Инвентаризация оборудования: краткое руководство

У всех предприятий есть активы, и если вы хотите остаться в бизнесе, вам нужно знать, что это за активы. Для начала вам необходимо провести инвентаризацию оборудования и составить инвентарный список оборудования. Это не так просто, как может показаться.

В вашем инвентаре оборудования есть много предметов, которые нужно отслеживать. Конечно, вы должны начать с составления инвентарного списка оборудования. Однако мы начнем с определения того, что такое инвентаризация оборудования, и покажем вам, как составить список инвентаризации оборудования, включая бесплатный шаблон инвентаризации оборудования.

Что такое инвентаризация оборудования?

Инвентаризация оборудования – это все, что есть в распоряжении компании. Это может варьироваться в зависимости от компании и даже отдела. Например, у ИТ-команды будет инвентаризация оборудования, включающая такие активы, как настольные компьютеры, ноутбуки, принтеры, сканеры, POS-системы, компьютерные аксессуары, программные приложения и т. д.

Производители будут иметь список оборудования, который будет включать товары и материалы, а также оборудование. У строительных компаний, скорее всего, будет тяжелая техника, если ее не взять в аренду, а также инструменты и другие предметы торговли. Независимо от того, из чего состоят активы, они должны быть подробно перечислены и детализированы.

Инвентаризация оборудования является ключом к лучшему контролю над нашими бизнес-активами. В свою очередь, наличие полной инвентаризации оборудования становится активом для компании. Он обеспечивает буфер между требованиями отдела и выполнением заказа. Использование программного обеспечения для управления проектами поможет вам отслеживать запасы вашего оборудования.

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое дает вам центральный узел инвентаризации вашего оборудования и возможность отслеживать его в режиме реального времени. Соберите свой инвентарь оборудования в нашем представлении списка и создавайте отчеты о вашем инвентаре оборудования, чтобы знать, когда вам нужно пополнить запасы. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Что такое инвентарный список оборудования?

Инвентарный список оборудования — это полный обзор активов организации. Это важно для аудита и страховых полисов, а также полезно при принятии решения о том, нужно ли вам пополнить запасы или купить новое оборудование.

Наличие инвентарного списка оборудования является ключом к правильному управлению. Это можно сделать в любом количестве электронных таблиц, от Excel до Google Sheets или Numbers, но есть программные решения, которые предоставляют вам больше функциональных возможностей, чем предлагает статическая электронная таблица.

Если у вас нет инструмента для составления инвентарного списка оборудования, рассмотрите возможность его создания прямо сейчас. Это не сложная процедура, но она должна быть тщательной.

Как создать инвентарный список оборудования

Чтобы иметь подробный и полезный список инвентаризации оборудования, вам необходимо настроить систему для последовательной инвентаризации ваших активов. Это большой объем работы, но обновление и точность инвентарного списка оборудования окупается.

Вы захотите начать с точного знания того, что у вас есть, включая марку и модель и т. д., как и где используются активы и как лучше всего использовать инвентарь оборудования. Это включает в себя то, что вам нужно, и то, что вы можете сделать, чтобы увеличить срок службы вашего оборудования.

Опять же, в этом списке инвентаря оборудования должны быть все ваши активы. Используйте членов вашей команды в качестве ресурсов, чтобы убедиться, что вы охватываете все. Список, как видите, должен быть подробным. Но не думайте об этом как об одном и том же; вам нужно будет просматривать и пересматривать, поскольку оборудование повреждено, отремонтировано и заменено.

1. Соберите общую информацию о вашем оборудовании

Для начала начните собирать общую информацию о вашем оборудовании. Этот процесс возглавляет менеджер офиса или оборудования, а другие сотрудники помогают обновлять его. Этот процесс должен быть структурирован таким образом, чтобы гарантировать добавление нового оборудования и регистрацию любых изменений в оборудовании.

Это хорошая идея, чтобы начать список инвентаря оборудования, разбив его на категории. Каждая категория имеет подвкладки для сбора сведений об оборудовании. Следующие детали являются частью любого тщательного инвентарного списка оборудования.

