15 лучших программных инструментов для планирования сотрудников (бесплатных и платных)

По мере того, как мир продолжает переходить на цифровые технологии, появляются новые инструменты, облегчающие каждый аспект бизнеса, от бухгалтерского учета до рекламы и планирования работы сотрудников.

Если вы работодатель, вы, вероятно, задавались вопросом, есть ли более простой способ планировать своих сотрудников. Хотя использование ручки и бумаги или электронных таблиц определенно работает, в настоящее время есть гораздо более эффективные возможности для рассмотрения.

Здесь мы собираемся изложить некоторые из ваших вариантов программных инструментов для планирования сотрудников. Мы расскажем о 15 лучших инструментах на рынке и о том, что делает их уникальными. К концу этого руководства у вас должно быть хорошее представление о том, какой инструмент лучше всего подходит для ваших нужд.

Характеристики лучших программных инструментов для планирования сотрудников

Прежде чем мы углубимся в детали каждого отдельного инструмента, давайте рассмотрим более широкий обзор того, что вам следует искать в инструменте планирования сотрудников. Это поможет вам понять, как каждый инструмент вписывается в более широкий рыночный ландшафт.

• Пользовательский интерфейс: никто не хочет смотреть на уродливый пользовательский интерфейс — он снижает моральный дух сотрудников и делает все гораздо менее приятным. Кроме того, некоторые пользовательские интерфейсы настолько сложны для навигации, что могут снизить производительность. Убедитесь, что какое бы программное обеспечение вы ни выбрали, пользовательский интерфейс удобен и интуитивно понятен.
• Цена: К сожалению, деньги не безграничны, и бизнес всегда должен работать в рамках своего бюджета. Хотя некоторые из более дорогих вариантов могут показаться привлекательными, убедитесь, что вы не переусердствуете и не тратите деньги там, где вам это не нужно.
• Функции планирования. Современные инструменты планирования предлагают широкий спектр различных функций, таких как запросы на смену смен, планировщики перетаскивания и автоматическое планирование. Внимательно просмотрите каждое из предложений и обратите внимание на то, какие функции наиболее важны для вас.
• Инструменты анализа. Некоторые инструменты планирования предоставляют функции углубленного анализа затрат на рабочую силу, которые могут помочь вам максимизировать рентабельность инвестиций и повысить эффективность труда. Не все инструменты включают это.
• Инструменты для управления персоналом и расчета заработной платы: некоторые из инструментов, которые мы рассматриваем, представляют собой наборы для управления персоналом и расчета заработной платы, которые включают функции планирования. Для многих предприятий это может быть излишним, поэтому помните о своих потребностях при чтении этого руководства.

15 лучших программных инструментов для планирования сотрудников

Теперь, когда у вас есть общее представление о том, что могут предложить инструменты планирования сотрудников, давайте рассмотрим некоторые из лучших вариантов, доступных на рынке прямо сейчас.

1. Зумшифт

сайт: zoomshift.com

Цена: от 2 долларов за активного члена команды в месяц.

ZoomShift — это надежный инструмент, облегчающий общение в команде, отслеживание времени и планирование. Работодатели могут добавлять смены в календарь, который обновляется в режиме реального времени, чтобы члены команды всегда были на одной странице.

Кроме того, мобильное приложение ZoomShift позволяет работодателям и сотрудникам использовать все возможности программного обеспечения на ходу и вносить изменения из любого места. Используя ZoomShift, работодатели могут автоматически рассылать напоминания о смене с помощью SMS, электронной почты и push-уведомлений, чтобы повысить ответственность сотрудников и уменьшить количество ошибок.

ZoomShift также позволяет сотрудникам запрашивать новые смены, просить отгулы и обмениваться сменами с другими сотрудниками. Функция Shift Swap помогает сотрудникам общаться со своими коллегами, чтобы заполнить смены, когда у члена команды есть другие обязательства. Менеджеры могут потребовать одобрения смены смен или позволить сотрудникам работать над этим полностью автономно.

