Как написать письмо о событии, которое приведет к результатам

Поздравляем! Ваше мероприятие имело большой успех: билеты купило больше людей, чем ожидалось. Лотерейный стол гудел, и все уходили с широкими улыбками.

Все это заслуживает похвалы, но вы еще не закончили! Некоторые организаторы мероприятий утверждают, что последующее письмо с благодарностью, отправленное после большого мероприятия, даже более важно, чем само мероприятие.

Когда я работал в некоммерческой организации, я знал, что в маркетинговый план после мероприятия нужно добавить электронное письмо с информацией о событии. И это справедливо для любого мероприятия: от встречи класса до частной дегустации вин. Проведение мероприятий для потенциальных и нынешних клиентов приносит пользу всем видам отраслей, а электронные письма, отправленные после важного дня, могут поддержать импульс.​

В рамках последующих действий вам необходимо будет собрать электронные письма от всех, кто присутствовал на мероприятии. Если вы продавали билеты онлайн, возможно, вы автоматически интегрировали это в свой процесс. Но если вы этого не сделали — или если некоторые люди купили более одного билета и привели друзей, или это было мероприятие, на которое не требовались билеты, — вам нужно создать процесс для сбора электронных писем во время самого мероприятия.

Вы можете собирать адреса электронной почты любым удобным для мероприятия способом, но я всегда предпочитал позаботиться об этой важной задаче при регистрации. Когда вы приветствуете участников за информационным столом, вам не потребуется много времени, чтобы записать адрес электронной почты и попросить их найти следующее сообщение, наполненное тем, что они хотят знать. Если это виртуальное или гибридное мероприятие, это тоже нормально. Вы можете запросить электронное письмо, чтобы получить ссылку или ответить на приглашение на мероприятие.

Как только вы получите адреса электронной почты, добавьте контакты в свою учетную запись электронного маркетинга. Попробуйте создать электронную таблицу и автоматически добавлять ее оттуда. Овладение этим — одна из вещей, которую вам нужно сделать в первую очередь, изучая маркетинг по электронной почте. Рассмотрите возможность сегментирования этого пакета электронных писем в отдельную группу, чтобы позже можно было отправлять персонализированные электронные письма участникам мероприятия.

Крайне важно собирать адреса электронной почты на мероприятиях, чтобы создавать электронные письма с измеримыми результатами, которые могут продлить успех вашего мероприятия на месяцы или даже дольше.

Важность последующих писем

Важность электронного письма о событии трудно переоценить. Это потому что:

• Эти сообщения начинают отношения с новыми людьми, которые только начинают узнавать о вашей организации, отрасли или бизнесе.
• Вы можете рассказать им о хорошей работе, которую ваша команда делает каждый день.
• Вы можете поблагодарить участников за то, что они провели с вами часть дня.
• Вы можете рассказать, сколько денег было собрано, сколько людей приняло участие, а также рассказать о других измеримых показателях вашего успеха.
• Это возможность убедить их сохранить дату для других предстоящих событий, которые могут быть похожими.
• Вы можете предложить им другие способы участия, в том числе волонтеров или комитетов.

Если все сделано правильно, электронное письмо с благодарностью станет естественным и удобным способом приблизить людей, посетивших мероприятие, к работе, которую вы делаете. Вы построите отношения с людьми, которые, как вы знаете, искренне хотят знать больше, и они будут рады получить это сообщение.

В ходе любой электронной рассылки по электронной почте это последующее сообщение помогает повысить окупаемость инвестиций в мероприятие и информировать читателей о ценностях, программах, группах, продуктах или целях, которые поддерживает мероприятие. И если вы его не отправите, у вас может не быть еще одного шанса укрепить эту новую связь.

Ключевые элементы эффективного электронного письма о событии

При создании электронного письма о событии убедитесь, что получатель понимает, почему вы его отправляете, и рад обнаружить его в своем почтовом ящике. Чтобы добиться этого, включите эти важные элементы.

Персонализируйте приветствие

Когда вы пишете это электронное письмо, помните, что оно разослано сотням или даже тысячам людей. Однако получатель видит только отправленное ему сообщение. Добавление персонализированного приветствия подчеркивает ощущение, что это письмо отправлено специально для них.

Персонализация — одна из самых важных вещей в любом руководстве, которое учит вас создавать эффективные электронные письма для событийного маркетинга. Это потому, что эта стратегия предлагает редкую возможность напрямую связаться с человеком, получающим электронное письмо.

