Как освоить процесс закупок для SEO на предприятии

Что многие SEO-специалисты недооценивают, когда начинают работать в корпоративной компании, так это то, что работа заключается не только в оптимизации веб-сайта.

В большинстве корпораций действуют строгие процессы закупок, в которых проще ориентироваться. Однако, если вы, как SEO-специалист, понимаете этот процесс и готовы, он может пройти более гладко.

В то время как моя команда оценивала некоторые из лучших инструментов SEO, используемых на предприятиях, я приложил усилия, необходимые для того, чтобы процесс закупок прошел как можно более гладко.

Я прошел через этот процесс для пяти различных корпоративных компаний, и я должен сказать, что это никогда не бывает легко. Хотя мне сказали, что я являюсь рекордсменом по самому быстрому процессу закупок для одной из этих компаний, этот процесс все же требует некоторой доработки.

Я собираюсь провести вас через основы и процесс достаточно, чтобы помочь вам, когда вы будете готовы привлечь поставщиков, которых вы выбрали.

Что такое закупки для SEO простыми словами?

Закупки — это причудливый термин для получения вещей, необходимых вашей компании, из внешних источников. Что касается технологий, поскольку они относятся к SEO, все дело в поиске правильных сервисов, которые поддерживают вашу SEO, чтобы ваши операции работали бесперебойно.

Крупные корпорации внедряют длительные процессы закупок, потому что это помогает им согласовывать свои технологические закупки с бизнес-стратегией, экономить деньги, работать с поставщиками, управлять рисками, такими как дублирование и проблемы безопасности, и оставаться на переднем крае технологий.

Подумайте об этом с такой точки зрения: успешно справляясь с закупкой технологий, компании могут быть уверены, что получают гаджеты, программное обеспечение и ИТ-поддержку, которые подходят им как перчатка.

Они могут заключать лучшие сделки, контролировать поставщиков технологий, избегать крупных сбоев и внедрять инновации.

Если вы приступите к этому процессу, чтобы понять, откуда берется бизнес, у вас должно хватить терпения, чтобы ориентироваться в нем.

SEO нуждается в поддержке руководства

SEO-специалисты знают, как важно получать поддержку и одобрение со стороны руководителей высшего звена внутри корпоративной организации для проведения изменений, необходимых для достижения успеха.

Инструменты SEO — еще одна галочка в этом списке поддержки. В динамичном мире SEO получение поддержки от руководства перед внедрением инструментов SEO имеет первостепенное значение.

Вот что вам следует учитывать:

1. Согласование бизнес-целей

Поддержка руководства обеспечивает стратегическое согласование инструментов SEO с более широкими бизнес-целями, интегрируя усилия SEO в общую бизнес-стратегию с самого начала.

2. Распределение ресурсов

Обращение за поддержкой руководства обеспечивает необходимый бюджет и ресурсы для эффективного внедрения и использования инструментов SEO, преодоления потенциальных бюджетных ограничений и обеспечения долгосрочных обязательств.

3. Организационная поддержка

Поддержка руководства способствует вовлечению заинтересованных сторон, способствуя более плавному внедрению и сотрудничеству между командами, преодолевая сопротивление, оптимизируя процесс принятия решений и обеспечивая единый подход к внедрению инструментов SEO.

4. Преодоление сопротивления изменениям

Поддержка руководства сообщает о важности и преимуществах инструментов SEO для организации, поощряя позитивное отношение к инновациям, облегчая управление изменениями и преодолевая сопротивление или скептицизм.

5. Влияние на принятие решений

Поддержка руководства облегчает процессы принятия решений, получения разрешений, обеспечения партнерских отношений, заключения контрактов, определения приоритетов инициатив SEO и использования влияния руководства для обеспечения успешного внедрения и максимального воздействия инструментов SEO.

Я всегда найду одного или нескольких человек на руководящем уровне, в том числе кого-то, кому я подчиняюсь (напрямую или выше на уровень или два), и попытаюсь получить поддержку от других команд (это может быть директор или вице-президент, отвечающий за контент, инжиниринг, рост или цифровой маркетинг).

Я начал процесс закупок при поддержке руководителя, чтобы найти, что этот человек либо уволился, либо был уволен во время этого процесса. Не говоря уже о том, что чем больше у вас поддержки, тем труднее финансовому директору сказать «нет» в последнюю минуту.