Кроме того, функция GPS Time Clock помогает гарантировать, что сотрудники отсчитывают время из нужного места и в нужное время. Менеджеры могут получать уведомления о любых недействительных задержках, чтобы они могли всегда оставаться на вершине своей команды.

2. Заместитель

сайт: www.deposit.com.ua

Цена: от 2,50 долларов США за пользователя в месяц.

Сочетание углубленной аналитики и уникальных функций планирования делает его лучшим игроком в этой области. Одной из основных функций программы «Заместитель» является возможность импортировать расписания из электронных таблиц и информацию о персонале из других инструментов, таких как Gusto, Oracle NetSuite OneWorld и Quickbooks.

Кроме того, заместитель предоставляет полезные инструменты анализа затрат, которые помогают работодателям решить, какой сотрудник будет наиболее рентабельным выбором для конкретной смены. Он также включает в себя профиль стресса, который помогает менеджерам помнить о перегруженных работой сотрудниках при составлении графиков. Это может снизить частоту ужасного «закрытия» (когда сотрудник должен закрыться на одну ночь, а затем открыться на следующее утро), что может негативно сказаться на моральном духе сотрудников.

3. Когда я работаю

Сайт: wheniwork.com

Цены: от 0 долларов США за пользователя в месяц.

Когда я работаю, это удобная для мобильных устройств платформа с интуитивно понятным пользовательским интерфейсом, которая помогает улучшить процесс планирования сотрудников. Хотя он не может импортировать данные о сотрудниках, как это делает заместитель, он позволяет сотрудникам самостоятельно заполнять свою информацию, что может ускорить время настройки.

Программа «Когда я работаю» отдает большую часть процесса планирования в руки сотрудников. Например, сотрудники могут выбирать время, когда они доступны для работы, и обмениваться сменами с другими коллегами с одобрения менеджера или без него, в зависимости от настроек.

Как и заместитель, он предоставляет аналитику затрат на рабочую силу, чтобы помочь максимизировать эффективность с точки зрения рентабельности инвестиций. Вы также можете использовать API-интерфейс When I Work для подключения к POS (точке продажи) или программному обеспечению для расчета заработной платы.

4. Google Таблицы

Сайт: google.com/sheets/about

Цена: Бесплатно

Google Таблицы не предназначены специально для планирования сотрудников, но они заслуживают места в этом списке, поскольку они абсолютно бесплатны, очень гибки, и большинство менеджеров и сотрудников уже имеют некоторый опыт работы с ними.

Google Таблицы — это просто программа для работы с электронными таблицами. Однако, в отличие от Excel, он основан на облаке, поэтому изменения обновляются в режиме реального времени. Это означает, что вы не столкнетесь с проблемами, когда сотрудники просматривают старые версии расписания и пропускают смены или приходят не на те смены.

В целом, Google Sheets может быть подходящим решением для команд с несколькими сотрудниками, которые не могут позволить себе тратить дополнительные деньги на инструмент планирования. Он не предназначен для планирования, но он выполнит работу в крайнем случае.

5. Документы Google

Веб-сайт: google.com/docs/about

Цена: Бесплатно

Как и Google Таблицы, Документы предоставляют бесплатный облачный способ планирования сотрудников. Единственное отличие состоит в том, что Документы — это текстовый процессор, а не электронная таблица. В результате у вас не будет дополнительной гибкости в написании кода для расширения его функциональности.

Документы Google также обновляются в режиме реального времени, чтобы каждый мог оставаться на одной странице. По сути, это всего лишь один шаг вперед по сравнению с расписанием на бумаге и карандаше, и оно не дает слишком много преимуществ.

6. Календарь Google

Сайт: calendar.google.com/calendar.

Цены: Бесплатно

Источник

Как и Документы и Таблицы, Календарь — это бесплатная программа, которая позволяет планировать сотрудников с помощью календаря. Однако по сравнению с двумя другими продуктами Google Календарь также может отправлять уведомления по электронной почте, чтобы предупредить сотрудников о смене.

