10 бесплатных шаблонов планирования мероприятий для Excel и Word

Планирование мероприятия может варьироваться от встречи на работе до конвенции и всего, что между ними. Это еще один проект, в котором вы должны управлять временем, стоимостью и объемом (и не забывайте о качестве), чтобы уложиться в срок. Использование шаблонов планирования может помочь вам оставаться организованным и укладываться в бюджет, а также планировать и создавать мероприятия, соответствующие своей цели, будь то нетворкинг на торговой выставке или запуск семинара по сплочению команды.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое поможет вам планировать, управлять и отслеживать ваши мероприятия. Мы также являемся онлайн-центром для всего, что связано с управлением проектами. Вы можете читать еженедельные блоги, руководства и загружать бесплатные шаблоны планирования мероприятий для Excel и Word. У нас есть бесплатные шаблоны для каждого этапа проекта. Ниже мы собрали 10 бесплатных шаблонов планирования мероприятий, которые вы можете использовать, чтобы предлагать, планировать и управлять своим следующим мероприятием.

1. Шаблон предложения мероприятия

Каждое событие начинается с идеи. Кто-то или какая-то организация хочет провести мероприятие и размещает запросы предложений (RFP). Так же, как вы делаете ставку на любой проект, вы должны предложить, почему вы лучший подрядчик для выполнения работы. Убедить потенциального клиента поможет наш бесплатный шаблон предложения мероприятия для Word. Он дает вам возможность доказать заинтересованным сторонам, что вы можете сделать то, что им нужно для проведения успешного мероприятия.

Этот бесплатный шаблон мероприятия разбит на настраиваемые разделы. Вы можете добавлять или удалять разделы, не относящиеся к вашему предложению, но мы сократили предложение о мероприятии до самого необходимого. Вы найдете поле для заполнения о цели мероприятия, похожее на миссию. Также есть место для определения целей и задач мероприятия, чтобы показать, что вы понимаете, чего клиент хочет достичь с помощью мероприятия. Дальнейшее укрепление вашего опыта — это поле для целевой аудитории, которую вы привлечете к мероприятию, маркетингу и рекламным акциям, ценностному предложению и затратам. Этот бесплатный шаблон предложения о мероприятии должен заключить сделку для вас.

2. Шаблон плана мероприятия

После того, как вы получите работу, вам понадобится шаблон плана мероприятия, чтобы показать, как мероприятие будет проходить от начала до конца. Наш бесплатный шаблон плана мероприятия для Excel поможет вам уложиться в сроки и в рамках бюджета, утвержденного вашим клиентом. Бесплатный шаблон планирования мероприятий ничем не отличается от любого другого типа плана проекта, идентифицирует ресурсы и включает этапы, чтобы упростить управление.

Лучше всего то, что есть возможность пропустить электронную таблицу Excel и получить бесплатную пробную версию ProjectManager, отмеченного наградами программного обеспечения для управления проектами, которое может делать гораздо больше, чем статический шаблон. Откройте программное обеспечение на диаграмме Ганта, чтобы упорядочить задачи вашего мероприятия и добавить ресурсы и связанные с ними расходы. Вы даже можете делать назначения, прикреплять файлы и добавлять описания, теги, приоритет и многое другое. Все, что вы добавляете в электронную таблицу, отображается на визуальной временной шкале, чтобы вы могли видеть событие в одном месте, добавляя вехи и связывая зависимые задачи, чтобы избежать задержек. Затем установите базовый уровень, чтобы отслеживать запланированные усилия по сравнению с фактическими усилиями в режиме реального времени, что вы не можете сделать в электронной таблице. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

3. Шаблон бюджета мероприятия

У вас есть работа, и вы составляете план, но вам нужен бюджет мероприятия, чтобы знать, какой счет выставить вашему клиенту. Если ваш финансовый прогноз не соответствует действительности, вы, возможно, потеряете крупную сумму денег. Этого может быть достаточно, чтобы все событие стало для вас потерей. Чтобы избежать этой катастрофы, вам нужно использовать наш бесплатный шаблон бюджета мероприятия для Excel. Это позволяет вам более точно оценить затраты на мероприятие, прежде чем вы совершите его, чтобы вы могли получить прибыль, а не потерять деньги.

Трудно сказать, сколько будет стоить мероприятие. Существует множество переменных, и вы должны учитывать риск, который может повлиять на стоимость мероприятия. Наш бесплатный шаблон бюджета позволяет вам собирать данные о расходах, например, связанных с рабочей силой, оплатой услуг консультантов, расходами на сырье и т. д. Конечно, двух одинаковых событий не бывает. Вот почему наш бесплатный шаблон можно настраивать. Вы можете добавить такие вещи, как маркетинг и рекламные акции или что-то еще, что может отсутствовать в шаблоне, чтобы получить точную цифру. Есть даже столбцы для отслеживания вашего фактического бюджета по сравнению с запланированным бюджетом, чтобы не отставать.