Когда вы используете платформу электронного маркетинга, такую ​​​​как Constant Contact, этот индивидуальный подход можно автоматизировать, добавив динамическую подсказку, которая добавляет имя контакта непосредственно в отправленное электронное письмо. Вы даже можете попробовать этот метод в строке темы электронного письма, чтобы потенциально повысить открываемость.

Выразить благодарность

Прежде всего вам необходимо поблагодарить участников мероприятия, получивших электронное письмо, за то, что они пришли на ваше мероприятие. Ведь мероприятие не имело бы успеха, если бы не все люди, которые его сделали!

Это должен быть отдельный процесс от отправки письма с благодарностью за ваше пожертвование, которое обычно отправляется обычной почтой и содержит информацию о налоговых вычетах, если применимо. Это электронное письмо после мероприятия должно содержать общее выражение благодарности получателя за поддержку.

Кратко о событии

Далее сообщите читателю, как в целом прошло мероприятие. Поделитесь, сколько людей присутствовало, сколько было собрано, если это была цель, общим объяснением полученного удовольствия и любой другой общей информацией, которая позволит им понять, что они являются частью более масштабных усилий.

Если у вас есть галерея фотографий на странице в социальной сети, вы можете добавить ссылку и попросить, чтобы они следовали за вами на ваших социальных платформах. Поощряйте участников отмечать себя на фотографиях, чтобы их друзья могли увидеть, как весело им было поддерживать ваше дело.

Предоставляйте ценный контент

Подумайте, что хочет знать получатель электронного письма о событии. Если мероприятие поддержало конкретный проект или кампанию, поделитесь информацией о том, какую пользу оно принесет сообществу. Если вы предложили частную дегустацию или курс по миксологии, поделитесь рецептами. Если это было сетевое мероприятие, укажите место для обмена контактной информацией. Включите полезные ресурсы или даже интересный пост в блоге, который читатель оценит.

Всегда учитывайте, отправляете ли вы релевантный контент. Позвольте читателю уйти от вашего сообщения с чем-то ценным, что заставит его понять, что вы заботитесь о нем и хотите создать более прочные отношения. Ключ к хорошему контенту электронной почты – это не всегда запрос о поддержке, а ее предоставление.

Советы по написанию привлекательного последующего письма

Я видел, как маркетологи мероприятий и члены команды продаж моей организации, которые не были писателями, часами боролись за создание одного электронного письма. Вам не придется тратить столько времени! Следуйте этим советам и вдохновляйтесь примерами последующих писем, чтобы не слишком задумываться и не торопиться с этим важным процессом.

Держите это кратким и ясным

Во-первых, это электронное письмо с информацией о событии не должно быть слишком длинным. На самом деле, лучше сделать это просто, чем пытаться добавить все сразу. Помните, что теперь, когда вы получили их адрес электронной почты и установили эти отношения, вы можете отправлять им электронные информационные бюллетени, новые сообщения в блогах и приглашения на следующее мероприятие. Держаться ближе к делу. Писать будет легче — и ценится еще больше.

Внедрить персонализацию

Точно так же, как вы должны добавить персонализированное приветствие, вы также можете добавить в электронное письмо другую персонализацию. Один из способов сделать это — дальнейшее сегментирование исходного списка адресов электронной почты.

Например, вы захотите отправить своим волонтерам электронное письмо с информацией о мероприятии и выразить им особую благодарность за их тяжелую работу — это не относится к тому, кто просто посещает мероприятие. Если вы сохраните список волонтеров на мероприятие в отдельном сегменте электронной почты на своей маркетинговой платформе электронной почты, вам будет легко отредактировать электронное письмо, добавив персональную заметку, предназначенную специально для них.

Используйте привлекательные темы электронных писем для последующих событий.

Не вступая на территорию кликбейта с множеством восклицательных знаков и заглавными буквами, вам следует включить захватывающую тему письма, которая привлечет внимание читателя. Помните, что иногда эти несколько слов — единственное, что увидит получатель, когда письмо попадет в его почтовый ящик.

Тщательно выбирайте тему. Хорошие темы электронных писем вызывают любопытство, побуждают к действию и создают ощущение эксклюзивности. Заставьте их почувствовать себя настолько важными, что вы должны поделиться с ними этой новостью.

Включите визуальные элементы

Шаблоны электронных писем позволяют легко включать визуальные элементы в электронные письма после мероприятия. Вы можете добавить фотографии участников или мероприятий мероприятия, добавить виджет или ссылку на короткое видео с важного дня. И не забудьте добавить логотип вашей организации!