В целом, он немного лучше подходит для планирования (в конце концов, это календарь), но он не предоставляет всех полезных функций, которые может предложить специальный инструмент планирования. Тем не менее, по очень низкой цене бесплатного варианта стоит рассмотреть, если у вас ограниченный бюджет.

7. Пландей

сайт: www.planday.com

Цена: от 2 долларов за пользователя в месяц.

Planday — это облачный инструмент планирования, который предлагает часы, планировщик смен, календарь сменной работы и график работы. Одной из самых полезных функций Planday является своевременная финансовая отчетность.

Это позволяет работодателям видеть расходы на заработную плату, отработанное время и процент дохода, выплаченного в виде заработной платы, непосредственно в представлении графика. Planday также позволяет работодателям создавать настройки соответствия, которые будут отправлять оповещения, когда расписание нарушает правила соответствия.

8. Шифтборд

сайт: shiftboard.com

Цена: Неизвестно

Одной из лучших особенностей Shiftboard является его пользовательский интерфейс — большая его часть невероятно чистая и хорошо организованная, что делает использование инструмента приятным. Однако представление календаря немного тесное и беспорядочное, поэтому администраторы могут не так хорошо работать с Shiftboard, как сотрудники.

Как и заместитель, Shiftboard может импортировать данные о сотрудниках из Excel, что ускоряет адаптацию. В нем также есть подраздел для ожидающих рассмотрения заявок, что может упростить наем новых сотрудников.

9. Чат-приложения (WhatsApp, Messenger)

Веб-сайт: Разное

Цены: Бесплатно

Приложения для чата, такие как WhatsApp, Messenger и Telegram, не предназначены для планирования, но многие компании успешно используют их для этой цели. Это не лучшие инструменты для работы, но их можно использовать для бесплатного планирования сотрудников.

Однако, хотя несуществующий ценник определенно привлекателен, вы можете потерять деньги из-за человеческого фактора. Приложения для чата не могут обновлять расписания в режиме реального времени, как другие инструменты, поэтому вы полагаетесь на сотрудников и менеджеров, которые вручную отслеживают расписания и обновляют сотрудников соответствующим образом. Если у вас небольшая команда, это может сработать, но для крупных компаний это может стать логистическим кошмаром.

10. Асана

Сайт: asana.com

Цены: от 0 долларов в месяц.

Asana — это еще один инструмент, который, хотя и не предназначен для составления расписания сотрудников, может быть использован для того, чтобы делать это достаточно хорошо.

По своей сути Asana — это инструмент управления проектами. Чтобы использовать его для планирования сотрудников, вы можете настроить задачи, соответствующие сменам, и назначить им разных сотрудников. Затем Asana может отправлять электронные письма, чтобы предупредить сотрудников о приближающихся сменах, а сотрудники могут комментировать задачи, чтобы общаться друг с другом.

Команды, которые уже используют Asana или подобное программное обеспечение, могут захотеть рассмотреть этот вариант. Однако Asana не предоставляет каких-либо дополнительных функций для обмена сменами, анализа затрат на рабочую силу или чего-либо еще, что непосредственно связано с расписанием сотрудников.

11. Человечество

сайт: human.com

Цены: от 3 долларов за пользователя в месяц, минимум 80 долларов в месяц.

Humanity — один из лучших вариантов для предприятий, которые уже используют инструменты HR или POS в своей повседневной деятельности. Он интегрируется со многими стандартными отраслевыми инструментами, а также предлагает API, чтобы опытные пользователи могли выполнять свои собственные интеграции.

Инструмент позволяет работодателям планировать, вводить и обновлять сотрудников. Двумя уникальными особенностями платформы являются прогнозы продаж и автоматическое планирование. Humanity извлекает данные из программного обеспечения POS, чтобы проанализировать, сколько сотрудников должно работать, чтобы максимизировать продажи.

Чтобы автоматизировать графики, работодатели вводят данные о сменах и требованиях, а Humanity сопоставляет их с прогнозами продаж, чтобы создать оптимизированный график. Однако работодатели, заинтересованные в использовании этой функции, должны будут заплатить дополнительную плату.

