Понимание отчета об исключениях в управлении проектами

Утверждение, что проекты редко выполняются так, как планировалось, является клише, но это только клише, потому что это правда. По мере возникновения проблем с проектом важно принимать меры. Но как узнать, какие действия предпринять? Вот где появляется отчет об исключении, инструмент, который поможет вам понять, как вернуться в нужное русло.

Что такое отчет об исключении в управлении проектами и как его использовать? Давайте определим этот термин и объясним его использование в управлении проектами, которые отклоняются от графика. Мы покажем вам несколько примеров отчетов об исключениях и покажем, как программное обеспечение для управления проектами может помочь вам уложиться в график и в рамках бюджета.

Что такое отчет об исключении?

Отчет об исключениях используется для сбора данных о том, что происходит в проекте неправильно. То есть есть ли какие-либо исключения в проекте, которые приводят к его срыву? Как и все отчеты, отчет об исключениях является важным инструментом для сбора данных о проекте. Что делает его особенно важным, так это то, что, собирая информацию о том, что не так в проекте, вы можете разработать план, чтобы вернуть проект в нужное русло.

В проекте может быть что угодно. Возможно, ваша работа не соответствует вашим ожиданиям, вы не достигли контрольной точки, установленной в плане проекта, или возникла проблема, из-за которой вы выбиваетесь из графика и вынуждаете тратить больше, чем предусмотрено в вашем бюджете.

Отчет об исключении не обязательно должен фиксировать проблему, которая сорвет ваш проект — эти проблемы могут быть большими или маленькими и иметь значительное или незначительное влияние на проект или бизнес. Независимо от размера, риск потенциально может повлиять на проект, бизнес или даже вопросы регулирования. На самом деле иногда отчеты об исключениях просто раскрывают проблемы с производительностью, нарушения в бухгалтерском учете и финансах или проблемы с управлением запасами.

Без правильных инструментов управления проектами вы сильно рискуете. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами с информационными панелями в реальном времени для высокоуровневого представления вашего проекта. Настройка не требуется, наш инструмент собирает данные в реальном времени, рассчитывает их и отображает на цветных диаграммах. Вы увидите данные по шести показателям проекта, которые помогут вам обнаружить аномалии до того, как они поставят под угрозу успех вашего проекта. Начните бесплатно сегодня.

Зачем использовать отчет об исключениях?

Документация необходима в каждом проекте, конечно. Документы и отчеты о проектах подробно описывают, кто и какие задачи выполнил. Документируя затраты, вы держите свою команду подотчетной и придерживаетесь своего графика и бюджета, одновременно привлекая заинтересованных лиц.

Имея отчет об исключениях, документирующий ошибки в вашем проекте, вы вносите ценный вклад. Отчет об исключении подробно фиксирует, что пошло не так, что позволяет вам учиться на своих ошибках и не повторять их позже в проекте или в будущих проектах.

Использование отчета об исключениях — это то, как проекты и компании могут быстро выявлять и устранять проблемы в своих процессах, прежде чем они станут слишком большими, чтобы нанести ущерб. Это делается путем мониторинга процессов в проекте или бизнесе и отслеживания любых аномалий, которые указывают на то, что все движется в неправильном направлении.

Отчет об исключениях также может помочь с качеством данных. Наличие хороших данных имеет решающее значение для ответа, вероятно, на то, что находит отчет об исключении. В данных не может быть пробелов, дубликатов данных или данных, извлеченных из старых отчетов. Отчет об исключении помогает руководству понять, что с проектом или бизнесом что-то не так, и его необходимо предоставить точно и своевременно, чтобы быстро решить проблему.

Связанный: Бесплатный шаблон анализа первопричин

Что должно быть в отчете об исключении?

Все отчеты об исключениях должны быть четкими и понятными. В данных должно быть подробно описано, что произошло и где возникла аномалия, например, на какой стадии процесса. Следует также отметить, как исключение повлияет на проект или бизнес.

Отчет об исключении должен быть сосредоточен на процессе или задаче, которая не достигла своей цели или ожидания. Это помогает гарантировать, что это не повторится, пытаясь определить, что вызвало ошибку в первую очередь.

Частота отчетов об исключениях зависит от бизнеса и проекта. Их можно выполнять ежедневно, еженедельно или ежемесячно. На самом деле, если ситуация критическая, вы, вероятно, захотите запустить отчет об исключении в режиме реального времени.

Отчеты об исключениях в основном создаются на этапе контроля проекта. Он основан на текущем плане и текущих данных по проекту для регистрации проблем, рисков и качества. Отчеты об исключениях часто доставляются в виде документа Word или PDF, хотя это можно сделать лично или по электронной почте. Если вы используете программное обеспечение для управления проектами, его также можно использовать с помощью этого инструмента.

Пример отраслей, в которых используются отчеты об исключениях, и в каких сценариях

Мы говорили об управлении проектами, но это только одна отрасль, которая использует отчеты об исключениях. Все предприятия могут извлечь выгоду из отчетов об исключениях, поскольку данные из них предупреждают компанию о том, что идет не так.

Отчет об исключениях является важной частью бухгалтерского учета и финансов и может помочь компаниям повысить эффективность и результативность. Использование отчета об исключениях для кредита и коллекций предоставляет неоплаченные счета-фактуры Любая компания, имеющая отдел кредиторской задолженности, может использовать отчеты об исключениях для определения скидок по оплате, срок действия которых истекает. К этим счетам можно подходить в первую очередь для оплаты, пользуясь скидками и экономя деньги.

