Управление мероприятиями: краткое руководство

Мероприятие похоже на выполнение проекта. У него есть план, который выполняется командой с указанием крайнего срока, а конечным результатом является событие. Как и в случае с проектом, управление мероприятиями — это способ, с помощью которого вы можете убедиться, что все идет гладко для ваших заинтересованных сторон.

Организация мероприятий может быть чем угодно: от дня рождения вашего ребенка до бизнес-конференций и всего, что между ними. Вы можете сделать это лично, виртуально или скомбинировать и то, и другое. Как бы вы ни решили организовать свое мероприятие, управление мероприятием поможет сделать его успешным.

Что такое управление событиями?

Управление событиями — это процесс создания события. Он включает в себя все аспекты мероприятия, от идеи до планирования, проведения и обслуживания мероприятия. Это может даже продолжаться после того, как событие было завершено, если есть какая-либо стратегия пост-события.

Управление событиями начинается с менеджера событий, эту тему мы рассмотрим чуть позже. Они инициируют план, решая такие важные вопросы, как время и место проведения мероприятия. Они также разработают тему, если это уместно, и будут контролировать мероприятие, чтобы убедиться, что оно проходит по плану.

План мероприятия может включать в себя различные дисциплины, такие как проектирование поставщиков, проверки правил и управление на месте, а также дополнительные детали. Все будет указано в плане. Следует тщательно и координировать действия, чтобы все происходило правильно.

Вы можете использовать электронные таблицы для организации управления вашими мероприятиями, но программное обеспечение для управления проектами значительно упрощает эту работу. ProjectManager — это онлайн-программа, которой можно легко поделиться. Это отличная платформа для совместной работы, объединяющая всех участников, от организатора мероприятий до поставщиков. Наша онлайн-диаграмма Ганта поможет вам упорядочить задачи, связать зависимые задачи, чтобы избежать задержек, и даже установить базовый план. Это означает, что вы можете отслеживать запланированные и фактические усилия в режиме реального времени. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Управление событиями и планирование событий

Прежде чем углубиться, важно понять, что, хотя управление событиями и планирование событий похожи, это не одно и то же. Общее отличие состоит в том, что планировщики событий — это те, у кого есть видение события. Они также работают над предварительными планами.

Менеджеры событий, с другой стороны, контролируют исполнение. Они добавляют детали в план и следят за тем, чтобы все было сделано правильно.

Как видите, есть совпадение. Менеджер мероприятий и организатор мероприятий часто работают рука об руку, а иногда один человек выполняет обе роли в зависимости от размера и типа планируемого мероприятия.

Например, менеджер мероприятия — это тот, кто обычно осуществляет бронирование, координирует свои действия с поставщиками, нанимает персонал и управляет им, а также находится на месте во время мероприятия. Организатор мероприятия выбирает тему и концепцию, выбирает место, планирует меню и организует любые развлечения или выступлений.

Типы событий

Как мы уже упоминали, управление событиями можно применить к любому событию. Вы должны спланировать вечеринку по случаю дня рождения ребенка или бороться с потенциальным кризисом. Ставки так же высоки и для профессиональных мероприятий.

Люди, которые посещают мероприятия, не думают о планировании и усилиях, затраченных на создание отличного опыта. Однако они высказывают свои возражения, когда что-то идет не так. Вы не хотите этого.

Давайте на минутку дадим определение различным профессиональным мероприятиям, потому что они могут оказать финансовое влияние на ваш бизнес, независимо от того, организуете ли вы мероприятие или проводите его. Положительный опыт создает бренды, помогает налаживать связи и может стимулировать продажи. Плохой может привести к потере клиентов и запятнанной репутации бренда.

1. Корпоративные мероприятия

Корпоративное мероприятие проводится компанией или организацией для сотрудников или клиентов. Также могут быть торговые мероприятия, в которых участвуют многие компании, сотрудники и клиенты. Корпоративные мероприятия варьируются от формальных до неформальных и могут быть предназначены для создания команды, конференций, рекрутинга, запуска продуктов и т. д.

2. Частные мероприятия

Частное мероприятие может означать вечеринку по случаю дня рождения или мероприятие для взрослых. Если говорить о профессиональных мероприятиях, то и частное может быть корпоративным. Разница между этим и корпоративным мероприятием заключается в том, что только те, кто приглашен на частное мероприятие, могут присутствовать, в отличие от публичного мероприятия, такого как класс или семинар, которые открыты для всех.

3. Лично

Мероприятие с личным присутствием происходит в физическом пространстве, и люди, которые его посещают, находятся там физически. Большинство событий на протяжении всей истории проводились лично, но, конечно же, с появлением Интернета и развитием потокового вещания стало больше возможностей, о чем мы поговорим ниже.

4. Онлайн

Виртуальные мероприятия становятся все более популярными, поскольку технологии делают эти мероприятия удобными для участников. Они также могут помочь избежать дорогостоящих расходов на проезд, проживание в гостинице и питание. С точки зрения управления событиями процесс в основном такой же. Однако большинство людей предпочитают общаться лично, особенно при ведении бизнеса. Также доступны гибридные модели, которые дают каждому возможность выбрать, посещать ли он лично или онлайн.

Связанный: Бесплатный шаблон плана мероприятия для Excel

Роли управления событиями

Как и в любом проекте, управление мероприятиями состоит из разных людей и наборов навыков, чтобы гарантировать, что мероприятие пройдет без сучка и задоринки. Мы кратко рассказали о менеджере мероприятий, но это настолько важная роль, что она заслуживает более подробного описания.