• Серийный номер товара: это уникальный номер оборудования, номер для отслеживания или PIN-код в зависимости от типа перечисляемого оборудования. Эти номера важны для отслеживания любых обновлений или отзывов, а также для идентификации оборудования, если оно было восстановлено после кражи.
• Описание предмета: здесь вы отмечаете марку или модель оборудования. Вы также должны описать его цвет, любые отметины и другие детали. Все это помогает, если оборудование украдено и нужно оформлять страховое требование.
• Состояние: обратите внимание на состояние оборудования, например, новое ли оно, в хорошем ли состоянии, нуждается ли в ремонте и т. д. Эта важная информация поможет вам узнать, когда следует повторно заказать определенный товар или отремонтировать часть оборудования.

2. Укажите местоположение вашего оборудования

Еще одним аспектом инвентарного списка оборудования является местонахождение этих активов. Малым предприятиям это может быть не так полезно, как глобальным корпорациям, но независимо от размера вашей компании местоположение важно. Вам нужно найти актив, если вы хотите его использовать, отремонтировать, вывести из эксплуатации и т. д. Это означает, в каком ящике он находится или в каком вспомогательном офисе.

• Филиал: Для компаний, у которых есть филиалы, вам необходимо указать, в каком филиале находится актив. Это особенно полезно, опять же, если часть украдена, так как она обнуляется в целевом радиусе, где часть, скорее всего, будет найдена.
• Отдел: Как уже отмечалось, даже если ваш бизнес находится под одной крышей, вы все равно захотите подробно указать местонахождение актива, чтобы было легче отслеживать его состояние.

3. Список сведений о приобретении оборудования

Информация об управлении закупками, относящаяся к каждой единице оборудования, также важна при составлении инвентарного списка оборудования. Эти детали помогут отслеживать кредит, если эти покупки были в кредит, а также срок службы предмета и когда вам нужно будет его отремонтировать или заменить. Ниже приведены некоторые элементы, которые вы можете идентифицировать и добавить в список приобретения оборудования.

• Продавец: это место, где вы купили товар, будь то продавец, компания, магазин и т. д. Это важно, чтобы вы знали, куда идти, если это оборудование необходимо заменить.
• Дата покупки: знание того, когда вы купили актив, помогает прогнозировать, как долго вы можете ожидать, что он будет полезен. Это жизненный цикл оборудования. Конечно, это также необходимо при подаче заявления в полицию или страхового возмещения.
• Начальная стоимость: стоимость оборудования определяет, как вы за ним ухаживаете. Все оборудование ценно, и им нельзя пренебрегать, но если оно дорогое, может потребоваться дополнительная защита.
• Первоначальный взнос: Какую сумму вы вносите при покупке оборудования в кредит? Это важно, так как вы будете платить за оборудование в течение определенного периода времени, а стоимость предмета говорит о том, как и когда вы его ремонтируете или заменяете.
• Оставшиеся годы службы: в нем указывается, сколько времени оборудование ценно для вашего бизнеса и что члены вашей команды могут безопасно его использовать.
• Срок кредита в годах: если вы не брали оборудование в аренду, а взяли кредит на его покупку, это отражает количество лет, которое вы установили с вашим банком для погашения кредита на оборудование.
• Ставка по кредиту: здесь вы записываете процентную ставку, применяемую к вашему банковскому кредиту.
• Ожидаемая стоимость в конце срока кредита: после того, как вы выплатите кредит, если оборудование все еще можно использовать, вы захотите выяснить, как долго оно будет жизнеспособным. Большинство оборудования со временем теряет ценность, поэтому вам нужно рассчитать ожидаемую стоимость (EV) для каждой единицы оборудования, когда оно окупится.

4. Измеряйте ежемесячные расходы

Здесь вы рассчитываете сумму денег, которую вы должны платить каждый месяц за оборудование. Эти знания важны для принятия решений, например, стоит ли ремонтировать оборудование, которое уже находится на последнем издыхании. Вы можете провести быстрый анализ затрат и результатов, чтобы лучше оценить ситуацию.

• Ежемесячные эксплуатационные расходы: определение эксплуатационных расходов означает знание стоимости владения или аренды оборудования, а также затрат на его обслуживание и эксплуатационных расходов, таких как топливо, электричество и т. д.
• Ежемесячный платеж: это то, что вы должны платить каждый месяц за одну единицу оборудования, будь то лизинг или кредит.

5. Соберите информацию об обезличивании

Еще одна вещь, которую нужно отслеживать, — это амортизация. Другими словами, снижение стоимости оборудования с течением времени из-за износа в результате использования. Следующее позволяет вам наметить это.