4. Шаблон календаря маркетинговых мероприятий

Говоря о маркетинге, ни одно мероприятие не будет успешным без маркетинговой кампании по привлечению целевой аудитории мероприятия. Это легче сказать, чем сделать. Как и в плане мероприятия, здесь есть сроки, ресурсы и затраты. Неважно, работаете ли вы над рассылкой по электронной почте, прямой почтовой рассылкой или даже рекламными щитами; нужно многое согласовать. Наш бесплатный шаблон календаря маркетинговых мероприятий для Excel поможет вам расставить все эти утки в ряд. Этот универсальный инструмент показывает маркетинговую кампанию в ежемесячном, квартальном или годовом календаре. Вы можете видеть, кто за что отвечает и когда эта работа должна быть выполнена.

Обманчиво простой дизайн очень эффективен для управления маркетингом. Это сетка, такая же, как и в любом календаре, но она позволяет вам увидеть общую картину и увидеть маркетинговую кампанию, разложенную на месяц, квартал или год. Шаблон разбит на вкладки, на каждой из которых слева указана дата и название кампании. Далее следуют задачи, связанные с этой кампанией, включая описание, дату выполнения и ответственных за выполнение этой работы. Затем вы можете добавить стоимость этой задачи, которая является статьей общего бюджета. Есть даже место для добавления целей кампании и продолжительности всей маркетинговой кампании.

5. Шаблон отслеживания задач событий

Мы говорили о поиске работы, планировании мероприятия, оценке бюджета и даже о маркетинговой и рекламной кампании, которые обеспечат высокую посещаемость. О чем мы еще не говорили, так это о том, как убедиться, что вы не сбились с пути. Для этого вам нужно сравнить запланированные и фактические усилия. Таким образом, вы сможете увидеть, соблюдаете ли вы расписание мероприятий или отстаете. Вы же не хотите узнать, что отстаете от графика, когда уже слишком поздно что-то предпринимать. Вам не нужно беспокоиться, если вы используете наш бесплатный шаблон отслеживания задач для Excel.

Вы найдете все необходимое для отслеживания ваших задач. Там есть место, чтобы перечислить название ваших задач и добавить описание работы. Если есть зависимость, вы также можете указать ее, чтобы избежать дорогостоящих задержек. Затем добавьте, кто в вашей команде назначен на эту задачу. Есть место для добавления приоритета задач, чтобы знать, что нужно сделать в первую очередь, и сроков выполнения, включая даты начала, запланированного окончания и фактического окончания. Затем добавьте статус задачи, чтобы узнать, была ли она отложена, приостановлена ​​или завершена.

6. Шаблон временной шкалы событий

Конечно, все это должно быть сделано в определенные сроки. События происходят в течение определенного времени, дня или дней. Там нет места для маневра. Маркетинговые материалы были разосланы вместе со временем проведения мероприятия, и ничто не изменит этого. Своевременное проведение этого мероприятия означает, что вы должны планировать его с умом. Использование нашего бесплатного шаблона временной шкалы событий для Excel поможет вам убедиться, что все сделано вовремя.

Наша хронология событий состоит из двух частей. Слева находится электронная таблица, опять же полностью настраиваемая, в которой у нас есть четыре столбца. Там вы можете перечислить задачи, даты начала, даты окончания и продолжительность. Справа находится визуальная временная шкала, похожая на диаграмму Ганта, которая автоматически заполняет временную шкалу вашего мероприятия. Вы можете сделать этапы разными цветами, чтобы их было легко различить, поскольку вы получаете обзор плана мероприятия в одном месте.

7. Шаблон анализа затрат и результатов

Прежде чем предложить организовать мероприятие, вам нужно знать, что проект принесет отдачу от ваших инвестиций. В противном случае вы благотворительная организация, а не бизнес (хотя даже благотворительные организации должны оставаться платежеспособными, чтобы продолжать свою работу). Чтобы определить, стоит ли участвовать в торгах, воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном анализа затрат и выгод для Excel и посмотрите, окупятся ли ваши расходы.

Наш бесплатный шаблон планирования мероприятий делает это, фиксируя количественные затраты, такие как косвенные, нематериальные и возможности, и выдвигает их на любую длину вашего плана мероприятия. Затем вы перечисляете количественные выгоды, такие как прямые, косвенные, нематериальные и конкурентные, опять же прогнозируя на протяжении жизненного цикла события. Исходя из этого, шаблон рассчитывает общую стоимость и сравнивает ее с общей выгодой, чтобы помочь вам принять правильное решение.

8. Шаблон матрицы RACI

Если вы сделали ставку и выиграли мероприятие, значит, вы уже выполнили анализ затрат и результатов, составили план и график. Теперь вам нужно заставить свою команду работать и держать клиента в курсе. В конце концов, они заинтересованы в вашем успехе. Это требует выявления заинтересованных сторон и определения их ролей и обязанностей, включая вашу команду, и их отношения к проекту и его задачам. Это делается с помощью нашего бесплатного шаблона матрицы RACI для Excel.

RACI — это аббревиатура от «ответственный, подотчетный, консультируемый и информированный». Наш бесплатный шаблон планирования мероприятий представляет собой электронную таблицу, в которой вы можете перечислить задачи проекта в виде строк, а сверху перечислить всех членов вашей команды, каждого в виде отдельного столбца. Затем рядом с полем, где их имя соответствует задаче, вы можете указать, являются ли они R, A, C или I. Это значительно улучшит ваше управление проектом, командой и клиентом.