Это также верно для закупок, где отчеты об исключениях можно использовать для идентификации счетов, в которых нет заказов на покупку. Это может означать учетные записи с неутвержденными расходами, что повлияет на вашу способность прогнозировать денежные потоки и выявит проблемы с вашим внутренним контролем.

На самом деле отчеты об исключениях могут помочь любой компании с ее рабочими процессами. Его можно использовать для поиска неутвержденных заказов на поставку, которые могут замедлить производство. Задержки с поставками поставщиков будут только снежным комом и негативно скажутся на ваших клиентах.

Пример отчета об исключении

Мы много говорили об отчетах об исключениях, даже не рассматривая их. В Интернете есть много шаблонов отчетов об исключениях, которые помогут вам создать их. Давайте посмотрим на один из ProjectManagement.com.

Как видите, есть место для сбора информации о проекте, такой как имя, руководитель проекта, компания и исследуемый период. Под ним находится электронная таблица, в которой каждый раздел пронумерован, чтобы различать его.

Собранные данные включают дату сообщения, название проблемы и описание. Здесь есть место, чтобы перечислить, кто в команде отвечает за ее решение, и место, чтобы отметить, было ли оно решено и как оно было решено.

Также есть место для влияния, которое это окажет на проект, заинтересованные стороны и стоимость. В последнем столбце добавлено место для добавления рекомендаций, чтобы эта проблема не возникала в будущем.

Бесплатный шаблон отчета об исключении

Вы могли заметить, что отчет об исключении очень похож на отчет о проблеме. Это потому, что, по крайней мере, в управлении проектами у них много общего. Фактически, в ProjectManager есть множество бесплатных шаблонов для всех этапов вашего проекта, включая бесплатный шаблон отслеживания проблем, который можно использовать так же, как и отчет об исключениях.

Средство отслеживания проблем имеет формат, аналогичный приведенному выше шаблону исключений. Загрузите его, и вы сможете использовать его для регистрации исключений в своем проекте и работы над устранением этих проблем в будущем. Вы увидите, что бесплатный шаблон отслеживания проблем для Excel можно загрузить, но есть и другой вариант.

Вы также можете открыть систему отслеживания проблем в нашем программном обеспечении. Это позволяет вам управлять проблемами вашего проекта без статической электронной таблицы Excel. Вместо этого вы сможете выбрать один из пяти видов проекта, каждый из которых обновляется одновременно. Если вы используете диаграмму Ганта, а ваша команда использует доску канбан, вы всегда работаете с самыми последними данными.

Кто готовит отчет об исключении для проекта?

Как мы отмечали выше, отчет об исключении обычно является частью контрольного этапа управления проектом. Это момент в проекте, когда менеджер проекта рассматривает вопросы, связанные с проектом.

Если одна из этих проблем угрожает проекту, менеджеру проекта необходимо создать отчет об исключении. Это позволяет руководителю проекта получить больше информации о проблеме и управлять ее решением. Это также помогает предотвратить такие проблемы от угрозы проекту в будущем.

В то время как команда проекта будет участвовать в реагировании на результаты отчета об исключении, руководитель проекта несет ответственность за это, поскольку именно он представляет проблему совету проекта. Они также возглавят инициативу по реагированию на него, предлагая варианты и рекомендации.

Как ProjectManager помогает с отчетами об исключениях

Мы уже упоминали, как ProjectManager может помочь с отчетами об исключениях с помощью информационных панелей в реальном времени, которые собирают данные проекта в реальном времени и предоставляют пользователям несколько представлений проекта для решения проблемы с помощью удобных для них инструментов. Но это только начало.

Создание и отслеживание исключений на досках Канбан

Одно из наших многочисленных представлений проекта — это доски канбан, гибкий инструмент, который визуализирует рабочий процесс проекта. Команды могут управлять своим невыполненным заданием и планировать спринты вместе на нашей платформе для совместной работы, что позволяет им комментировать и обмениваться файлами. Менеджеры обеспечивают прозрачность процесса и могут перераспределять ресурсы, чтобы избежать узких мест и поддерживать работу команд с максимальной нагрузкой.

Углубитесь в данные с помощью отчетов в один клик

Панель инструментов в реальном времени дает вам отличный обзор, но если вы хотите сосредоточиться на более подробной информации, используйте наши отчеты, которые можно создать одним нажатием клавиши. Вы можете получать отчеты о состоянии, отчеты по задачам, затратам и многое другое. Все отчеты могут быть отфильтрованы, чтобы сосредоточиться на том, что вы ищете, и ими легко поделиться в виде PDF-файлов или распечаток, чтобы информировать свой проектный совет.

ProjectManager имеет один источник правды, который позволяет всем всегда быть на одной волне. Как онлайн-инструмент, он объединяет команды, работающие в одном офисе, удаленно или даже в разных отделах с разными методологиями — и все это в режиме реального времени. Это означает более точные отчеты об исключениях и более успешные проекты.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, объединяющее гибридные команды и повышающее производительность. Организовывайте задачи, отслеживайте производительность и сообщайте о прогрессе с помощью одного инструмента. Присоединяйтесь к командам таких организаций, как NASA, Siemens и Nestle, которые используют наше программное обеспечение для достижения успеха. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.