам есть что сказать

Ваши слова и электронные письма должны приносить пользу вашим клиентам.

«Доставляемость электронной почты в значительной степени реализуется сама собой», — говорит Дейл Лэнгли, руководитель отдела консалтинга Twilio SendGrid по вопросам доставки. «Если вы отправляете контент, который ваша аудитория хочет получать и который им интересен, алгоритмы узнают, что ваше электронное письмо должно быть доставлено в папку «Входящие».

«Если вы отправляете электронное письмо, которое не запрашивалось и не приносит пользы, ваши получатели будут вести себя пассивно или негативно, а алгоритмы, контролирующие фильтрацию, научатся доставлять ваше электронное письмо в папку нежелательной почты. Конечно, есть и другие факторы, влияющие на успех электронной почты, но в конечном счете, если вы отправляете электронные письма, которые нравятся людям, они будут успешными», — продолжил Лэнгли.

Узнайте больше о доставке важных электронных писем в почтовые ящики ваших клиентов в нашем последнем Руководстве по доставке .

8. Обрежьте хеджирование

Хеджирование — это когда вы используете квалификаторы, чтобы подорвать то, что вы говорите, чтобы быть более вежливым или менее резким. Например, когда вы начинаете электронное письмо со слов «Я думаю, нам следует…» или «Было бы неплохо, если бы мы…», это примеры хеджирования.

Эти простые фразы могут показаться безопасным способом выразить свои мысли, но на самом деле вы будете выглядеть неуверенно и неуверенно. Удалите их из письма, чтобы письмо сразу переходило к главному.

9. Работайте над своей электронной подписью

Ваша подпись в электронной почте является важной частью недвижимости, особенно в официальных электронных письмах или профессиональных деловых электронных письмах. Потратьте время, чтобы усовершенствовать свои, чтобы создать идеальную презентацию в лифте.

Ваша электронная подпись может быть чем-то большим, чем приветствие или простая подпись — она также может дать вашим получателям больше информации и вдохновить их на действия.

Подумайте о времени, которое вы тратите на дизайн своих визитных карточек. Вы хотели убедиться, что нашли идеальное изображение, контактную информацию и призыв к действию — сделайте то же самое со своей подписью в электронной почте.

Например, вот моя профессиональная электронная подпись:

Если хотите, не стесняйтесь включать ссылки на социальные сети в свои профили LinkedIn, Twitter или Facebook.

10. Будьте проще

Не усложняйте свои электронные письма несколькими призывами к действию или громкими словами.

Пишите электронные письма на уровне чтения третьего класса.

Данные Boomerang показали, что электронные письма с уровнем чтения третьего класса получают на 36% больше ответов, чем электронные письма с уровнем чтения в колледже, и на 17% выше, чем электронные письма с уровнем чтения в старшей школе.

Когда это возможно, упрощайте свои электронные письма, удаляйте жаргон, используйте маркеры и избавляйтесь от лишнего — это повысит скорость отклика.

11. Не бойтесь поддаваться эмоциям

Иногда мы пытаемся писать письма профессионально, почти как робот. Однако это, похоже, не помогает с частотой ответов. Данные Boomerang показали, что электронные письма с эмоциями (как положительными, так и отрицательными) получили на 10–15% больше ответов, чем электронные письма с нейтральным тоном.

12. Экспериментируйте с смайликами

Смайлики могут быть немного противоречивыми, но это не значит, что вы не должны их использовать. Наше исследование показало, что молодое поколение, как правило, хорошо воспринимает случайные смайлики, в то время как старшее поколение немного более колеблется.

Поэкспериментируйте и посмотрите, как отреагирует ваша аудитория. Если вы обнаружите, что темы с эмодзи имеют более высокий коэффициент открытия, попробуйте использовать их чаще.

13. Напишите мощные призывы к действию

Со всем, что происходит в электронной почте, CTA часто становятся запоздалой мыслью. Тем не менее, это наиболее важные элементы вашей электронной почты — это когда вы заставляете свою аудиторию на самом деле что-то делать с вашим сообщением электронной почты.

Если вы хотите, чтобы ваши получатели звонили, подписывались на рассылку, вводили номер телефона или записывались на мероприятие, — четко объясните, что вы хотите, чтобы ваш читатель делал с электронной почтой.

Отполируйте свои CTA до совершенства, чтобы вдохновлять на действия. Нужна помощь в написании более эффективных призывов к действию для электронных писем? Взгляните на наше руководство по A/B-тестированию электронной почты и оптимизации вашего призыва к действию .

14. Вычитывайте снова и снова

Когда вы закончите писать свое электронное письмо, пропустите его через программу проверки орфографии и грамматики, чтобы найти распространенные ошибки. Затем дайте ему еще раз прочитать. Затем передайте его коллеге или другу.

После того, как ваша электронная почта была просмотрена несколькими наборами глазных яблок, проведите ее через соответствующий тест электронной почты. Инструмент тестирования электронной почты Twilio SendGrid выходит за рамки проверки английской грамматики и включает в себя отображение изображения и формата, тестирование URL-адресов на спам и проверку ссылок. Это гарантирует, что ваши получатели получат ваши электронные письма так, как вы их разработали.

Начните писать первоклассные электронные письма

Примените эти советы на практике, и вы будете на пути к написанию звездных электронных писем с первого раза, каждый раз.

Нужна помощь во всем, что касается электронного маркетинга и электронной почты? Мы вас прикрыли.

Ознакомьтесь с нашим Руководством по началу работы с маркетингом по электронной почте , чтобы узнать все, от выращивания потенциальных клиентов до кампаний по возврату клиентов и создания списка адресов электронной почты.

А если вам нужны образцы электронных писем или шаблоны электронных писем, ознакомьтесь с нашей бесплатной галереей шаблонов электронных писем .