Понимание процесса закупок и его отношения к SEO

Предположим, вы оказались в ситуации, когда такой инструмент, как Botify, Conductor, Brightedge или seoClarity, или подключение агентства помогут вашему SEO. В этом случае вам пора принять участие в процессе закупок.

В ходе этого процесса оцениваются потенциальные поставщики услуг SEO на основе их опыта, послужного списка, цен и договорных условий.

Организация может заключать соглашения об уровне обслуживания (SLA) и устанавливать конкретные условия, связанные с результатами SEO, показателями производительности, отчетами и текущими действиями по оптимизации. Шаги, обнаруженные в ходе этого процесса, включают:

• Выявление потребностей : определите товары, услуги или ресурсы, в которых нуждается организация.
• Идентификация и оценка поставщиков : исследуйте и оценивайте потенциальных поставщиков на основе критериев стоимости, качества и надежности.
• Запрос предложений (RFP) или запрос котировок (RFQ) : запрашивайте подробные предложения или расценки от выбранных поставщиков.
• Оценка и выбор предложения : оцените полученные предложения и выберите наиболее подходящего поставщика (поставщиков) для дальнейших переговоров.
• Переговоры по контракту : обсуждение условий, включая цены, условия оплаты и гарантии.
• Присуждение контракта и реализация : присуждение контракта выбранному(ым) поставщику(ам) и инициирование согласованных товаров или услуг.
• Управление взаимоотношениями с поставщиками : управление производительностью поставщиков, решение проблем и обеспечение соблюдения договорных обязательств.
• Продление или расторжение контракта : оцените выполнение контракта и примите решение о продлении, пересмотре или расторжении контракта.

Эти шаги не всегда должны выполняться один за другим, и есть важные вещи, которые необходимо отметить при прохождении каждого уровня процесса закупок.

Например, после того, как вы определили инструменты или агентство, которое хотели бы оценить, пришло время запросить демонстрацию или обзор их услуг.

Прежде чем начать такие разговоры, я прошу их подписать соглашение о неразглашении (NDA). Обычно в моей команде или в юриспруденции есть кто-то, кто знает, где получить доступ к соглашениям.

В некоторых случаях я обнаружил, что NDA уже действует. (Microsoft — одна из таких компаний. Поскольку она такая большая, есть большая вероятность, что кто-то в организации говорил с инструментом или поставщиком, с которым я работаю.)

Это также отличное время для поиска основного соглашения об обслуживании в файле на случай, если кто-то уже работал с поставщиком.

Начать дело с соглашения о неразглашении

Чтобы подписать соглашение о неразглашении с поставщиком перед началом закупок и проверки инструментов SEO, необходимо выполнить несколько шагов:

• Определите необходимость NDA для защиты конфиденциальной информации.
• Составьте или получите документ NDA с ​​условиями.
• Поделитесь соглашением о неразглашении с поставщиком и согласуйте все необходимые изменения.
• Когда обе стороны согласны, подпишите NDA.
• Надежно сохраните копию подписанного соглашения о неразглашении для использования в будущем.

Инициирование процесса закупки инструментов SEO и взаимодействие с поставщиками требует этих шагов. Выявление необходимости в NDA, получение или составление соответствующего документа и согласование условий, если это необходимо, имеет решающее значение.

Обеспечив согласие обеих сторон и подписав соглашение о неразглашении, конфиденциальность конфиденциальной информации будет гарантирована, а команда по закупкам будет признательна вам за уважение и понимание их процесса.

Навигация по основному соглашению об обслуживании

Генеральные соглашения об обслуживании (MSA) решают проблему длительных переговоров по контракту.

Мне нравится начинать этот процесс, когда команда уверена, что они хотели бы привлечь инструмент или поставщика, даже если они все еще оценивают другие инструменты.

Эти соглашения устанавливают основные условия между поставщиками и клиентами, экономя время и деньги, повышая эффективность и производительность.

В MSA описывается объем работ, конфиденциальность, география (если применимо), требования к доставке продукции, стандарты работы, права интеллектуальной собственности, условия оплаты, налоги и сборы, ограничения ответственности, юридическое место, гарантии, возмещение убытков, требования страхования и расторжение. оговорки.

MSA также обеспечивают основу для будущих контрактов, оптимизируя процесс переговоров и позволяя сторонам сосредоточиться на конкретных вопросах проекта.