Помимо менеджера мероприятий, мы рассмотрим, как директор мероприятия вписывается в общую структуру управления мероприятиями. Мы рассмотрим роли и обязанности обоих и опишем некоторые навыки, которые необходимы каждому для достижения успеха в своей работе.

Менеджер по корпоративным мероприятиям

Менеджер событий делает тяжелую работу в управлении событиями. Как следует из названия, это люди, которые управляют мероприятием. Это означает, что они выполняют план и управляют мероприятием так, как оно происходит, чтобы убедиться, что все идет так, как ожидалось. Как мы объяснили, организатор мероприятий и организатор мероприятий могут немного различаться или нести общие обязанности. Мы решили рассмотреть роль event-менеджера, которая объединила бы обе эти должности.

Роль и обязанности

Организаторы мероприятий помогают разработать концепцию мероприятия и реализовать план мероприятия. В этом качестве они занимаются составлением бюджета мероприятия и выставлением счетов. Это означает, что они также работают с поставщиками и договариваются о контрактах и ​​спонсорских сделках. Они занимаются логистикой, информируют заинтересованные стороны, получают необходимые разрешения и занимаются любой отчетностью после мероприятия.

Навыки и умения

Менеджер мероприятий должен иметь степень в области связей с общественностью, коммуникаций или гостиничного бизнеса, хотя управление проектами также может оказаться полезным (и опыт управления проектами обязателен). Им нужны превосходные коммуникативные и маркетинговые навыки. Ивент-менеджер должен быть сильным лидером, организованным и способным работать в режиме многозадачности. Важно иметь навыки тайм-менеджмента и понимать управление рисками, а также уметь пользоваться различным программным обеспечением. Навыки межличностного общения и разрешения конфликтов также являются плюсом.

Директор по мероприятиям

Директор мероприятия отвечает за планирование и проведение мероприятия, но на более высоком уровне, чем менеджер мероприятия, который больше занимается повседневными операциями. В то время как менеджер мероприятия может участвовать в мозговом штурме и планировании, последнее слово остается за директором мероприятия. Они могут работать от частных лиц до корпораций, некоммерческих организаций и государственных учреждений.

Роль и обязанности

Директор мероприятия несет ответственность за то, чтобы персонал мероприятия был обучен и понимал свои обязанности. Они будут общаться с командой мероприятия на протяжении всего процесса планирования, чтобы провести успешное мероприятие. Это включает в себя обеспечение того, чтобы поставщики, поставщики общественного питания и другие поставщики услуг были наняты и работали в соответствии с графиком. Они контролируют маркетинговые инициативы и любые рекламные акции, чтобы убедиться, что они ориентированы на правильную аудиторию.

Навыки и умения

Директор мероприятия должен иметь степень в области гостеприимства, управления событиями или смежной области, такой как управление проектами. Полезны также занятия по гостиничному менеджменту, планированию мероприятий, управлению бизнесом, маркетингу и продажам. Сертификаты хороши, чтобы показать, что они хорошо осведомлены и квалифицированы. Кроме того, они должны проявлять лидерские качества, иметь четкие коммуникативные навыки, быть хорошо организованными и разбираться в маркетинге и бюджетировании.

ProjectManager помогает с управлением событиями

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, в котором есть функции, необходимые для управления вашим мероприятием. Как мы уже упоминали, диаграмма Ганта может организовать вашу деятельность, будь то маленькое или большое событие. Но диаграмма Ганта — это только одно из наших многопроектных представлений.

Планируйте свои мероприятия в онлайн-календарях

Даже если вы организуете свое мероприятие на диаграмме Ганта, все, что вам нужно сделать, это переключиться на представление календаря, чтобы увидеть свои действия в формате календаря. Это означает, что вы можете сразу увидеть даты начала и окончания своей работы. Включите свою команду и поделитесь планом. При желании они могут использовать представление списка или доски канбан. Делитесь пропусками только для просмотра с поставщиками, и они получают прозрачность без возможности изменить что-либо важное.

Следите за рабочим временем с помощью расписаний

Как только ваша команда будет подключена, вы можете настроить ее доступность с помощью наших функций управления ресурсами. Это позволяет легко увидеть, когда у них есть PTO или праздники при назначении задач. Затем вы можете использовать наши безопасные табели учета рабочего времени, чтобы оптимизировать оплату и отслеживать количество времени, которое они тратят на выполнение своей работы в режиме реального времени. Таким образом, если они отстают, вы сможете перераспределить ресурсы и быстро вернуться в нужное русло.

Данные в режиме реального времени не только помогают вам принимать более обоснованные решения, но и позволяют вашей команде лучше сотрудничать и работать вместе. Они могут делиться файлами, комментировать и отмечать других, которым не назначена задача, чтобы при необходимости помочь. Добавьте к этому нашу информационную панель в режиме реального времени, которая дает вам общее представление о проекте и настраиваемые отчеты, которые углубляются в данные и помогают с отчетами после событий, и у вас есть мощный союзник в управлении событиями.

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое помогает планировать, планировать и отслеживать свою работу в режиме реального времени. Наша платформа для совместной работы объединяет команды, поставщиков и заинтересованных лиц, чтобы все они могли оставаться в курсе событий, используя единый источник достоверной информации. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.