• Текущая стоимость: Проще говоря, это то, сколько оборудование стоит прямо сейчас. Другими словами, это первоначальная цена предмета с вычтенной из нее амортизированной стоимостью от возраста и износа.
• Ежегодная прямолинейная амортизация: это метод определения того, насколько оборудование будет амортизироваться в течение его жизненного цикла. Идея, лежащая в основе этого, заключается в том, что часть оборудования равномерно амортизируется в течение определенного периода времени, пока оно не потеряет свою ценность и не будет утилизировано.
• Ежемесячная линейная амортизация: То же, что и годовая линейная амортизация, но в течение более короткого периода всего в месяц.

Бесплатный шаблон инвентаризации оборудования

Для каждой единицы оборудования нужно собрать много данных. Затем вы умножаете это на активы в бизнесе, чтобы понять, насколько трудоемким является этот процесс. Использование шаблона инвентарного списка оборудования — один из способов упростить работу. В документе изложены различные аспекты списка оборудования, и все, что вам нужно сделать, это заполнить пробелы. Загрузите наш бесплатный шаблон инвентаризации оборудования, чтобы приступить к работе.

Преимущества инвентарных списков оборудования

Дочитав до этого места, вы можете поднять руки и сказать, что этот процесс занимает слишком много времени, он того не стоит. Несмотря на то, что это большая работа, преимущества намного перевешивают усилия. Во-первых, вы будете принимать более эффективные бизнес-решения, как только соберете эти важные знания о своих активах. Это помогает информировать ваше управление ресурсами.

Оборудование дорогое. Наличие инвентарного списка оборудования — один из способов понять эти затраты. Это информирует вас о процедурах покупки и обслуживания. Инвентарный список оборудования особенно полезен для профилактического обслуживания. Вы можете получить больше от своих активов и лучше отслеживать техническое обслуживание.

Это не только управление ресурсами, но и создание бюджетов, которые подкрепляются инвентарными списками оборудования. Вы можете более точно планировать предстоящие покупки и техническое обслуживание, а это означает, что это оборудование будет подключено к сети, и вы избежите сбоев в своем производстве. Это повышает эффективность и в то же время обеспечивает подотчетность членов вашей команды, зная, у кого какое оборудование.

Менеджер проекта и запасы оборудования

Мы добавили наш бесплатный шаблон списка инвентаризации оборудования в качестве отправной точки для большего контроля над вашими активами, но шаблоны — это статические документы, а инвентаризация оборудования — это что угодно, но только не статика. ProjectManager — это онлайн-программа, помогающая отслеживать ресурсы в режиме реального времени. Теперь у вас есть инструменты, необходимые для проведения технического обслуживания или замены старого оборудования без каких-либо задержек в производстве.

Управление ресурсами на интерактивных диаграммах Ганта

Есть масса данных, связанных с инвентаризацией оборудования. С помощью наших диаграмм Ганта вы можете отслеживать затраты и ресурсы, связанные с вашим производством, либо по проекту, либо по нескольким проектам с помощью функции дорожной карты. Просто переключитесь из представления списка, в котором вы создали свой инвентарный список оборудования, на диаграмму Ганта. Теперь вы можете отслеживать финансовые показатели, сроки выполнения и многое другое. Как только вы закончите свой план, установите базовый уровень для сбора этих данных. Теперь вы можете отслеживать запланированные и фактические усилия в режиме реального времени и всегда знать текущее состояние ваших ресурсов.

Отслеживайте ресурсы с помощью панели управления в реальном времени

Установив базовый уровень, вы сможете отслеживать свои ресурсы по всем функциям нашего программного обеспечения. Всякий раз, когда вы хотите получить общее представление о своих запасах, используйте панель мониторинга в реальном времени для отслеживания шести показателей, включая стоимость. Нет необходимости в настройке, как в случае с другими легкими инструментами, которые заставляют вас настраивать панель управления. Наша информационная панель всегда готова к работе.

Если вам нужно больше данных, воспользуйтесь нашими функциями создания отчетов в один клик. Вы можете создавать отчеты о рабочей нагрузке вашей команды, затратах, статусе и статусе портфеля, а также о многом другом. Каждый отчет можно настроить таким образом, чтобы отображалась только интересующая вас информация, а затем легко делиться ею с заинтересованными сторонами. Теперь вы контролируете свой инвентарь, а не он вас.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает вам управлять и отслеживать запасы вашего оборудования в режиме реального времени. Наша платформа для совместной работы позволяет каждому отделу легко обновлять свои списки инвентаризации оборудования в режиме реального времени, обмениваться файлами и комментировать. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.