Чтобы получить одобрение MSA через юридический отдел и поставщика, я хотел бы рассмотреть следующие шаги:

• Получите проект MSA от поставщика или вашей группы юристов/закупщиков.
• Вступить в переговоры с продавцом для достижения взаимоприемлемого соглашения.
• Повторяйте и уточняйте MSA на основе отзывов.
• Получите окончательное одобрение от юридического отдела и поставщика.
• Выполните MSA и надежно сохраните копию для справки.

С крупными корпоративными компаниями, такими как Microsoft или Google, вы можете проверить, существует ли уже MSA, что может сэкономить время и усилия при заключении контрактов.

Без MSA управление контрактами может оказаться длительным и утомительным. MSA усиливает защиту прав и обязанностей обеих сторон, поэтому стоит начать его в начале вашего процесса закупок.

Потратьте время на оценку инструментов и поставщиков

Эта часть процесса закупок начинается после того, как вы определили, какие инструменты и/или агентства лучше всего соответствуют вашим потребностям. В идеале вы должны сначала определить свои потребности, а затем составить список поставщиков, которые, по-видимому, соответствуют этим потребностям.

Обычно моя команда предоставляет отзывы о своих проблемах, которые могут замедлить их работу, или о любых разочарованиях, связанных с другими командами, которые просят их о поддержке.

Задачи, которые требуют времени, наличия времени или даже уровня знаний, можно решить с помощью инструментов и/или агентств.

Я хорошо разбираюсь в том, какие инструменты доступны в индустрии SEO, поэтому я могу предоставить эти инструменты команде на основе этого списка. Тем не менее, я все еще трачу время на изучение любых новых поставщиков, которые могли появиться.

Ключевым моментом является тщательная оценка функций, масштабируемости, возможностей интеграции, точности данных и взаимодействия с пользователем каждого инструмента. Некоторые вещи, которые следует учитывать при оценке инструментов:

• Особенности : Убедитесь, что инструмент предлагает комплексные возможности, соответствующие вашим целям и требованиям SEO.
• Масштабируемость : инструмент должен быть в состоянии справиться с размером и сложностью веб-сайта корпоративного уровня, включая большое количество страниц, доменов или кампаний, и гарантировать, что поставщик может предоставить адекватную поддержку.
• Интеграция : каковы возможности инструмента SEO? Обеспечьте совместимость с существующим стеком технологий, чтобы обеспечить бесшовную синхронизацию данных и оптимизацию рабочих процессов.
• Точность данных : Изучите используемую методологию и источники данных, отдавая приоритет инструментам с подтвержденным опытом предоставления точной и актуальной информации.
• Удобство использования . Примите во внимание опыт команды и простоту использования инструмента SEO, ищите удобный интерфейс, интуитивно понятную навигацию и доступную поддержку, чтобы максимизировать производительность и минимизировать кривую обучения для вашей команды.

Короче говоря, при оценке инструментов и агентств в процессе закупок крайне важно учитывать эти факторы, чтобы убедиться, что они соответствуют вашим целям и требованиям SEO и могут эффективно поддерживать потребности вашей команды.

Искусство вести переговоры о ценах в соответствии с вашим бюджетом

Переговоры по контрактным ценам на инструмент Enterprise SaaS имеют решающее значение для обеспечения правильного решения для вашей организации и обеспечения эффективности вашего бюджета.

Хитрость заключается в том, чтобы понять свой бюджет, прежде чем оценивать инструменты и разъяснять поставщику, что они должны соответствовать этому бюджету. Некоторые вещи, которые следует учитывать, когда дело доходит до ценообразования:

• Проведите тщательное исследование и сравните модели ценообразования и функции аналогичных инструментов SaaS, учитывая ваш бюджет и точные потребности инструмента SaaS.
• Четко обозначьте свои конкретные требования и определите приоритеты критических функций, подчеркнув их важность во время переговоров.
• Подчеркните потенциал долгосрочного партнерства и выразите заинтересованность в продлении контрактов или ценообразовании на основе объема, чтобы обеспечить более выгодные условия ценообразования.
• Обсудите варианты настройки, чтобы инструмент SaaS соответствовал вашим потребностям без лишних затрат.
• Изучите альтернативные структуры ценообразования, конкурентные предложения и комплексные услуги, участвуя в открытом диалоге, чтобы найти взаимовыгодное ценовое соглашение, соответствующее вашему бюджету и требованиям.

В одной компании сказали, что у меня есть полномочия распоряжаться годовым бюджетом в миллион долларов. В другой компании мне сказали, что у нас есть бюджет только на один инструмент, и мне нужно получить одобрение от моего директора.

