Все, что вам нужно знать о проведении большой виртуальной конференции

После того, как ваш бизнес достаточно вырос, вы можете заинтересоваться проведением виртуальной конференции. Тем не менее, это может быть непросто. Когда вам поручают такую ​​работу, вам приходится сталкиваться со многими проблемами.

Прежде всего, вы должны превратить целый день лекций в увлекательное занятие. Во-вторых, вам нужно определить, в какой день ваша конференция может привлечь наибольшее внимание. Наконец, вам нужно позаботиться обо всех технических аспектах, чтобы предоставить вашим посетителям наилучшие впечатления. Ниже вы найдете много ценных советов по решению этих и некоторых других проблем.

Вскоре вы узнаете о лучшем программном обеспечении, которое вы можете использовать, о том, почему вам могут понадобиться услуги переводчика (вы можете узнать больше о технических переводах) или о том, как облегчить взаимодействие участников. Читайте дальше и убедитесь, что ваша конференция проходит гладко.

Сделайте вашу конференцию выдающейся

Если ваша конференция не предлагает какой-либо уникальной ценности, ее посетит не так много людей. Что еще хуже, люди, которые придут на ваше мероприятие, не обратят на него особого внимания, а количество взаимодействий участников будет небольшим.

Чтобы избежать этой участи, вы должны выделить свое мероприятие из толпы. Как это сделать? Есть несколько способов сделать это.

Курируйте свою конференцию

Курировать вашу конференцию означает выбрать для нее конкретную тему и придерживаться ее. Не приглашайте всех докладчиков, чьи интересы слабо связаны с обсуждаемой темой. Вместо этого сосредоточьтесь на том, чтобы собрать как можно больше специалистов в данной области. Таким образом, ваша конференция станет более престижной и будет иметь четко определенную цель от начала до конца.

Сделайте конференцию инклюзивной

Этот момент может показаться идеальным контраргументом для подхода, который мы упоминали выше. Однако все совсем наоборот.

Искусство сделать вашу конференцию выдающейся также включает в себя создание инклюзивной среды, в которой каждый может свободно высказывать свое мнение. Если вы хотите, чтобы в вашем онлайн-мероприятии участвовало больше людей, избегайте ошибки, приглашая представителей только одной организации.

Когда вы соберете участников из разных культур и слоев общества, а также с разными мнениями, их взаимодействие будет более интересным. Кроме того, ваша компания заработает репутацию честной платформы, где каждый может получить возможность участвовать в содержательном обсуждении с другой стороной.

Держите обсуждения конструктивными

Этот пункт аккуратно связывает два предыдущих. Когда к вам приходят эксперты с разным опытом, атмосфера иногда может стать немного напряженной. Чтобы предотвратить неприятные инциденты, всегда попросите кого-нибудь модерировать обсуждение.

Сохраняя конструктивность всех ваших сессий, вы продемонстрируете свой профессионализм и докажете, что вам небезразлична тема. Кроме того, это может помочь вам построить позитивные и долгосрочные отношения с другими компаниями и повысить вашу репутацию.

Планирование виртуальной конференции

Организация большой виртуальной конференции требует большого планирования. Вы должны позаботиться о многих важных вещах и следить за тем, чтобы ничего не потерять из виду.

Для начала вам нужно решить, какую конференцию вы хотите провести. Будет ли это набор вебинаров или что-то вроде виртуальной мастерской? Решение, которое вы примете здесь, повлияет на другие ваши варианты. Таким образом, убедитесь, что вы тщательно рассмотрели все варианты.

После того, как вы знаете, какой тип конференции вы хотите провести, вы должны взглянуть на календарь и выбрать подходящую дату для нее. Помните, что не стоит планировать мероприятие слишком рано, иначе у ваших посетителей не будет достаточно времени, чтобы подготовиться к нему. Кроме того, вам следует проверить, не запланированы ли какие-либо другие конференции примерно в то же время. Если это так, вы можете перенести свою конференцию на другую, менее конкурентную дату.

Забота о переводе и технической поддержке

Если вы планируете провести большую виртуальную конференцию, вам потребуется правильное программное обеспечение для обеспечения аудио- и видеосвязи, позволяющее проводить презентации в реальном времени во время мероприятия. Кроме того, разрешение комментариев и вопросов участников — еще один важный аспект, который вы не можете упустить.

Во-первых, убедитесь, что у вас достаточно оборудования, такого как проекторы, микрофоны, динамики и ноутбуки с установленным программным обеспечением для веб-конференций. Вы также должны убедиться, что у вас есть несколько вариантов резервного копирования на случай сбоя одного из них. Ваш лучший вариант здесь — найти решение, которое легко настроить и которым легко управлять.

Вы также можете нанять профессионалов в области AV, которые знают, как правильно использовать все оборудование. Наконец, убедитесь, что все места имеют быстрое подключение к Интернету и что у вас есть по крайней мере один технический специалист на каждые 10 участников.

Также неплохо было бы изучить услуги переводчиков и найти переводчиков, которые знают английский и ваш родной язык. В идеале они должны быть носителями английского языка, которые также знают местный язык. Они переведут презентации и сессии вопросов и ответов на ваш родной язык и помогут наладить общение между участниками из разных стран.

Конечно, держите руку на пульсе даже во время сеансов. Убедитесь, что все слышат докладчика, а все участники видят презентацию. Если что-то не так, назначенное лицо из вашей службы технической поддержки должно попытаться решить проблему как можно быстрее.

Выбор программного обеспечения для онлайн-мероприятий

При выборе программного обеспечения для онлайн-мероприятий для вашего виртуального мероприятия следует обратить внимание на несколько моментов:

Количество участников

Не выбирайте программное обеспечение для онлайн-мероприятий, которое может обслуживать максимум 100 участников, потому что оно будет слишком маленьким для вашего мероприятия. Точное число будет варьироваться в зависимости от ниши и объема маркетинговых мероприятий, но не менее 1000 человек должны одновременно присутствовать на вашем мероприятии. Это дает вам достаточно места для расширения вашей аудитории с течением времени и увеличения размера вашего следующего мероприятия.

Интеграция с социальными сетями

Вы хотите, чтобы ваши участники могли поделиться своими мыслями и мнениями о вашем мероприятии со своими друзьями и подписчиками в социальных сетях. Отличное программное обеспечение для онлайн-мероприятий должно облегчить им задачу, предоставляя все необходимые инструменты. Это включает в себя значки, чаты и кнопки обмена в социальных сетях.

Цена

Конечно, цена всегда важна при поиске новых инструментов или услуг. Убедитесь, что вы выбрали доступный вариант, который отвечает всем вашим требованиям, но не стоит слишком много денег. Многие поставщики программного обеспечения для онлайн-мероприятий предлагают бесплатные пробные версии, чтобы вы могли протестировать новые инструменты, прежде чем решить, какой из них лучше для вас.

Заключение

Как видите, провести большую виртуальную конференцию — не самая простая задача, особенно если у вас мало опыта организации онлайн-мероприятий. Однако после прочтения этой статьи ничто не должно мешать вам организовать успешное онлайн-мероприятие.

Помните, что вы должны выделить свою конференцию, позаботиться о технических аспектах и ​​выбрать лучшее программное обеспечение для онлайн-мероприятий. Так что помните об этих вещах и убедитесь, что обо всех них позаботились, прежде чем вы выйдете в эфир.

Био

Пшемыслав — автор контента, основной задачей которого является создание высококачественных статей о новых технологиях. Другими его основными областями интересов являются философия и филология.