Примеры сообщений электронной почты о событии

Прежде чем писать электронное письмо с описанием мероприятия, решите, какой вывод вы хотите донести до своих читателей. Вы можете просто поблагодарить их или дать им знать, что вам небезразличны их предложения о том, как улучшить ситуацию в следующем году. Этот мозговой штурм облегчит принятие решения, какому примеру вы хотели бы следовать.

Благодарственное письмо с описанием событий

Некоторые электронные письма после мероприятия лишь выражают благодарность и рассказывают об основных моментах важного дня — этого достаточно! Если это было виртуальное мероприятие, это отличный способ дать участникам более широкое представление о масштабах деятельности.

Эксклюзивное контентное предложение

Дайте им ланьяппе (lan-yap), каджунское слово, которое относится к небольшому дополнительному сюрпризу, который преподносится в качестве благодарности в конце транзакции. Участники мероприятия могут подумать, что веселье, которое они получили, закончилось, но вы можете продлить его, предложив эксклюзивный контент в последующем электронном письме. Например, вы можете помочь им первыми забронировать столики или купить билеты на будущие мероприятия.

Опрос и запрос обратной связи

Если вы планируете провести то же мероприятие в следующем году, отличный способ повысить отдачу от инвестиций — опросить участников, волонтеров и заинтересованных лиц о том, какие улучшения мероприятия они хотели бы видеть. Вы можете быть удивлены некоторыми предложениями, которые они предлагают. Кроме того, вы можете привлечь новых добровольцев.

Персонализированное предложение, основанное на интересах посетителя.

Когда вы собираете адреса электронной почты, вы можете создать короткий опрос, в котором участники мероприятия будут спрашивать об их интересах. Затем вы можете сегментировать свои списки адресов электронной почты по этим различным интересам и отправлять персонализированные электронные письма с предложениями или дополнительными ресурсами, которые им будут интересны.

Например, возможно, они были заинтересованы в участии в сетевом мероприятии, и вы можете дать им билет на бесплатный напиток только за посещение предыдущего мероприятия.

Лучшие практики для успешных последующих писем по электронной почте

Существует множество передовых методов электронного маркетинга, например, обеспечение того, чтобы люди, получающие ваши электронные письма, знали, на что они подписались. Вы обсудили это в своих обсуждениях за столом регистрации. Вот еще несколько советов, которые маркетологи используют, чтобы получить результаты от электронных писем о мероприятиях.

Используйте своевременность

Не ждите слишком долго! Запланируйте отправку электронной почты не позднее, чем через три дня после мероприятия. Убедитесь, что это все еще свежо в их памяти.

Сегментируйте целевую аудиторию

Работа, которую вы проделаете по разделению различных сегментов участников вашего мероприятия в списках адресов электронной почты, окупится вашей способностью отправлять правильное сообщение нужным людям. Найдите время для этого, даже после суеты после важного события.

Автоматизируйте процесс последующих действий

Один из способов сэкономить время — автоматизировать весь процесс. Сегментированные таблицы можно сразу загрузить в программное обеспечение для маркетинга по электронной почте. Персонализированные поздравления могут быть добавлены автоматически. Вы даже можете запланировать серию электронных писем на несколько дней вперед.

Измеряйте и отслеживайте результаты

Будь то личное или виртуальное мероприятие по сбору средств, вам захочется узнать окупаемость инвестиций. Это справедливо и для вашей почтовой кампании после мероприятия. Отслеживайте показатели, например, скорость, с которой люди нажимают на ссылки в сообщении. Это поможет вам увидеть, как можно улучшить ситуацию в следующий раз.

Предлагайте постоянное участие

Наконец, не ограничивайтесь одним электронным письмом. Запланируйте регулярную переписку по электронной почте с участниками этих мероприятий, чтобы держать их в курсе последних новостей организации и дат новых мероприятий. Помните, что развитие отношений — тех, которые приводят к новым пожертвованиям, поддержке и волонтерам — может потребовать времени и усилий.

Повышайте результаты с помощью эффективных последующих писем по электронной почте

Теперь у вас есть основы для создания привлекательного и эффективного последующего электронного письма для вашего следующего мероприятия. Вы будете готовы собирать адреса электронной почты, сегментировать их в целевые списки и включать соответствующую информацию, которая оценит каждый.

В качестве следующего шага просмотрите шаблоны электронных писем в своем программном обеспечении для электронного маркетинга и выберите дизайн, который вам нравится. Если вы можете заранее разработать электронное письмо и знаете, куда вы хотите добавить фотографии или видео с мероприятия, вы можете приступить к написанию черновика сообщения. Это позволит вам быть впереди всех, когда событие закончится и придет время нажать «Отправить».