Каждая компания и роль каждого SEO-специалиста совершенно разные. Например, давайте воспользуемся инструментом, который стоит от 250 000 до 300 000 долларов за годовой контракт.

Цены могут быть снижены, но будьте готовы потерять функции. Когда я четко понимаю, что нужно команде от инструмента, я сообщаю об этом поставщику и договариваюсь об инструменте с функциями, которые, как я знаю, нам нужны этой осенью в разумном бюджете.

Условия контракта также полезны при ведении переговоров. Некоторые поставщики рассмотрят возможность снижения цен, если у них есть обязательство на 3-4 года или более.

Мне удавалось заключать контракты на сокращение годового бюджета на 600 000 долларов, и известно, что я вел переговоры по одному инструменту с годового контракта на 240 000 долларов до 80 000 долларов за очень упрощенную версию с трехлетним контрактом.

Этот мой навык был ценен для работодателей, поэтому я рекомендую специалистам по поисковой оптимизации предприятий научиться навыкам ведения переговоров.

Получение поддержки от ИТ

Большинство инструментов SEO для корпоративных компаний представляют собой программное обеспечение как услугу (SaaS). При внедрении корпоративного SaaS-инструмента для SEO ИТ-отдел играет решающую роль в обеспечении плавной интеграции и оптимальной производительности.

ИТ-команда может эффективно использовать инструмент SaaS для улучшения поисковой оптимизации, уделяя первостепенное внимание безопасности данных и совместимости систем, учитывая такие ключевые факторы, как технические требования, безопасность и конфиденциальность данных.

• Технические требования . Убедитесь, что инструмент SaaS соответствует существующей ИТ-инфраструктуре, такой как операционные системы, базы данных и веб-серверы. Проверьте возможности совместимости и интеграции для беспрепятственного внедрения.
• Безопасность и конфиденциальность данных . Убедитесь, что инструмент имеет надежные меры безопасности для защиты конфиденциальных данных SEO. Кроме того, подтвердите, что инструмент SaaS для SEO не собирает пользовательские данные и фокусируется исключительно на анализе общедоступного контента.
• Интеграция и миграция данных : оцените, как инструмент SaaS будет интегрироваться с существующими системами и процессами. Определите простоту переноса данных, потенциальные преобразования или необходимые сопоставления и обеспечьте бесперебойный поток данных между инструментом SaaS и другими ИТ-системами.
• Производительность и надежность : оцените послужной список поставщика SaaS в отношении времени безотказной работы, доступности услуг и общей производительности. Рассмотрите резервирование серверов, балансировку нагрузки и механизмы аварийного восстановления для обеспечения надежной работы.
• ИТ-поддержка и обучение : Узнайте об уровне технической поддержки, предоставляемой поставщиком SaaS, и о наличии учебных ресурсов для ИТ-персонала. Убедитесь, что есть каналы для помощи, быстрое время отклика и доступ к документации или форумам пользователей, чтобы эффективно использовать инструмент SaaS для SEO.

Принимая во внимание эти моменты, ИТ-отдел может успешно интегрировать и использовать корпоративный инструмент SaaS для SEO, отдавая приоритет безопасности данных, совместимости систем и надежной производительности.

Кроме того, они могут гарантировать, что инструмент ориентирован исключительно на анализ общедоступного контента и не включает сбор пользовательских данных.

Юридическая экспертиза и подписание договора

На этом этапе у вас должно быть в файле соглашение о неразглашении, утвержденное и завершенное MSA, утвержденные условия ценообразования и контракта (или 1–3 доступных варианта) и одобрение ИТ-специалистов.

Хотя сам контракт похож на MSA, единственное различие между ними заключается в том, что MSA устанавливает общую правовую основу для деловых отношений, особенно для долгосрочных партнерских отношений или постоянного предоставления услуг.

Напротив, контракт на инструмент SaaS конкретно регулирует условия использования программного обеспечения.

MSA охватывает общие положения, такие как конфиденциальность, гарантии и ограничения ответственности. Между тем, контракт SaaS фокусируется на конкретных условиях, связанных с использованием инструмента SaaS, таких как цены, продолжительность подписки, защита данных и условия поддержки.

При подписании контракта на SaaS-инструмент для SEO в корпоративной компании следует помнить несколько важных соображений.

Во-первых, внимательно изучите условия и продолжительность контракта, убедитесь, что они соответствуют долгосрочным целям вашей организации, и при необходимости допускайте возможность внесения изменений.