9. Шаблон карты заинтересованных сторон

Еще одним инструментом для определения заинтересованных сторон в вашем проекте мероприятия является наш бесплатный шаблон карты заинтересованных сторон для Excel. Помните, стейкхолдерами могут быть кто угодно из вашей команды и целевая аудитория мероприятия, и, конечно же, клиент. Использование этого визуального инструмента позволяет легко увидеть влияние каждой заинтересованной стороны и то, как они влияют на вашу работу.

Бесплатный шаблон планирования мероприятий прост в использовании. Он разбит на сетку из четырех квадратов. Во-первых, перечислите свои заинтересованные стороны и обозначьте их зеленым цветом, чтобы указать, что они являются сторонниками, желтым, если они нейтральны, и красным, если они критичны и потенциально могут заблокировать работу. Затем добавьте каждое из них в хватку, которая разбита по тому, как ими управлять, сохранять удовлетворенность, внимательно управлять и уровнем их влияния, от низкого до высокого. Это поможет вам создать план управления заинтересованными сторонами и коммуникации.

10. Шаблон расписания

Наконец, вам нужно будет следить за своей командой, когда они выполняют свою работу. Табель рабочего времени — ценный инструмент не только для начисления заработной платы, но и для отслеживания стоимости часа, отпуска и сверхурочной работы вашей команды. Используя наш бесплатный шаблон табеля учета рабочего времени для Excel, вы сможете управлять временем своей команды, отслеживая при этом их рабочие часы.

Шаблон расписания поможет вам отслеживать ваших сотрудников. Начните с сбора личных данных, таких как имя, отдел, почасовая ставка и т. д. Затем определите временные рамки для табеля и соберите их часы. Добавьте общее количество рабочих часов, и вы сможете отслеживать, где они находятся с точки зрения выполнения своих задач, и убедиться, что им платят быстро и точно.

Используйте ProjectManager для успешного проведения мероприятия

Бесплатные шаблоны планирования мероприятий хороши, но только до определенного момента. Например, наш шаблон табеля учета рабочего времени необходимо вводить вручную, а безопасность отсутствует. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое имеет функции табеля учета рабочего времени, которые автоматически заполняются и позволяют менеджерам в режиме реального времени отслеживать, насколько далеко они продвинулись в выполнении своих задач. Но это лишь одна из многих функций, которые помогут вам организовать качественное мероприятие для вашего клиента.

Спланируйте свое мероприятие на диаграмме Ганта

Вместо того, чтобы использовать шаблон планирования мероприятия, шаблон временной шкалы, бюджет мероприятия, трекер и т. д., наша диаграмма Ганта упорядочивает ваши задачи, ресурсы и затраты и отслеживает ваш прогресс в режиме реального времени. Вы можете связать все четыре зависимости задач и установить базовый план расписания, что позволит нашему программному обеспечению отображать данные о вашем прогрессе и производительности в режиме реального времени. Так вы остаетесь на правильном пути и не выходите за рамки бюджета.

Отслеживайте свой прогресс на информационных панелях в реальном времени

Гантта легко редактировать; просто перетащите, как все изменится. Все детали вашего плана мероприятий корректируются соответствующим образом. Затем вы можете переключиться на нашу панель мониторинга в реальном времени и получить общее представление обо всем, от вашего времени, затрат до рабочей нагрузки и общего состояния вашего проекта. Вам не нужно тратить время на его настройку, как это делается с легкими инструментами. Он готов, когда вы готовы.

Наше программное обеспечение имеет больше, чем диаграммы Ганта, которые больше подходят для менеджеров. Существуют доски канбан для визуализации рабочего процесса, списки задач и календари для вашего маркетинга и продвижения. Несколько представлений проекта работают в унисон, поэтому независимо от того, какой инструмент вы используете, он содержит самые актуальные данные. Все всегда на одной волне.

Сопутствующее содержание события

Независимо от того, являетесь ли вы новичком в управлении мероприятием или работали с десятками в прошлом, всегда есть чему поучиться. Наш сайт представляет собой онлайн-центр для всего, что касается управления проектами, включая планирование мероприятий. Вот примеры наших еженедельных блогов, руководств и обучающих видео.

• Как спланировать мероприятие: этапы планирования мероприятия, советы и контрольный список
• Как спланировать виртуальное мероприятие: Контрольный список планирования виртуального мероприятия
• Управление мероприятиями: краткое руководство
• Программное обеспечение для управления проектами мероприятий
• Как составить бюджет мероприятия

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение, которое позволяет командам планировать, управлять и отслеживать события в режиме реального времени. Используйте наши функции управления задачами, управления рисками и управления ресурсами, чтобы оставаться продуктивным и не отставать от графика. Наша платформа для совместной работы позволяет легко комментировать и обмениваться файлами, где бы вы ни находились. Присоединяйтесь к командам Avis, Nestle и Siemens, которые используют наш инструмент для достижения успеха. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.