12. Слинг

сайт: getling.com

Цены: Бесплатно

Sling – это ведущий инструмент для составления расписания сотрудников, которому доверяют такие компании, как Amazon, Subway и The UPS Store. Пожалуй, самое впечатляющее в Sling то, что основные функции инструмента доступны бесплатно.

Действительно, по низкой цене в 0 долларов в месяц работодатели имеют доступ к расписанию смен, запросам на смену, предложениям по сменам, оповещениям о смене, запросам на отгулы и многим другим функциям для неограниченного числа пользователей.

Однако более продвинутые функции, такие как геозона, отслеживание сверхурочной работы, синхронизация с Календарем Google и обмен сменами, доступны только в платных планах. В целом, Sling — это хороший способ прощупать почву, прежде чем делать значительные денежные вложения в инструмент планирования.

13. Рабочая сила Кронос готова

Веб-сайт: kronos.com/products/workforce-ready-suite

Цены: от 6 долларов за сотрудника в месяц.

Kronos Workforce Ready — это решение для управления персоналом. Хотя Kronos заявляет, что он предназначен для малого и среднего бизнеса, его набор функций говорит о том, что он ориентирован на более крупные предприятия и предприятия. Действительно, многие владельцы малого бизнеса будут чувствовать себя потерянными, пробираясь через обширные функции.

Хотя Kronos предоставляет всеобъемлющую платформу управления персоналом, он также предлагает инструмент планирования как часть пакета или как отдельный инструмент. Одной из его лучших функций являются настройки расписания, которые позволяют запускать несколько расписаний с разными правилами (перерывы на обед, максимальное количество смен и т. д.), не мешая друг другу.

К сожалению, Kronos не включает функцию чата для облегчения общения сотрудников.

14. АПС Онлайн

сайт: apspayroll.com

Цена: 3 доллара США за сотрудника в месяц только для планирования.

APS OnLine — это программное обеспечение для управления персоналом, расчета заработной платы и планирования, предназначенное для предприятий, в которых работает от 100 до 3000 сотрудников. Многим малым предприятиям это покажется излишним (особенно учитывая его высокую цену в 5 долларов за пользователя в месяц), но если вам нужно решение, которое решает все три задачи, этот вариант стоит рассмотреть.

Если вы хотите внимательно следить за своими сотрудниками, функция настройки посещаемости APS может позволить вам настроить дополнительные параметры для прихода и ухода. Например, вы можете выбрать получение оповещения, если сотрудник опаздывает на пять минут. Однако эстетика платформы довольно мрачная и серая, что не сделает ее популярной среди сотрудников.

15. Горячие расписания

сайт: www.fourth.com

Цены: от 49 долларов в месяц для одного местоположения и до 30 пользователей.

В отличие от некоторых других инструментов, которые мы рассмотрели, HotSchedules полностью ориентирован на планирование сотрудников, что делает его отличным выбором для предприятий, которым нужны инструменты планирования без тонны функций расчета заработной платы и управления персоналом.

Это особенно хорошо подходит для команд, которые полагаются на свои мобильные телефоны, а не на настольные компьютеры. Это делает его идеальным выбором для ресторанов, розничных магазинов и других предприятий, где сотрудники всегда на ногах. На самом деле, существует набор дополнительного программного обеспечения, специально предназначенного для ресторанов и предприятий гостиничного бизнеса.

Кроме того, HotSchedules — одна из немногих платформ, предоставляющих обновления затрат и других показателей в режиме реального времени. Тем не менее, пользовательский интерфейс рабочего стола немного тусклый.

Нижняя линия

Имея на выбор так много инструментов планирования сотрудников, у работодателей нет оправдания продолжать использовать неэффективные и устаревшие методы планирования. В лучшем случае они доставляют лишние хлопоты, а в худшем — теряют деньги.

Этот список должен дать вам надежную отправную точку для начала поиска. Хотя изучение такого количества вариантов может показаться сложной задачей, результаты ваших усилий будут того стоить.