Я обнаружил, что некоторые компании разрешают заключать контракты только на один год, поэтому хорошо работать с поставщиком, чтобы иметь наготове несколько вариантов, чтобы избежать дальнейших переговоров.

Специалисты по поисковой оптимизации должны обращать внимание на SLA контракта, понимать гарантии производительности, обязательства по времени безотказной работы и время ответа службы поддержки.

Также полезно учитывать масштабируемость инструмента SaaS, оценивая, может ли он удовлетворить растущие потребности и доступны ли варианты настройки, особенно если вы договорились об упрощенной версии с меньшим бюджетом.

Вы хотите быть уверены, что есть место для дополнений с простой поправкой без пересмотра нового контракта. Оцените уровень поддержки поставщика, доступные учебные ресурсы, а также процесс расторжения контракта и получения данных.

Работайте со своей командой юристов, чтобы обеспечить соблюдение требований законодательства и отраслевых стандартов, и при необходимости помогите им урегулировать конкретные положения посредством переговоров.

Обычно я просматриваю договор, прежде чем отправить его в юридический отдел моей компании. Скорее всего, юридическая команда очень занята и не успеет договориться.

Полное понимание этих критических моментов и подведение итогов того, что я проверил их, команде юристов, помогает процессу идти быстрее.

Закупка не завершена с подписанием контракта

После подписания контракта специалист по SEO должен помнить о нескольких важных моментах.

Пока контракт находится на рассмотрении и переговоры завершаются, я начну переговоры с поставщиком о внедрении и адаптации инструмента.

Разработка четкого плана беспрепятственной интеграции инструмента SaaS в существующие системы и рабочие процессы помогает моей команде чувствовать поддержку, а руководящая группа, поддержавшая это решение, уверена, что все идет гладко.

Настало время для координации с соответствующими заинтересованными сторонами и установления сроков для обеспечения плавного перехода.

Затем потратьте время на обучение и ознакомление себя и своей команды с возможностями и функциями инструмента.

Когда я сталкиваюсь с ситуациями, когда есть данные об эффективности команды до того, как мы подключим инструмент, я буду отслеживать соответствующие показатели, анализировать данные и принимать обоснованные решения на основе отчетов и информационных панелей, предоставляемых инструментом или с помощью системы тикетов (например, GitHub, Jira или AirTable).

Когда я был директором по маркетингу в Smartsheet, одной из наших самых больших проблем было не привлечение новых пользователей к регистрации, а их вовлечение и использование инструмента.

Я до сих пор использую эти знания в инструментах, которые использую для своих SEO-команд. Я поддерживаю открытое общение с поставщиком SaaS, предоставляя отзывы, решая проблемы и изучая возможности для настройки или улучшения.

Большинство доступных инструментов SEO включают в себя менеджеров по работе с клиентами и службы поддержки, которые практически заменяют потребность в каких-либо консультантах или агентствах.

Я призываю свои команды использовать эти услуги, предлагая им выполнять простые задачи или позволяя им давать рекомендации о возможностях роста.

Управление поставщиком также требует регулярного пересмотра условий контракта, обеспечения их соблюдения и информирования о любых обновлениях или изменениях, о которых сообщает поставщик.

Наконец, я регулярно оцениваю рентабельность инвестиций (ROI) инструмента SaaS, оценивая его влияние на эффективность SEO и общие бизнес-цели.

Я планирую время в своем календаре каждые 6-12 месяцев, чтобы внести коррективы или переоценить соответствие инструмента, если это необходимо для дальнейшего успеха.

Принимая во внимание эти соображения после заключения контракта, SEOsl может эффективно управлять внедрением, использованием и оптимизацией инструмента SaaS для достижения эффективных результатов SEO.

Освоение процесса SEO-закупок предприятия

Хотя процесс закупок является сложным и трудоемким, он является важным шагом в получении правильных услуг и инструментов, поддерживающих усилия SEO.

Независимо от того, сколько раз я проходил через этот процесс, я всегда удивляюсь тому, как он может быть таким разным в каждой компании.

Когда я чувствую себя волшебником по закупкам, я удивляюсь еще одной проблеме, с которой приходится сталкиваться. Тем не менее, это необходимо освоить, и я рад, что у меня есть опыт в моем наборе навыков.

Эффективно управляя аспектами закупок, SEO-специалисты могут улучшать свои стратегии, поддерживать конфиденциальность, упорядочивать договорные соглашения, максимизировать рентабельность инвестиций и достигать впечатляющих результатов SEO.